Должностная инструкция ответственного секретаря ОНК РО
Утверждена на заседании ОНК РО
(протокол №___ от «___»____________ 2018г.).
1. Общие положения
1.1. Ответственный секретарь ОНК РО относится к категории специалистов.
1.2. Ответственный секретарь ОНК РО назначается на должность и освобождается от нее по представлению председателя ОНК РО и утверждается решением общего собрания ОНК РО.
1.3. Ответственный секретарь ОНК РО подчиняется непосредственно председателю ОНК РО и его заместителю.
1.4. На должность Ответственный секретарь ОНК РО назначается лицо, отвечающее следующим требованиям: образование — высшее, неполное высшее или среднее специальное, обладающее такими качествами: коммуникабельность, не конфликтность, ответственность, мобильность.
1.5. Ответственный секретарь должен знать:
- нормативно-правовые акты по профилю деятельности комиссии;
- цели, задачи, функции комиссии;
- организационную структуру и состав комиссии;
- порядок подготовки и правила проведения плановых и внеочередных заседаний;
- организацию делопроизводства;
- методы оформления и обработки документов;
- методы и средства получения, обработки и передачи информации (уверенное пользование ПК, умение работать с базовыми программами MS Office (Excel, PowerPoint, Word), графическими редакторами, умение быстро искать необходимую информацию в интернете);
- этические нормы и правила, морально-этические стандарты делового поведения.
1.6. Для Ответственного секретаря ОНК РО устанавливается пятидневная рабочая неделя с рабочим временем с 10.00 до 14.00ч. (время нахождения в офисе). По согласованию с председателем или его заместителем в отдельные дни рабочее время может переноситься на другой период. При необходимости, Ответственный секретарь ОНК РО осуществляет свою деятельность в интерактивном режиме в остальное время (в т. ч. выходные и праздничные дни).
2. Должностные обязанности Ответственного секретаря ОНК РО
Ответственный секретарь ОНК РО выполняет следующие должностные обязанности:
2.1. Обеспечивает соблюдение установленных правил и порядка подготовки и проведения заседаний, в том числе разработки планов работы и повесток дня.
2.2. Информирует всех членов комиссии, приглашенных лиц о дате, времени и месте проведения заседаний и необходимости подготовки материалов.
2.3. Ведет и подписывает протоколы заседаний, а также оформляет решения, принимаемые комиссией.
2.4. Осуществляет прием и регистрацию документов и материалов, поступающих в комиссию, а также их подготовку для рассмотрения.
2.5. Ведет делопроизводство, отвечает за учет и сохранность документов комиссии.
2.6. По поручению председателя ОНК РО (заместителя) осуществляет контроль за исполнением принятых комиссией решений, запрашивает и получает информацию от должностных лиц и органов муниципальной власти и управления.
2.7. Оказывает консультационную и методическую помощь председателю комиссии, его заместителю, членам комиссии, а также иным обратившимся лицам.
2.8. Выполняет поручения председателя комиссии, его заместителя.
2.9. Подготавливает установленную отчетность.
2.10. Устанавливает и осуществляет деловые контакты в пределах своей компетенции.
2.11. Принимает и в течение двух рабочих дней регистрирует поступившую корреспонденцию в журналах учета входящих документов, расположенных на Google диске, анализирует и коротко описывает суть обращений, направляет корреспонденцию на почтовый адрес *****@***ru, в соответствии с указанием председателя или его заместителя передает документы на исполнение.
2.12. Ведет первичный личный прием граждан, обратившихся с сообщениями о нарушении прав лиц, находящихся в местах принудительного содержания, регистрирует их обращения и направляет их, после анализа и описания поступившей информации, на почтовый адрес *****@***ru, организует дальнейшую работу по обращениям, согласовав с председателем или его заместителем.
2.13. Разъясняет обратившимся гражданам порядок внесения материальной помощи в виде добровольных пожертвований в НКО, выдвинувших членов ОНК РО.
2.14. В течение двух дней со дня поступления (в т. ч. в выходные и праздничные дни), готовит проекты сопроводительных писем по поступившим жалобам, согласовав их с председателем или заместителем, после направляет в ведомства.
2.15. В течение рабочего дня регистрирует и отправляет, согласовав с председателем ОНК РО или его заместителем, исходящую корреспонденцию.
2.16. Систематизирует и хранит входящие и исходящие документы. Ведет учет обращений и ход их рассмотрений. По запросу председателя или заместителя, информирует о ходе рассмотрения жалоб и обращений.
2.17. По указанию председателя или его заместителя обеспечивает передачу информации членам ОНК РО.
2.18. По обращению членов ОНК РО подает уведомления о посещении мест принудительного содержания (в т. ч. в выходные и праздничные дни).
2.19. Размещает информацию о планируемом посещении места принудительного содержания на почтовом ящике и в мобильном приложении WhatsApp, если необходимо – направляет на личную почту и телефоны членов ОНК РО.
2.20. Направляет членам ОНК РО жалобы и обращения, касающиеся посещаемого места принудительного содержания, фамилии лиц из Реестра безопасности, содержащихся в посещаемом учреждении. Дает рекомендации по проверке обращений.
2.21. Обеспечивает учет лиц, внесенных в Реестр безопасности. Вносит необходимые изменения в Реестр после принятия членами ОНК РО соответствующего решения.
2.22. Ведет учет посещений мест принудительного содержания и представленных по результатам посещения заключений, а также ответов на запросы, обращения и заключения (см. п.2.4.). Регулярно информирует членов ОНК РО о долгах по заключениям.
2.23. Осуществляет работу по подготовке мероприятий ОНК РО, своевременно (в течение 2-х дней) ведет и оформляет протоколы мероприятий.
2.24. Проводит интерактивное голосование по вопросам, указанным председателем или его заместителем, оформляет его результаты в виде протокола.
2.25. Участвует в подготовке отчетных документов ОНК РО (промежуточные, годовые отчеты, аналитические материалы).
2.26. По запросу председателя или его заместителя предоставляет статистическую информацию в части, касающейся его деятельности.
2.27. Поддерживает порядок в офисе и обеспечивает сохранность документов, имущества.
2.28. Запрашивает у председателя и членов комиссии денежные средства для своевременной оплаты коммунальных платежей и абонентской платы, приобретает необходимые расходные материалы и канцтовары.
2.29. Принимает участие в мониторинге работы полиции вместе с членами ОНК РО. При необходимости, координирует мероприятия по мониторингу.
3. Права Ответственного секретаря ОНК РО
Ответственный секретарь ОНК РО имеет право:
3.1. Знакомиться с проектами решений и решениями ОНК РО, касающимися его деятельности.
3.2. Вносить на рассмотрение председателя или его заместителя предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.
3.3. Давать рекомендации по сокращению промежуточной документации и оптимизации работы с документами в ОНК РО.
3.4. Запрашивать лично или по поручению своего непосредственного руководителя от членов ОНК РО информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.
3.5. Просить председателя ОНК РО или его заместителя о создании необходимых условий для исполнения своих должностных обязанностей и прав.
4. Ответственность Ответственного секретаря ОНК РО
Ответственный секретарь ОНК РО несет ответственность за:
4.1. Неисполнение или ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.
4.2. Сохранность офисного имущества, документации ОНК РО.
4.3. Разглашение охраняемых законом сведений, ставших известными в ходе работы.
