Методические рекомендации
по разработке подпрограмм «Развитие архивного дела»
муниципальных программ «Муниципальное управление»
1. Настоящие Методические рекомендации по разработке подпрограмм «Развитие архивного дела» муниципальных программ «Муниципальное управление» (далее – Методические рекомендации) разработаны для органов местного самоуправления муниципальных районов и городских округов Московской области в целях оказания методической помощи при разработке муниципальных подпрограмм в сфере архивного дела.
2. Основой для формирования подпрограммы «Развитие архивного дела» являются:
- вопросы местного значения, предусмотренные Федеральным законом -ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации»;
- Федеральный закон -ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
- Указ Президента Российской Федерации «Об основных направлениях совершенствования государственного управления»;
- Закон Московской области № 65/2007-ОЗ «Об архивном деле в Московской области», наделивший органы местного самоуправления муниципальных районов и городских округов Московской области отдельными государственными полномочиями Московской области в сфере архивного дела;
- показатели для оценки эффективности деятельности органов местного самоуправления.
При этом необходимо также соблюдать преемственность показателей, установленных в подпрограмме «Развитие архивного дела в Московской области» государственной программы Московской области «Культура Подмосковья» на 2014-2018 годы.
3. При формировании подпрограмм «Развитие архивного дела» для характеристики ситуации, описания основных проблем, определения перечня целевых показателей (индикаторов) и мероприятий подпрограммы рекомендуется использовать годовой план работы муниципального архива на 2014 год, имеющиеся справки и акты по результатам проверок состояния архивного дела на территории муниципального образования и предписания об устранении выявленных нарушений.
4. Источниками финансирования мероприятий подпрограммы «Развитие архивного дела» являются как средства бюджета муниципального образования, так и средства бюджета Московской области, предоставленные для обеспечения исполнения переданных государственных полномочий Московской области в сфере архивного дела.
5. Ответственными исполнителями в реализации подпрограмм «Развитие архивного дела» являются муниципальные архивы, участниками - заинтересованные структурные подразделения Администраций муниципальных образований (например, структурные подразделения, имеющие задолженность по упорядочению архивных документов и передаче их на хранение в муниципальный архив).
6. В подпрограмме «Развитие архивного дела» должны присутствовать следующие основные разделы:
паспорт подпрограммы;
текстовая часть подпрограммы, которая содержит:
- общую характеристику сферы деятельности, в рамках которой реализуется подпрограмма, в том числе основные проблемы в сфере архивного дела;
- прогноз развития сферы реализации подпрограммы;
- описание целей и задач подпрограммы;
- целевые показатели (индикаторы) в количественном и/или качественном выражении, характеризующие достижение поставленных целей и задач;
- перечень мероприятий, направленных на достижение целей и задач в сфере реализации подпрограммы;
- ресурсное обеспечение подпрограммы;
- обоснование объема финансовых ресурсов, необходимых для реализации подпрограммы;
- порядок взаимодействия ответственного за выполнение мероприятия подпрограммы с муниципальным заказчиком муниципальной программы;
- методика расчета значений показателей эффективности и результативности реализации подпрограммы;
- состав, форма и сроки представления отчетности о ходе реализации мероприятий подпрограммы.
7. В качестве цели подпрограммы может быть указана одна из следующих целей:
- создание условий для хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Московской области и других архивных документов на территории муниципального образования;
- улучшение состояния архивного дела на территории муниципального образования;
- повышение качества предоставления государственных и муниципальных услуг в сфере архивного дела
или другое. 8. Задачи подпрограммы «Развитие архивного дела»:
- обеспечение доступности и улучшение качества, повышение эффективности предоставления государственных и муниципальных услуг в сфере архивного дела;
- развитие материально-технической базы муниципальных архивов Московской области;
- сохранение, использование, популяризация документов Архивного фонда Московской области и других архивных документов
и другие.
