Должностной регламент ведущего специалиста отдела нормативных документов управления документационного обеспечения Правительства Ростовской области

УТВЕРЖДАЮ Заместитель Губернатора Ростовской области – руководитель аппарата Правительства Ростовской области

«19 января 2018 г.

ДОЛЖНОСТНОЙ РЕГЛАМЕНТ

ведущего специалиста отдела нормативных документов

управления документационного обеспечения

Правительства Ростовской области

1. Общие положения

1.1. Должность государственной гражданской службы Ростовской области ведущего специалиста отдела нормативных документов управления документационного обеспечения Правительства Ростовской области
(далее – ведущий специалист) относится к старшей группе должностей государственной гражданской службы Ростовской области категории «специалисты».

1.2. Ведущий специалист исполняет должностные обязанности в соответствии с областью профессиональной служебной деятельности – «Управление в сфере архивного дела и делопроизводства» и видом профессиональной служебной деятельности – «Комплектование и документационное обеспечение управления».

1.3. Назначение и освобождение от должности ведущего специалиста осуществляется Губернатором Ростовской области.

1.4. Ведущий специалист непосредственно подчиняется заместителю начальника управления документационного обеспечения Правительства Ростовской области – начальнику отдела нормативных документов (далее – заместитель начальника управления).

1.5. Ведущий специалист не имеет работников в подчинении.

1.6. Во время отсутствия ведущего специалиста (командировка, отпуск, болезнь и т. д.) его должностные обязанности исполняет другой ведущий  специалист отдела нормативных документов управления документационного обеспечения Правительства Ростовской области (далее – отдел).

2. Квалификационные требования

для замещения должности ведущего специалиста

2.1. Базовые квалификационные требования.

2.1.1. Для замещения должности ведущего специалиста обязательно наличие высшего образования не ниже уровня бакалавриата.

2.1.2. Для замещения должности ведущего специалиста требования к стажу государственной гражданской службы Российской Федерации или работы по специальности, направлению подготовки не предъявляются.

2.1.3. Ведущий специалист должен обладать следующими базовыми знаниями и умениями:

1) знание государственного языка Российской Федерации (русского языка).

2) знание основ:

Конституции Российской Федерации;

Федерального закона -ФЗ «О системе государственной службы Российской Федерации»;

Федерального закона -ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации»;

Федерального закона -ФЗ «О противодействии коррупции».

3) знания и умения в области информационно-коммуникационных технологий.

4) умение мыслить системно, умение планировать и рационально использовать свое рабочее время, умение достигать результат, коммуникативные умения, умение управлять изменениями.

2.2. Профессионально-функциональные квалификационные требования.

2.2.1. Требования к специальности (направлению подготовки) не предъявляются.

2.2.2. Ведущий специалист должен обладать следующими профессиональными знаниями в сфере законодательства:

Закон Российской Федерации -1 «О государственной тайне»;

Федеральный закон -ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»;

Федеральный закон -ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;

Федеральный закон -ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления»;

Указ Президента Российской Федерации «Об утверждении общих принципов служебного поведения государственных служащих»;

Областной закон -ЗС «Устав Ростовской области»;

Областной закон -ЗС «Об административно-территориальном устройстве Ростовской области»;

Областной закон -ЗС «О государственной гражданской службе Ростовской области»;

Областной закон -ЗС «Об обращениях граждан»;

Областной закон -ЗС «О противодействии коррупции в Ростовской области»;

Областной закон -ЗС «О Правительстве Ростовской области»;

указ Губернатора Ростовской области «Об утверждении Положения о кадровой работе в Правительстве Ростовской области»;

Регламент Правительства Ростовской области, утвержденный указом Губернатора Ростовской области;

распределение обязанностей между заместителями Губернатора Ростовской области, утвержденное указом Губернатора Ростовской области;

распоряжение Губернатора Ростовской области «Об утверждении Положения об управлении документационного обеспечения Правительства Ростовской области»;

постановление Правительства Ростовской области «Об утверждении Положения об официальном сайте Правительства Ростовской области»;

постановление Правительства Ростовской области   «Об утверждении Кодекса этики и служебного поведения государственных гражданских служащих Ростовской области»;

распоряжение Правительства Ростовской области   «Об утверждении Инструкции о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Правительстве Ростовской области»;

Инструкция по делопроизводству в Правительстве Ростовской области, утвержденная распоряжением Правительства Ростовской области;

классификатор структурных подразделений Правительства Ростовской области, утвержденный распоряжением Правительства Ростовской области.

