Должностная инструкция Главный специалист военной кафедры

                                                                                                       

                                               

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

_________________________________________________________

ГЛАВНЫЙ СПЕЦИАЛИСТ ВОЕННОЙ КАФЕДРЫ

ДИ  101- 2017

Костанай

ДИ  101 - 2017

Предисловие

1 РазработанА  военной кафедрой

2 ВНЕСЕНА  военной кафедрой        

3 УтвержденА и введенА в действие: приказом ректора от 

от  ___  .­­­____ 20__ г. № ___ ОД

4 Разработчик:

Б. Токин – начальник военной кафедры, полковник.

5 ЭКСПЕРТ:

М. Дауенов – советник ректора по военно-патриотической работе, генерал - майор КНБ.

6 Периодичность проверки  3 года

7 ВВЕДЕНА ВПЕРВЫЕ 

Настоящая должностная инструкция не может быть полностью или частично воспроизведено, тиражировано и распространено без разрешения ректора РГП на ПХВ «Костанайский государственный университет имени А. Байтурсынова».

  © Костанайский  государственный

университет имени А. Байтурсынова, 2017

2

Содержание

1  Область применения        4

2  Нормативные ссылки        4

3  Определения        5

4  Обозначения и сокращения        5 

5  Общие положения        6

6  Описание        6 

  6.1  Квалификационные требования        6

  6.2  Должностные обязанности        6

  6.2.1  Должностные обязанности главного специалиста по учебной

  работе        6

  6.2.2  Должностные обязанности главного специалиста по

  делопроизводству        8 

  6.2.3  Должностные обязанности главного специалиста

  заведующего библиотекой        9

  6.3  Права        11

  6.4  Ответственность        11

  6.5  Взаимоотношения        11

7  Согласование, хранение и рассылка        12

1  Область применения.

1.1  Настоящая должностная инструкция определяет и устанавливает требования к деятельности главного специалиста военной кафедры (далее – ВК): по учебной работе (далее - УР), по делопроизводству, заведующего библиотекой -  РГП на ПХВ «Костанайский государственный университет имени А. Байтурсынова» (далее - КГУ имени А. Байтурсынова).

1.2 Должностная инструкция (далее - ДИ) не противоречит действующему законодательству Республики Казахстан, разработана в соответствии со стандартом СО 132.035-2015. Стандарт организации. Порядок разработки, согласования и утверждения положений подразделений и должностных инструкций.

2  Нормативные ссылки.

В настоящей должностной инструкции использованы ссылки на следующие нормативные документы:

Государственная программа развития образования Республики Казахстан на 2016-2019 годы. Утверждена Указом Президента Республики Казахстан от 1 марта 2016 года № 000; Трудовой кодекс Республики Казахстан от 01.01.01 года; Закон Республики Казахстан «Об образовании» от 01.01.2001 г. № 000-1 (с изменениями и дополнениями по состоянию на 21.07.2015 г.); Типовые правила деятельности организаций образования, реализующих образовательные программы высшего профессионального образования. Утверждены  Постановлением  Правительства от 01.01.01 года № 000; Типовые квалификационные характеристики должностей педагогических работников и приравненных к ним лиц. Приказ Министра образования и науки Республики Казахстан от 01.01.01 года № 000, с изменениями, внесенными приказом Министра образования и науки РК ; Типовые правила проведения текущего контроля успеваемости, промежуточной и итоговой аттестации обучающихся в высших учебных заведениях. Утверждены приказом Министра образования и науки Республики Казахстан от 01.01.01 года № 000 (с изменениями и дополнениями  по состоянию на 04.11.2013 г.); Правила организации и осуществления учебно-методической работы. Утверждены приказом Министра образования и науки Республики Казахстан от 01.01.01 года № 000(с изменениями от 01.01.01 года); Методические рекомендации по организации и проведению учебного процесса на военных кафедрах гражданских высших учебных заведениях Республики Казахстан. Утверждены заместителем Министра обороны РК  от 01.01.01 года;   Приказ МО РК от 01.01.01 года № 000  Правила подготовки граждан к воинской службе Наставление по служебной переписке и делопроизводству в Вооруженных Силах Республики Казахстан (НСПД-2014). Утверждено приказом Министра обороны Республики Казахстан от 6 января 2014 года № 1. Устав РГП на ПХВ «Костанайский государственный университет имени А. Байтурсынова». Утвержден приказом председателя Комитета государственного имущества и приватизации министерства финансов Республики Казахстан от 01.01.2001г. № 000; Правила внутреннего распорядка университета. Утверждены приказом ректора Костанайского государственного университета имени А. Байтурсынова 05.11.2015г. № 000 ОД; ДП 133.025-2015 Документированная процедура. Управление документацией; СО 133.026-2015 Стандарт организации. Делопроизводство; СО 132.035-2015 Порядок разработки, согласования и утверждения  положений подразделений  и должностных инструкций КГУ имени А. Байтурсынова.

