Экзаменационный тест

Методические рекомендации

по разработке подпрограмм «Развитие архивного дела»

муниципальных программ «Муниципальное управление»

1. Настоящие Методические рекомендации по разработке подпрограмм «Развитие архивного дела» муниципальных программ «Муниципальное управление» (далее – Методические рекомендации) разработаны для органов местного самоуправления муниципальных районов и городских округов Московской области в целях оказания методической помощи при разработке муниципальных подпрограмм в сфере архивного дела.

2. Основой для формирования подпрограммы «Развитие архивного дела» являются:

- вопросы местного значения, предусмотренные Федеральным законом -ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации»;

- Федеральный закон -ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

- Указ Президента Российской Федерации   «Об основных направлениях совершенствования государственного управления»;

- Закон Московской области № 65/2007-ОЗ «Об архивном деле в Московской области», наделивший органы местного самоуправления муниципальных районов и городских округов Московской области отдельными государственными полномочиями Московской области в сфере архивного дела;

- показатели для оценки эффективности деятельности органов местного самоуправления.

При этом необходимо также соблюдать преемственность показателей, установленных в подпрограмме «Развитие архивного дела в Московской области» государственной программы Московской области «Культура Подмосковья» на 2014-2018 годы.

3. При формировании подпрограмм «Развитие архивного дела» для характеристики ситуации, описания основных проблем, определения перечня целевых показателей (индикаторов) и мероприятий подпрограммы рекомендуется использовать годовой план работы муниципального архива на 2014 год, имеющиеся справки и акты по результатам проверок состояния архивного дела на территории муниципального образования и предписания об устранении выявленных нарушений.

4. Источниками финансирования мероприятий подпрограммы «Развитие архивного дела» являются как средства бюджета муниципального образования, так и средства бюджета Московской области, предоставленные для обеспечения исполнения переданных государственных полномочий Московской области в сфере архивного дела.

5. Ответственными исполнителями в реализации подпрограмм «Развитие архивного дела» являются муниципальные архивы, участниками - заинтересованные структурные подразделения Администраций муниципальных образований (например, структурные подразделения, имеющие задолженность по упорядочению архивных документов и передаче их на хранение в муниципальный архив).

6. В подпрограмме «Развитие архивного дела» должны присутствовать следующие основные разделы:

паспорт подпрограммы;

текстовая часть подпрограммы, которая содержит:

- общую характеристику сферы деятельности, в рамках которой реализуется подпрограмма, в том числе основные проблемы в сфере архивного дела;

- прогноз развития сферы реализации подпрограммы;

- описание целей и задач подпрограммы;

- целевые показатели (индикаторы) в количественном и/или качественном выражении, характеризующие достижение поставленных целей и задач;

- перечень мероприятий, направленных на достижение целей и задач в сфере реализации подпрограммы;

-  ресурсное обеспечение подпрограммы;

- обоснование объема финансовых ресурсов, необходимых для реализации подпрограммы;

- порядок взаимодействия ответственного за выполнение мероприятия подпрограммы с муниципальным заказчиком муниципальной программы;

- методика расчета значений показателей эффективности и результативности реализации подпрограммы;

-  состав, форма и сроки представления отчетности о ходе реализации мероприятий подпрограммы.

7. В качестве цели подпрограммы может быть указана одна из следующих целей:

- создание условий для хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Московской области и других архивных документов на территории муниципального образования;

- улучшение состояния архивного дела на территории муниципального образования;

- повышение качества предоставления государственных и муниципальных услуг в сфере архивного дела

или другое.  8.  Задачи подпрограммы «Развитие архивного дела»:

- обеспечение доступности и улучшение качества, повышение эффективности предоставления государственных и муниципальных услуг в сфере архивного дела;

- развитие материально-технической базы муниципальных архивов Московской области;

- сохранение, использование, популяризация документов Архивного фонда Московской области и других архивных документов

и другие.