2.2.3. Иные профессиональные знания ведущего специалиста включают:

основы делопроизводства и документооборота;

основы документационного обеспечения управления;

требования ГОСТов в области делопроизводства;

особенности делового стиля устной и письменной речи;

основы организации работы по взаимодействию с другими государственными органами, органами местного самоуправления и организациями;

основы применения межведомственного электронного документооборота и делопроизводства;

правила и нормы охраны труда и противопожарной защиты;

другие правовые акты Российской Федерации и Ростовской области, а также служебные документы применительно к исполнению своих должностных обязанностей.

2.2.4. Ведущий специалист должен обладать следующими профессиональными умениями:

эффективного планирования рабочего времени;

работы с большим объемом информации;

работы с разными источниками информации (включая расширенный поиск в сети Интернет);

работы с электронной почтой;

работы с периферийными устройствами компьютера;

работы в текстовом редакторе;

работы с электронными таблицами;

использования графических объектов в электронных документах;

работы с базами данных;

работы с разнородными данными (статистическими, аналитическими);

общения с гражданами, а также представителями организаций;

подготовки служебных писем, включая ответы на обращения государственных органов, граждан и организаций в установленный срок;

выявления происходящих изменений и потребности в развитии в целях повышения результативности;

профессионального саморазвития с учетом целей и задач, стоящих перед отделом.

2.2.5. Ведущий специалист должен обладать следующими функциональными знаниями:

понятия проекта правового акта, инструментов и этапов его разработки;

понятия официального отзыва на проекты правовых актов;

орфографических и пунктуационных норм современного русского языка;

централизованной и смешанной форм ведения делопроизводства;

системы взаимодействия в рамках внутриведомственного и межведомственного электронного документооборота;

основ секретного делопроизводства и порядка работы со служебной информацией и сведениями, ограниченного распространения или составляющими государственную тайну;

принципов формирования и оформления дел согласно номенклатуре дел для последующей передачи в архив;

правил антикоррупционного поведения.

2.2.6. Ведущий специалист должен обладать следующими функциональными умениями:

разработки, рассмотрения и согласования проектов правовых актов и других документов;

подготовки информационных и других материалов;

использования возможностей межведомственного электронного документооборота;

работы со служебной информацией ограниченного распространения в Правительстве Ростовской области;

подготовки информационных и других материалов;

формирования и оформления законченных делопроизводством дел.

3. Должностные обязанности, права
и ответственность ведущего специалиста.

3.1. Должностные обязанности ведущего специалиста.

3.1.1. В своей деятельности ведущий специалист руководствуется основными обязанностями гражданского служащего, предусмотренными Федеральным законом -ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации».

3.1.2. Ведущий специалист обязан:

уведомлять в установленном порядке представителя нанимателя, органы прокуратуры или другие государственные органы обо всех случаях обращения к нему каких-либо лиц в целях склонения его к совершению коррупционных правонарушений;

уведомлять в письменной форме представителя нанимателя о возникшем конфликте интересов или о возможности его возникновения, как только ему станет об этом известно.

