Подготовлено на базе материалов БСС «Система Главбух»
Журнал «Главбух» №8, апрель 2010 Акт, который понадобится при смене главбуха |
Почему этот документ важен:
Он поможет разграничить ответственность между прежним главбухом и новым специалистом. Если впоследствии в учете будут обнаружены ошибки, то дата подписания акта укажет, на чей период работы они приходятся.
В чем часто ошибаются:
Передавать документы можно только тому человеку, с которым у компании заключен трудовой или гражданско-правовой договор. Поэтому перед тем, как составить акт приема-передачи, с новым сотрудником нужно подписать контракт.
Новый главный бухгалтер, придя в компанию, заинтересован принять дела от прежнего специалиста, что называется, «под роспись». Ведь в этом случае ему не придется отвечать за чужие ошибки. Однако процедура передачи бухгалтерской и налоговой документации в действующем законодательстве не прописана.
Единственный нормативный документ, в котором есть упоминание об акте приема-передачи дел, – это постановление Совмина СССР от 01.01.01 г. № 59, которое действует по сей день. Но форма акта в нем не определена, поэтому ее можно разработать самостоятельно.
Что нужно сделать перед подписанием акта
Перед тем как передать дела новому главбуху, руководитель компании, как правило, подписывает специальный приказ, в котором указаны:
– люди, ответственные за прием и передачу дел;
– срок, в течение которого будут переданы все документы и ценности;
– разграничения обязанностей и полномочий между прежним и новым главным бухгалтером (если какой-то период времени они будут работать вместе);
– дата, на которую должны быть завершены все бухгалтерские и налоговые операции прежним бухгалтером;
– сроки и порядок проведения инвентаризации (если требуется);
– порядок документального оформления самой процедуры передачи дел (см. образец приказа).
Инвентаризация обязательна только при смене материально ответственных лиц (п. 2 ст. 12 Федерального закона от 01.01.01 г. ). Поэтому ее необходимо проводить, если условие о полной материальной ответственности есть в трудовом договоре с главбухом (абз. 10 ст. 243 Трудового кодекса РФ). Это возможно, когда главный бухгалтер выполняет еще и функции кассира. В такой ситуации нужно обязательно провести инвентаризацию денежных средств в кассе. Результаты инвентаризации «налички» следует оформить актом по форме № ИНВ-15, а при инвентаризации ценных бумаг и бланков строгой отчетности составляют инвентаризационную опись по форме № ИНВ-16.
Кроме того, в процессе передачи дел не лишним будет провести сверку по налогам и взносам с бюджетом и внебюджетными фондами, а подписанный акт сверки приложить ко всем передаваемым документам.
В каком виде составить акт и что в нем указать
В акте нужно указать всех людей, принимающих участие в передаче документации. Ведь помимо главного бухгалтера к этому можно привлечь других сотрудников бухгалтерии или пригласить внешних аудиторов. Состав участников должен быть утвержден руководителем.
Передавать нужно только ту документацию, за которую нес ответственность уходящий главбух. Так, если в компании учет заработной платы ведет отдельный сотрудник, то эти документы передавать и указывать в акте не нужно.
Новый главбух должен удостовериться в том, что ему переданы бухгалтерские документы за последние пять лет. Дело в том, что именно такой срок хранения предусмотрен статьей 17 Федерального закона для «первички», бухгалтерских регистров и бухгалтерской отчетности.
Сроки хранения конкретных видов документов установлены в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, который утвержден Росархивом 6 октября 2000 года. Здесь же определены сроки хранения статистической отчетности.
Налоговики могут проверить компанию за последние три года. Это правило прописано в пункте 4 статьи 89 Налогового кодекса РФ. Поэтому новому главному бухгалтеру нужно очень тщательно проверить наличие документов, относящихся именно к этому периоду.
Особое внимание следует уделить следующим документам:
– книгам покупок и книгам продаж;
– журналам учета полученных и выставленных счетов-фактур;
– журналам регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3);
– кассовым книгам (форма № КО-4);
– журналам кассира-операциониста (форма № КМ-4);
– книгам выдачи доверенностей;
– журналам регистрации путевых листов.
Если обязанности кассира в компании выполняет главный бухгалтер, прежний главбух обязан передать не только документы, но и денежную наличность, банковские чековые книжки, бланки документов строгой отчетности, ключи от сейфа и кассы.
Акт приема-передачи можно составить в краткой форме, а к нему приложить опись всех передаваемых документов (см. образец такого акта). Если перечень имеющихся документов небольшой, то их все можно указать в акте. Тогда отдельную опись делать не придется.
Кто подписывает документ
Акт приема-передачи подписывают прежний главбух и новый. Но если замену уходящему найти не успели, то документы временно можно передать кому-то из сотрудников бухгалтерии. Если таковых нет, то документы может принять и сам директор.
Рассмотрим ситуацию, когда новый сотрудник найден и уже вышел на работу. Как правило, некоторое время два главбуха трудятся вместе, ведь передача документов – дело не быстрое. При этом нового специалиста оформляют в штат не сразу, а только после официального увольнения предыдущего. Это неверно. С новым сотрудником нужно заранее заключить трудовой договор: передавать печати, документы, ключи от сейфа и другие ценности постороннему человеку компания не может. А так как двух главбухов в компании быть не может, то его временно оформляют на другую должность. Например, как заместителя главного бухгалтера.
Возможна другая ситуация. Компания решила передать ведение учета в аутсорсинговую компанию. Тогда принимать дела под роспись будет сотрудник этой специализированной бухгалтерии. В этом случае основанием для передачи документов будет заключенный между компаниями договор об оказании услуг по ведению учета.
Если увольняющийся бухгалтер отказывается подписывать акт приема-передачи, то это нужно зафиксировать документально в присутствии двух свидетелей в форме акта. Кроме того, директор должен приказом назначить комиссию, которая зафиксирует общее состояние бухгалтерского учета в компании и составит опись документов. Если каких-то документов будет впоследствии не хватать, то подобный акт и опись снимут с нового главбуха ответственность.
Подготовлено на базе материалов БСС «Система Главбух»