9. В подпрограмму «Развитие архивного дела» в обязательном порядке включаются следующие целевые показатели (индикаторы):
- доля архивных документов, хранящихся в муниципальном архиве в нормативных условиях, обеспечивающих их постоянное (вечное) хранение, в общем количестве документов в муниципальном архиве, %;
- доля запросов граждан и организаций, исполненных муниципальным архивом в нормативные сроки, от общего числа исполненных запросов за отчетный период, %;
- доля архивных фондов муниципального архива, внесенных в общеотраслевую базу данных «Архивный фонд», от общего количества архивных фондов, хранящихся в муниципальном архиве, %;
- доля описей дел в муниципальном архиве, на которые создан фонд пользования в электронном виде, от общего количества описей дел в муниципальном архиве, %;
- доля запросов, поступивших в электронном виде в муниципальные архивы, от общего числа запросов, поступивших за отчетный период, %;
- доля единиц хранения, включенных в автоматизированные информационно-поисковые системы муниципального архива, от общего количества единиц хранения в муниципальном архиве, %.
10. Эти показатели устанавливаются потому, что они связаны с количественными и качественными целевыми показателями, характеризующими достижение целей и задач подпрограммы «Развитие архивного дела в Московской области» государственной программы Московской области «Культура Подмосковья» на 2014-2018 годы.
11. Для муниципальных архивов, в которых соблюдаются установленные нормативные режимы хранения архивных документов, показатель «доля архивных документов, хранящихся в муниципальном архиве в нормативных условиях, обеспечивающих их постоянное (вечное) хранение, в общем количестве документов в муниципальном архиве» равен 100 %.
Для муниципальных архивов, в которых не соблюдаются нормативные режимы хранения архивных документов, данный показатель должен расти из года в год по мере реализации запланированных мероприятий по улучшению условий хранения документов.
12. Показатель «доля запросов граждан и организаций, исполненных муниципальным архивом в нормативные сроки, от общего числа исполненных запросов за отчетный период» связан с показателями подпрограммы «Развитие архивного дела в Московской области» государственной программы Московской области «Культура Подмосковья» на 2014-2018 годы.
При введении этого показателя следует учитывать срок исполнения обращений в отношении объектов недвижимости, установленный Федеральным законом -ФЗ «О регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним».
13. В соответствии со статьей 19 Федерального закона от 01.01.2001 «Об архивном деле в Российской Федерации» муниципальными архивами проводится работа по государственному учету документов Архивного фонда Российской Федерации. Показатель «доля архивных фондов муниципального архива, внесенных в общеотраслевую базу данных «Архивный фонд», от общего количества архивных фондов, хранящихся в муниципальном архиве» отражает состояние работы в сфере учета.
14. Показатель «доля описей дел в муниципальном архиве, на которые создан фонд пользования в электронном виде, от общего количества описей дел в муниципальном архиве» характеризует работу по созданию фонда пользования описей дел в электронном виде путем сканирования, оцифровки, приема описей дел в электронном виде и др.
15. Введение показателя «доля запросов, поступивших в электронном виде в муниципальные архивы, от общего числа запросов, поступивших за отчетный период» обусловлено необходимостью реализации положений Указа Президента Российской Федерации «Об основных направлениях совершенствования системы государственного управления» о достижении к 2018 году доли граждан, использующих механизм получения государственных и муниципальных услуг в электронной форме, уровня не менее 70 процентов.
16. Этим же Указом Президента Российской Федерации поставлена задача по обеспечению уровня удовлетворенности граждан Российской Федерации качеством предоставления государственных и муниципальных услуг к 2018 году в размере не менее 90 процентов. Возможно введение в подпрограмму и такого показателя.
17. Состояние развития автоматизированного научно-справочного аппарата призван характеризовать показатель «доля единиц хранения, включенных в автоматизированные информационно-поисковые системы муниципального архива, от общего количества единиц хранения в муниципальном архиве».
