ТЗ на создание Системы управления персоналом холдинговой компании

ТЗ на создание Системы управления персоналом

холдинговой компании

Цель, задачи и результаты проекта
Цель: внедрить систему управления персоналом, обеспечивающей достижение целей компании в области персонала1.
Задачи: Разработать все необходимые инструменты системы управления персоналом компании, в соответствии с технологией, целями и стратегией компании в области персонала. Организовать внедрение системы управления персоналом, оценку работы системы.
Схема направлений по работе с персоналом

1.4. Распределение ролей в Системе управления персоналом компании

Управляющая компания:  Кадровая стратегия и кадровый потенциал компании	Кадровая стратегия и политика Кодекс деловой этики Топ-руководители: найм, оценка, повышение квалификации, перемещение Требования к системе управления персоналом ПК, помощь в ее развитии Социальная политика и социальные программы
Служба по управлению персоналом Производственной компании: Кадровая стратегия ПК, развитие системы управления персоналом	Кадровая стратегия ПК Кадровое делопроизводство Организация работы с персоналом по всем направлениям. Развитие системы, разработка и внедрение регламентов и инструментов. Участие в формировании системы УП по компании
Отдел по УП подразделения: организация работы с персоналом «на местах»	Участие в разработке кадровой стратегии ПК Кадровый учет Работа с персоналом Совместная с офисом работа по развитию персонала и системы УП

Этапы проекта:

1 этап: проектирование и анализ

Определить концепцию системы управления персоналом, общую структуру по компании, с описанием основных функций на каждом уровне и взаимодействия (на основе согласованной технологии управления персоналом и взаимодействия). Определить необходимый перечень документов по компании, общие требования к содержанию, управление документами (разработка, контроль выполнения) Провести анализ состояния существующей системы управления, в соответствии с концепцией системы и перечнем документов. Сформировать подробный план доработки и внедрения регламентирующих СУП документов, с описанием назначения, краткого содержания, разработчика и необходимых согласований, сроки, порядок введения в действие. Презентовать проект СУП Исполнительным директорам, Генеральному директору.

Результат: есть проект системы управления персоналом по компании, и детальный план по ее внедрению.

2 этап: формирование основ СУП

Разработка документов, единых для компании, базовых для остальных документов по управлению персоналом:

кадровой политики, Положения о системе управления персоналом, Кодекса корпоративной культуры и деловой этики концепции и проекта положения об управлении карьерой проекта положения о Кадровом резерве

Организация обсуждений, внесения предложения от Производственных компаний. Разработка необходимых методик (анализ рынка труда, профилирование должностей, модели компетенций, оценка квалификации, грейдирование должностей). Проведение обучения руководителей, «персональщиков» - продвижение СУП.

Результат: сформированы базовые положения и требования к единой системе управления персоналом компании.

З этап: «наполнение» и настройка СУП для каждой Производственной компании:

Разработка и доработка регламентов по основным направлениям работы с персоналом, для каждой производственной компании. Организация согласования и утверждения. Основные направления: подбор и найм, адаптация, наставничество, планирование карьеры, обучение и подготовка, оценка, молодые специалисты, кадровое делопроизводство Организация тренинга по основным направлениям, для «персональщиков» и руководителей. Подготовка наглядных материалов, инструкций и памяток для руководителей. Презентация СУП Исполнительным директорам, руководителям служб и подразделений.

Результат: Система управления персоналом полностью определена для каждой Производственной компании.

4 этап: сопровождение внедрения СУП

Организация необходимой помощи и разъяснений по основным направлениям кадровой работы – для «персональщиков» и руководителей. Сбор предложений по корректировкам. Контроль выполнения (через некоторое время после утверждения), оценка и анализ нарушений, внесение изменений. Оценка результатов внедрения правил (через некоторое время после утверждения).

Результат: система управления персоналом внедрена в компании.

3. Организация построения Системы управления персоналом

Заказчики проекта:

Генеральный директор – общая система по компании и требования к СУ производственных компаний.

Исполнительные директора Производственных компаний  - СУП для Производственных компаний, в рамках общих требований со стороны Управляющей компании.

Проектная группа:

Работа по этапам может выполняться параллельно-последовательно (этапы могут начинаться до завершения предыдущего).

