Положение о порядке заказа, хранения, учета, оформления и выдачи бланков документов

государственного образца об образовании

УТВЕРЖДАЮ Ректор НУО «КазРосмедуниверситет»
«______» _____________2015г.
Положение о порядке ЗАКАЗА, хранения, учета, оформления и выдачи  БЛАНКОВ документов ГОСУДАРСТВЕННОГО ОБРАЗЦА ОБ ОБРАЗОВАНИИ
05-04-01-11-2015
Разработано:          Юрисконсульт  ______________________      (подпись)  (расшифровка подписи) Согласовано:
и. о. директора департамента стратегического развития и системы менеджмента качества
(подпись)	(расшифровка подписи)
Срок действие документа:	Статус:
с «01» ноября 2015г.	Действующий	Экз. №___
до замены новым	Устаревший	Копия № ____
(оригинальная подпись ответственного за управление документацией при рассылке документа)
г. Алматы

Оглавление

1.Общие положения……………………………………………………………………………………..3

2.Цель создания и структура комиссии…………………………………………………………..…..3

3. Организация работы………………………………………………………………………………....3

4.Порядок организации заказа, хранения, учета и выдачи………………………………………..4 

5.Порядок выдачи и оформления ………………………………………………………………….….5

6. Выдача дубликатов……………………………………………………………………………….…..7

7.Права и обязанности Комиссии……………………………………………………………………...8

8.Ответственность……………………………………………………………………………………….8

9.Заключительные положения………………………………………………………………………....8

1. Общие положения

1.Настоящее Положение о  порядке хранения, учета, оформления и выдачи бланков документов государственного образца об образовании (далее-Положение)  НУО «Казахстанско-Российский медицинский  университет» (далее – Университет) разработано  в соответствии с Конституцией Республики Казахстан, законом Республики Казахстан "Об образовании», Правилами по организации заказа, хранению, учету и выдаче бланков документов государственного образца об образовании и (или) квалификации и обеспечение ими организаций образования, реализующих профессиональные учебные программы высшего и послевузовского образования, подведомственных организаций образования , утвержденными приказом исполняющего обязанности Министра образования и науки Республики Казахстан от 01.01.01 года № 000, Требованиями по оформлению документов об образовании, утвержденными приказом Министра образования и науки Республики Казахстан от 01.01.01 года № 000 другими нормативно-правовыми актами Республики Казахстан  и внутренними  приказами Университета.

2. В настоящем Положении под бланками документов государственного образца об образовании и (или) квалификации (далее - бланки) понимаются бланки, понимаются бланки, соответствующие постановлению Правительства Республики Казахстан от 01.01.01 года № 000 «Об определении поставщиков печатной продукции, требующей специальной степени защиты, а также об утверждении перечня такой продукции, приобретаемой у них».

3.Порядок и сроки изготовления, доставки и приема бланков, а также ответственность за  надлежащее исполнение обязательств должны содержаться в договоре, заключаемом между Университетом и изготовителем бланков - Алматинским филиалом РГКП «Национальный центр тестирования» МОиН РК.

4. Данное Положение имеет статус внутреннего нормативного документа Университета и имеет обязательный характер исполнения

2.Цель создания и структура Комиссии

         1. В целях осуществления контроля организации приема, хранения, выдачи и списания бланков в Университете создается постоянно действующая комиссия по контролю организации заказа, хранения, учета, выдачи и списанию бланков документов государственного образца об образовании, утверждаемая приказом  ректора Университета.

  2.Состав постоянно действующей комиссии по контролю организации приема, хранения, выдачи и списания бланков документов государственного образца об образовании (далее –Комиссия)  формируется из числа лиц, работающих в Университете.

  3.Число членов Комиссии должно составлять нечётное количество человек, но не менее пяти и не более семи.

  4. В состав Комиссии входят председатель, секретарь, сотрудники структурных подразделений Университета.

  5.Организацию работы Комиссии осуществляет председатель Комиссии.

  6.Порядок работы Комиссии определяется её председателем, который утверждает сроки и время проведения заседаний. Заседания комиссии проводятся по мере необходимости.

  7.Секретарь Комиссии осуществляет организационно-техническую работу.

3. Организация работы 

  1.Начальник офис регистратора, являясь ответственным лицом за осуществление работы по заказу, хранению, учету и выдаче бланков документов государственного образца об образовании осуществляет свою деятельность в непосредственном контакте с заинтересованными структурными подразделениями Университета.         

    2.Начальник офис регистратора отчитывается перед ректором Университета о своей работе.

