Уважаемые коллеги!
На сегодняшний день отчеты за 9 месяцев предоставили все 35 муниципальных архивов.
На слайдах мы посмотрим, как ведется работа муниципальными архивами республики по основным направлениям работы муниципальных архивов (все виды работ обсуждать не будем, остановимся только на самых основных):
Обеспечение сохранности архивных документов; Учет архивных документов; Комплектование архивов; Использование архивных документов.
В письме о планировании работы на 2014 год (в прошлом году) Департамент по архивному делу РС (Я) определил приоритетным направлением в работе муниципальных архивов в 2014 г. ОРГАНИЗАЦИЮ КОМПЛЕКТОВАНИЯ. Вот с этого мы и начнем.
(Таблица 1 «Отчет об утверждении описей дел на управленческую документацию за 9 месяцев 2014 года»)
Комплектование муниципальных архивов документами Архивного фонда РС (Я) и другими документами
По комплектованию сегодня будем рассматривать 3 вида работ:
Утверждение описей дел на управленческую документацию
Всего муниципальными архивами на ЭПК Департамента утверждено 4490 дел постоянного хранения, т. е. 91% от годового плана (годовой план – 4954 ед. хр.).
Здесь следует подчеркнуть, что в этом виде работы на этот раз мы посчитали все описи дел постоянного хранения, которые были утверждены ЭПК (в том числе переработка описей). Со следующего года, когда вы будете перерабатывать описи, вы должны отдельно посчитать новый прием дел (включение в состав Архивного фонда – это п. 3.1.1. в новых Показателях, которые вы получили с письмом о планировании работы на 2015 г.), отдельно – переработанные дел (переработка – п. 2.2.)
Хочется отметить, что из улусов, переработавших описи в отчете правильно разделили на новый прием и переработку Нерюнгринский и Чурапчинский муниципальные архивы.
Наибольшее количество дел постоянного хранения на ЭПК утвердили за отчетный период Нерюнгри (-1092 дела, почти ј от общего отчета), Намский, Чурапчинский архивы
(в таблице выделены зеленым цветом).
Не выполнили план даже 1 полугодия по утверждению управленческих документов на ЭПК 12 муниципальных архивов: Аллаиховский, Анабарский, Булунский, Верхоянский, Жиганский, Момский, Нижнеколымский, Олекминский, Сунтарский, Усть-Алданский, Усть–Янский, Эвено-Бытантайский.
(в таблице «Отчет за 9 месяцев» выделены красным цветом)
Хочу подчеркнуть, что в этом году утверждение описей на ЭПК запланировали все муниципальные архивы.
(Таблица 2 «Отчет о согласовании описей дел по личному составу за 9 месяцев 2014 года»)
Согласование описей дел по личному составу
Всего муниципальными архивами с ЭПК Департамента согласовано 10681 дело по личному составу, что составляет 96% от годового плана (план – 11140 ед. хр.).
Как и в предыдущем виде работы, здесь речь пойдет о согласовании документов по личному составу (новый прием и переработка).
Этот вид работы запланировали все архивы, кроме одного – Вилюйского архива (выделен оранжевым цветом)
Наибольшее количество дел по личному составу с ЭПК Департамента согласовали муниципальные архивы Нерюнгринского (4416 дел), Ленский (1682 дела), Алданского (730 дел) районов. (в таблице в графе «Отчет за 9 месяцев» выделены зеленым цветом)
Запланировали, но не согласовали с ЭПК Департамента 11 архивов: Анабарского, Булунского, Верхневилюйского, Верхоянского, Жиганского, Момского, Нижнеколымского, Олекминского, Сунтарского, Усть-Янского, Эвено-Бытантайского улусов (отчет – 0).
(в таблице «Отчет за 9 месяцев» выделены красным цветом)
(Таблица 3 «Отчет о приеме управленческой документации за 9 месяцев 2014 года»)
Прием управленческих документов
Всего муниципальными архивами за 9 месяцев 2014 г. принято 3124 дела постоянного хранения при годовом плане 5024 дел (ВСЕГО 62%), 8763 дела по личному составу при годовом плане 10171 ед. хр. (86%).
Больше всех управленческой документации приняли архивы Нерюнгринского, Оймяконского (по 396 дел) улусов (районов) г. Якутска (385 дел).
(в таблице «Отчет за 9 месяцев» выделены зеленым цветом)
Запланировали, но не приняли ни одного дела постоянного хранения 11 архивов Абыйского, Анабарского, Горного, Жиганского, Кобяйского, Момского, Нижнеколымского, Нюрбинского, Олекминского, Усть-Алданского, Усть-Янского улусов (районов).
(в таблице в графе «Отчет за 9 месяцев» выделены красным цветом)
Этот вид работы не запланирован в Оленекском (отчет 0 ), Аллаиховском (отчет 77) улусах (районах).
Организация хранения документов Архивного фонда РС (Я)
и других архивных фондов в муниципальных архивах
Мы будем рассматривать 2 вида работ:
Таблица 4 «Отчет о картонировании документов за 9 месяцев 2014 года»
Картонирование
Всего за 9 месяцев 2013 г. муниципальными архивами закартонировано 16282 ед. хр., что составляет 85% от годового плана (план – 19203 ед. хр.)
Больше всего дел в этом году закартонировано в архиве Нерюнгринского (5462 дела), Хангаласского (1500 дел) улусов (районов) и г. Якутска (1129).
