Правительство Москвы | Приложение 2 к приказу Главархива Москвы |
РЕГЛАМЕНТ РАБОТЫ
Центральной экспертно-проверочной комиссии (ЦЭПК)
Главного архивного управления города Москвы
Центральная экспертно-проверочная комиссия Главного архивного управления города Москвы (ЦЭПК) осуществляет свою деятельность на основании положения о ЦЭПК, утвержденного приказом начальника Главархива Москвы.
На заседаниях ЦЭПК Главархива Москвы рассматриваются научно-методические и практические вопросы, связанные с экспертизой ценности документов и включением их в состав Архивного фонда Москвы, являющегося составной частью Архивного фонда Российской Федерации, а также определением в его составе особо ценных и уникальных документов.
1. Организация работы ЦЭПК Главархива Москвы
Работу ЦЭПК организует председатель комиссии и ответственный секретарь. В случае отсутствия ответственного секретаря председатель ЦЭПК имеет право назначить секретаря очередного заседания из членов ЦЭПК.
Заседание ЦЭПК созываются по мере необходимости, но не реже 2-х раз в квартал.
Решение о дате проведения заседания ЦЭПК принимает председатель ЦЭПК. Ответственный секретарь ЦЭПК не позднее, чем за 20 календарных дней до проведения заседания извещает членов ЦЭПК и заинтересованных лиц о дате, времени и месте проведения очередного заседания, а также сроках предоставления документов (не менее чем за 10 рабочих дней) путем размещения объявлений на информационных стендах в помещениях Главархива Москвы и государственных (городских) архивов города Москвы.
Заседание ЦЭПК считается правомочным, если на нем присутствует более половины членов ЦЭПК.
2. Организация работы с документами, поступающими
на рассмотрение ЦЭПК Главархива Москвы
2.1. Проект основного документа или предложение, направляемые на рассмотрение ЦЭПК, поступают ответственному секретарю ЦЭПК с заключением лица, представившего документ, с приложением всех необходимых документов (в зависимости от вида представляемого основного документа), перечень которых указан в Приложении к настоящему Регламенту.
2.2. Поступающие на рассмотрение ЦЭПК документы, подготовленные государственными (городскими) и муниципальными архивами Москвы, структурными подразделениями Главархива Москвы должны быть оформлены в соответствии с нормативными требованиями, иметь необходимое количество экземпляров, а также отметку (выписку) о рассмотрении данных документов на заседании ЦЭК-ЭК организации – источника комплектования центральных архивов Москвы.
Ответственный секретарь проверяет правильность оформления представленных документов, их комплектность и регистрирует полученные документы в журнале регистрации документов, поступивших на рассмотрение ЦЭПК.
2.4. Ответственность за качество представляемых на рассмотрение ЦЭПК материалов возлагается на исполнителей, внесших эти материалы.
2.5. Документы, представленные в ЦЭПК без необходимых материалов, установленных настоящим Регламентом, или не имеющие необходимых реквизитов, к рассмотрению на ЦЭПК не принимаются и подлежат возврату.
2.6. Если в подготовке документа принимает участие несколько исполнителей, то головной исполнитель обеспечивает согласование документа с соисполнителями и другими заинтересованными организациями до внесения вопроса на рассмотрение ЦЭПК.
2.7. Перечень всех вопросов, поступивших на рассмотрение очередного заседания ЦЭПК, ответственным секретарем направляется председателю ЦЭПК.
Председатель ЦЭПК определяет эксперта из числа членов ЦЭПК, ответственного за проверку качества подготовки конкретного вопроса к рассмотрению на заседании ЦЭПК и подготовку свода замечаний, высказанных другими членами ЦЭПК.
2.8. Ответственный секретарь ЦЭПК:
- формирует и составляет повестку дня очередного заседания ЦЭПК на основе перечня всех вопросов, поступивших на рассмотрение;
- передает документы эксперту, назначенному ответственным за проверку качества подготовки вопроса к рассмотрению на заседании ЦЭПК и подготовку свода замечаний, высказанных другими членами ЦЭПК;
- обеспечивает возможность всем членам ЦЭПК ознакомиться с документами, включенными в повестку дня очередного заседания ЦЭПК;
- по согласованию с заместителем председателя ЦЭПК исключает вопросы из повестки дня на основании заключения эксперта.
2.9. Эксперт ЦЭПК, ответственный за проверку качества подготовки вопроса к рассмотрению на заседании ЦЭПК и подготовку свода замечаний:
- своевременно получает документы для рассмотрения;
- изучает документы, полученные на рассмотрение, в том числе с выездом в организацию;
- анализирует и обобщает замечания, высказанные другими членами ЦЭПК по данному вопросу путем составления свода замечаний в двух экземплярах;
- готовит в письменном виде заключение в двух экземплярах на документы, полученные на рассмотрение, с учетом замечаний других членов ЦЭПК, а также проект решения ЦЭПК;
- передает по одному экземпляру заключения и свода замечаний исполнителю в установленные сроки;
- представляет по одному экземпляру заключения и свода замечаний ответственному секретарю ЦЭПК в установленные сроки;
- имеет право предложить исключить вопрос из повестки дня очередного заседания ЦЭПК в случае его некачественной подготовки.
