(г. Тамбов)
Документы, оформляемые в процессе проведения совещаний
В статье поставлена проблема эффективности проведения совещания. Для решения этой проблемы ставится цель – рассмотреть и обобщить материал о документировании проведения совещаний с помощью таких методов исследования, как синтез, анализ, сравнение, обобщение.
Одним из обязательных пунктов, без которых не может начаться совещание, является регистрация его участников. Регистрация участников проводится за 30 минут и оканчиваться за 5 минут до начала совещания.
Если на совещание приглашены лица из других организаций, то в холле следует повесить указатели для быстрого поиска места проведения. В отдельных случаях необходимо встретить гостей лично при входе.
При регистрации участников используются регистрационные формы, которые разрабатываются в соответствии с характером совещания.
Регистрационная форма имеет табличную форму, которая может содержать следующие графы: порядковый №; ФИО; должность; организация; телефон. Если предполагается кворум – необходимое, достаточное число участников для признания собрания правомочным – то этот факт необходимо отразить в регистрационной форме, добавив графы «личная подпись» и «расшифровка подписи». Регистрационная форма может заполняться заранее, затем чтобы в момент регистрации проставить только отметку о прибытии [1, 6].
Совещание должно начинаться строго в установленное время и быть согласовано с его участниками посредством установления регламента.
Регламент определяет порядок проведения совещания, которому его участники должны строго следовать после принятия его как организационную основу проведения совещания.
Центральными элементами регламента являются: временные показатели совещания и его отдельных элементов; важнейшие процедуры совещания; должностные лица совещания.
Для принятия регламента следует установить:
- в каком порядке необходимо обсуждать вопросы, вынесенные на совещание;
- количество минут, необходимых для основного выступления, выступлений в ходе обсуждения, на проведение совещания и перерывов;
- правила голосования;
-время окончания совещания [5].
Должностные лица могут назначаться заблаговременно до начала совещания, во время совещания путем голосования или организаторами совещания.
Итог совещания должен быть задокументирован: протоколом; стенограммой; постановлением; решением.
«Документирование совещания – запись процесса обсуждения вынесенных на повестку дня вопросов»[8, с.42].
Способами записи хода совещания могут быть: стенографирование; фонограмма; видеозапись; протоколирование.
Самый популярный документ, который используют для фиксации хода совещания, является протокол.
«Протокол – организационно-распорядительный документ, содержащий последовательную запись обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях, заседаниях коллегиальных или совещательных органов» [8, с. 42].
Основанием составления протокола могут быть:
- стенограммы заседания;
- звукозаписи заседания;
- черновые рукописные записи, которые ведутся во время заседания;
- материалы, подготовленные к заседанию (тексты докладов, повестки дня, списка участников, выступлений, справок, проектов решений и др.).
«Стенограмма – дословная запись докладов, речей и других выступлений на собраниях, совещаниях и заседаниях коллегиальных органов, осуществленная методом стенографии» [8, с. 42].
После заседания стенограмма необходимо расшифровать, сверить со звукозаписью и оформить. Расшифровка и проверка со звукозаписью могут проводиться как во время заседания, так и после по частям. Оформление стенограммы и протокола не должно проводиться дольше 3-5 дней со дня окончания заседания.
Если заседание записывалось на магнитофон или диктофон, то звукозапись после окончания заседания необходимо расшифровать, а протокол составить и оформить. При этом кассета с записью необходимо хранить в течение 2 недель в том структурном подразделении, где возможно создание условий для звукозаписи заседания. После кассета со звукозаписью размагничивается. Это время нужно, чтобы уточнить и поправить текст протокола. Звукозапись заседания может быть оформлена для долговременного архивного хранение, если данное решение примет руководитель коллегиального органа [7, 9].
Так как протокол включает в себя принятые решения, исполнителей и сроки исполнения заданий, то он имеет особую значимость в управленческой деятельности.
Протокол оформляется на общем бланке и включает в себя следующие реквизиты: наименование организации; наименование вида документа; дата заседания; регистрационный номер; место заседания; гриф утверждения (если протокол необходимо утвердить); заголовок; текст; подписи.
Датой протокола не является дата его оформления или подписания. Дата протокола определяется тем, в какой день было проведено заседание, то есть датой протокола будет считаться дата заседания. Обычно протоколы оформляются спустя несколько дней после проведения заседания. Дата протокола заседания, которое продолжалось несколько дней, включает даты начала и окончания заседания. А регистрационный номер протокола будет определяться в зависимости от последовательности проведения заседания, то есть регистрационным номером является порядковый номер заседания. Порядковые номера ведутся в пределах календарного года или срока полномочия коллегиального органа.
