Об организации работы по проставлению апостиля в связи с вступлением в силу Федерального закона -ФЗ «О проставлении апостиля на российских официальных документах, подлежащих вывозу за пределы территории Российской Федерации»
Основой регулирования деятельности по проставлению апостиля является Конвенция, отменяющая требование легализации иностранных официальных документов, заключенная в городе Гааге 5 октября 1961 г. (далее - Гаагская конвенция), распространяющаяся на официальные документы, которые были совершены на территории одного из договаривающихся государств и должны быть представлены на территории другого договаривающегося государства. Данный порядок не действует при предъявлении документов в страну, не являющуюся участником Гаагской конвенции. Для Российской Федерации Гаагская конвенция вступила в силу 31 мая 1992 г.
27 мая 2016 г. вступил в силу Федеральный закон от 01.01.01 г. "О проставлении апостиля на российских официальных документах, подлежащих вывозу за пределы территории Российской Федерации" (далее – Федеральный закон ), который регулирует общественные отношения, возникающие в сфере проставления апостиля на российских официальных документах, подлежащих вывозу за границу, а также регламентирует деятельность федеральных органов исполнительной власти и органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации по проставлению апостиля на российских официальных документах, подлежащих вывозу за границу, в том числе обеспечивает доступность и прозрачность вышеуказанной государственной услуги для организаций, граждан, иностранных граждан и лиц без гражданства.
Предметом регулирования данного федерального закона являются общественные отношения, возникающие в связи с проставлением апостиля на российских официальных документах, подлежащих вывозу за пределы территории Российской Федерации, и устанавливает правовые и организационные основы и общие правила проставления апостиля в Российской Федерации.
Ранее специальный закон, регулирующий отношения в данной сфере деятельности, отсутствовал. Функции по проставлению апостиля осуществлялись органами государственной власти в соответствии с их ведомственными актами.
Под апостилем Федеральный закон определяет штамп, соответствующий требованиям Гаагской конвенции и данного Федерального закона, проставляемый компетентным органом на российском официальном документе или на отдельном листе, скрепляемом с этим документом, и удостоверяющий подлинность подписи и должность лица, подписавшего документ, и в надлежащем случае подлинность печати или штампа, которыми скреплен этот документ.
Согласно статье 5 Федерального закона в качестве российских официальных документов рассматриваются документы, выданные в соответствии с законодательством Российской Федерации:
– федеральными органами исполнительной власти, территориальными органами федеральных органов исполнительной власти;
– федеральными судами, конституционными (уставными) судами и мировыми судьями субъектов Российской Федерации;
– органами прокуратуры Российской Федерации;
– органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации;
– организациями, осуществляющими образовательную деятельность;
– органами местного самоуправления при осуществлении отдельных государственных полномочий, переданных органам местного самоуправления;
– государственными и муниципальными учреждениями.
В качестве российских официальных документов также рассматриваются документы, оформленные нотариусами Российской Федерации при совершении нотариальных действий или иными лицами, имеющими право совершать нотариальные действия, и документы, выданные многофункциональными центрами предоставления государственных и муниципальных услуг.
Апостиль не проставляется на документах, совершенных дипломатическими представительствами и консульскими учреждениями, а также на документах, имеющих прямое отношение к коммерческой или таможенной операции, в том числе в случаях, если указанные документы выполнены в виде копий, верность которых засвидетельствована нотариусами.
Постановлением Правительства РФ от 01.01.01 г. № 000 "О компетентных органах, уполномоченных на проставление апостиля в Российской Федерации" установлен перечень компетентных органов, уполномоченных на проставление апостиля в Российской Федерации на официальных документах, в соответствии с установленной сферой деятельности, который включает в себя:
– Министерство внутренних дел Российской Федерации – на выданных органами внутренних дел Российской Федерации справках о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования, архивных документах (архивные справки, выписки или копии документов) и справках о реабилитации;
– Министерство обороны Российской Федерации – на официальных архивных документах о военной службе (работе) в Вооруженных Силах Российской Федерации, Вооруженных Силах Союза ССР и Объединенных Вооруженных Силах Содружества Независимых Государств, выдаваемых в Российской Федерации;
– Генеральная прокуратура Российской Федерации – на документах, выданных органами прокуратуры, документах, направляемых в иностранные государства в рамках международных договоров Российской Федерации и на основе принципа взаимности;
– Федеральное архивное агентство – на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях, подготовленных федеральными органами государственной власти (кроме тех, кому такое право предоставлено нормативными правовыми актами) и федеральными государственными архивами;
– Уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела – на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях, подготовленных государственными, муниципальными архивами и иными органами и организациями, расположенными на территории данного субъекта Российской Федерации (кроме тех, кому такое право предоставлено нормативными правовыми актами);
– Органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации, в компетенцию которых входит организация деятельности по государственной регистрации актов гражданского состояния, – на официальных документах, выданных компетентными органами в подтверждение фактов государственной регистрации актов гражданского состояния или их отсутствия;
– Органы государственной власти субъектов Российской Федерации, осуществляющие переданные полномочия Российской Федерации по подтверждению документов об образовании и (или) о квалификации и документов об ученых степенях, ученых званиях, – на документах об образовании и (или) о квалификации и на документах об ученых степенях, ученых званиях;
– Министерство юстиции Российской Федерации – на российских официальных документах, указанных в статье 5 Федерального закона , проставление апостиля на которых не относится к полномочиям вышеперечисленных компетентных органов.