3.1.3. Исходя из задач отдела, ведущий специалист выполняет следующие функции:

проверяет в регистрационной карточке проекта правового акта Губернатора Ростовской области и Правительства Ростовской области (далее – правовые акты) наличие виз и согласований должностных лиц, определенных Регламентом Правительства Ростовской области;

осуществляет проверку правильности оформления листов согласования к проектам правовых актов в соответствии с требованиями Регламента Правительства Ростовской области;

осуществляет форматирование текстов проектов правовых актов,
и их оформление на бланках установленного образца в соответствии с требованиями Регламента Правительства Ростовской области и Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ростовской области;

осуществляет подготовку перечней проектов правовых актов, предлагаемых для включения в повестку дня заседаний Правительства Ростовской области;

осуществляет передачу в установленном порядке согласованных и подготовленных проектов правовых актов для рассмотрения на очередном заседании Правительства Ростовской области;

осуществляет регистрацию, тиражирование и рассылку правовых актов структурным подразделениям Правительства Ростовской области, органам исполнительной власти и муниципальным образованиям Ростовской области по системе электронного документооборота и делопроизводства «Дело»
(далее – система «Дело») и на бумажных носителях;

осуществляет заполнение электронной базы данных правовых актов;

осуществляет ведение реестра правовых актов для электронного архива с сохранением на электронных носителях;

осуществляет передачу правовых актов в электронном виде в пресс-службу Губернатора Ростовской области и управление информационной политики Правительства Ростовской области, для размещения и опубликования на официальном сайте Правительства Ростовской области, а также «Официальном интернет-портале правовой информации» (www. );

обеспечивает ведение в отделе утвержденной номенклатуры дел;

ведет работу по учету и хранению законченных дел отдела, обеспечивает своевременное оформление и сдачу дел в архив Правительства Ростовской области  на временное хранение в соответствии с установленным порядком;

обеспечивает передачу законченных электронных дел отдела в электронный архив Правительства Ростовской области на временное хранение в соответствии с установленным порядком;

осуществляет подготовку, выдачу копий и выписок правовых актов по поручению заместителя начальника управления;

оказывает методическую помощь работникам Правительства Ростовской области, областных органов исполнительной власти и муниципальных образований по вопросам подготовки правовых актов;

принимает участие в подготовке проектов правовых актов в пределах компетенции отдела;

исполняет обязанности ведущего специалиста отдела во время его отсутствия (командировка, отпуск, болезнь и т. д.);

участвует в обеспечении доступа к информации о деятельности Правительства Ростовской области в пределах своей компетенции;

в соответствии со своей компетенцией выполняет другие поручения заместителя начальника управления и начальника управления документационного обеспечения Правительства Ростовской области.

3.2. Права ведущего специалиста.

При исполнении своих должностных обязанностей ведущий специалист обладает правами, установленными статьей 14 Федерального закона -ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации».

3.3. Ответственность ведущего специалиста.

Ведущий специалист несет ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на него должностных обязанностей; за действия или бездействие, ведущие к нарушению прав и законных интересов граждан; за разглашение государственной тайны, а также сведений, ставших ему известными в связи с исполнением должностных обязанностей, в соответствии с Федеральным законом -ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации».

4. Перечень вопросов, по которым

ведущий специалист вправе или обязан самостоятельно

принимать управленческие и иные решения

Ведущий специалист в установленном порядке запрашивает от структурных подразделений Правительства Ростовской области, областных органов исполнительной власти, органов местного самоуправления, областных государственных учреждений информацию, необходимую для исполнения должностных обязанностей.

5. Перечень вопросов, по которым ведущий специалист

вправе или обязан участвовать при подготовке проектов нормативных правовых актов и (или) проектов управленческих и иных решений

Ведущий специалист принимает участие в подготовке проектов областных законов, готовит проекты указов и распоряжений Губернатора Ростовской области, постановлений и распоряжений Правительства Ростовской области в соответствии со своей компетенцией по вопросам, входящим в его должностные обязанности.

6. Сроки и процедуры подготовки, рассмотрения
проектов управленческих и иных решений, порядок согласования
и принятия данных решений ведущим специалистом

Ведущий специалист осуществляет подготовку, рассмотрение и согласование проектов управленческих и иных решений в порядке и сроки, определяемые Регламентом Правительства Ростовской области, Инструкцией по делопроизводству в Правительстве Ростовской области, иными правовыми актами и организационно-распорядительными документами Правительства Ростовской области.