3 Определения 

В настоящей должностной инструкции применяются термины и определения в соответствии с нормативно-справочной документацией.

4 Обозначения и сокращения

В настоящей должностной инструкции применяются следующие сокращения:

КГУ имени А. Байтурсынова – Республиканское государственное предприятие на праве хозяйственного ведения «Костанайский государственный университет имени А. Байтурсынова» Министерства образования и науки Республики Казахстан; ВК – военная кафедра; ВУС – военно - учетные специальности; НВК - начальник военной кафедры; ОДО – отдел документационного обеспечения; ГОСО – государственный общеобязательный стандарт образования; ДП – документированная процедура; СО – стандарт организации; ППС – профессорско-преподавательский состав; ВУЗ - высшее учебное заведение;

-  МО – Министерство обороны;

-  РК – Республика Казахстан.

5 Общие положения

5.1 Главный специалист военной кафедры  КГУ имени А. Байтурсынова относится к категории учебно-вспомогательного персонала (УВП).

5.2 Главный специалист ВК назначается на должность приказом ректора университета по представлению начальника военной кафедры.

5.3 Главный специалист ВК должен знать:

  Конституцию Республики Казахстан;   основы трудового законодательства Республики Казахстан;   законодательные и иные нормативно-правовые акты Республики Казахстан, методические материалы, касающиеся деятельности ВК;   правила безопасности и охраны труда.

5.4 В своей деятельности главный специалист ВК руководствуется:

  законодательством Республики Казахстан;   государственными общеобязательными стандартами образования РК;   уставом университета;

-  приказами и указаниями НВК, заместителя НВК, начальников цикла ВК;

  планами университета и ВК;   настоящей должностной инструкцией.

5.5 Главный специалист ВК подчиняется начальнику ВК,  заместителю НВК.

6 Описание

6.1. Квалификационные требования

На должность главного специалиста ВК назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование и стаж работы не менее 3 лет в учреждениях, организациях и предприятиях, соответствующих профилю работы организации образования.

6.2. Должностные обязанности

6.2.1 Должностные обязанности главного специалиста (по учебной работе) (далее – УР).

Для выполнения возложенных на него функций главный специалист ВК по УР обязан:

  участвовать в приеме документов и оформлении личных дел студентов в период отбора студентов на ВК;   участвовать в планировании учебного процесса кафедры;   участвовать в составлении учебной нагрузки ППС;   проводить мониторинг и анализ посещаемости учебных занятий студентами кафедры;   проводить анализ итогов контроля знаний обучающихся;   готовить материалы по вопросам, связанным с организацией учебного процесса, выносимым на заседание кафедры;   согласовывать с заместителем начальника ВК - начальником учебной части вопросы организации учебного процесса;   участвовать в консультировании преподавателей по вопросам разработки рабочих учебных программ, учебно-методических комплексов дисциплин (УМКД) и других учебно-методических материалов;   вести учёт студентов, проходящих военную подготовку по специальностям и своевременно проводить изменения в движении студентов;   составлять расписания занятий, экзаменационной сессии;   готовить экзаменационные ведомости по семестрам, формировать сводные ведомости;   готовить отчеты по учебной деятельности кафедры;   своевременно и в установленном порядке вести дела закрепленные за учебной частью;   совместно с отделом бухгалтерского учета и отчетности университета согласовывать и осуществлять контроль по порядку оплаты за обучение студентами;   подшивать документы в заведенные дела, производить по предметному (тематическому) признаку, с учётом установленных сроков хранения;   своевременно осуществлять отбор документов на архивное хранение, отбор материалов с истекшими сроками хранения и ненужных для практической работы - на уничтожение;   отвечать за сохранность имущества, находящегося в рабочем помещении;   взаимодействовать с другими подразделениями по вопросам деятельности, в частности с отделом регистрации,  с деканатами факультетов;   систематически повышать свои профессиональные знания;   выполнять другие задачи и поручения заместителя начальника - начальника учебной части ВК, связанные с учебной работой военной кафедры;   соблюдать правила техники безопасности и выполнять требования противопожарной безопасности;   соблюдать требования действующего законодательства, нормативно-правовых актов в области делопроизводства в сфере  образования и деятельности военных кафедр в частности;   соблюдать трудовую дисциплину и правила внутреннего распорядка;   не допускать грубости, некорректного обращения с посетителями, студентами, коллегами по работе и соблюдать правила этикета делового общения;

