Командировки за границу: нарушения, выявленные в ходе аудиторских проверок.
Нарушение оформления авансовых отчетов при направлении группы сотрудников в командировку.
Описание ситуации.
Согласно приказа руководителя сотрудники Организации (3 человека) направлены в командировку на посещение медицинской выставки в Германию, г. Кёльн сроком на 5 дней. При этом одному из сотрудников была выдана корпоративная пластиковая карточка по которой сотрудник за остальных работников произвёл оплату покупки авиабилетов и входных билетов на посещение выставки.
К аудиту представлены авансовые отчёты всех сотрудников, но ни в одном из отчётов не указаны расходы на приобретение авиабилетов и входных билетов на выставку.
К аудиту представлена выписка по карт-счёту к корпоративной пластиковой карте, согласно которой были понесены следующие расходы в валюте карт-счёта:
Дата операции | Дата транзакции | Наименование расходов | Сумма расходов в валюте карт-счёта USD | Расчет суммы в белорусских рублях, составленный аудитором | Расчет суммы в белорусских рублях, составленный Организацией |
11.03.15 | 09.03.15 | Покупка авиабилетов | 1457.81 | 1457.81*14 970 (КурсUSD на11.03.15) = 21 823 416 | 21 954 619 |
16.03.15 | 08.03.15 | Покупка входных билетов на выставку | 67.10 | 67.10*15 060 (КурсUSD на16.03.15) = 1 010 526 | 1 010 526 |
Суть нарушения
1) авансовый отчёт сотрудника - держателя карточки оформлен с нарушением норм действующего законодательства : необходимо указать расходы по проезду к месту командирования с указанием всех сумм расходов по каждому работнику, направленному в данную командировку ;
2) авансовые отчёты всех сотрудников оформлены с нарушением норм действующего законодательства : не отражены расходы на приобретение входных билетов на выставку;
3) неправомерно произведена оплата стоимости входных билетов на выставку одним сотрудником за всех посредством корпоративной пластиковой карты.
Требования нормативных актов
С 13.03.2015 г. при направлении в одну служебную командировку за границу группы работников появилась возможность посредством корпоративной карточки одного работника оплачивать расходы в иностранной валюте всех командированных с ним лиц с их письменного согласия. При этом оплачиваться подобным образом могут только расходы по проезду к месту командирования и обратно и расходы по найму жилого помещения. Оплата указанных расходов должна производится в безналичном порядке (ч. 1 п. 39-1 Инструкции о порядке ведения кассовых операций в наличной иностранной валюте на территории Республики Беларусь, утв. постановлением Правления НБ РБ от 01.01.2001 г. N 185 (далее - Инструкция N 185)). Аванс на расходы по проживанию вне места жительства (суточные) и на иные расходы, предусмотренные заданием на командировку либо согласованные с нанимателем, выдается или перечисляется на личную карточку каждому работнику - члену группы.
В рассматриваемой ситуации при наличии письменного согласия всех командированных работников наниматель вправе перечислить на корпоративную карточку руководителя группы - держателя этой карточки денежные средства для безналичной оплаты расходов по проживанию и проезду указанных лиц. На эту же карточку могут быть перечислены суточные руководителя группы.
Вернувшись из командировки, работники должны представить:
- письменный отчет об итогах служебной командировки, форма которого (коллективная либо индивидуальная) определяется нанимателем, - в 10-дневный срок со дня прибытия ( п. 5 и 47 Инструкции о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу, утв. постановлением Минтруда и соцзащиты от 01.01.2001 N 115 (далее - Инструкция N 115);
- отчет об израсходованных суммах иностранной валюты (авансовый отчет) с приложением подтверждающих документов - не позднее 15 рабочих дней со дня возвращения из командировки, исключая день прибытия;
- возвратить неизрасходованную иностранную валюту в указанный выше срок (п. 28 Инструкции N 185).
