Общество с ограниченной ответственностью «…………»
(…………..»)
УТВЕРЖДАЮ Директор ………….» _________________Ф. И.О. подпись «______» ____________ 2015 г. |
Система менеджмента качества и безопасности пищевой продукции | ДП 01-2015 |
Документированная процедура «УПРАВЛЕНИЕ ЗАПИСЯМИ» |
Впервые
Дата введения 01.05.2015
число, месяц, год
г. …………..
2015 г.
СОДЕРЖАНИЕ
Стр. | ||
1 | ВВЕДЕНИЕ | 3 |
1.1 | Цели | 3 |
1.2 | Область применения | 3 |
1.3 | Ответственность | 3 |
2 | ТЕРМИНЫ, ОБОЗНАЧЕНИЯ И СОКРАЩЕНИЯ, НОРМАТИВНЫЕ ССЫЛКИ | 4 |
2.1 | Нормативные ссылки | 4 |
2.2 | Термины и определения | 4 |
2.3 | Обозначения и сокращения | 5 |
3 | ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ | 6 |
4 | УПРАВЛЕНИЕ ЗАПИСЯМИ СМК и БПП | 6 |
4.1 | Идентификация записей | 6 |
4.2 | Хранение записей, определение сроков хранения, защита | 7 |
4.3 | Восстановление | 9 |
4.4 | Изъятие и аннулирование записей | 9 |
5 | Измерение процесса | 9 |
6 | КОНФИДЕНЦИАЛЬНОСТЬ | 10 |
лок-схема процесса управления записями СМК и БПП ……………» | 11 | |
орма журнала периодических проверок документов и записей, форма листа регистрации изменений, форма листа ознакомления | 12 | |
Лист регистрации изменений | 13 | |
Лист ознакомления | 14 |
ДОКУМЕНТИРОВАННАЯ ПРОЦЕДУРА
Система менеджмента качества и безопасности пищевой продукции ДП 01-2015
Управление записями СМК и БПП: идентификация, хранение, защита,
восстановление.
ВВЕДЕНИЕ Цели Настоящая документированная процедура устанавливает требования к порядку идентификации, хранения, защиты, восстановления записей системы менеджмента качества и безопасности пищевой продукции общества с ограниченной ответственностью «…………» (далее по тексту Царство вкуса»). Настоящая процедура также устанавливает сроки хранения записей и порядок их изъятия. Управление записями имеет целью предоставление объективных данных для демонстрации соответствия требованиям, проведения анализа хода процессов, их результативности и принятия мер коррекции. Область применения Требования настоящей документированной процедуры охватывают записи, необходимые для предоставления свидетельств соответствия требованиям и результативности функционирования системы менеджмента качества в соответствии с требованиями ГОСТ ISO 9001-2011, ГОСТ Р 51705.1-2001. Требования настоящей процедуры распространяются на весь персонал …………» Ответственность Директор « вкуса» несет ответственность за утверждение, введение в действие, отмену (аннулирование) настоящей документированной процедуры, определяет сроки хранения записей, выделяет необходимые ресурсы для выполнения требований, изложенных ниже. Представитель руководства по качеству несет ответственность за выполнение требований настоящей процедуры, за управление записями СМК и БПП. Ответственность за достоверность и своевременность ведения записей СМК несут должностные лица в соответствии с матрицей ответственности по процессам СМК и БПП, приведенной в Руководстве по качеству (приложение Д к РК). Проверка выполнения требований настоящей процедуры осуществляется в ходе внут-
ренних аудитов СМК и БПП.
ТЕРМИНЫ, ОБОЗНАЧЕНИЯ И СОКРАЩЕНИЯ, НОРМАТИВНЫЕ ССЫЛКИ Нормативные ссылки
Настоящая документированная процедура разработана с учетом требований:
ГОСТ ISO 9001-2011 «Системы менеджмента качества. Требования».
ГОСТ Р 51705.1-2001 «Системы качества. Управление качеством пищевых продуктов на основе принципов ХАССП. Общие требования».
РК 01-2015 Руководство по качеству.
ДП 002-2015 Внутренний аудит СМК и БПП.
