Работа с поручениями руководства

Все входящие документы (), поступающие в кабинет в папку №1 «Поступившие» содержат поручения руководства университета и подлежат обязательному исполнению с введением отчетов в регистрационно-контрольных карточках (далее ­ – РКК) в СЭД «Дело».

ВНИМАНИЕ!

Не допускается внесение  отчетов характера «Принято к исполнению», «Передано». Все отчеты должны быть окончательного исполнения:

на письма с поручениями «Принять к сведению», «Для использования в работе» допускаются отчеты: «Принято к сведению», «Принято для использования в практической работе»;

на письма с поручениями «Для предложений», «На рассмотрение», «Предоставить информацию» должны быть предоставлены отчеты с конкретными действиями: «Информация представлена проректору», «Ответ дан письмом от … № …», «Информация отправлена на e-mail … (факс …)».

Ввод отчетов

Открыв РКК входящего документа обращаем внимание на блок «Поручение». Отчет необходимо ввести в том поручении, которое адресовано Вашему подразделению. Если при открытии РКК документа Вы не видите себя в списке исполнителей, то воспользуйтесь полосой прокрутки рядом со списком исполнителей или кнопками перехода между поручениями  .

Как только Вы перейдете к поручению, которое адресовано Вам, станут доступны кнопки работы с отчетами: «Смотреть отчет» и «Ввести отчет».

Кнопка «Ввести отчет» предназначена для ввода отчета или редактирования ранее введенного.

Кнопка «Смотреть отчет» предназначена для просмотра отчета без возможности редактирования.

Для ввода отчета нажимаем кнопку «Ввести отчет», после чего нам открывается окно «Отчет исполнителя».

Заполняем все необходимые поля:

«Состояние исполнения»: выбираем из выпадающего списка промежуточный/окончательный. Мы вносим в РКК окончательные отчеты;

«Дата»: заполняем дату исполнения поручения в формате ДДММГГГГ;

«Поле для текста отчета»:  вносим отчет по исполнению поручения с обязательным указанием всех необходимых и полных сведений;

«Файлы»: прикрепление файла с подтверждением исполнения поручения. Желательно прикреплять файлы при самостоятельном исполнении поручения структурным подразделением. Например, когда ответ направлялся на e-mail, факс и/или не был зарегистрирован в ОДО.

Для прикрепления файла необходимо нажать на кнопку . После чего откроется окно «Файлы»:

Нажав кнопку «Добавить файл» , выбираем нужный документ и прикрепляем его к отчету. Формат документа может быть любой широко используемый: doc, docx, pdf, txt, xls, xlsx и т. д.

После заполнения всех полей в окне «Отчет исполнителя» отчет приобретет следующий вид:

Напоминание

При регистрации исходящих документов, которые являются ответами на письма-поручения, в канцелярии ссылайтесь на входящий номер письма (штамп в правом нижнем углу документа). Это также позволит вовремя закрывать РКК и осуществлять контроль исполнения поручений.