Для  разработки и внедрения Системы управления персоналом (СУП) будет организован проект, участники:

Заместитель генерального директора по организационному развитию – руководитель разработки СУП по компании в целом. Руководители служб по управлению персоналом Производственных компаний - разработчики и организаторы внедрения СУП в производственных компаниях Заместитель генерального директора по управлению персоналом – участие в проекте разработки, организация внедрения СУП по компании. Привлеченные консультанты – методическая работа и сопровождение внедрения: разработка основных регламентирующих документов; проведение обсуждений, согласований и тренингов; участие во внедрении.

Общий порядок работы:

По каждому этапу руководитель проекта формирует детальный план и требования к разработке документов и/или проекты документов.

Далее организуется их «наполнение» - доработка, обсуждение с участниками проектной группы, для подготовки наиболее качественного документа. При этом при согласовании, возможно, будут учтены не все мнения; основной ориентир – на изначально определенные требования к СУП (технология, стратегия;  концепция и положение – по мере разработки).

Подготовленные проекты документов презентуются заказчикам, как минимум, 2 раза: первый раз – общая концепция системы, второй раз – полная система для каждой Производственной компании. Кроме этого, возможны промежуточные обсуждения, по запросу, проектная группа будет предоставлять любую информацию. Кроме этого, система будет представлена всем руководителям служб и подразделений, на стадии завершения разработки.

Более подробно распределение ролей определено п.3

Утверждение

«Базовые» документы СУП (кадровая политика, Положение о СУП и пр. документы этапа 2) утверждаются Генеральным директором. Документы для каждой Производственной компании утверждаются Исполнительными директорами. Инструкции, методики утверждаются Заместителем ГД по организационному развитию.

Внедрение, контроль

Внедрение осуществляется в первую очередь в Производственных компаниях, под руководством Исполнительных директоров, основная роль по внедрению – у руководителей служб по управлению персоналом. Со стороны Управляющей компании осуществляется контроль внедрения – Служба по управлению персоналом УК; и, при необходимости, методическая помощь – консультанты.

Оценка внедрения

Оценка осуществляется заказчиками - Генеральным директором, Исполнительными директорами – насколько созданная система помогает достичь целей в области персонала; Заместителем ГД по организационному развитию - соответствие проекту. По результатам оценки определяются задачи дальнейшего развития СУП.

4. Длительность этапов и распределение ролей в проекте

Этап, основное содержание	Основные участники	Результат	Длительность (примерно)
1 этап: проектирование и анализ. Определить концепцию и структуру системы управления персоналом, перечень необходимых документов и требования к ним. Анализ состояния. Подробный план внедрения. Презентация СУП Генеральному и Исполнительным директорам.	Заместитель ГД по оргразвитию – проект СУП. Консультанты – проработка концепции и системы, презентация. Руководители служб по УП – анализ состояния. Заместитель ГД по УП,  – участие	Есть проект системы управления персоналом по компании, и детальный план по ее внедрению	2-4 недели
2 этап: формирование основы СУП. Разработка базовых документов (кадровая политика, положение о СУП и др.) и необходимых методик, согласование. Обучение «персональщиков».	Заместитель ГД по оргразвитию – требования к базовым документам, участие в разработке. Консультанты – разработка, прове-дение согласований. Обучение. Руководители служб по УП  – предложения, согласования. Заместитель ГД по УП  – участие	Сформированы базовые положения и требования к единой системе управления персоналом компании	5-8 недель. Начало до завершения 1 этапа
З этап: «наполнение» и настройка СУП для АВТОБАН и ХМДС. Разработка и утверждение всех регламентов, наглядных материалов и инструкций для внедрения. Тренинг для «персональщиков» и руководителей. Презентация СУП для Исполнительных директоров, руководителей	Заместитель ГД по оргразвитию – требования к содержанию и оформлению документов, участие в разработке. Консультанты – разработка, прове-дение согласований. Обучение. Руководители служб по УП  – разработка, предложения, согласования. Заместитель ГД по УП - участие	Система управления персоналом полностью определена для Производственных компаний	4-7 месяцев. Начало до завершения 2 этапа, «запуск» по мере утверждения.
4 этап: сопровождение внедрения СУП Организация помощи и разъяснений при внедрении. Контроль выполнения. Оценка результатов внедрения.	Начальник ОУП УК – организация и контроль выполнения, оценка. Руководители служб по УП  – внедрение, разъяснения. Консультанты – помощь. Заместитель ГД по оргразвитию – участие, контроль.	Система управления персоналом внедрена в компании	4-6 месяцев. Начало по мере утверждения документов.

Общая длительность проекта: Разработка и утверждение: 7-10 месяцев. Сопровождение: 6-8 месяцев. Более точный План-график  работ будет сформирован после выполнения этапа 1.