9. В подпрограмму «Развитие архивного дела» в обязательном порядке включаются следующие целевые показатели (индикаторы):

- доля архивных документов, хранящихся в муниципальном архиве в нормативных условиях, обеспечивающих их постоянное (вечное) хранение, в общем количестве документов в муниципальном архиве, %;

- доля запросов граждан и организаций, исполненных муниципальным архивом в нормативные сроки, от общего числа исполненных запросов за отчетный период, %;

- доля архивных фондов муниципального архива, внесенных в общеотраслевую базу данных «Архивный фонд», от общего количества архивных фондов, хранящихся в муниципальном архиве, %;

- доля описей дел в муниципальном архиве, на которые создан фонд пользования в электронном виде, от общего количества описей дел в муниципальном архиве, %;

- доля запросов, поступивших в электронном виде в муниципальные архивы, от общего числа запросов, поступивших за отчетный период, %;

- доля единиц хранения, включенных в автоматизированные информационно-поисковые системы муниципального архива, от общего количества единиц хранения в муниципальном архиве, %.

10.  Эти показатели устанавливаются потому, что они  связаны с количественными и качественными целевыми показателями, характеризующими достижение целей и задач подпрограммы «Развитие архивного дела в Московской области» государственной программы Московской области «Культура Подмосковья» на 2014-2018 годы.

11. Для муниципальных архивов, в которых соблюдаются установленные нормативные режимы хранения архивных документов, показатель «доля архивных документов, хранящихся в муниципальном архиве в нормативных условиях, обеспечивающих их постоянное (вечное) хранение, в общем количестве документов в муниципальном архиве» равен 100 %.

Для муниципальных архивов, в которых не соблюдаются нормативные режимы хранения архивных документов, данный показатель должен расти из года в год по мере реализации запланированных мероприятий по улучшению условий хранения документов.

12. Показатель «доля запросов граждан и организаций, исполненных муниципальным архивом в нормативные сроки, от общего числа исполненных запросов за отчетный период» связан с показателями подпрограммы «Развитие архивного дела в Московской области» государственной программы Московской области «Культура Подмосковья» на 2014-2018 годы.

При введении этого показателя следует учитывать срок исполнения обращений в отношении объектов недвижимости, установленный Федеральным законом -ФЗ «О регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним».

13.  В соответствии со статьей 19 Федерального закона от 01.01.2001  «Об архивном деле в Российской Федерации» муниципальными архивами проводится работа по государственному учету документов Архивного фонда Российской Федерации. Показатель «доля архивных фондов муниципального архива, внесенных в общеотраслевую базу данных «Архивный фонд», от общего количества архивных фондов, хранящихся в муниципальном архиве» отражает состояние работы в сфере учета.

14. Показатель «доля описей дел в муниципальном архиве, на которые создан фонд пользования в электронном виде, от общего количества описей дел в муниципальном архиве» характеризует работу по созданию фонда пользования описей дел в электронном виде путем сканирования, оцифровки, приема описей дел в электронном виде и др. 

15. Введение показателя «доля запросов, поступивших в электронном виде в муниципальные архивы, от общего числа запросов, поступивших за отчетный период» обусловлено необходимостью реализации положений Указа Президента Российской Федерации «Об основных направлениях совершенствования системы государственного управления» о достижении к 2018 году доли граждан, использующих механизм получения государственных и муниципальных услуг в электронной форме, уровня не менее 70 процентов.

16. Этим же Указом Президента Российской Федерации поставлена задача по обеспечению уровня удовлетворенности граждан Российской Федерации качеством предоставления государственных и муниципальных услуг к 2018 году в размере не менее 90 процентов. Возможно введение в подпрограмму и такого показателя.

17. Состояние развития автоматизированного научно-справочного аппарата призван характеризовать показатель «доля единиц хранения, включенных в автоматизированные информационно-поисковые системы муниципального архива, от общего количества единиц хранения в муниципальном архиве».