  3.Вопросы, относящиеся к компетенции Комиссии  рассматриваются на ее заседаниях.

  4.Работа в Комиссии дополнительной оплате не подлежит.

4.Порядок организации заказа, хранения, учета и выдачи 

  1.После согласования и разрешения Департамента медицинского образования и науки, Департамента науки и человеческих ресурсов МЗ и СР РК и Департамента высшего и послевузовского образования МОиН РК Университетом заключается договор с Алматинским филиалом РГКП «Национальный центр тестирования» МОиН РК об изготовлении необходимого количества бланков.

  2.Ректор издает приказ о назначении и осуществлении работы по учету, хранению и выдаче бланков ответственного должностного лица от Университета (далее - ответственное должностное лицо).

  3.Бланки документов строгой отчетности (далее-Бланки)  в Алматинском филиале РГКП «Национальный центр тестирования» МОиН РК получает по доверенности материально-ответственное лицо. При этом заполняется «Журнал регистрации бланков строгой отчетности» с указанием серии, номера и количества бланков.

  4.Доверенности, накладные Университета о получении/выдаче бланков являются отчетными документами и хранятся у материально-ответственного лица в несгораемом сейфе, обеспечивающем сохранность бланков без сроков ограничения.

  5.Материально-ответственное лицо осуществляет выдачу бланков ответственному должностному лицу Университета.

  6.Ответственное должностное лицо Университета представляет на утверждение  ректору в произвольной форме отчет об использовании бланков до 1 августа текущего года.

  7.К отчету об использовании бланков прилагается копия акта по испорченным и бракованным бланкам.

  8.Неиспользованные бланки остаются  у материально-ответственного лица Университета. Передача бланков другому учебному заведению категорически запрещена.

  9.В случае выявления фактов недостачи бланков, комиссией составляется акт в произвольной форме, в котором указывается место и дата инвентаризации:

фамилия, имя, отчество и должность лиц, присутствующих при инвентаризации;

фамилия, имя, отчество ответственного должностного лица;

наименование, номер и серии недостающих бланков.

10.В случаях обнаружения утерянных бланков комиссия составляет акт в произвольной форме и передает на хранение ответственному должностному лицу.

11.В случае порчи бланков при их использовании в работе, составляется акт в произвольной форме по испорченным бланкам.

12.Уничтожение бланков принимается только на основании решения ректора Университета, который в последующем утверждает соответствующий акт в произвольной форме.

К акту по испорченным бланками прикладываются вырезанные и наклеенные на лист бумаги государственные номера и серии испорченных бланков, оставшиеся части бланков измельчаются или сжигаются.

13. Уничтожение бланков оформляется актом  произвольной форме, где указывается номер и дата принятия решения об уничтожении бланков:

фамилия, имя, отчество и должность лиц, присутствовавших при уничтожении;

фамилия, имя, отчество ответственного должностного лица;

наименование, номер и серии уничтоженных бланков.

14.В целях осуществления контроля достоверности отчетных данных обеспечивается надлежащее хранение копий отчетов. Отчеты хранятся в отдельных папках по срокам их составления.

5. Порядок выдачи и оформления 

  1.Бланки выдаются по журналу регистрации для оформления  начальнику офис регистратора, начальнику отдела интернатуры и начальнику отдела резидентуры.

2.Для заполнения дипломов деканы факультетов предоставляют начальнику офис регистратора, а заместитель начальника отдела интернатуры и главный специалист отдела резидентуры  секретарям Государственной аттестационной комиссии уточненный список выпускников в строгом соответствии с документом, удостоверяющим личность (либо его заменяющем документе).

3.В списке  указывается год поступления и наименование ВУЗа, в который поступил обучающийся, шифр специальности и присваиваемая квалификация согласно ГОСО.

  4.За правильность заполнения документов об образовании и  приложений ответственность несут начальники соответствующих структурных подразделений.

  5.Начальник офис регистратора вправе привлекать к заполнению документов об образовании сотрудников отделов и деканатов Университета на основании  приказа ректора Университета о разрешении данным лицам документов об образовании.

  6.Заполнение бланков и приложений производится  каллиграфическим почерком (черной тушью либо шариковой ручкой черного цвета) или с помощью печатающих устройств.

  7.Бланки и приложения заполняются на казахском, русском  и английском языках.