Федеральным законом определен общий порядок предоставления уполномоченными органами государственной услуги по проставлению апостиля на официальных документах, подлежащих вывозу за пределы Российской Федерации.
Так, законом установлен срок проставления апостиля, который не может превышать пять рабочих дней со дня регистрации компетентным органом запроса заявителя о проставлении апостиля, этот срок проставления апостиля может быть продлен компетентным органом до тридцати рабочих дней в случае необходимости направления компетентным органом запроса, в случае отсутствия у компетентного органа, уполномоченного, в соответствии с законодательством Российской Федерации, на проставления апостиля, образца подписи, оттиска печати и информации о полномочиях должностного лица, подписавшего российский официальный документ. В этом случае компетентный орган направляет запрос о предоставлении соответствующей информации в адрес лица, выдавшего российский официальный документ. Запрос направляется в течение одного рабочего дня со дня установления компетентным органом факта отсутствия указанной информации.
Запрос компетентного органа должен содержать наименование выданного российского официального документа и его реквизиты. К запросу прилагается копия соответствующего российского официального документа.
Лицо, получившее запрос компетентного органа, обязано направить запрашиваемую информацию в течение пяти рабочих дней со дня получения запроса.
Также, в случае продления срока проставления апостиля, в случае необходимости направления компетентным органом запроса, компетентный орган, направляющий запрос, уведомляет об этом заявителя в течение одного рабочего дня со дня принятия решения о продлении срока проставления апостиля.
Срок проставления апостиля на российских официальных документах, выданных организациями, осуществляющими образовательную деятельность, не может превышать сорок пять рабочих дней со дня регистрации компетентным органом запроса заявителя о проставлении апостиля. Указанный срок включает в себя время, необходимое компетентному органу для получения информации, предусмотренной Федерального закона .
За проставление апостиля с заявителя взимается государственная пошлина в размере и порядке, которые установлены законодательством Российской Федерации о налогах и сборах.
В соответствии с подпунктом 5 пункта 1 статьи 333.18 и подпунктом 48 пункта 1 статьи 333.33 Налогового кодекса Российской Федерации государственная пошлина уплачивается лицом, подающим документы на проставление апостиля, до проставления апостиля и составляет 2500 рублей за каждый документ.
Федеральный закон регламентирует заполнение апостиля, то есть заполнение сотрудником компетентного органа, уполномоченным на проставление апостиля, проставленного им штампа "Апостиль". Апостиль должен соответствовать требованиям, указанным в приложении к Гаагской конференцией.
Также, статьей 10 Федерального закона предусмотрено ведение реестра апостилей, которое осуществляется компетентным органом, уполномоченным на проставление апостиля, если иное не предусмотрено федеральными законами.
Реестр апостилей содержит в себе следующие сведения:
– порядковый номер апостиля и дату проставления апостиля;
– фамилию и инициалы лица, подписавшего российский официальный документ;
– должность лица, подписавшего российский официальный документ.
По решению компетентного органа в реестре апостилей может указываться дополнительная информация.
По запросу любого заинтересованного лица компетентный орган, проставивший апостиль, обязан проверить, соответствуют ли сделанные в апостиле записи сведениям, внесенным в реестр апостилей.
Ведение реестра апостилей может осуществляться как в бумажном, так и в электронном виде, в том числе с использованием автоматизированных информационных систем.
Особенности порядка проставления апостиля компетентными органами, также устанавливается нормативными правовыми актами федеральных органов исполнительной власти, органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации, в том числе административными регламентами предоставления государственных услуг в сфере проставления апостиля, принятыми в соответствии с законодательством Российской Федерации, регулирующим предоставление государственных услуг.
Проставление штампа "апостиль" является необходимым условием признания российских официальных документов компетентными органами иностранных государств, являющихся участниками Гаагской конвенции.
Однако, следует помнить о том, что апостилирование официального документа не требуется, если законы, правила или обычаи, действующие в государстве, в котором представлен документ, либо договоренность между двумя или несколькими договаривающимися государствами отменяют или упрощают данную процедуру или освобождают документ от легализации.