18. В качестве дополнительных показателей могут быть использованы такие показатели, как:

- доля документов муниципального архива, включенных в электронные описи, от общего количества документов, включенных в описи, в муниципальном архиве, %;

- доля архивных документов, переведенных в электронно-цифровую форму, от общего объема архивных документов в муниципальном архиве, %;

- доля принятых на хранение архивных документов от общего объема архивных документов, подлежащих приему, %;

- доля пользователей, удовлетворенных обслуживанием в читальных залах, от общего количества пользователей, участвовавших в опросе, %;

- увеличение числа информационных мероприятий, проводимых муниципальным архивом (по сравнению с аналогичным периодом предыдущего года), мероприятие;

- отсутствие обоснованных жалоб на качество предоставляемых государственных и муниципальных услуг;

- доля освоенных средств субвенций, предоставленных из бюджета Московской области на исполнение переданных государственных полномочий в сфере архивного дела, в общем объеме средств субвенций, %;

- увеличение количества посещений читального зала, посещение;

- уменьшение количества дел, хранящихся в организациях-источниках комплектования сверх установленного срока ведомственного хранения, ед. хр.;

- доля дел, внесенных в описи дел постоянного хранения и по личному составу в организациях – источниках комплектования, от общего количества дел, подлежащих внесению в описи дел, %, и т. д.

19. Значение базового показателя рекомендуется определять по отчетному финансовому году на момент формирования подпрограммы.

20. Для каждого показателя указываются периодичность (годовая, квартальная, месячная) и вид временной характеристики (за отчетный период, на начало отчетного периода, на конец периода, на конкретную дату и т. д.).

Предлагается установить квартальную отчетность о выполнении показателей с подведением итогов на первое число месяца, следующего за отчетным.

21. Перечень мероприятий должен отражать решения задачи.

В качестве мероприятий подпрограмму могут включаться:

- проведение либо участие в различных выставках, фестивалях, конкурсах, семинарах;

- приобретение архивных стеллажей, оргтехники, расходных материалов и т. п.

- перевод описей в электронный вид;

- сканирование архивных документов;

- организация работы по созданию страхового фонда на архивные документы;

- внесение информации в ПК «Архивный фонд»;

- прием на хранение документов с истекшими сроками ведомственного хранения;

- организация упорядочения дел постоянного хранения и по личному составу в организациях – источниках комплектования и представление описей дел на рассмотрение ЭПК Главного архивного управления Московской области;

- исполнение социально-правовых запросов организаций и граждан;

- исполнение тематических запросов организаций и граждан;

- обеспечение работы пользователей в читальном зале;

- организация выставок архивных документов и т. д.

22. В перечень мероприятий обеспечивающей подпрограммы  включаются следующие мероприятия:

оплата труда и начисления на выплаты по оплате труда;

уплата налога на имущество организаций и земельного налога;

проведение текущего ремонта зданий и сооружений

приобретение объектов, относящихся к основным средствам и т. д.

23. Планируемый объем финансовых ресурсов на реализацию подпрограммы указывается по годам реализации и мероприятиям подпрограммы в целых числах в тысячах рублей.

24. Подпрограмма разрабатывается на срок не менее пяти лет.

25. Показатели (целевые индикаторы)  подпрограммы «Развитие архивного дела» должны быть согласованы с Главным архивным управлением Московской области до 15 сентября 2014 года (сроки выполнения мероприятий муниципальными образованиями, в которых планируется проведение выборов, могут быть скорректированы).

26. Отчеты о достижении значений показателей (индикаторов) муниципальных программ ежеквартально направляются по форме приложения к Методическим рекомендациям в Главное архивное управление Московской области (а также в Министерство экономики Московской области и Министерство финансов Московской области).

После ввода в эксплуатацию АИС ГП (муниципальный модуль) мониторинг реализации подпрограммы будет проводиться Главным архивным управлением Московской области с использованием АИС ГП.

Приложение к Методическим рекомендациям  по разработке подпрограмм «Развитие архивного дела» муниципальных программ «Муниципальное управление»

ОТЧЕТ

о достижении значений показателей (индикаторов)

______________________________________________________

(наименование муниципальной программы)

№ п/п	Наименование показателя (индикатора) результативности	Единица измерения	Значение показателя (индикатора)	Обоснование отклонений значений показателя (индикатора) на конец отчетного периода (при наличии)
год, предшествующий отчетному	отчетный период
план	факт
1	2	3	4	5	6	7
Показатель (индикатор)
Показатель (индикатор)
Подпрограмма____________________________________(наименование подпрограммы)
Показатель (индикатор)
Показатель (индикатор)

  Ответственный исполнитель  ______________________ (ФИО)

  Контактный телефон