Порядок ввода данных в ПК «Архивный фонд»
и замечания по вводу данных
1. Начинаем с ввода актов по движению за текущий год. Как правильно создать акт о движении. На уровне списка описей выбираем в раскрывающемся списке позицию «Движение», далее в меню выбираем «Файл/создать акт». Заполняем все обязательные поля. Сохраняем.
2. Как правильно связать акт с описями. На уровне списка описей выделить нужную опись, нажать значок «Копировать». В раскрывающемся списке выбрать позицию «Движение». Выделяем нужный акт, нажимаем значок «Вставить». Повторяем операцию для других описей, связанных с данным актом. Далее переходим в раздел меню «Правка/редактировать акт». Заполняем раздел «Количественные характеристики». Сохраняем акт.
3. Удаление неправильно введенного акта осуществляется на уровне «Движение» через позицию меню «Файл/удалить акт».
4. Удаление лишней связки акта с описью. Открыть связанную опись на редактирование. На вкладке «Акты и топографирование» выбрать из списка нужный акт и нажать значок крест («Удалить»). Закрыть опись с сохранением.
5. После ввода всех актов обязательно скорректировать количественные характеристики в связанных описях ручным вводом.
6. Затем в автоматическом режиме обязательно произвести пересчет задействованных описей и фондов. Начинать пересчет надо с описей. Для этого открыть опись на редактирование. Далее на вкладке «Объем: традиционные носители» нажать значок «Пересчитать реквизиты описи». Поставить галочки только в полях «Суммарные количественные характеристики всех типов документов на всех носителях» и «Суммарные количественные характеристики документов на бумажной основе». Нажать «Пересчитать», проверить наличие нужных цифр, закрыть опись с сохранением. Повторить для других описей фонда. Перейти на уровень фонда. Сделать все аналогично описям, но на этапе расстановки галочек нажать кнопку «Все количественные характеристики», должны появиться галочки во всех полях.
Теперь повторить вышеописанную процедуру для следующего фонда и т. д.
7. После ввода актов по движению за текущий год скорректировать значения полей «Закартонировано» в задействованных фондах и описях (на вкладке «Физическое состояние» в карточках фонда и описей данного фонда). Чтобы значение поля «Закартонировано» в паспорте было правильным, необходимо проверить заполнение поля «Закартонировано» на вкладке «Физическое состояние» в карточках всех фондов и описей.
8. При вводе данных в паспорт архива за текущий год надо сначала создать этот новый паспорт, а не вносить корректировки в уже существующий старый паспорт архива. Чтобы создать паспорт на 01.01. будущего года надо сменить системную дату на будущий год. После этого создать новый паспорт и незамедлительно вернуть дату снова на исходное текущее значение. Недопустимо, чтобы в процессе изменения системной даты происходили какие-либо обновления операционной системы. В качестве альтернативы в ряде случаев можно создать новый паспорт на 01.01. текущего года.
9. Исходные данные вносятся в паспорт не вручную, а путем нажатия кнопки «Пересчитать реквизиты» в режиме редактирования паспорта. После этого надо вручную скорректировать полностью весь столбец «Количество описей. Из них в полном комплекте» вкладки «Состав НСА», а также все поля вкладки «Дополнительная информация» кроме поля «Закартонировано единиц хранения». Закрыть паспорт с сохранением данных. Если остальные значения паспорта не совпадают с ожидаемыми Вами, то Вам надлежит проверять введенную в базу данных информацию на предмет полноты и правильности.
10. Для проверки согласованности введенной информации необходимо использовать в меню «Отчеты» на уровне списка фондов раздел «Проверка правильности и полноты заполнения БД «Архивный фонд». Далее нажимаете «Печать», потом выбираете путем расстановки галочек нужные параметры проверки фондов и описей (обязательно галочки в полях «Фонды», «Описи», «Только в наличии», «Всего единиц хранения») и нажимаете кнопку «Формировать отчет». В получившемся отчете не должно быть ошибочных описей и фондов.
11. Не всеми заполняются поля:
- категория фонда (вкладка «Общие сведения», поле «Категория» в карточке фонда);
- состояние описей (вкладка «Физическое состояние» в карточке фонда).
12. При вводе наименований допускаются грамматические и орфографические ошибки. Следует учесть, что введенные Вами данные попадают в Центральный фондовый каталог и представляются на сайте Федерального архивного агентства, поэтому просим ответственно подходить к вводу текстовой информации. На эту проблему также обратила внимание заместитель директора ВНИИДАД в ходе своего выступления на вебинаре по вопросам функционирования ПК «Архивный фонд» - «Фондовый каталог» - «Центральный фондовый каталог» и возможным перспективам его модернизации на основе разработанной ВНИИДАД «Концепции автоматизации (информатизации) деятельности государственного архива».