  8. Бланки заполняются следующим образом:

  1) фамилия, имя и отчество (при его наличии) лица, завершившего обучение, прописываются полностью в соответствии с записью в документе удостоверяющем личность (либо его заменяющем документе) (в дательном падеже);

  2) фамилия, имя и отчество (при его наличии) иностранного гражданина записываются по данным национального паспорта в русскоязычной транскрипции. Транскрипция должна быть согласована с лицом, окончившим учебное заведение;

  3) в строке «полное наименование организации образования» указывается официальное наименование учебного заведения (в винительном падеже).

  9.В нижней части бланка указывается город, где находится Университет, дата выдачи бланка: число (цифрой), месяц (прописью) и год (четырехзначной цифрой), регистрационный номер бланка по книге регистрации выдаваемых бланков.

  10.Оборот правой стороны бланка служит местом для проставления соответствующими органами апостиля и отметок, связанных с легализацией бланка при его вывозе в другую страну.

  11.После заполнения бланка он должен быть тщательно проверен на точность и безошибочность внесенных в него записей. Документ, составленный с ошибками, считается испорченным.

12. Бланки дипломов заполняются следующим образом:

1)после слов «по специальности» «полностью освоил профессиональную учебную программу» вписывается код или указывается в кавычках наименование специальности;

2) в строке специальности вписываются слова «по специальности» и указывается в кавычках наименование специальности, по которой присвоена квалификация.

3)бланки дипломов подписываются председателем Государственной аттестационной комиссии, действующей в год выдачи диплома и ректором Университета, секретарем. На отведенном для печати месте ставится  основная печать Университете. Фамилии председателя Государственной аттестационной комиссии и ректора Университета не указываются.

13.Приложения к бланкам заполняются следующим образом:

1) фамилия, имя, отчество (при его наличии) указываются полностью в именительном падеже;

2) дата рождения записывается с указанием числа (цифрой), месяца (прописью) и года (четырехзначной цифрой);

3) после слов «по профессии, специальности» указывается в кавычках наименование специальности с заглавной буквы, добавляется «а» для обучающихся женского пола;

4) наименование дисциплин, количество часов указываются в соответствии с рабочими учебными планами. Оценка проставляется прописью прописными буквами - отлично, хорошо, удовлетворительно. В наименовании дисциплин, оценках возможны сокращения в соответствии с грамматическими правилами;

  5) после всех дисциплин делается запись «Курсовые работы» и указывается дисциплина, по которой была написана курсовая работа, и оценка;

  6) в графу наименование дисциплин вносятся все виды практик. Затем делается запись «Итоговая государственная аттестация», указываются дисциплины и оценки за каждую дисциплину. Если сдан комплексный экзамен, то указывается наименование дисциплин, входящих в комплексный экзамен и выставляется одна оценка;

  7) после слов «Предыдущий документ об образовании» указывается наименование документа об образовании, на основании которого данное лицо было зачислено в высшее учебное заведение, и год его выдачи. В случае если предыдущий документ об образовании был получен за рубежом, указывается его наименование в переводе на Государственный, русский язык и наименование страны, в которой выдан этот документ;

  8) после слов «Предыдущий документ об образовании» указывается наименование документа об образовании, на основании которого данное лицо было зачислено в магистратуру вуза (диплом о высшем образовании), с конкретным наименованием направления подготовки или специальности и год его выдачи. На оборотной стороне приложения к диплому о послевузовском образовании указываются дисциплины 2-летней специализированной подготовки магистра;

  9) после слов «Вступительные испытания» вписываются слова: «прошел», если это лицо проходило вступительные испытания для поступления в вуз, или «не предусмотрены», если это лицо было освобождено от прохождения вступительных испытаний вузом в соответствии с законодательными и нормативными документами;

10) после слов «Поступил (а) в» и «Завершил (а) обучение в» указываются четырехзначными числами соответственно год поступления и год - окончания обучения, а также полное наименование учебного заведения, в который поступало данное лицо, и наименование вуза, который это лицо окончило. Другие вузы, в которых также мог обучаться студент, не указываются.

  11) в строке «Нормативный период обучения» указываются сроки обучения согласно Государственному общеобязательному стандарту образования Республики Казахстан;

  12) в строке «Язык обучения и контроля знаний» указывается «государственный язык» или «русский язык»;

13) в строке «Направление/специальность» указывается наименование специальности или направления (нужное подчеркнуть);

14) курсовые работы, итоговые государственные экзамены записываются с указанием их наименования и через запятую оценки (зачета);

15) в строке «Практика» указывается наименование, продолжительность в неделях цифрами и оценка прописью. В случае значительного количества курсовых работ (проектов) и практик соответствующие записи могут быть помещены на обороте после перечня дисциплин. При этом после слов «курсовые работы (проекты)» или «практики» вписывается «приведены на обороте»;

16) наименования высшего учебного заведения, специальности, специализации, курсовых работ и итоговых государственных экзаменов, практик приводятся без кавычек;

17) в строке «Выполнение и защита выпускной квалификационной работы» вписываются слова «на тему», а для магистров - «магистерская диссертация на тему», тема выпускной работы в кавычках, количество недель, установленных для выполнения выпускной работы и оценка (прописью).