6.2.2 Должностные обязанности главного специалиста (по делопроизводству):

Для выполнения возложенных на него функций главный специалист ВК по делопроизводству обязан:

  организовывать несекретное делопроизводство в соответствии с требованиями Правил служебной переписки и делопроизводства в воинских частях и учреждениях ВС РК, введенными приказом Министра обороны РК от 3.01.07 г. № 1;   вести учёт входящих и исходящих документов, своевременно и правильно оформлять исполняемые документы;   отдельно вести учёт, хранение, выдачу, проверку наличия служебных документов с грифом «Для служебного пользования»;   обеспечивать сохранность несекретных документов, находящихся на учёте в несекретном делопроизводстве;   вести приём, отправку и хранение служебных документов;   вести учёт печатей и штампов;   производить подшивку документов в заведенные дела, по предметному (тематическому) признаку, с учётом установленных сроков хранения;   при формировании дел соблюдать состав служебных документов, подшиваемых в данное дело;   не допускать включение в дело документов, не относящихся к нему, а также черновых вариантов, лишних экземпляров размноженных копий;   доводить до сотрудников требования руководящих документов, в т. ч. по ведению несекретного делопроизводства;   контролировать правила хранения исполнителями документов, обращения с ними, а также своевременное возвращение их в делопроизводство;   участвовать в проверке наличия несекретных материалов;   своевременно осуществлять отбор документов на архивное хранение, отбор материалов с истекшими сроками хранения и ненужных для практической работы на уничтожение;   обеспечивать полноту и качество проведения проверок наличия документов, находящихся в пользовании;   вести книгу учета приказов по военной кафедре;   вести журнал учета объявления приказов и других служебных документов;   вести учёт сотрудников военной кафедры в соответствии со штатным расписанием;   отвечать за сохранность имущества, находящегося в рабочем помещении;   обеспечивать сохранность, исправность, правильное использование и своевременное техническое обслуживание и ремонт оргтехники, находящейся в пользовании несекретного делопроизводства;   вести табель выхода на работу профессорско-преподавательского, учебно-вспомогательного и производственного состава, своевременно сдавать его в отдел бухгалтерского учета и отчетности университета;   своевременно информировать начальника ВК, заместителей начальника и начальников циклов о поступивших документах, проводимых мероприятиях на кафедре и в университете;   находиться в рабочее время в отведенном помещении, отлучаясь по делам работы - докладывать заместителю начальника ВК;   взаимодействовать с другими подразделениями по вопросам деятельности;   систематически повышать свои профессиональные знания;   выполнять другие задачи и поручения заместителя начальника ВК, связанные с делопроизводством военной кафедры;   соблюдать правила техники безопасности и противопожарной безопасности;   выполнять трудовые обязанности в соответствии с трудовым договором, настоящей инструкцией;   соблюдать требования действующего законодательства, нормативно-правовых актов в области делопроизводства, в частности в сфере деятельности военных кафедр;   соблюдать установленный в университете порядок документооборота; соблюдать трудовую дисциплину и правила внутреннего распорядка;   не допускать грубости, некорректного обращения с посетителями, студентами, коллегами по работе и соблюдать правила этикета делового общения;

6.2.3  Должностные обязанности главного специалиста (заведующего библиотекой).

Для выполнения возложенных на него функций главный специалист ВК – (заведующий библиотекой) обязан:

- знать порядок и методику обучения по военно-учетным специальностям на циклах кафедры;

- осуществлять свою работу в соответствии с планом работы библиотеки;

-  отвечать за состояние библиотечного фонда;

-  вести установленным порядком учёт и хранение топографических карт, учебной литературы и литературы служебного пользования, правильную выдачу книг (схем, плакатов);

- держать постоянную связь с библиотекой университета и своевременно пополнять библиотечный фонд;

- поддерживать компьютерный класс в надлежащем санитарном состоянии;

- получать новые книги (схемы, плакаты) и организовывать их обработку;

