Составление номенклатуры дел

Составление номенклатуры дел
Документационное обеспечение деятельности учреждения представляет собой комплекс работ, связанных, прежде всего, совершенствованием нормативно-методической базы по организации работы с документами. Для повышения эффективности деятельности аппарата управления учреждения и рациональности организации документов в делопроизводстве составляется номенклатура дел.

Номенклатура дел представляет собой оформленный в установленном порядке систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве учреждения, с указанием сроков хранения документов.

Основными нормативными документами, которыми следует руководствоваться при составлении номенклатуры дел, являются:
• Основные правила работы ведомственных архивов (утв. приказом Главархива СССР );
• Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением коллегии Росархива от 01.01.2001);
• Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. постановлением Правительства РФ );
• Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций с указание сроков хранения (утв. приказом Минкультуры и массовых коммуникаций РФ от 01.01.2001 г № 000, зарегистрирован Минюстом России от 01.01.2001 рег. № 000);
• Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Минкультуры РФ от 01.01.2001 г № 000, зарегистрирован Минюстом России от 01.01.2001 рег. № 000);
• Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Росархива )

Помимо указанных нормативно-методических документов при определении сроков хранения документов необходимо руководствоваться ведомственными (отраслевыми) перечнями, в которые включены специфические документы, образующиеся в деятельности учреждения определенной отрасли.

Перечни документов используются в качестве основных нормативных документов для определения сроков хранения документов. Если есть расхождения в сроках хранения, установленных типовым и ведомственным перечнями, действует тот срок хранения, который указан в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения. При составлении индивидуальной номенклатуры дел конкретного учреждения можно также использовать типовые и примерные номенклатуры дел.

Так как номенклатура дел составляется на основе изучения состава и содержания документов, образующихся в деятельности учреждения, в ходе этой работы следует руководствоваться уставом или положением об учреждении, положениями о его структурных подразделениях и об отдельных видах деятельности (о коммерческой тайне, об управлении персоналом, о маркетинговой деятельности и др.), штатным расписанием или утвержденной структурой учреждения, планами и отчетами о его работе, номенклатурами дел за предшествующие годы, описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, регистрационными формами.

Сводная номенклатура дел учреждения на предстоящий календарный (делопроизводственный) год составляется в последнем квартале текущего года службой документационного обеспечения управления (или, в зависимости от масштабов учреждения, секретарем или лицом, ответственным за ведение делопроизводства) на основе номенклатур дел его структурных подразделений.

Вновь созданное структурное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел.
Сводная номенклатура дел (приложение 1) составляется по установленной форме на общем бланке учреждения, визируется руководителем архива или лицом, ответственным за архив, подписывается руководителем службы ДОУ или лицом, ответственным за делопроизводство, и после одобрения экспертной комиссией учреждения направляется на согласование с экспертно-проверочной и методической комиссии (ЭПМК) Татглавархива, после чего утверждается руководителем учреждения.

Номенклатура дел согласовывается с ЭПМК Татглавархива не реже одного раза в 5 лет. В случае коренного изменения функций и структуры организации разрабатывается новая номенклатура дел.

Сводная номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров (но не менее четырех). Первый утвержденный экземпляр является документом постоянного хранения и включается в раздел службы ДОУ. Второй используется службой ДОУ в качестве рабочего экземпляра. Третий применяется в работе архива организации для осуществления контроля за формированием дел в делопроизводстве организации, обеспечением их сохранности на стадии делопроизводства, учета дел и т. д. Четвертый остается в архивном учреждении, с которым номенклатура дел была согласована.

Целесообразно, наряду с традиционной бумажной формой номенклатуры дел, иметь и ее электронный вариант. Это облегчит ее использование и окончательное оформление в конце года.

После утверждения сводной номенклатуры дел учреждения структурные подразделения получают выписки соответствующих ее разделов для использования при организации работы с документами.