Если при направлении в командировку группы работников аванс на оплату расходов по проезду и расходов по найму жилого помещения всех командированных лиц перечислялся на корпоративную карточку, держателем которой является один из командированных работников, то указанные расходы включаются в авансовый отчет работником, осуществлявшим их оплату посредством корпоративной карточки, с указанием всех сумм расходов по каждому работнику, направленному в данную командировку (ч. 2 п. 39-1 Инструкции N 185). Оплаченные посредством карточки расходы подтверждаются карт-чеком, а также выпиской по счету, к которому выдана эта карточка (абз. 6 ч. 2 п. 28 Инструкции N 185).
Остальными работниками отчет представляется только в части суточных и иных расходов.
Пунктом 30 Инструкции N 115 определены порядок возмещения командированному работнику иных расходов и перечень иных расходов, подлежащих возмещению работнику. К иным расходам относятся комиссионные по обмену в банке чека или одного вида иностранной валюты на другой, за совершение операций с использованием банковских пластиковых карточек, расходы по получению служебного паспорта гражданина Республики Беларусь, виз, страхованию от несчастных случаев и болезней на время поездки за границу, по оплате обязательного сбора (пошлины), взимаемого с граждан в аэропортах, а также расходы, предусмотренные в п. 31, 32 Инструкции N 115.
Таким образом, можно сделать вывод о том, что пункт 30 Инструкции N 115 содержит закрытый перечень иных расходов, произведенных работником с разрешения или ведома нанимателя, в связи с чем, по мнению автора, расходы на оплату билетов для посещения выставки не относятся к иным командировочным расходам, произведенным работником с разрешения нанимателя.
При этом, несмотря на то, что стоимость билетов на посещение выставки в качестве расходов, обязательных к возмещению, Инструкцией N 115 не поименована, по мнению автора, указанные расходы могут быть возмещены работнику по решению нанимателя на основании оригиналов подтверждающих документов, так как посещение данной выставки напрямую связано с целью служебной командировки и с выполнением сотрудниками трудовых обязанностей (целью командировки являлось посещение сотрудниками выставки для ознакомления с новыми марками лекарственных препаратов и возможного заключения контрактов в интересах организации).
Выводы и последствия
Контролирующие органы могут исключить из состава затрат командировочные расходы, оформленные с нарушением норм действующего законодательства, что приведет к доначислению налога на прибыль.
В соответствии с п.1. ст. 13.6 Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях от 01.01.2001 N 194-З неуплата или неполная уплата плательщиком, иным обязанным лицом суммы налога, сбора (пошлины) влекут наложение штрафа на юридическое лицо в размере двадцати процентов от неуплаченной суммы налога, сбора (пошлины), но не менее десяти базовых величин.
Неверный порядок применения курсов валют при исчислении командировочных расходов за границу.
Описание ситуации
Организация направила сотрудника в командировку сроком на 3 дня в Бельгию. При этом сотруднику выдан аванс в размере 600 евро по РКО №57 от 01.01.2001г. Согласно авансового отчёта № 9 от 01.01.2001 г. и представленных документов сотрудником произведены следующие расходы:
Суточные по Бельгии – 3 дня * 50 евро = 150 евро.
Проживание в гостинице – 441,80 евро.
Оформление визы - 60 евро.
Билеты на самолет – 435 евро.
Справочно: Курс евро на 09.03.2015г – 16370 рублей
Курс евро на 17.03.2015г – 15900 рублей
Организацией при отражении командировочных расходов применен курс на дату составления авансового отчета:
По данным организации | ||||
Д-т | К-т | Содержание | Расчёт | Сумма |
20/50 | 71 | Суточные по Бельгии 150 евро | 150 евро * 15 900 (курс евро на дату авансового отчета) | 2 385 000 |
20/50 | 71 | Проживание в гостинице 441,80 евро | 441,80 евро * 15 900 (курс евро на дату авансового отчета) | 7 024 620 |
20/50 | 71 | Оформление визы 60 евро | 60 *15900 (курс евро на дату авансового отчёта) | 954 000 |
20/50 | 71 | Билеты на самолет 435 евро | 435 евро * 15900 (курс евро на дату авансового отчёта) | 6 916 500 |
Всего: | 17 280 120 |
Суть нарушения
С01.01.2015 г. командировочные расходы, понесенные работником в иностранной валюте, отражаются в бухгалтерском учете следующим образом:
- если размер перечисленного аванса полностью покрывает сумму расходов - по курсу на дату (даты) перечисления аванса работнику;
- если сумма командировочных расходов превысила сумму выданного работнику аванса, то командировочные расходы в размере суммы аванса отражаются по курсу на дату (даты) перечисления аванса, в оставшейся сумме - на дату совершения хозяйственной операции. Днём совершения хозяйственной операции в указанном случае будет являться день составления авансового отчёта.
