Внутреннее инкассо,
или как выбить долг собственными силами
Вопрос возврата долгов по счетам для латвийских предпринимателей – проблема номер один. Как грамотно организовать внутреннее инкассо, или, попросту говоря, заниматься взысканием долгов внутри фирмы без помощи инкассовой компании Kb рассказал исполнительный директор компании Balt Risk Василий Голда.
Инга ПЕЛЕНЕ
*****@***lv, 7457214
Дебитор и кредитор – точка отсчета
Основная задача успешно функционирующей компании – обеспечить беспрерывный круговорот «деньги-товар-деньги» между дебитором и кредитором. Если рассматривать эту «формулу» удачного бизнеса, то понятно, что в ее обеспечении заняты конкретные люди – менеджеры по маркетингу и продажам, бухгалтера, финансисты, и сами руководители. Их заинтересованность в том, чтобы вышеобозначенный круговорот осуществлялся максимально быстро, эффективно и без сбоев.
Если не брать во внимание макроэкономические и форс-мажорные факторы, то одним из основных условий круговорота денег и товара являются отношения между людьми, работающими в фирме как дебитора, так и кредитора. Но как выстраивать правильные взаимоотношения с дебиторами? «Если потратить время и силы именно на разработку эффективной системы взаимодействия между двумя участниками сделки, то товар или услуга дебитору будут предоставляться на условиях отложенного платежа, но с минимальным кредитным риском, -- говорит В. Голда. – В этом случае платежи будут осуществляться без задержек, а клиенты не будут грозить уходом к другому поставщику».
С чего начать?
Но отношения не возникают сами по себе. Особенно это касается отношений дебитора к кредитору. «Их нужно научиться формировать с самой первой встречи с клиентом, -- считает В. Голда. – В этом может помочь наличие упорядоченной системы внутри компании. Клиент должен знать, что его партнер строит отношения по определенной схеме и действует четко отлаженный механизм, который исключает неприятные сюрпризы с обеих сторон».
В свою очередь, отношения с дебитором строятся постепенно. Во-первых, нельзя выстроить правильных отношений с тем, кого не знаешь. До предоставления товарного кредита следует узнать, как можно больше о будущем клиенте, оценив его сильные и слабые стороны и спрогнозировав возможные опасные факторы. Во-вторых, отношения должны быть юридически правильно оформлены. И, наконец, в-третьих, не стоит давать клиенту забыть о существовании кредитора, осуществляя постоянный контроль.
«Конкретные схемы организации процесса инкассо внутри компании могут быть различными, в зависимости от индивидуальных потребностей конкретной компании, -- считает В. Голда. -- Правильно организованный процесс внутреннего инкассо позволяет вернуть 60-80% всех задержанных платежей, и только 20 – 40% долгов передаются на внешнее инкассо». Как правило, модель правильного внутреннего инкассо базируется на 9 предпринимаемых кредитором шагах (см. схему).
Цена победы
«Существует четкий показатель правильности работы системы внутреннего инкассо – финансовые вложения минимальны, а эффективность возврата денег высока, -- говорит В. Голда. – Главное -- выбрать оптимальную для компании систему». Тут, естественно, существуют варианты. Если компания крупная, с большим количеством клиентов, доходы высоки, но и процент задолженностей достаточно большой, то, возможно, придется создать кредитный отдел. Ему под силу объединить в себе ряд функций: выставление счетов, контроль за поступающими платежами, сбор информации о дебиторах и внутреннее инкассо (такие системы носят название Billing and collection). Для такой компании вложения в кредитный отдел себя окупят.
Но для компании среднего размера с небольшим количеством клиентов и с высоким процентом неоплаченных счетов выгоднее иметь одного кредитного менеджера. В его обязанности входит проверка потенциальных клиентов, с которыми работает маркетинговый отдел, а также организация необходимых мероприятий по взысканию возникающих задолженностей. Если у компании недостаточно ресурсов для содержания дополнительной штатной единицы, то эту работу может выполнять какой-либо другой работник в кадровой системе компании. Это работа рутинная и нервная, но, как правило, приносящая результаты.
Некоторые нюансы
Как правило, процесс взыскания состоит из нескольких составных частей: письменное инкассо, телефонное инкассо, встречи с должником. У каждой из этих частей свои особенности и свои задачи. В зависимости от специфики ситуации можно применять различные комбинации.
В письменном инкассо рекомендуется так называемая трехступенчатая система писем, при которой требования к должнику постепенно становятся все более и более жесткими. Условно можно назвать данные письма как «мягкое», «среднее» и «жесткое». «При этом надо учесть, что каждое из этих писем обеспечивает свой процент взыскиваемых задолженностей,» -- говорит В. Голда. Так, первое предупреждающее письмо обеспечивает возврат 20-30% от всех задержанных платежей, второе -- 40-50%, третье -- 10-20%. Но если среди должников компании имеются так называемые VIP – клиенты, то для них необходимо разработать специальные тексты писем.
Главная задача телефонного инкассо – получить конкретный результат по взысканию долга, например, выяснить, кто конкретно отвечает за осуществление оплат, определить совместно с должником конкретный срок оплаты, согласовать график проведения платежей и прочее. Все договоренности желательно фиксировать в письменном виде.
Но если и телефонные переговоры по какой-либо причине не дают желаемого результата, проводятся прямые переговоры с должником. «При непосредственном контакте кредитора с дебитором, должнику становится значительно труднее отказать, -- говорит В. Голда. -- Такова человеческая психология». Кредитору необходимо сконцентрировать внимание именно на «нужном» человеке, то есть на том, который реально оказывает влияние на осуществление выплат в задолжавшей компании.
Однако если все предпринятые действия не дали результата, ничего не остается делать, как передать долг на внешнее инкассо профессиональным инкассовым компаниям. «Комбинация инструментов внутреннего и внешнего инкассо в некоторых случаях обеспечивает 100% эффективность взыскания», -- считает В. Голда.
На фото В. Егорова: В. Голда: «Правильно организованный процесс внутреннего инкассо позволяет вернуть 60-80% всех задержанных платежей».
[Справка]
Внутреннее инкассо – система взаимодействия с клиентами и взыскания дебиторской задолженности внутри компании собственными силами.
Внешнее инкассо – взыскание долгов через посредника, используя профессиональные методы информационного, юридического и психологического воздействия
Товарный кредит – продажа товара или предоставление услуги на условиях отложенного платежа.
[Факты]
На сегодня в судебном порядке решается до 10% проблем, связанных с неоплаченными счетами.
55-60% долгов взыскивают кредиторы.
20-25% долгов переходит к посредникам.
5-10% долгов признаются неперспективными и подлежат списанию.