Термины и определенияВ настоящей документированной процедуре используются следующие термины и определения:
Анализ | — | деятельность, предпринимаемая для установления пригодности, адекватности, результативности рассматриваемого объекта для достижения установленных целей |
Анализ качества | — | систематический и независимый анализ, позволяющий определить соответствие деятельности и результатов в области качества запланированным мероприятиям, а также эффективность внедрения мероприятий и их соответствие поставленным целям |
Запись | — | документ, содержащий отражение достигнутых результатов или свидетельства осуществленной деятельности |
Данные СМК | — | равнозначные понятия записей и отчетных данных, применяемых в качестве отчетных документов. |
Дело | — | совокупность документов (или отдельных документов, относящихся к определенному вопросу или сфере деятельности Предприятия), подшитая в отдельную обложку |
Документ | — | информация и соответствующий носитель. Носитель может быть бумажным, магнитным, электронным или оптическим компьютерным диском, фотографией или эталонным образцом или комбинацией из них |
Документация СМК и БПП | — | комплект документов, необходимых для надлежащего функционирования Системы менеджмента качества и безопасности пищевой продукции и подтверждения безопасности и требуемого качества продукции, эффективности функционирования СМК и БПП |
Документирование | — | процесс целенаправленного создания и поддержания в рабочем состоянии документов СМК и БПП |
Дубликат документа | — | документ, идентичный с подлинником, выполненный на любом материале, пригодном для многократного снятия с него копий, оформленный заверительной подписью |
Запись | — | документ, содержащий достигнутые результаты или свидетельства осуществленной деятельности |
Идентификация | — | отождествление, установление соответствия, совпадения. |
Журнал | — | документ составляемый по определенной форме и содержащий периодические записи сведений, событий, операций, входящих и исходящих документов и т. д (допускается в электронном виде) |
Копия | — | документ, идентичный с подлинником или дубликатом, предназначенный для непосредственного использования |
Корректирующее действие | — | действие, предпринятое для устранения причины потенциального несоответствия или другой потенциально нежелательной ситуации |
Несоответствие | — | невыполнение установленных требований |
Нормативный документ | — | документ, устанавливающий правила, общие принципы или характеристики, касающиеся различных видов деятельности или их результатов |
Объективное свидетельство | — | данные, подтверждающие наличие или правдивость чего-либо |
Отчетные документы | — | документы, представляющие объективное доказательство о проделанной работе и/или достигнутых результатах |
Периодическая проверка документов | — | деятельность, заключающаяся в рассмотрении документа в целях выяснения, следует ли переутвердить этот документ, или необходимо пересмотреть и внести в него изменения, или отменить |
Предупреждающее действие | — | действие, предпринятое для устранения причины потенциального несоответствия или другой потенциально нежелательной ситуации |
Процесс | — | совокупность взаимосвязанных и взаимодействующих видов деятельности, преобразующая входы в выходы |
Результативность | — | степень реализации запланированной деятельности и достижения запланированных результатов |
Эффективность | — | связь между запланированным результатом и использованными ресурсами |
Пересмотр документа | — | внесение всех необходимых изменений в содержание и оформление документа |
Прослеживаемость | — | возможность проследить историю, применение или местонахождение того, что рассматривается |
Управление документами | — | комплекс работ по разработке, согласованию, утверждению, периодической проверке, рассылке и доведению до сведения заинтересованных лиц документа |
СМК и БПП — система менеджмента качества и безопасности пищевой продукции
ДП — документированная процедура;
РК — руководство по качеству.
ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ Управление записями о качестве и безопасности пищевой продукции — это комплекс работ по систематическому и постоянному обеспечению предприятия всеми необходимыми записями о безопасности и качестве выпускаемой продукции, функционированию СМК и БПП в соответствии с требованиями ГОСТ ISO 9001-2011 и стандарта ГОСТ Р 51705.1-2001. Блок-схема процесса «Управление записями СМК и БПП» представлена в роцесс «Управление записями СМК и БПП» включает следующие этапы:- идентификация;
- хранение, определение сроков хранения, защита;
- восстановление (при необходимости);
- изъятие и аннулирование записей.
Анализ записей о качестве и безопасности пищевой продукции обеспечивает своевременное принятие корректирующих мероприятий по обеспечению безопасности и качества выпускаемой продукции. Объективные и достоверные записи:- предупреждают и исключают непреднамеренную поставку потребителю продукции, не отвечающей установленным требованиям;
- позволяют своевременно предпринимать предупреждающие и корректирующие действия по устранению потенциальных и выявленных несоответствий СМК и БПП предприятия;
- позволяют уменьшить непроизводительные расходы предприятия и потребителя, связанные с поставкой несоответствующей продукции, ее возвратом и/или утилизацией;
- способствуют реализации политики и целей предприятия в области качества и безопасности;
- помогают наиболее полно удовлетворять требования и запросы потребителей.
В любой период хранения (и в рамках текущего делопроизводства, и при хранении вархиве) записи могут быть использованы для целей улучшения процессов и систем, анализа данных, анализа СМК и БПП со стороны руководства.
Все записи на предприятии ведутся и хранятся в бумажном и/или электронном виде. Достоверность зарегистрированных данных подтверждается подписью лица, имеющего соответствующие полномочия. Записи находятся в управляемых условиях и защищены от утери, порчи и несанкционированного использования. Применяемые формы для ведения записей, установленный порядок их оформления в соответствии с требованиями нормативных документов позволяют идентифицировать и персонифицировать записи. Отчетные документы хранятся сгруппированными в дела. Дела формируются из документов, относящихся к периоду (месяц, год).- наименование и/или идентификационный номер, позволяющие отнести их к определенному объекту деятельности предприятия (продукции, процессу);
- дату оформления;
- подпись лица, осуществившего запись.
Идентификация записей на бумажном носителе определяется с помощью:- идентифицируемого номера дела, куда она (запись) направляется, а также подписью или отметкой, уполномоченного лица, проведшего оформление этой записи……………..
