Бухгалтерские справки, которые защитят Вас от штрафов и ошибок в учете

Бухгалтерские справки, которые защитят Вас от штрафов и ошибок в учете.

Кроме обязательных первичных документов компании должны составлять бухгалтерские справки. Эти документы могут послужить дополнительным аргументом при возможных спорах с налоговиками. Рассмотрим, какие ситуации можно решить с помощью справки.

Ситуация	Комментарии
1	Исправить ошибки.	Бухгалтерской справкой оформляют исправление ошибок и в бухгалтерском, и в налоговом учетах. На заметку! Приведите правильные проводки. Либо сторнируйте, либо сделайте новые. Например, если начислили меньше налога по упрощенке, то нужна проводка по доначислению: Дебет 99 Кредит 68. Пункты 2 и 3 справки пишите только тогда, когда ошибка привела к неправильному расчету в НДС и налоге на прибыль. Иначе можно ограничиться в справке пунктом 1. К примеру, удержали лишний НДФЛ, достаточно в пункте 1 дать проводку сторно Дебет 68 Кредит 70.
2	Подтвердить начисление, восстановление и вычет НДС.	В книге продаж можно регистрировать бухгалтерскую справку с НДС от розничной выручки. На заметку! Соберите в справке данные по продажам физическим лицам за месяц или за квартал. Реализацию товаров физическим лицам в книге продаж регистрируют с кодом 26. Поставьте его и в справке. Тогда меньше риск, что ошибетесь в книге продаж. Справка по раздельному учету НДС помогает защитить вычеты (постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 01.01.01 г. /2013). Справкой компания вправе подтвердить также расчет восстановленного НДС. На заметку! Составляйте аналогичные справки, если также восстанавливаете НДС по запасам и уплаченным авансам. Сразу напишите в справке, что учли восстановленный НДС в расходах по налогу на прибыль. Чтобы потом не вспоминать сделали ли Вы это или нет. На заметку! Справка о безвозмездной передаче. Со стоимости товаров, которые компания раздает бесплатно, нужно начислить НДС. В книге продаж регистрируют счет-фактуру или бухгалтерскую справку со сводными данными за месяц или квартал (письмо Минфина России от 8 февраля 2016 г. № 03-07-09/6171). Справка о продаже по безналу. Можно обойтись без счета-фактуры, если физические лица расплачиваются за товар картой или со своего счета в банке. В книге продаж компания зарегистрирует бухгалтерскую справку со сводными данными (письмо Минфина России от 01.01.01 г. № 03-07-14/34405). На заметку! Еще  справка о восстановлении НДС заменяет: Счет-фактуру для книги продаж. Чтобы восстановить НДС, в книге продаж регистрируют счет-фактуру, по которому налог принимали к вычету. Но если срок хранения счета-фактуры истек, и Вы его выбросили, то можно зарегистрировать бухгалтерскую справку (письмо Минфина России от 2 августа 2011 г. № 03-07-11/208). Первичку по расходам. При переходе на упрощенку восстановленный НДС не включают в стоимость основных средств. Но его можно учесть в расходах по налогу на прибыль до смены режима (абз. 3 подп. 2 п. 3 ст. 170 НКРФ). Сумму подтвердит бухгалтерская справка.
3	Подтвердить расчеты.	В бухгалтерских справках компании фиксируют доходы и расходы, сумму которых получают в результате арифметических расчетов. Например: проценты по займам, На заметку! Еще две бухгалтерские справки по займам: О переводе долга из долгосрочного в краткосрочный. Можно перевести долг по полученному займу в краткосрочный, если до погашения осталось меньше года. В справке дайте ссылку на договор займа или кредитный договор и срок погашения. Сделайте проводку: Дебет 67 Кредит 66. О прощении долга. Составьте справку на дату, когда подписали соглашение о прощении долга. В бухучете отразите сумму, которую Вам простили, проводкой: Дебет 66 (67) Кредит 91 субсчет «Прочие доходы». Укажите, признаете ли доход от прощения в налоговом учете. На заметку! Еще две бухгалтерские справки по долгам: О списании кредиторки. Просроченную кредиторку в налоговом учете надо включить во внереализационные доходы. В бухучете долг поставщику с учетом НДС отражают проводкой: Дебет 60 Кредит 91. Справку составляйте по той же схеме, что и при списании дебиторки. Об уступке долга. Справку составьте на дату подписания акта об уступке долга. Доход от продажи отразите проводкой: Дебет 76 Кредит 91. Долги покупателя, которые Вы продали другой компании, спишите проводкой: Дебет 91 Кредит 62. На заметку! Годовую сумму процентов делят на количество дней в году – 365 или 366. Или берут из расчета в договоре. Если деньги взяли на  покупку основного средства и проценты включаете в его первоначальную стоимость, то проводка другая. По дебету будет счет 08, а не 91. сумма взаимозачета, На заметку! Взаимозачет можно оформить не актом, а заявлением одной из сторон сделки. Тогда справку оформляют на дату, когда это заявление получила вторая сторона. О налоге на прибыль писать не надо. Взаимозачет на него не влияет. На упрощенке могут возникнуть доходы или расходы. Тогда укажите, что внесли запись в книгу учета. На заметку! Еще две справки о зачетах: О зачете налоговой переплаты. Для зачета переплаты одного налога в счет другого нужно подать в инспекцию заявление по установленной форме (приказ ФНС России от 3 марта 2015 г. № ММВ-7-8/90). Зачесть переплату можно и в счет штрафов и пеней по налогам. На дату решения инспекции о зачете составьте справку. В ней укажите реквизиты решения о