  13. В случае, когда выпускник обучался в нескольких высших учебных заведениях или поступил в Университет, имея высшее образование, в графе «За время обучения сдал (а) зачеты, промежуточные и итоговые экзамены по следующим дисциплинам» вносятся дисциплины ранее изученные во всех высших учебных заведениях, имеющих государственную аккредитацию, в которых он обучался, перезачтенные Университетом в установленном порядке. При этом рядом с наименованием дисциплин соответствующими сносками обозначаются все высшие учебные заведения, имеющие государственную аккредитацию, в которых они изучались.

  14. При наличии нескольких экзаменов по одной дисциплине могут (по решению ученого совета Университета) указываться оценки по всем промежуточным экзаменам или оценка по одному экзамену, если он носит характер итогового, характеризующего общий уровень подготовки студента по данной дисциплине. При отсутствии итогового экзамена порядок выставления итоговой оценки по дисциплине устанавливается ученым советом Университа.

  15. Дисциплины, изученные студентом сверх дисциплин, определенных учебным планом Университета для данного направления подготовки или специальности, вносятся с согласия студента по его заявлению.

16. В случае, если Университет изменил свое наименование, в конце оборотной стороны приложения дается соответствующее разъяснение.

17. Приложение к диплому изготавливается на одном листе формата А4 и состоит из лицевой и оборотной стороны.

18.Документы государственного образца и приложения к ним вручаются выпускникам в торжественной обстановке на выпускном вечере.

19. При получении диплома каждый выпускник расписывается в книге учета и записи выданных документов, проставляет дату получения документа об образовании.

20. Заполненные дипломы, но не полученные выпускниками хранятся в сейфе у начальника офис регистратора в течение 1 (одного) года, после чего передаются в архив университета для приобщения их к личным делам владельцев для постоянного хранения.

6. Выдача дубликатов

1. За выдачу дубликатов дипломов ответственность несет заведующая канцелярией с архивом. Дубликаты дипломов выдаются по личному письменному заявлению владельца, с указанием причин утраты и приложением копии удостоверения личности, справки ТОО «ПАНиКа» (стол находок), газеты с опубликованным объявление о признании недействительным утраченного диплома.

2.Дубликат диплома выдается в соответствии с требованиями пункта 6.1. Положения, на котором делается следующая пометка:

а) на дубликате диплома  на правой внутренней стороне бланка сверху делается надпись "Дубликат".

3.Дубликат документа об образовании выдается лично заявителю по предъявлению удостоверения личности.

4. Дубликат документа регистрируется в книге учета и записи выданных документов, в графе "Расписка в получении" записывается, что дубликат выдан взамен утерянного подлинника с указанием номера и даты выдачи.

5. Дубликат диплома выдается только при наличии в архиве  одного из следующих документов, подтверждающих факт окончания заявителем Университета:

1) документальных данных о выполнении учебного плана;

2) протокола заседания Государственной аттестационной комиссии;

3) приказа ректора о выпуске;

4) записи в книге регистрации выдачи дипломов.

6. Дубликат диплома подписывается председателем Государственной аттестационной комиссии, утвержденным на год фактической выдачи диплома, а также ректором Университета и секретарем ГАК. После выдачи дубликата диплома  в журнале указываются данные, выданного дубликата диплома.

  7.Дубликаты документов об образовании выдаются на бланках образцов, действующих в период выдачи.

  8.Заполненные дубликаты дипломов, но не полученные владельцами, хранятся в сейфе заведующего канцелярией с архивом в течение 1 года, после чего передаются в архив Университета для приобщения их к личным делам владельцев для постоянного хранения.

7.Права и обязанности Комиссии

1.На  председателя  Комиссии возлагается:

Организация деятельности Комиссии в соответствии с возлагаемыми на Комиссию задачами;

2)Принятие решений об изменении порядка проведения заседаний Комиссии;

3)Распределение обязанностей между членами Комиссии;

4) Привлечение к заполнению документов об образовании сотрудников отделов и деканатов Университета на основании  приказа ректора Университета о разрешении данным лицам документов об образовании.