Согласованная с ЭПМК Татглавархива номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается руководителем учреждения и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

Прежде чем приступить к заполнению формы номенклатуры дел, необходимо выбрать схему систематизации заголовков внутри нее. Как правило, основой для определения структуры номенклатуры дел является утвержденная структура учреждения или его штатное расписание. В этом случае названиями разделов, подразделов номенклатуры дел будут являться названия структурных подразделений, обозначенных в утвержденной структуре учреждения или его штатном расписании. При этом названия структурных подразделений располагаются в номенклатуре дел в той последовательности, в которой они указаны в утвержденной структуре или штатном расписании.

Если учреждение не имеет четко выраженной структуры (или учреждение небольшое), то номенклатура дел строится по функциональной схеме. В этом случае названия разделов и подразделов отражают направления деятельности организации. Например:

- Организационно-распорядительная деятельность (административно-управленческая деятельность);
- Информационно-аналитическое обеспечение деятельности;
- Планово-финансовая деятельность;
- Учет и отчетность.
- Производственная деятельность;
- Коммерческая деятельность;
- Маркетинг (рекламная деятельность);
- Деятельность по обеспечению безопасности;
- Кадровое обеспечение деятельности;
- Общественная деятельность;
- Профсоюзная деятельность и др.

Каждому структурному подразделению или направлению деятельности учреждения присваивается свой порядковый номер: 01, 02, 03, и т. д. Если в составе структурного подразделения имеются отделы, подотделы, секторы, то им присваиваются цифровые обозначения, состоящие из пар цифр, например: 01.01, 01.02, 01.03 и т. д., где первая пара цифр 01 – цифровое обозначение управления, вторая пара цифр – 01 – цифровое обозначение отдела, входящего в состав управления.

Номенклатура дел должна охватывать все документируемые участки работы организации. Это означает, что любой, созданный или полученный в учреждении документ, должен иметь свое «дело» в номенклатуре, в которое он должен быть помещен. В номенклатуру дел включаются все справочные журналы и картотеки.
Не включаются в номенклатуру дел только заголовки печатных изданий (книг, буклетов, брошюр и т. д.).

Индексация дел (графа 1). Каждое дело, включенное в номенклатуру дел, должно иметь индекс. Индекс дела состоит из установленного в учреждении цифрового обозначения структурного подразделения (или направления деятельности) и порядкового номера заголовка дел по номенклатуре дел в пределах каждого структурного подразделения. Например, 01-10, где 01- обозначает номер структурного подразделения, а 10 – порядковый номер заголовка.

Заголовки дел (графа 2). Заголовки дел должны кратко, но точно, четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов, включенных в данное дело. Заголовок состоит из следующих элементов:

- название вида дела (переписка, журнал) или разновидности документов (приказы, акты, протоколы);
- название автора документов (организации, структурного подразделения, комиссии и др.);
- краткое содержание документов дела;
- название адресата (корреспондента) документа (например, для переписки);
- название местности, с которым связано содержание документов;
- даты (период) к которым относится содержание документов дела (например, для планов и отчетов);
- указание на копийность документов.

Не каждое дело в заголовке будет содержать полный набор этих элементов. Набор элементов зависит от характера документов, которые будут группироваться в данном деле. Так, например, период, к которому относятся документы дела, как правило, указывается в плановых и отчетных документах (годовые, квартальные, месячные и т. д.). Подразумевается, что в остальных делах, где в заголовке не указан период, формируются документы текущего делопроизводственного года.

Недопустимо при составлении заголовков номенклатуры дел:
- помещать в один заголовок документы постоянного и временного сроков хранения, а также разных сроков временного хранения, например, 15 лет и 5 лет;
- допускать в заголовке название не вида документа, а какой либо функции, например, «кредитование», «вопросы строительства» и т. д.;
- составлять заголовки дел, не раскрывающие содержание и состав документов, например, «Общие материалы по финансированию», «разная переписка», «водящие документы», «Исходящие документы» и т. п.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов определяется степенью значимости и важности вопросов, содержащихся в документах, которые составляют дела, а также их видов в логической последовательности и их взаимосвязью.