Заголовок к тексту должен соответствовать виду заседания и согласовываться в родительном падеже с наименованием вида документа, то есть с протоколом. Он отделяется от реквизита «Место заседания» 2-3 межстрочными интервалами, располагается слева над текстом и печатается с прописной буквы.
Текст протокола делится на вводную и основную части.
В вводной части следует указать: фамилию и инициалы председательствующего; фамилию и инициалы секретаря; фамилию и инициалы присутствующих; повестку дня.
Протокол начинается со слова «Председатель», который располагается через 2-3 интервала после заголовка, прямо от поля с прописной буквы. После слова «Председатель» печатается тире, вслед за которым указывается фамилия и инициалы председателя. Таким же образом оформляется слово «Секретарь». Если проводится оперативное совещание, то вводная часть не оформляется. Затем перечисляются присутствующие, которые печатаются в алфавитном порядке без указания занимаемыми ими должности. За присутствующими следует запись фамилий и должностей приглашенных. На тех заседаниях, где присутствует большое число приглашенных, их состав указывается численно, при этом список с их фамилиями прилагается к протоколу, в котором необходимо оформить соответствующую запись.
На собраниях, где требуется кворум, в разделе «Присутствовали» должно быть указано, сколько человек должно быть и сколько человек на самом деле было.
В повестке дня необходимо перечислить вопросы, которые коллегиальный орган должен будет обсудить. Каждый вопрос следует пронумеровать и начать с предлога «О» или «Об». В некоторых случаях повестка дня прилагается к протоколу, поэтому она исключается из текста, и делается лишь запись «Повестка заседания прилагается».
Основная часть протокола есть основной текст документа, содержащий разделы и пункты и фиксирующий ход заседания. В каждом пункте могут быть следующие части: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ). Каждое слово печатается с новой строки, прописными буквами, после которых ставится двоеточие.
Каждый пункт повестки дня начинается со слова СЛУШАЛИ, которое пишется в одну строку после порядкого номера обсуждаемого вопроса.
Фамилия и инициалы докладчика и выступивших необходимо печатать с новой строки с абзаца. Содержание их выступлений формулируется от третьего лица единственного числа. Если присутствуют тексты или тезисы докладов и выступлений, то после фамилии докладчика или выступившего ставится тире, после которого делается запись «Текст доклада (выступления, сообщения) прилагается». После выступления все имеющиеся вопросы и ответы нужно записать в порядке их поступления.
Каждый пункт повестки дня завершается записью принятого решения по обсуждаемому вопросу. Решение может приниматься путем голосования участников, то есть коллегиально. Обычно результаты голосования в протоколах не фиксируют, однако если они требуются или обязательны (протокол заседания аттестационной комиссии), то их отмечают по каждому пункту решения. Результаты могут выглядеть, как «Единогласно» или «За – число, отображающее количество участников, проголосовавших за, против – число, отображающее количество участников, проголосовавших против, воздержались – число, отображающее количество участников, которые решили воздержаться от голосования по поставленному вопросу. В протоколах аттестационных комиссий отмечаются принятые решения по кандидатуре каждого работника.
Подразделять на пункты и подпункты возможно только те решения, которые содержат несколько вопросов. Пункты и подпункты в этом случае пронумеровываются арабскими цифрами.
Часть пункта ПОСТАНОВИЛИ должна быть четкой и конкретной. Она состоит из следующих составных частей: кто, что должен сделать и к какой дате. Исполнителем может быть как одно должностное лицо, так и несколько или структурное подразделение. Дата может быть указана как конкретное число или период выполнения работы. Протокол завершается оформлением подписей председатели и секретаря заседания на одном экземпляре, где подпись председателя фиксируется слева, а секретаря – справа.
Ведение краткого протокола возможно только, если заседание стенографируется, секретарю представлены доклады и тексты выступлений или при заседании оперативного характера. В кратком протоколе отображают обсуждаемые вопросы, фамилии докладчиков и принятые решения. А фамилии председателя, секретаря и присутствующих можно не фиксировать.
Полный протокол, в отличие от краткого, содержит наиболее полные сведения, то есть записи, которые в достаточной степени отражают содержание докладов и выступлений участников, вопросов, мнений, обсуждений. В полном протоколе фиксируют обсуждавшиеся вопросы, принятые решения и фамилии выступавших [4, 10].
Секретарь заседания перепечатывает, редактирует и согласовывает текст с председателем совещания или руководителем структурного подразделения, то есть оформляет протокол. Подписи председателя и секретаря, которые проставляются от границы левого поля через 2-3 межстрочных интервала от текста, наделяют протокол юридической силой.
Исполнители получают решения коллегиального органа в виде постановления и решений. В остальных случаях необходима выписка их протокола.
