Реферат по дисциплине: Документирование управленческой деятельности. Тема: «Организация работы с документами» (стр. 1 )

РЕФЕРАТ

По дисциплине: Документирование управленческой деятельности

Тема: «Организация работы с документами»

Санкт-Петербург

года

Содержание

1. Введение

2. Организационные формы работы с документами

3. Классификация документов

4. Унификация документов

5. Регистрация и учет документов

5.1 Порядок обработки поступающих документов

5.2 Порядок обработки отправляемых документов

5.3 Передача документов внутри организации

5.4 Учет количества документов

5.5 Информационно-поисковая система (ИПС) для работы с документами организации

5.6 Правила регистрации и индексирования документов

6. Организация контроля за исполнением документов

7. Хранение документов, составление номенклатуры дел

8. Заключение

9. Литература

Введение

Делопроизводство составляет  полный цикл обработки и движения документов с момента их создания (или получения) до завершения исполнения и отправки.

Документы закрепляют производственные отношения, как внутри предприятия, так и с другими организациями и нередко  служат письменным доказательством при возникновении имущественных, трудовых и иных споров, рассматриваемых гражданскими, арбитражными и третейскими судами.

Большой вклад в совершенствование работы с документами предприятия может внести секретарь-референт, так как значительная часть делопроизводственных операций выполняется на  его рабочем месте. Такая централизация позволяет проводить все операции с документами более квалифицированно и широко применять для однотипных работ средства оргтехники.

Именно секретарь-референт может объективно оценить эффективность принятой на предприятии системы делопроизводства и, по мере приобретения  опыта, внести существенные замечания и предложения по его изменению.

Организация работы с документами - это создание оптимальных условий для всех видов работ с документами, начиная с создания или получения документа и кончая его уничтожением или передачей на архивное хранение.

Организационные формы работы с документами

Практика выработала три формы организации работы с документами в любом управленческом аппарате — централизованную, децентрализованную и смешанную.

Централизованная форма предполагает сосредоточение всех технологических операций по работе с документами в ведении одного специализированного структурного подразделения (канцелярии, общего отдела) или одного сотрудника (секретаря учреждения). В этом подразделении (или этим сотрудником) выполняется полный цикл технологических операций по обработке документов от момента их получения или создания до сдачи в архив: прием и обработка поступающих документов, их регистрация, контроль за исполнением, справочно-информационная работа, систематизация и хранение документов, отправка документов, обработка документов для их передачи в архив.

Централизация отдельных операций по обработке документов является наиболее рациональной формой организации делопроизводства, так как позволяет снизить затраты на обработку документов, улучшить организацию труда работников службы дело производства за счет специализации и взаимозаменяемости отдельных работников, эффективно использовать оргтехнику, достичь единства организационного и методического руководства документационным обеспечением. Однако полная централизация работы с документами возможна только в небольших учреждениях с объемом документооборота до 10 тыс. документов в год.

Децентрализованная форма организации документационного обслуживания представляет собой полную противоположность централизованной службы. Каждое структурное подразделение одной организации создает свою собственную службу для работы с документами, в которой автономно выполняется весь цикл операций по созданию, хранению, систематизации документов данного структурного подразделения. Эта форма характерна для организаций и учреждений, аппарат которых территориально разобщен, а также для тех, в которых документирование деятельности имеет специфические особенности (например, исходя из соображений защиты информации или самостоятельности деятельности структурных подразделений).

Смешанная форма организации работы с документами — самая распространенная. При этом часть операций (чаще всего прием и обработка поступающих и отправляемых документов, их регистрация, контроль за сроками исполнения, изготовление, тиражирование, архивное хранение) сосредотачивается в центральной службе делопроизводства, а в каждом структурном подразделении (в департаментах, управлениях, отделах) выполняются операции по созданию (печати) документов, их систематизации, хранению дел, их предархивной обработке.