(в таблице в графе «Отчет за 9 месяцев» выделены зеленым цветом)
По итогам 9 месяцев невыполнение годовых планов по картонированию грозит 2 архивам Жиганского, Усть-Майского районов и г. Якутска (отчет у всех стоит по 0). Настоятельно рекомендуем до конца года проработать этот вопрос с вашими финотделами (бухгалтериями).
(в таблице в графе «Отчет за 9 месяцев» выделены красным цветом)
(Таблица 5 «Отчет о проверке наличия дел за 9 месяцев 2014 года»)
Проверка наличия
Напоминаю еще раз о том, что мы обращаем ваше внимание на то, что после окончания результатов проверки наличия (после письменного разрешения ЭПК в виде выписки из протокола) вам необходимо снять с учета необнаруженные дела (в письме о планировании работы на 2015 г. тоже писали).
Всего муниципальными архивами проведена проверка наличия 24981 дело, что составляет 53% от годового плана (план – 47066 ед. хр.).
Наибольшее количество дел проверено в Алданском (9793 дела), Вилюйский (2000 дел), Сунтарском (2702 дел) архивах.
(в таблице в графе «Отчет за 9 месяцев» выделены зеленым цветом)
Не планировали работу по данному виду 3 архива: Мегино-Кангаласского, Олекминского, Усть-Алданского улуса (в отчете тоже по 0).
(в таблице в графе «Отчет за 9 месяцев» выделены желтым цветом)
Невыполнение плановых показателей (отчет - 0) отмечено в 4 улусах (Абыйском, Амгинском, Булунском, Момском).
(в таблице в графе «Отчет за 9 месяцев» выделены красным цветом)
Организация использования документов Архивного фонда РС (Я) и других архивных фондов в муниципальных архивах
Здесь мы остановимся на 2 видах
(Таблица 6 «Исполнение социально-правовых запросов муниципальными архивами за 9 месяцев 2014 г.»)
Исполнение социально-правовых запросов
За 9 месяцев муниципальными архивами исполнено 33079 запросов из 34208. С положительным результатом исполнено 26396 запрос, что составляет 80% от общего количества исполненных запросов.
Больше всего запросов исполнили: архивы Нерюнгринского (3772 запросов), Ленского (1581 запросов) районов и г. Якутска (3889 запросов).
(в таблице выделены зеленым цветом)
Бланк отчетности по этому виду работ немного изменился:
В форме отдельной графой выделили «Количество исполненных в нарушение установленного срока», так как в предыдущей форме вы должны были отражать такие запросы в графе «Всего исполнено» в скобках «в том числе», но многие архивы игнорировали.Еще раз напоминаю, что отчеты вы представляете с нарастающим итогом, то есть за 1 квартал, за 1 полугодие, за 9 месяцев и за год.
Форма бланка с указаниями заполнения были отправлены всем архивам.
Таблица 7 «Отчет об обслуживании исследователей в читальных залах муниципальных архивов и количество выданных им дел за 9 месяцев 2014г.»)
Обслуживание исследователей в читальных залах
муниципальных архивов и количество выданных им дел
Всего муниципальными архивами за 9 месяцев 2013 г. обслужено 298 исследователей, выдано 4189 ед. хр. (больше всего исследователей работало в архиве Сунтарского (36 исследователей), больше всего дел выдано в Кобяйском архиве (812 дел).
Не работали с исследователями 4 архива: Верхневилюйского, Усть-Янского, Оймяконского улусов (первые два планировали – есть угроза срыва плановых показателей) и г. Якутск.
Качество представляемых отчетов
Здесь хочу отметить, что многие архивы представили отчеты не в срок (срок был до 3 октября), или если даже представили в срок, то позже какие то виды работ уточняли, кооректировали.
При заполнении таблицы «Показатели выполнения основных направлений развития архивного дела» необходимо учитывать следующее:
- Многие архивы в графе «План» указывают неверные цифры. Не те, которые были представлены в планах на 2013 год: или занижают, или, наоборот, завышают, или вообще не указывают. Неизвестно, это делается с умыслом, или по рассеянности. Впредь при составлении отчетов просим сверяться с планом (если план по этому виду работы не был принят надо ставить прочерк); Еще раз подчеркиваю, чтобы вы в пункте «Утверждение дел постоянного хранения» включали только то количество дел постоянного хранения, описи которых были утверждены ЭПК. (!!!!) Возвращенные на доработку, или, если куратор по каким-то причинам не представил на ЭПК не должны учитываться. Какие описи утверждены ЭПК вы можете узнать у куратора или посмотреть на сайте Департамента (протоколы ЭПК и выписки размещаются в разделе «Экспертно-проверочная комиссия Департамента»); Также хочется отметить, что муниципальные архивы должны принимать дела только по утвержденным ЭПК описям (исключение составляют ликвидированные организации, или, если в организации существует реальная угроза утраты документов);
При составлении годового отчета, пожалуйста, обратите внимание на то, что цифры таблицы «Показатели…» должны быть пояснены в текстовом отчете.
Например, архив принял всего 165 дел постоянного хранения и 300 дел по личному составу, что должно быть отражено в таблице; в текстовом отчете эти цифры должны быть расписаны более детально: от каких организаций приняты, за какие годы и количество принятых дел по видам (постоянного хранения, по личному составу). Структура текстового отчета должна соответствовать разделам таблицы «Показатели…»
Периодичность представления Департаменту отчетов муниципальными архивами следующая: за 1 полугодие, за 9 месяцев, за год.
Главный специалист
отдела организации архивного дела
и контролю за соблюдением
архивного законодательства
Департамента по архивному делу РС (Я)
29.10.2014