Выпиской из протокола является копия частичного текста протокола, по такому вопросу повестки дня, по которому оформляют выписку. При этом обязательно в выписку должны быть включены: все реквизиты бланка; вводная часть текста; вопрос из повестки дня, по которому необходима выписка; текст, связанный с обсуждением данного вопроса; принятое решение.
Секретарь подписывает выписку из протокола, а также составляет заверительную надпись, которая состоит из слова «Верно», наименования должности лица, заверяющего выписку, личной подписи, фамилии и инициалов, даты. Выписка, готовящаяся в другую организацию, удостоверяется печатью.
Завершающим этапом коллегиальной деятельности может быть оформление таких документов, как постановление и решение.
«Постановление – правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами и установления стабильных норм, правил поведения» [8, с. 44].
Постановления образуются при высших органах власти, комитетах, комиссиях, которые образуются при органах власти. Существуют постановления, которые охватывают управленческие вопросы работы комитетов, комиссий и постановления, которые направляются для исполнения другими органам и должностными лицами.
Постановление оформляется на бланках формата А4 и имеет следующие реквизиты: герб; наименование организации; наименование вида документа – ПОСТАНОВЛЕНИЕ; дата, регистрационный номер; место издания; заголовок к тексту; текст; подпись; визы согласования.
Текст состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. Подписи ставят председатель коллегиального органа и секретарь, а визу согласования – юрисконсульт.
«Решения – совместные акты, издаваемые несколькими неоднородными органами (коллегиальными и действующими на основе единоначалия, государственными органами и общественными организациями и тд.); резолюции собраний, совещаний и т. д.» [8, с. 45].
Решение оформляется на бланках формата А4 и включает следующие реквизиты: наименование организации; наименование вида документа – РЕШЕНИЕ; дата, регистрационный номер; место издания; заголовок к тексту; текст; подпись; визы согласования (составителя, руководителя подразделения, вносящего проект решения, исполнителей, юрисконсульта, должностных лиц, ответственных за исполнение решения); отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
Текст решения, как и текст постановления, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.
В констатирующей части следуют зафиксировать причины издания решения, какие задачи будут решены при его выполнении. При наличии основания издания решения, оно отмечается в тексте с указанием номера, даты, заголовка распорядительного документа.
Распорядительная часть начинается с наименования органа, который принимает решение, затем с новой строки следует слово РЕШИЛ прописными буквами.
Основной текст распорядительной части можно зафиксировать в 3 пункта: пояснить, кто является исполнителем (это может быть организация, структурное подразделение, должностное лицо); какие действия требуются от исполнителя; в какой срок исполнитель должен выполнить требуемые от него действия.
С проставлением подписей председателя и секретаря коллегиального органа, с присвоения регистрационного номера и с проставления даты (является дата заседания, на котором решение было принято) решение обретает юридическую силу [2, 3].
Таким образом, была изучена специфика документирования проведения совещания. Оформление протокола, стенограммы, решения, постановления является необходимым условием успешной работы совещания, а его задокументированный итог – самым важным результатом совещания.
Список использованной литературы
1. еловое совещание: все под контролем / Е. Дагаева // Секретарское дело. 2011. №8. С. 61-68.
2. Доклад руководителя – важная миссия для его помощника: (Основы реферирования для секретаря) / // Справ. секретаря и офис-менеджера. 2011. № 11. С. 46-51.
3. Групповые обсуждения: игра по правилам: / совещания / // Справ. кадровика. 2011. №11. С. 131-134.
4. Делопроизводство (документационное обеспечение управления) // Сайт «Библиотекарь. Ру» [Сайт]. URL: http://www. bibliotekar. ru/deloproizvodstvo-2/83.htm (дата обращения: 14.10.2017).
5. Подготовка и обслуживание совещаний: / // Секретарское дело. 2007. №1. С. 346-368.
6. Подготовка совещания // Сайт журнала «Секретарское дело» [Сайт]. URL: http://www. sekretarskoe-delo. ru/index. php? id=1369 (дата обращения: 14.10.2017).
7. Подготовка совещаний и оформление протокола // Сайт журнала «Делопроизводство и документооборот на предприятии» [Сайт]. URL: http://delo-press. ru/articles. php? n=5428 (дата обращения: 14.10.2017).
8. Документирование подготовки и проведения совещаний, их история и классификация / // Делопроизводство.2012. № 4. С. 35-45.
9. Секретарское обслуживание: учеб. пособие / ; М-во обр. и науки РФ, ФГБОУ ВПО «Тамб. гос. ун-т им. ». Тамбов, 2014. 120 с.
10. еловое совещание: мастерская руководителя / А. Шуальский // Справ. по управлению персоналом. 2012. №1. С. 97-101.