7. Порядок служебного взаимодействия ведущего специалиста
в связи с исполнением им должностных обязанностей с государственными гражданскими служащими Правительства Ростовской области, иных государственных органов, другими гражданами, а также с организациями

Для выполнения своих должностных обязанностей и реализации предоставленных прав ведущий специалист в порядке, установленном действующими правовыми актами и иными организационно-распорядительными документами, взаимодействует с:

работниками, структурными подразделениями и должностными лицами государственных органов;

работниками, структурными подразделениями и должностными лицами органов местного самоуправления;

организациями и гражданами.

8. Перечень государственных услуг,

оказываемых ведущим специалистом гражданам

и организациям в соответствии с административным регламентом

При выполнении своих должностных обязанностей ведущий специалист не оказывает государственных услуг гражданам и организациям.

9. Показатели эффективности и результативности

профессиональной служебной деятельности ведущего специалиста

Эффективность и результативность профессиональной и служебной деятельности ведущего специалиста оценивается в соответствии со следующими показателями:

9.1. Показатели эффективности

№ п/п	Показатели	Варианты оценки	Баллы
9.1.1.	Использование в процессе работы методов планирования	навыки планирования отсутствуют; планирование работы осуществляется при постоянном контроле и необходимой помощи со стороны руководителя; планирование работы осуществляется преимущественно самостоятельно на основе комплексного анализа ситуации и точного определения приоритетов деятельности на определенную перспективу	0 1 2
9.1.2.	Соответствие содержания выполненных работ нормативно установленным требованиям (регламенты, стандарты, нормы и т. п.)	выполненная работа, как правило, не соответствует нормативно установленным требованиям; выполненная работа в основном соответствует нормативно установленным требованиям; выполненная работа полностью соответствует нормативно установленным требованиям	0 1 2
9.1.3.	Широта использования знаний, указанных в пункте 2.2 должностного регламента, при выполнении работ	используется узкий спектр знаний функционирования одного направления деятельности; используется широкий спектр знаний функционирования одного направления деятельности; используется широкий спектр знаний функционирования ряда смежных направлений деятельности	1 2 3
9.1.4.	Использование в процессе работы автоматизированных средств обработки информации	навыки практического использования автоматизированных средств обработки информации отсутствуют; возможности автоматизированных средств обработки информации используются не в полном объеме; возможности автоматизированных средств обработки информации используются в полном объеме	0 1 2
9.1.5.	Способность устанавливать и поддерживать деловые взаимоотношения	низкая (деловые контакты не выходят за рамки структурного подразделения); средняя (деловые контакты не выходят за рамки государственного органа, налаживание внешних деловых взаимоотношений осуществляется с трудом); высокая (спектр деловых контактов чрезвычайно широк, указанные взаимоотношения устанавливаются легко и поддерживаются в течение долгого времени)	0 1 2
9.1.6.	Интенсивность работы	низкая (работа выполняется крайне медлительно); средняя (работа выполняется в нормальном режиме); высокая (одновременно выполняется несколько разнородных видов работ)	0 1 2
9.1.7.	Инновационность в работе	низкая (инновационные решения не генерируются); средняя (инновационные решения генерируются, но реализуются ограниченно); высокая (инновационные решения генерируются и реализуются в большом объеме)	0 1 2

9.2. Показатели результативности

№ п/п	Показатели	Варианты оценки	Баллы
9.2.1.	Своевременность выполнения работ в соответствии с должностными обязанностями	порученная работа, как правило, выполняется несвоевременно; порученная работа выполняется своевременно, но при постоянном контроле и необходимой помощи со стороны руководителя; отдельные поручения выполняются несвоевременно; порученная работа всегда выполняется своевременно	0 1 2 3
9.2.2.	Качество выполненных работ	выполненная работа, как правило, требует значительной доработки и правок; выполненная работа, как правило, требует незначительной доработки и правок; выполненная работа, как правило, не требует доработки и правок	0 1 2

  Начальник управления

  документационного обеспечения

Правительства Ростовской области 

«18» января 2018 г.