Менеджер по учету ТМЦ. Рабочая инструкция.
Содержание
- Приходные ордера Формирование входящего счет фактуры Формирование актов рассогласования Расходная накладная на отпуск в подразделение
Прежде, чем знакомится с настоящей инструкцией, ознакомьтесь с инструкцией «Основные принципы работы в системе ПАРУС. Основные справочники системы»
Приходные ордера
Раздел "Приходные ордера" предназначен для работы с документами, отражающими оприходование товаров от внешних поставщиков. Приходные ордера регистрируются на основании входящих счетов-фактур, товарно-транспортных накладных или других сопроводительных документов поставщика, подтверждающих приход товаров.. Каждый приходный ордер отражает оприходование одной партии товаров на один склад и одно материально-ответственное лицо.
Операции с приходными ордерами
- Регистрация Смена состояния Формирование входящего счет фактуры Формирование расходной накладной на отпуск в подразделения Формирование Акта рассогласования
1.1 Регистрация
Приход от внешних поставщиков оформляется на склад учета материалов в разделе Документы -> Приходные документы -> «Приходные ордера».
Каждый зарегистрированный приходный состоит из заголовка и спецификации. Заголовок содержит общие реквизиты: номер, дату регистрации, поставщик, номера сопроводительных документов (товарной накладной и счета фактуры), номер лицевого счета поставщика, склад получатель, складская операция прихода, валюту документа, а также суммы плановых и фактических оприходований товара, (поле партия заполняется автоматически при смене состояния документа). В позициях спецификации отражаются характеристики товаров и услуг: наименование, модификация, количество, налоговая группа, цена, сумма.
Параметры заголовка:
- Тип документа ПО Префикс, номер и дата Документ основания –счет фактура поставщика Накладная - товарная накладная Лицевой счет. Выбирается из справочника лицевых счетов из каталога «Закупки» Покупатель - Ваше ЮЛ. Склад получатель выбирается из справочника (если он не заполнен в пользовательских параметрах), а МОЛ проставляется автоматически. Партия заполняется автоматически при смене состояния документа.
В окне «спецификация» заполняется номенклатура приходуемых ТМЦ. Заполняется номенклатурный номер из справочника «Номенклатор» (о работе со справочниками можно посмотреть в инструкции «Общие описания системы»), количество и сумма с налогами (сумма без налогов и цена рассчитываются автоматически).
Добавление позиций спецификации из словаря "Номенклатор" выполняется с помощью функции "Добавить из Номенклатора" контекстного меню. После вызова этой функции на экране сначала появится окно, в котором Вы можете задать условия отбора товаров, а затем, после выполнения от-
бора, окно "Выбор товарной спецификации".
В левой части окна содержится дерево каталогов словаря "Номенклатор", в верхнем списке правой части ("Доступные позиции") . перечень товаров, зарегистрированных в выбранном каталоге словаря "Номенклатор", в нижнем списке правой части ("Выбранные позиции") . перечень товаров, выбранных для формирования спецификации приходной накладной. Процесс формирования спецификации состоит из следующих этапов:
• добавление товаров в спецификацию приходной накладной из перечня, сформированного на основании словаря "Номенклатор". Вы можете добавить из перечня в спецификацию накладной любое количество товаров;
• регистрация налоговой группы, количества, приходной цены и склада получателя для каждого товара выполняется как в режиме работы с формой, так и в режиме работы со списком, что позволяет значительно ускорить процесс заполнение спецификации;
Примечание. Для того чтобы редактировать запись в режиме работы с формой, необходимо воспользоваться функцией контекстного меню "Исправить", после чего на экране появится окно (форма) "Товарная спецификация: Исправление", в котором Вы можете зарегистрировать или исправить необходимые характеристики выбранной записи.
• окончательное формирование спецификации после нажатия кнопки "OK" окна "Выбор товарной спецификации" все выбранные позиции будут добавлены в спецификацию приходной накладной.
Суммы по документу в спецификации проставляются только после смены состояния документа.
Смена состояния документа
Документ отрабатывается в учете по пункту контекстного меню «Отработать как Факт»
При отработке автоматически формируются бухгалтерские проводки.
Формирование входящей счет фактуры
После отработки приходного ордера можно сформировать входящий счет фактуру с помощью пользовательской процедуры. Пункт меню «Пользовательские процедуры».
Заполняем параметры процедуры
- Префикс с/ф по умолчанию берется из пользовательских настроек, если этих настроек нет, то заполняем в параметрах Заполняем дату поступления с/ф на завод Заполняем номер и дату с/ф, если они не заполнены в документе основания приходного ордера и в этом случае они автоматически эти поля п/о заполняют. Для отработки в бух. учете проставляем галочки, как указано в примере Если с/ф возвратная, то ставим галочку на «Сторнировать»
Формирование акта рассогласования
Если поступление ТМЦ на склад не соответствует сопроводительным документам, то формируем «Акт на рассогласование». Пункт меню «Формирование» -> «Акт рассогласования».
Акт сформируется только на те позиции, в которых есть расхождения в количестве между количеством «по документу» и количеством «фактически принято». По связи можно выйти на акт и распечатать его, через пункт меню
Расходная накладная на отпуск в подразделения.
Расходная накладная на отпуск в подразделения может быть сформирована двумя способами : автоматически из приходного ордера и через добавление.
4.1 Добавление
Кладовщик выписывает накладную – требование в разделе «Документы» -> «Расходные документы» -> «Расходные накладные на отпуск в подразделения».
В шапке документа обязательно должны быть указаны параметры
- Склад отправитель Складская операция на списание Подразделение получателя Склад получателя Складская операция прихода
После заведения шапки документа заполняется спецификация, в которой указывается номенклатура.
4.2 Формирование из приходного ордера.
Формирование на приходном ордере с помощью функции пункта меню «Формирование накладной на отпуск в подразделение». Все параметры процедуры заполняются из справочников.
4.3 Смена состояния документа
Состояние документа меняется из пункта меню «Состояние»: «Отработать с приходом» - в этом случае ТМЦ списываются со склада отправителя и приходуются на склад получатель, «Отработать»
- в этом случае ТМЦ списываются со склада отправителя.