Вариантом смешанной формы является такая организация работы с документами, при которой одна и та же технологическая операция (например, регистрация документов или контроль за их исполнением) проводится для одних массивов документов централизованно (в канцелярии), а для других — децентрализованно (в структурных подразделениях). Разделение массивов документов в случае использования традиционных (ручных) методов работы проводится по критерию адресования — если документ адресован руководству организации, он регистрируется в канцелярии, если руководству структурного подразделения, то в этом подразделении. Чаще всего в структурных подразделениях регистрируют внутренние документы — по месту их создания. Например, в бухгалтерии — бухгалтерские документы, в отделе кадров — документы по личному составу и т. д.

Использование новейших компьютерных технологий, наличие факсимильных аппаратов, факс-модемных устройств компьютеров позволяют организовать прием и регистрацию поступающих документов, контроль за их исполнением, информационно-справочную работу в структурных подразделениях.

В создании и организации службы делопроизводства вопрос выбора организационной формы — один из самых сложных. Действующие государственные нормативно-методические документы не регламентируют форму работы с документами.

В каждом конкретном случае выбор организационной формы работы с документами остается прерогативой самой службы делопроизводства и руководства учреждения. Решение этого вопроса связано с первоначальной организацией службы делопроизводства. В зависимости от изменений, которые происходят в связи с преобразованиями самой организации (фирмы), от модернизации технологии обработки документов изменяется и степень централизации и децентрализации работы с документами.

Регламентация выбранной формы работы с документами закрепляется в инструкции по делопроизводству.

Классификация документов

       

Для того чтобы выработать определенные принципы в составлении, оформлении, способах, формах и методах работы с различными документами, необходимо провести их классификацию и унификацию.

Классификация документов - деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия. Существуют различные системы документирования.

Системы документирования:

административная; статистическая; коммерческая и др.

Предметом нашего изучения является административная система документирования.

Административная система документирования по видам документов делится на:

1. Организационно-распределительную (ОРД) -

1.1. Положения

1.2. Уставы

1.3. Инструкции

1.4. Приказы

1.5. Решения

1.6. Протоколы

2. Справочно-информационную -

2.1. Письма

2.2. Телеграммы

2.3. Телефонограммы

2.4. Докладные записки

2.5. Справки

2.6. Акты

3. По личному составу -

3.1. Приказы

3.2. Личные дела

3.3. Заявления

3.4. Трудовые книжки

3.5. Характеристики

3.6. Договоры и т. д.

Цель классификации документов:

1. Повышение оперативности работы аппарата управления и ответственности исполнителей путем разграничения функций структурных подразделений и обязанностей исполнителей, четкого распределения информации.

2. Экономия труда за счет использования информационно-справочного аппарата (предметно-тематического каталога).

Значение классификации документов:

обеспечение их быстрого поиска в текущем делопроизводстве; повышение оперативности работы с ними.

Первой ступенью классификации является группировка исполненных документов в дела (дело - совокупность документов или документ по одному вопросу, помещенные в твердую обложку, оформленную соответствующим образом). Она является основой правильного формирования дел.

  Основной признак классификации - содержание документа.

Общая схема классификации документов (схема 1)

По видам	организационно-распорядительные
справочно-информационные
по личному составу
По форме	индивидуальные
типовые
трафаретные
По содержанию	простые
сложные
По происхождению	официальные
личные
По месту происхождения	внешние
внутренние
По срокам хранения	постоянно
свыше 10 лет
до 10 лет
По гласности	секретные (ДСП,
сов. секретно, конфиденциально)
несекретные
По средствам фиксации	рукописные
машинописные
графические
звуковые
фотокинодокументы
По стадиям	оригиналы (подлинники)
черновики
копии
выписки
отпуск
По срочности	срочные
несрочные

Для классификации документов в пределах одного учреждения составляют классификационные схемы - классификаторы. Они бывают двух типов: структурные и производственно-отраслевые.