2. На секретаря Комиссии возлагается:

Подготовка документации Комиссии; Подготовка вопросов и материалов дня рассмотрения на заседании Комиссии;

3. На членов Комиссии возлагается:

Участие в заседаниях  и обсуждение выносимых вопросов на рассмотрение Комиссии; Участие в подготовке и принятии решений Комиссии.

  3.Комиссия , не отвечающие предъявляемым требованиям уточненные списки выпускников.

8.Ответственность

1. Члены Комиссии несут ответственность за невыполнение или выполнение не в полном объеме закрепленных за ними функций, определенных настоящим Положением.

2. За своевременное заполнение бланков документов, поступивших на рассмотрение Комиссии.

3. Члены Комиссии несут ответственность за соблюдение достоверности персональных данных работников, ставшей им известной в связи с работой в составе данной Комиссии.

4. За использование имущества и средств Университета в собственных интересах или интересах, противоположных интересам Университета.

        9. Заключительные положения

  1.Контроль за исполнением и своевременной актуализацией настоящего Положения возлагается на руководителя подразделения, который обеспечивает доведение его до подчиненных работников и заинтересованных должностных лиц Университета со сбором подписей в Листе ознакомления.

  2.Изменения и дополнения в настоящее Положение вносятся путем составления  Положения в новой редакции либо оформления изменений (дополнений) в виде приложений к настоящему положению на основании приказа ректора или иного уполномоченного должностного лица Университета, и доводятся до сведения работников подразделения и заинтересованных должностных лиц Университета.

  3.Настоящее положение вступает в силу со дня его утверждения и действует до момента его отмены в установленном порядке ректором или иным уполномоченным должностным лицом Университета.

  4.В случае упразднения подразделения или утверждения положения о подразделении в новой редакции, настоящее положение утрачивает юридическую силу и становится недействительным.

  5.Оригинал настоящего Положения хранится в Отделе кадров, копия хранится в канцелярии с архивом.

Лист регистрации изменений

Раздел № п/п	Номер изменения п/п	Дата замены	Ф. И.О. лица, проводившего изменения	Подпись лица, проводившего изменения
1	2	3	4	5

ЛИСТ ОЗНАКОМЛЕНИЯ

с Положением о порядке заказа, хранения, учета, оформления и выдачи бланков документов государственного образца об образовании

Ф. ИО	ДОЛЖНОСТЬ	ДАТА	ПОДПИСЬ

Приложение

к Положению порядке заказа, хранения, учета,

оформления и выдачи бланков документов

государственного образца об образовании

Журнал учета бланков ________________________________________________________

Поступление	Выдача	Примечание (отметка об уничтожении и т. д.)
Дата поступ-ления	Номер сопроводительного документа	Откуда поступили	Кол-во экз.	Серия и номера бланков	Дата выдачи	Дата и номер документа на выдачу	Кому выдано	Кол-во экз.	Серия и номер бланков
Наименование подразделения	Фамилия и инициалы получившего

Приложение

к Положениюо порядке заказа, хранения, учета,

оформления и выдачи бланков документов

государственного образца об образовани и

АКТ использования бланков _______________________________________________________________

Порядковый номер	Серия и № свидетельства	Регистра-ционный номер	Фамилия, имя, отчество выпускника	Присвоена квалификация	Примечание

Получено в 20___ году

Выдано выпускникам резидентуры 20___году

Выдано дубликатов

Испорчено

Чистые

Проректор по курации
(подпись)	(расшифровка подписи)
Декан/начальник отдела
(подпись)	(расшифровка подписи)

Приложение

к Положениюо порядке заказа, хранения, учета,

оформления и выдачи бланков документов

государственного образца об образовани и

УТВЕРЖДАЮ Ректор НУО «КазРосмедуниверситет»

«______» _____________2015г.

АКТ  УНИЧТОЖЕНИЯ

Мы нижеподписавшиеся, комиссия в составе: председателя – ____________________________________________________________________________________, членов комиссии:_____________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________________

составили настоящий акт по уничтожению испорченных бланков_____________, полученных в 20____г., номера:_________________________________________________________.

Председатель
(подпись)	(расшифровка подписи)
Члены комиссии:
(подпись)	(расшифровка подписи)
(подпись)	(расшифровка подписи)
(подпись)	(расшифровка подписи)
(подпись)	(расшифровка подписи)