Список документов Системы управления персоналом для разработки и внедрения

№	Документ	Назначение, основное содержание	Для кого
Документы 1 уровня	Общие требования и правила, политики
Кадровая политика	Основные принципы, цели и направления работы с персоналом. Основные требования к каждому направлению. Краткое описание системы управления персоналом компании. Ссылка на приложения – конкретизирующие документы. Может быть и сокращенный вариант, публичный.	Общая для компании
Положение о системе управления персоналом	Описание системы управления персоналом компании: функции, распределение, взаимодействие, перечень отчетности. Штатный состав с кратким описанием функций по службам и отделам («базовый» вариант).	Общее для компании
Социальная политика	Основные цели, принципы и направления социальной политики. Социальные льготы. Социальные программы, краткое описание: цели и задачи, на кого распространяется, порядок выполнения и финансирования. Ссылка на приложения Коллективный договор, и  конкретизирующие документы. Может быть и сокращенный вариант, публичный.	Общая для компании
Кодекс корпоративной культуры и деловой этики.	Определяет ценности и этические нормы компании, поддерживаемые стандарты поведения, отношений внутри компании и с внешними сторонами. Содержит также нормы корпоративной культуры: внешний вид, корпоративные праздники и пр. Основа для оценки и развития лояльности и приверженности компании, ее целям и ценностям.	Общий для компании
Документы 2 уровня	Стандарты и регламенты
Профили должностей и квалификационные требования	Описание должностей руководителей и работников, в соответствии со структурой и функциями, по установленному формату. Для поиска и найма, оценки, обучения, управления карьерой.	Для УК, Производственных компаний.
Положение о подборе и найме	Порядок открытия заявки, поиска, оценки, найма.	Основные требования общие по компании. Положения могут быть свои у каждой ПК.
Положение об адаптации.	Порядок введения в должность, прохождения испытательного срока и адаптации. Формы для знакомства с предприятием, прохождения адаптации.
Положение об управлении карьерой	Порядок планирования карьеры, разработка плана развития, организация подготовки, оценка развития, перемещение. «Карьерные маршруты» для должностей.
Положение о наставничестве	Порядок закрепления наставников, функции наставников, формы оценки (м. б. в составе обучения)
Положение о молодых специалистах	Для привлечения перспективных молодых специалистов и студентов. Порядок приема на временную работу, закрепление за наставниками, обучение на рабочем месте, учет.
11	Методика профилирования и оценки должностей, определения квалификационного уровня	Необходима для формирования тарифной сетки окладов по должностям, в соответствии с ценностью и сложностью должности. Содержит критерии и алгоритм оценки должностей, приложение – список должностей с результатами оценки (грейдирования).	Общая. Списки должностей могут быть своими в УК, каждой ПК.
12	Положение о кадровом резерве.	Для целенаправленной подготовки резерва руководителей компании. Цели и порядок формирования, требования к резервистам. Списки должностей. Порядок обучения и подготовки, оценки, перемещения, стимулирования. Приложение – профили должностей из резерва.	Общий для компании
13.	Положение об обучении персонала.	Цели, направления, группы, формы, организация финансирование, оценка результатов обучения. Содержит в том числе подготовку кадрового резерва, стажировки.	Для всей компании
14.	Положение об оценке персонала	Цели, требования к должностям (ссылка на профили), порядок планирования и проведения оценки, критерии, форма заключения, действия по результатам оценки.
15.	Программы обучения	Библиотека программ по темам, актуальным для компании: содержание, объем, кто проводит, стоимость, отзывы и раздаточный материал, и др.
Документы 3 уровня	Инструкции, справочники
16	Картотека персонала (требования к картотеке)	Основная необходимая информация о каждом работнике, для наилучшего его применения в компании (результаты тестирований, квалификация, обучения, результаты оценок и пр.)	Требования общие. Документы могут быть свои.
17	Инструкция по введению в должность.	Порядок знакомства с требованиями к должности (функции, продукты, показатели и пр.) и рабочим местом, коллективом. Приложения: списки необходимых для ознакомления документов по каждой должности, общие ознакомительные материалы.
18	Положение о замещении работников	Порядок замещения работников, возлагаемые функции, компенсация. Списки – кто кого замещает.

1 Цель в области Персонал: профессиональный, этичный, мотивированный, готовый повышать квалификацию персонал, который производит качественный продукт и выполняет регламентированные требования