зачете, проводку и сумму. О зачете аванса. Компании часто зачитывают аванс по одному договору в счет оплаты по-другому. В этом случае тоже составляют справку. Но учтите, что продавец вправе принять к вычету НДС только в момент поставки товаров, а не на дату зачета аванса (письмо Минфина России от 01.01.01 г. № 03-07-11/41972). дивиденды. На заметку! Если компания получает дивиденды и платит с них налог на прибыль, участникам положен вычет по НДФЛ. Тогда дополните справку расчетом этого налога. Разбейте справку на две, если распределяете дивиденды в один день, а платите в другой. Первые две проводки поставьте в одну справку, а с третьей по шестую – в другую. На бухгалтерскую справку-расчет компании ссылаются в суде, когда надо подтвердить такие расходы в налоговом учете: сумму месячного дохода по договору с длительным циклом (постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 01.01.01 г. по делу); стоимость бракованной продукции, уменьшающей налог на прибыль (постановление Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 01.01.01 г. по делу).
4	Обосновать операции, по которым нет первички.	Бухгалтерская справка нужна, чтобы начислить арендную плату или налоги. На заметку! Датируйте справку последним днем налогового периода, к примеру - 31 декабря 2016 года. Ведь начислять налог нужно в том периоде, за который бухгалтер его рассчитал. Для налога с кадастровой стоимости имущества  и налога, который считаете исходя из среднегодовой стоимости, одна и та же проводка Дебет 26 Кредит 68. Ее оформляют, когда создают резервы: списывают дебиторку и кредиторку. На заметку! Если Вы не создавали в бухучете резерв по сомнительным долгам, то проводка такая: Дебет 91 субсчет «Прочие расходы» Кредит 62. Чтобы списать дебиторку в налоговые расходы, справки мало. Нужен еще: приказ о списании долга и документ, подтверждающий долг. Например, накладная или акт. начисляют пени по налогам. На заметку! 1 октября 2017 года пени по налогам и взносам вырастут. С 31-го дня просрочки рассчитывать их нужно будет исходя из 1/150 ключевой ставки. А не 1/300. На счете 99 «Прибыли и убытки» надо отражать пени не только по страховым взносам, но и по налогам. На заметку! Еще две бухгалтерские справки по пеням: О компенсации за задержку зарплаты. Работодатель обязан платить работникам компенсацию, если не вовремя выдает зарплату. За каждый день опоздания — 1/150 ключевой ставки от не выданной суммы. Для справки возьмите шаблон с этой страницы выше. В формуле замените коэффициент с 1/300 на 1/150. Проводка: Дебет 91 субсчет «Прочие расходы» Кредит 73. Пени по хозяйственным договорам. Должник отражает пени в учете, если согласен с ними или уже получил решение суда. В справке дайте расчет пеней и ссылку на договор, по которому они у вас возникли. Укажите, что в налоговом учете это внереализационные расходы. Приведите проводку: Дебет 91 субсчет «Прочие расходы» Кредит 76. Суды признают, что бухгалтерская справка — первичный документ (постановление Арбитражного суда Волго-Вятского округа от 01.01.01 г. по делу).
5	Оприходовать товар без документов.	Бывает, что товары компания уже получила, а документов на них еще нет. В этом случае на основании акта о приемке товаров составляют бухгалтерскую справку. С ее помощью можно оприходовать товары, но только в бухгалтерском учете. Для налогового учета обязательно нужна первичка, например товарные и товарно-транспортные накладные. На заметку! Еще две бухгалтерские справки о начислении налогов: Налог по упрощенке. Налог по упрощенке начисляют проводкой: Дебет 99 Кредит 68 субсчет «Налог по упрощенке». Это касается, в том числе авансов и минимального налога. Разницу между обычным и минимальным налогом включите в справку, чтобы в следующем году не забыть учесть в расходах. Если по итогам года налог меньше, чем начисленные авансы, разницу отсторнируйте проводкой: Дебет 99 Кредит 68 субсчет «Налог по упрощенке». Транспортный налог. Налог по машинам, которые компания использует в производстве, относите на счет 20. По машинам, которые используются для доставки товаров или поездок по делам компании, — на счет 44 или 26. Если компания платит за большегрузы в систему «Платон», транспортный налог уменьшают на эту сумму: Дебет 68 субсчет «Транспортный налог» Кредит 68 субсчет «Платон». Излишки, найденные во время инвентаризации, учитывают на основании акта и бухгалтерской справки. На заметку! Итоги годовой инвентаризации надо учесть в бухгалтерской отчетности за 2016 год. Поэтому справку датируйте 31 декабря 2016 года. В налоговом учете можно списать недостачи в пределах норм естественной убыли. Нормы берите из приказов отраслевых министерств и ведомств. На заметку! Нельзя использовать бухгалтерскую справку: Вместо первички. Бухгалтерская справка подтверждает расчеты бухгалтера. Но она не заменяет другие первичные документы: накладные, акты на услуги и работы, авансовые отчеты. Например, чтобы в налоговом учете признать старые убытки, бухгалтерской справки недостаточно. Нужна первичка на расходы, из которых сформировались эти убытки. Вместо документов с несколькими подписями. Бухгалтерскую справку подписывает только бухгалтер. Поэтому она не заменяет документы, которые визируют также другие сотрудники, к примеру: инвентаризационный акт, акт ликвидационной комиссии или акт о приемке поступивших без документов товаров.