С учетом норм действующего законодательства, командировочные расходы в учете необходимо было отразить следующим образом:
По данным аудита | ||||
Д-т | К-т | Содержание | Расчёт | Сумма |
20/50 | 71 | Суточные по Бельгии 150 евро | 150 евро * 16 370 (курс евро на дату выданного аванса) | 2 455 500 |
20/50 | 71 | Проживание в гостинице 441,80 евро | 441,80 евро * 16 370 (курс евро на дату выданного аванса) | 7 232 266 |
20/50 | 71 | Оформление визы 60 евро | 8,2 евро * 16 370 (курс евро на дату выданного аванса) + 51,8 *15900 (курс евро на дату авансового отчёта) | 957 854 |
20/50 | 71 | Билеты на самолет 435 евро | 435 евро * 15900 (курс евро на дату авансового отчёта) | 6 916 500 |
Всего: | 17 562 120 |
Требования нормативных актов.
Согласно части первой статьи 91 Трудового кодекса Республики Беларусь (далее - ТК) служебная командировка - это поездка работника по распоряжению нанимателя на определенный срок в другую местность для выполнения служебного задания вне места его постоянной работы.
Основанием для расчета и выплаты денежных средств (аванса) командированному работнику при направлении работника в командировку за границу является приказ (распоряжение) нанимателя (часть первая статьи 93 ТК, пункт 2 Инструкции о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу, утвержденной постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 01.01.2001 N 115 (далее - Инструкция N 115)).
В соответствии с пунктом 8 Инструкции N 115 наниматель обязан выдать командированному работнику аванс в иностранной валюте и (или) белорусских рублях до выезда в командировку и возместить такие расходы, как:
- проезд к месту служебной командировки и обратно;
- наем жилого помещения;
- проживание вне места жительства (суточные);
- иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома нанимателя.
С 1 января 2015 г. порядок применения курсов иностранной валюты зависит от того, покрывает ли перечисленный работнику аванс сумму понесенных им командировочных расходов.
С 1 января 2015 г. порядок отражения в бухгалтерском учете организации выраженной в иностранной валюте стоимости активов, обязательств, собственного капитала, доходов, расходов и разниц, возникающих при пересчете выраженной в иностранной валюте стоимости активов и обязательств в белорусские рубли, определен Национальным стандартом бухгалтерского учета и отчетности "Влияние изменений курсов иностранных валют", утвержденным постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 01.01.2001 N 69 (далее - НСБУ N 69).
Так, в частности, п. 3 НСБУ N 69 предусмотрено, что если для осуществления расходов был перечислен аванс, то выраженная в иностранной валюте сумма понесенных расходов и стоимость относящихся к этим расходам обязательств отражаются в бухгалтерском учете в белорусских рублях по официальному курсу белорусского рубля:
- на дату (даты) перечисления аванса в иностранной валюте, если аванс был перечислен в иностранной валюте в размере полной суммы расходов;
- на дату (даты) перечисления аванса в иностранной валюте в части суммы расходов, приходящейся на аванс, и дату совершения хозяйственной операции в части суммы расходов, не приходящейся на аванс, если аванс был перечислен в иностранной валюте в размере частичной суммы расходов.
Таким образом, с 1 января 2015 г. командировочные расходы, понесенные работником в иностранной валюте, отражаются в бухгалтерском учете следующим образом:
- если размер перечисленного аванса полностью покрывает сумму расходов - по курсу на дату (даты) перечисления аванса работнику;
- если сумма командировочных расходов превысила сумму выданного работнику аванса, то командировочные расходы в размере суммы аванса отражаются по курсу на дату (даты) перечисления аванса, в оставшейся сумме - на дату совершения хозяйственной операции. Днём совершения хозяйственной операции в указанном случае будет являться день составления авансового отчёта.