2.10. Эксперт ЦЭПК рассматривает документы в течение 5-ти рабочих дней после назначения его ответственным за проверку качества подготовки вопроса к рассмотрению на заседании ЦЭПК и подготовку свода замечаний. При наличии замечаний развернутое заключение эксперта и свод замечаний передается исполнителю не менее, чем за три дня до заседания ЦЭПК.
2.11. Исполнитель (лицо, представившее документ на рассмотрение):
- своевременно представляет документы на рассмотрение очередного заседания ЦЭПК;
- организует доработку документа (вопроса) по замечаниям эксперта (экспертов), знакомит эксперта, ответственного за проверку качества подготовки вопроса к рассмотрению на заседании ЦЭПК и подготовку свода замечаний, с доработанным документом (вопросом);
- представляет доработанные материалы на заседании ЦЭПК;
- передает доработанные материалы в необходимом количестве экземпляров ответственному секретарю ЦЭПК во время заседания ЦЭПК.
3. Подготовка и проведение заседаний ЦЭПК
3.1. Заседания ЦЭПК проводятся в соответствии с сформированной повесткой дня.
Председатель ЦЭПК имеет право принять решение о внеплановом рассмотрении вопроса на ЦЭПК. В случае внепланового внесения вопроса на ЦЭПК срок представления материалов и проекта решения устанавливается председателем ЦЭПК.
3.2. Повестка дня очередного заседания ЦЭПК передается председателю ЦЭПК не позднее, чем за 2 дня до заседания.
Члены ЦЭПК могут ознакомиться с повесткой дня и материалами, представленными на очередное заседание, у ответственного секретаря ЦЭПК не позднее, чем за 3 дня до заседания.
3.3. Время для докладов на заседаниях комиссии предоставляется в пределах 15 минут, для содокладов до 10 минут, для выступлений до 5 мин.
Докладчики и содокладчики обязаны представить ответственному секретарю ЦЭПК свое заключение (выступление) в письменном виде.
3.4. Проекты решений ЦЭПК доводятся до сведения присутствующих на заседании членов комиссии и обсуждаются, после чего проходит голосование по принимаемому решению.
Решения ЦЭПК принимаются по каждому вопросу (документу) отдельно большинством голосов присутствующих членов комиссии. При разделении голосов поровну решение принимается председателем ЦЭПК.
3.5. Вопросы (документы), принятые с учетом замечаний, в течение пяти рабочих дней после заседания ЦЭПК должны быть исполнителем доработаны, отредактированы с учетом замечаний и предложений, внесенных на заседании, и представлены ответственному секретарю ЦЭПК.
3.6. Заседания ЦЭПК протоколируются ответственным секретарем комиссии.
3.7. Протокол заседания ЦЭПК, доработанные решения ЦЭПК по каждому вопросу с приложением необходимых материалов должен быть подготовлен и представлен на рассмотрение председателю ЦЭПК не позднее 15 календарных дней после проведения заседания.
3.8. Протокол заседания подписывается председателем ЦЭПК и ответственным секретарем ЦЭПК, после чего представляется на утверждение начальнику Главархива Москвы.
3.9. Решения ЦЭПК, после утверждения протокола ЦЭПК начальником Главархива Москвы, доводятся до сведения всех заинтересованных лиц, а в необходимых случаях направляются на рассмотрение ЦЭПК при Федеральном архивном агентстве России.
3.10. Решение ЦЭПК направляется заинтересованным лицам в виде выписки из протокола заседания ЦЭПК. Выписка подписывается председателем ЦЭПК и ответственным секретарем ЦЭПК и заверяется печатью ЦЭПК.
3.11. Члены ЦЭПК и приглашенные на заседание ЦЭПК лица имеют право ознакомиться с протоколом заседания ЦЭПК и иными материалами по вопросам, в решении которых они принимали участие.
3.12. Исполнитель получает оформленные документы, рассмотренные на ЦЭПК, после утверждения протокола ЦЭПК начальником Главархива Москвы. Факт получения документов и выписки из протокола ЦЭПК фиксируется в журнале регистрации документов, поступивших на рассмотрение ЦЭПК.
4. Организация контроля и проверка исполнения решений
4.1. Вид контроля и сроки представления информации (если она необходима) о выполнении решений ЦЭПК, как правило, определены в тексте самого решения, в случае их отсутствия устанавливаются председателем ЦЭПК.
4.2. Снятие с контроля решений ЦЭПК осуществляется председателем ЦЭПК.
4.3. Ответственный секретарь ЦЭПК организует учет и оперативный контроль выполнения решений, рассмотрением поступивших документов в установленные сроки, принимает необходимые меры по предупреждению нарушения сроков исполнения, систематически информирует председателя и членов ЦЭПК о ходе выполнения принятых решений.