18. В качестве дополнительных показателей могут быть использованы такие показатели, как:
- доля документов муниципального архива, включенных в электронные описи, от общего количества документов, включенных в описи, в муниципальном архиве, %;
- доля архивных документов, переведенных в электронно-цифровую форму, от общего объема архивных документов в муниципальном архиве, %;
- доля принятых на хранение архивных документов от общего объема архивных документов, подлежащих приему, %;
- доля пользователей, удовлетворенных обслуживанием в читальных залах, от общего количества пользователей, участвовавших в опросе, %;
- увеличение числа информационных мероприятий, проводимых муниципальным архивом (по сравнению с аналогичным периодом предыдущего года), мероприятие;
- отсутствие обоснованных жалоб на качество предоставляемых государственных и муниципальных услуг;
- доля освоенных средств субвенций, предоставленных из бюджета Московской области на исполнение переданных государственных полномочий в сфере архивного дела, в общем объеме средств субвенций, %;
- увеличение количества посещений читального зала, посещение;
- уменьшение количества дел, хранящихся в организациях-источниках комплектования сверх установленного срока ведомственного хранения, ед. хр.;
- доля дел, внесенных в описи дел постоянного хранения и по личному составу в организациях – источниках комплектования, от общего количества дел, подлежащих внесению в описи дел, %, и т. д.
19. Значение базового показателя рекомендуется определять по отчетному финансовому году на момент формирования подпрограммы.
20. Для каждого показателя указываются периодичность (годовая, квартальная, месячная) и вид временной характеристики (за отчетный период, на начало отчетного периода, на конец периода, на конкретную дату и т. д.).
Предлагается установить квартальную отчетность о выполнении показателей с подведением итогов на первое число месяца, следующего за отчетным.
21. Перечень мероприятий должен отражать решения задачи.
В качестве мероприятий подпрограмму могут включаться:
- проведение либо участие в различных выставках, фестивалях, конкурсах, семинарах;
- приобретение архивных стеллажей, оргтехники, расходных материалов и т. п.
- перевод описей в электронный вид;
- сканирование архивных документов;
- организация работы по созданию страхового фонда на архивные документы;
- внесение информации в ПК «Архивный фонд»;
- прием на хранение документов с истекшими сроками ведомственного хранения;
- организация упорядочения дел постоянного хранения и по личному составу в организациях – источниках комплектования и представление описей дел на рассмотрение ЭПК Главного архивного управления Московской области;
- исполнение социально-правовых запросов организаций и граждан;
- исполнение тематических запросов организаций и граждан;
- обеспечение работы пользователей в читальном зале;
- организация выставок архивных документов и т. д.
22. В перечень мероприятий обеспечивающей подпрограммы включаются следующие мероприятия:
оплата труда и начисления на выплаты по оплате труда;
уплата налога на имущество организаций и земельного налога;
проведение текущего ремонта зданий и сооружений
приобретение объектов, относящихся к основным средствам и т. д.
23. Планируемый объем финансовых ресурсов на реализацию подпрограммы указывается по годам реализации и мероприятиям подпрограммы в целых числах в тысячах рублей.
24. Подпрограмма разрабатывается на срок не менее пяти лет.
25. Показатели (целевые индикаторы) подпрограммы «Развитие архивного дела» должны быть согласованы с Главным архивным управлением Московской области до 15 сентября 2014 года (сроки выполнения мероприятий муниципальными образованиями, в которых планируется проведение выборов, могут быть скорректированы).
26. Отчеты о достижении значений показателей (индикаторов) муниципальных программ ежеквартально направляются по форме приложения к Методическим рекомендациям в Главное архивное управление Московской области (а также в Министерство экономики Московской области и Министерство финансов Московской области).
После ввода в эксплуатацию АИС ГП (муниципальный модуль) мониторинг реализации подпрограммы будет проводиться Главным архивным управлением Московской области с использованием АИС ГП.
Приложение к Методическим рекомендациям по разработке подпрограмм «Развитие архивного дела» муниципальных программ «Муниципальное управление» |
ОТЧЕТ
о достижении значений показателей (индикаторов)
______________________________________________________
(наименование муниципальной программы)
№ п/п | Наименование показателя (индикатора) результативности | Единица измерения | Значение показателя (индикатора) | Обоснование отклонений значений показателя (индикатора) на конец отчетного периода (при наличии) | ||
год, предшествующий отчетному | отчетный период | |||||
план | факт | |||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
Показатель (индикатор) | ||||||
Показатель (индикатор) | ||||||
Подпрограмма____________________________________(наименование подпрограммы) | ||||||
Показатель (индикатор) | ||||||
Показатель (индикатор) |
Ответственный исполнитель ______________________ (ФИО)
Контактный телефон