- готовить материал для проведения военно-патриотической и оборонно-массовой работы со студентами в соответствии с планом работы кафедры;

-  иметь тематический план комплектования библиотеки;

-  оборудовать выставку вновь поступившей литературы; 

- организовывать библиографические карточки на газетные и журнальные статьи;

-  предоставлять информацию на вновь поступившую литературу, на статьи в газетах и журналах;

-  готовить устаревшую литературу (схемы, плакаты) на списание, вести алфавитный и систематический каталог;

- организовывать расстановку, учёт и хранение книжного фонда, плакатов, схем, топографических карт;

-  обслуживать читателей на абонементе в читальном зале, проводить индивидуальную и массовую работу по пропаганде книг путём участия в организации литературных вечеров, читательских конференций, выставок и др.;

- оказывать помощь сотрудникам и студентам в проведении воспитательной,  научно-исследовательской и научно-методической работы;

-  вести учёт и отчётность о деятельности библиотеки;

-  знать постановления и решения Правительства РК, руководящие материалы вышестоящих органов, касающихся библиотечной работы; правила обслуживания читателей, учёта и хранения библиотечного фонда, топографических карт;

- оформлять подписку на газеты и журналы офицерам, учебно-вспомогательному персоналу, а также для учебных взводов;

-  по окончанию рабочего дня проверять помещения в противопожарном отношении, закрывать в них окна, обесточивать и сдавать под охрану;

-  поддерживать чистоту и порядок на рабочем месте и в помещении;

- систематически повышать свои профессиональные знания, регулярно посещать занятия, проводимые с учебно-вспомогательным персоналом;

- соблюдать правила техники безопасности и выполнять меры пожарной безопасности;

- находиться в рабочее время в помещении библиотеки или читального зала, отлучаясь по делам службы - ставить в известность начальника учебной части;

- выполнять трудовые обязанности в соответствии с трудовым договором, должностной инструкцией;

-  соблюдать требования действующего законодательства, нормативно-правовых актов;

-  соблюдать трудовую дисциплину и правила внутреннего распорядка;

-  не допускать грубости, некорректного обращения с посетителями, студентами, коллегами по работе и соблюдать правила этикета делового общения.

6.3 Права главного специалиста ВК.

Главный специалист ВК имеет право:

  на защиту профессиональной чести и достоинства;   повышать квалификацию;   знакомиться с проектами решений руководства университета, касающимися его деятельности;   обсуждать вопросы, входящие в круг его должностных обязанностей; представлять предложения по совершенствованию форм и методов работы с документами;   контролировать и требовать от должностных лиц ВК своевременного исполнения документов;   вносить на рассмотрение предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей инструкцией;   получать поступающие в университет документы и иные информационные материалы по своему профилю деятельности для ознакомления, систематизированного учета и использования в работе;   пользоваться услугами библиотек, вычислительных центров, информационных фондов учебных и научных подразделений университета, а также услугами социально-бытовых, лечебных и других структурных подразделений университета.

6.4  Ответственность

Главный специалист ВК несет ответственность в порядке, установленном действующим законодательством Республики Казахстан:

  за неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией;   за правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности;   за последствия принятого им необоснованного решения, повлекшего за собой нарушение сохранности имущества университета и Министерства обороны РК, неправомерное его использование или иной ущерб.

6.5  Взаимоотношения

В ходе исполнения должностных обязанностей при решении текущих вопросов главный специалист ВК:

  получает задания, поручения от заместителя начальника ВК учебной части  и согласовывает сроки их выполнения;   представляет по истечении согласованного срока информацию о выполненном задании или поручении.

7. Согласование, хранение  и рассылка

7.1 Согласование и рассылка ДИ должны производиться в соответствии с ДП 133.025-2015. Документированная процедура. Управление документацией

  7.2 Проект должностной инструкции согласовывается с:

  советником ректора по военно-патриотической работе;   начальником управления по работе с персоналом;   юрисконсультом;   начальником отдела документационного обеспечения,

и оформляется в «Листе согласования». Лист согласования хранится вместе с подлинником документа.

7.3 Рассылку проекта настоящей ДИ экспертам, указанным в предисловии, осуществляет разработчик.

7.4 Ответственность за передачу настоящей ДИ (оригинала) на хранение в управление по работе с персоналом несет разработчик.

7.5 Электронный вариант настоящей ДИ высылается управлением по работе с персоналом на военную кафедру.