Выводы и последствия
В данном случае, за счет неверного применения курса была занижена сумма командировочных расходов, подлежащая возмещению сотруднику, на 282 000 рублей.
С командированным работником осуществлен расчёт не в полном объёме.
В соответствии с ч. 4 ст. 9.19 Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях от 01.01.2001 N 194-З, за иные нарушения законодательства о труде, кроме нарушений, предусмотренных статьями 9.16 - 9.18 и частями 1 и 3 ст. 9.19 Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях от 01.01.2001 N 194-З, причинившие вред работнику, влекут наложение штрафа в размере от двух до двадцати базовых величин.
Нарушение порядка отражения суточных
Описание ситуации
Согласно приказу о командировании направлены в Украину для обучения в центре обучения компании Украина» трое сотрудников (срок командирования с 25.05.2015 по 26.05.2015 г.). 22.05.2015 г. каждому работнику был выдан аванс, исходя из нормы расходов за проживание вне места жительства (суточных), в сумме 1 150 400 белорусских рублей (40$*14 380 курс НБ на дату выдачи аванса*2 дня). Выдача аванса произведена путем перечисления денежных средств на карт – счета. Согласно авансовым отчетам № 000, 224, 225 от 01.01.2001 г. размер суточных, подлежащих возмещению каждому работнику, составил 1 162 400 рублей (40 $* 14530 курс НБ на дату составления авансового отчета*2 дня) . В данном случае произведен перерасчет суммы суточных по курсу на дату составления авансового отчета.
Суть нарушения
Действующим законодательством в данном случае перерасчет суточных на дату составления авансового отчета не предусмотрен: суммы произведенных работником в командировке расходов пересчитываются в валюту выданного аванса либо в валюту счета, к которому выдана личная (корпоративная) карточка, за исключением сумм суточных (ч. 2 п. 30 Инструкции N 185). Суточные в отчете указываются в валюте, в которой они были выданы наличными либо перечислены на личную карточку работника, или в белорусских рублях по официальному курсу белорусского рубля к соответствующей иностранной валюте, установленному Национальным банком на дату выдачи (перечисления) аванса, и не пересчитываются на дату составления отчета (ч. 4 п. 30 Инструкции N 185).
Требования законодательства
Поскольку работник был направлен в командировку за границу и за полученные в качестве аванса белорусские рубли приобретал валюту для осуществления расходов в стране командирования, то при составлении отчета ему следует руководствоваться нормами Инструкции о порядке ведения кассовых операций в наличной иностранной валюте на территории Республики Беларусь, утвержденной Постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 01.01.2001 N 185
Согласно ч. 2 п. 30 Инструкции N 185 отчет об израсходованных суммах иностранной валюты составляется в валюте произведенных операций.
Суммы произведенных работником в командировке расходов пересчитываются в валюту выданного аванса либо в валюту счета, к которому выдана личная (корпоративная) карточка, за исключением сумм суточных (ч. 2 п. 30 Инструкции N 185). Суточные в отчете указываются в валюте, в которой они были выданы наличными либо перечислены на личную карточку работника, или в белорусских рублях по официальному курсу белорусского рубля к соответствующей иностранной валюте, установленному Национальным банком на дату выдачи (перечисления) аванса, и не пересчитываются на дату составления отчета (ч. 4 п. 30 Инструкции N 185).
Выводы и последствия
В данном случае, за счет неверного применения курса была завышена сумма суточных на 8 000 рублей.
Контролирующие органы могут исключить из состава затрат расходы, произведенные сверх установленных норм в расчете на одного человека, что приведет к доначислению налога на прибыль.
В соответствии с п.1. ст. 13.6 Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях от 01.01.2001 N 194-З неуплата или неполная уплата плательщиком, иным обязанным лицом суммы налога, сбора (пошлины) влекут наложение штрафа на юридическое лицо в размере двадцати процентов от неуплаченной суммы налога, сбора (пошлины), но не менее десяти базовых величин.
Рекомендации
Осуществлять командировочные расходы в соответствии с требованиями действующего законодательства.
12..11.2015г. Наталья Врублевская, DipIFR, директор
