Информация об итогах плановой выездной проверки

Администрации городского округа Мытищи


Распоряжение о проведении проверки

-р

Основание для проведения проверки

План проведения проверок деятельности органов местного самоуправления и должностных лиц местного самоуправления Московской области на 2017 год, утвержденный приказом начальника Главного архивного управления Московской области (с изменениями )

Проверенный период

с 01.01.2016 по 05.05.2017

Сроки проведения проверки

с 03.05.2017 по 05.05.2017

Выявленные в ходе проверки нарушения

1. В Положении об архивном отделе и должностной инструкции начальника архивного отдела имеются положения, противоречащие: статье 12 Конституции Российской Федерации; статье 16 Федерального закона -ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации»; статье 2 Федерального закона -ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг»; пункту 11 статьи 3, статьям 5, 16, 23 и 32  Федерального закона -ФЗ  «Об архивном деле в Российской Федерации»; статьям 14 и 21 Закона Московской области № 65/2007-ОЗ «Об архивном деле в Московской области»; пунктами 4.8 и 5.7 ПГМА. 

2. В сфере обеспечения сохранности архивных документов:

- в помещениях архива по адресу ул. Колпакова, д.34б отсутствуют огнетушители (нарушение пункта 9.5 СППБ);

- согласно записям в журнале регистрации показаний приборов учета температуры и влажности воздуха имеются отклонения влажности воздуха от нормативных показателей: (запись от 01.01.2001) влажность в хранилищах составила 10%; (запись от 01.01.2001) –13 % (при норме 50-55%) (нарушение пункта 2.11.2.3 ПГМА);

- отсутствует пофондовый топографический указатель (нарушение пункта 2.11.4.2 ПГМА).

3. В сфере государственного учета архивных документов:

- список фондов не подшит в твердую обложку, листы не пронумерованы, отсутствует лист-заверитель (нарушение пункта  3.5.3 ПГМА);

- реестр описей дел требует уточнения количества описей дел и пересоставления с устранением технических ошибок (нарушение пункта 3.5.7 ПГМА);

- с нарушениями оформляются описи дел: на обложках описей дел номера  не соответствуют номерам  по реестру описей дел, имеются описи дел, в которых не пронумерованы листы, отсутствуют листы-заверители. В описи № 1 дел постоянного хранения фонда № 56 Управления имуществом Администрации Мытищинского района отсутствует годовой раздел за 1998-2009 годы, по которому в 2014 году были приняты документы. Количество ед. хр. в итоговой записи к описи № 1 дел постоянного хранения фонда № 55 Администрация  Мытищинского района не соответствует количеству, указанному  в других учетных документах (нарушение пунктов 3.5.6, 3.5.7 ПГМА);

- в делах фондов имеются нарушения: в деле фонда № 56 Управления имуществом Администрации Мытищинского района отсутствует акт приема-передачи дел, в соответствии с которыми  проведен прием документов в 2014 году; в деле фонда № 55  Администрация  Мытищинского района отсутствует лист-заверитель (нарушение пункта 3.5.9 ПГМА);

- имеются неточности при заполнении листов фондов: неверно заполнена графа  9 «Наличие (остаток) ед. хр. по данной описи» (по всем фондам);  не всегда вносится запись в графу «Поступление» при  постановке на учет принимаемых документов. Так, отсутствуют записи по описи № 3 дел постоянного хранения за 1991-2006 годы в количестве 40 ед. хр., принятых от Администрации Мытищинского муниципального района (фонд  № 55); по описи № 1 дел постоянного хранения за 1998-2009 годы в количестве 128 ед. хр., принятых от Управления имуществом Администрации Мытищинского муниципального района (фонд  № 56); по описи № 2 дел по личному составу за 2015 год в количестве 40 ед. хр., принятых от Совета депутатов городского поселения Мытищи (фонд № 000). К листам фондов отсутствует  лист-заверитель. (нарушение пункта 3.5.4 ПГМА).

4. В сфере организации комплектования документами Архивного фонда Российской Федерации и другими архивными документами:

- своевременно не упорядочены документы в 16 организациях-источниках комплектования (нарушение пункта 4.11 ПВА);

- нарушены сроки ведомственного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации в 13 организациях-источниках комплектования архивного отдела (нарушение статьи 22 Федерального закона );

- не согласованы с Экспертно-проверочной комиссией Главного архивного управления Московской области номенклатуры дел  6 организаций – источников комплектования (нарушение пункта 4.18 ПВА).

5. В сфере организации использования архивных документов: в архивных справках указываются данные в таком виде, как они даны в архивных документах, но при этом не оговариваются сокращения (нарушение пункта 5.9.1 ПГМА).

Использованные сокращения

Федеральный закон - Федеральный закон -ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

СППБ - «Специальные правила пожарной безопасности государственных и муниципальных архивов Российской Федерации», утвержденные приказом Министерства культуры Российской Федерации ;

ПГМА - «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук», утвержденные приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации ;

ПВА - «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», утвержденные приказом Министерства культуры Российской Федерации .

Предписание об устранении выявленных нарушений

Предписание от 05.05.2 017 № 10.