Электронная почта бизнес-класса
Здравствуйте, меня зовут ……………, я ………………., и мой доклад посвящен электронной почте бизнес-класса.
Выбор системы электронной почты – слишком ответственное решение, чтобы кто-то принимал его в одиночку. Только тщательный учет мнений и приоритетов как IT, так и бизнеса, позволит принять долговременное стратегически правильное решение. Почему? Потому что без электронной почты – как без воздуха. Это среда для делового общения внутри организации, и основной канал для обмена информацией с заказчиками, поставщиками и партнерами. Офисные сотрудники тратят примерно 2 часа в день на работу с почтой, и ее отказ затрагивает всех. Что же такое настоящая почта для бизнеса, почта бизнес-класса? Это единое решение для обмена сообщениями и организации совместной работы на базе Exchange Server и Outlook. От систем электронной почты на базе бесплатных веб-служб или простых почтовых серверов ее отличает ряд особенностей.
Во-первых, это среда для управления организацией. Это повсеместный доступ. Это адекватная надежность сервиса, которая обеспечивает непрерывность всех «завязанных» на электронную почту бизнес-процессов. Это ориентация на данные, а не только на службы. Это централизованные средства защиты от вирусов и спама, абсолютно необходимые для нашей эпохи тотального спама. Наконец, это обеспечение конфиденциальности данных, их защита от утечек и перехвата.
Единая среда для управления организацией
Итак, это не только и не столько почта. Это единая среда для управления организацией. Ведь продуктивность команды определяется не только продуктивностью ее участников, а эффективностью взаимодействия между ними, эффективностью совместного использования доступной информации. Для оптимизации работы предприятия используются специализированные решения, такие, как ERP, CRM, EPM. Но что делать тем, для кого они слишком сложные и дорогие? Вспомнить про Outlook, ведь там есть все необходимое для организации совместной работы в небольшой организации. Общие календари на сервере могут использоваться для планирования и учета рабочего времени, для управления материальными ресурсами. Общие контакты – это единая база контактов сотрудников, поставщиков, заказчиков и партнеров, фактически прообраз системы управления взаимоотношениями с клиентами. Наконец, общие задачи служат для делегирования и контроля выполнения заданий, то есть это несложная система управления проектами.
Повсеместный доступ к сообщениям всех видов
В электронной почте бизнес-класса на базе Exchange Server используется универсальный почтовый ящик. Все сообщения разных видов приходят в папку «Входящие» в хронологическом порядке, и далее обрабатываются (вручную или автоматически) в соответствии с их типом и приоритетом. Не нужно контролировать несколько устройств и приложений, риск пропустить важное сообщение снижается. Но при этом доступ к почтовому ящику возможен с устройств разных типов – с ПК, из браузера, смартфона или с обыкновенного телефона с тоновым набором. Тем самым обеспечивается оптимальный в данный момент баланс функциональности и мобильности. Таким образом, это универсальное решение для разных платформ.
Мобильный доступ на базе технологии Exchange ActiveSync
Современному бизнесу тесно в рамках обычного рабочего времени и в стенах офиса. Мобильный доступ к почтовому ящику – это бизнес-почта в вашем кармане. Как бы цинично это ни звучало, он расширяет увеличивает продолжительность рабочего времени сотрудников и «зону доступа» бизнес-почты.
Для мобильного доступа используется технология Exchange ActiveSync. В ее основе – принцип Push Mail, то есть теперь пользователям не нужно тратить время и расходовать трафик, проверяя почту, потому что сообщения приходят на мобильные устройства сразу после их доставки в почтовый ящик на сервере.
Мобильные устройства позволяют не просто проверять свою почту, но обеспечивают полноценный доступ.
Теперь каждый сотрудник может быть мобильным. Все, что нужно – это мобильный доступ в Интернет. Тип устройства тоже не имеет большого значения, потому что поддерживаются все популярные типы смартфонов. Дело в том, что Exchange ActiveSync стал стандартом де-факто для мобильного доступа, и его использует не только Microsoft, но и Nokia, и Apple, и Google. Организации не нужно тратить деньги на покупку новых устройств, а пользователям – расставаться с любимыми устройствами и менять привычные для них способы работы. Наконец, подключить свое устройство и при необходимости сбросить его может сам пользователь, поэтому нагрузка на администраторов сильно не увеличится.
Надежность сервиса и сохранность электронной переписки
Электронная почта бизнес-класса – это не только возможность отправлять и принимать сообщения. Без преувеличения можно сказать, что она построена вокруг данных. Хотим мы этого или нет, но результаты труда офисных сотрудников «живут» в электронной почте, значительная часть накопленных организациями знаний хранятся именно так. Именно поэтому сообщения в почтовом ящике – слишком ценный ресурс, чтобы не уделять внимания их сохранности. Поэтому используется централизованное хранение информации в почтовом ящике, откуда она может быть прочитана с различных устройств. Это возможность резервного копирования. Так как мы получаем в день до сотни сообщений, иногда больше, то найти нужное становится все сложнее и сложнее. Поэтому электронная почта бизнес-класса – это удобные средства для навигации в почтовом ящике – фильтрации, сортировки и поиска. Правила, которые позволяют автоматически сортировать почту по папкам. Наконец, это личные архивы.
Защита от вирусов, спама, а также перехвата и утечек информации
Мы живем в эпоху тотального спама, и продуктивная работа немыслима без средств защиты от непрошенных гостей - вирусов и спама. Электронная почта бизнес-класса включает современные средства для фильтрации нежелательных сообщений и вредоносных программ.
В электронной почте постоянно циркулирует конфиденциальная информация. Шифрование почтового трафика между серверами Exchange и клиентами, в том числе мобильными, надежно защищает ее от перехвата. Но мы знаем, что угроза перехвата – не единственная. Умышленно или нет, но пользователи рассылают конфиденциальную информацию за ее пределы организации, поэтому в Exchange Server есть встроенные средства для защиты информации от утечек. Они включают в себя возможности для блокировки и модерации сообщений, а также их защиты с помощью технологии управления правами на информацию, или IRM.
Разные варианты приобретения и использования
Внедрение электронной почты/text/category/hosting/" rel="bookmark">хостинга. Покупать оборудование не нужно, лицензии тоже – вы только оплачиваете подписку, причем ее стоимость зависит только от количества почтовых ящиков и от набора дополнительных услуг. Тем самым расходы полностью прозрачны и прогнозируемы. Кроме того, высококлассное оборудование и круглосуточная профессиональная поддержка силами опытного ИТ-персонала провайдера являются залогом высокого качества обслуживания, и многие провайдеры включают в договор финансовые гарантии его соблюдения. Еще одной статьей экономии является фильтрация спама: так как она ведется на площадке провайдера, нежелательные сообщения не расходуют ваш Интернет-трафик, а полезная полоса пропускания для других приложений увеличивается. Подводя итог всем этим преимуществам, можно отметить, что для большинства небольших компаний аренда электронной почты бизнес-класса будет предпочтительным выбором. Вместе с тем, развертывание электронной почты бизнес-класса на собственном сервере тоже имеет ряд преимуществ, прежде всего, большую гибкость в настройке и абсолютный контроль информации. Чем больше организация, тем меньше будет стоимость развертывания и поддержки одного почтового ящика. Почтовый трафик между внутренними сотрудниками – еще одна статья экономии в этом сценарии. Поэтому для большинства крупных компаний можно рекомендовать развертывание Exchange в собственной сети.
Итак, это был доклад, посвященный электронной почте бизнес-класса. Большое спасибо за внимание!