В начале каждого раздела располагаются заголовки дел, содержащих нормативно-правовые документы законодательных органов и органов власти, относящиеся к деятельности учреждения. Далее включаются заголовки дел, содержащие организационно-распорядительную документацию. При этом заголовки дел, содержащие документы (постановления, приказы) вышестоящих органов, располагаются перед заголовками дел (приказами) самого учреждения.

Далее включается планово-отчетная документация. После включаются заголовки дел, содержащие доклады, аналитические обзоры, сообщения и т. п. по основной деятельности, не вошедшие в состав отчетов о работе учреждения. Далее располагаются заголовки дел, содержащие переписку. При этом сначала располагаются заголовки дел, содержащие переписку с вышестоящими органами, а также по вопросам основной деятельности.

В конце каждого раздела номенклатуры дел располагаются заголовки дел учетных форм документов (книг, журналов, картотек регистрации, учета и т. п.).
Заголовки дел, сформированных по географическому или корреспондентскому признакам, вносятся в номенклатуру дел в алфавитном порядке по географическим названиям или корреспондентам.

Количество томов (графа3). Заполняется по окончании календарного года. В ней проставляется фактическое количество дел (томов, частей), заведенных в учреждении в течение одного календарного года.

Срок хранения и № статей (графа 4). Указывается срок хранения дела, а также номер статей согласно перечню (типовому, ведомственному), который был использован в работе по определению срока хранения документов. При отсутствии перечня используется типовая или примерная номенклатура дел.

Сроки хранения из типовых и ведомственных перечней переносятся в номенклатуру дел. Можно изменять установленные сроки, но только в сторону их увеличения. Уменьшение сроков хранения, установленных перечнем, запрещается.

В том случае, если в действующих перечнях отсутствуют сроки хранения документов, имеющихся в учреждении, сроки их хранения определяются экспертной комиссией учреждения. В том случае, если учреждение передает документы на государственное хранение, эти сроки согласовываются с ЭПМК Татглавархива.

Срок хранения документов на нетрадиционных носителях соответствует сроку хранения аналогичных видов документов на бумажной основе.

При заполнении графы 4 после проставления срока хранения дела необходимо указывать ссылку на соответствующую статью Перечня. При этом в необходимых случаях указывается не только номер статьи, но и все буквенные обозначения и примечания, относящиеся к содержанию документов дела.

Примечание (графа 5). Указывается названия перечней документов, использованных для определения сроков хранения дел.

Помимо этого, в ходе работы с номенклатурой дел в течение года, в графе «Примечание» проставляются отметки о переходящих делах. К переходящим делам относятся: положения об учреждении и его структурных подразделениях; правоустанавливающие документы о деятельности учреждения; долгосрочные программы, концепции развития направлений деятельности учреждения; различные дела сотрудников; книги и журналы учета и регистрации и другие. В этом случае в графе делается пометка «Переходящее».

При помещении в дело первого документа, в графе «Примечание» делается отметка о заведении дела. Это позволит в конце года точно знать количество фактически заведенных дел. Относительно электронных документов в графе «Примечание» следует указать, вид носителя. Например: «Электронный документ». В особых случаях проставляются отметки об утрате дела, неисправимом повреждении документов дела, об изъятии документов дела судебными или следственными органами, о передаче дела в другое структурное подразделение для продолжения и т. п. В этой же графе возможны также указания о лицах, ответственных за формирование дел структурного подразделения, а также об особенностях заведения дел.

По окончании года составляется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов, частей), отдельно постоянного и временного сроков хранения. Эти сведения сообщаются ведомственному архиву (лицу, ответственному за архив). Об этом делается отметка в номенклатуре с указанием должности лица, сделавшего отметку, его подписи и расшифровки подписи.

Наименование федерального органа исполнительной власти НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ		УТВЕРЖДАЮ
	N	Наименование должности
руководителя федерального органа
(место составления)	исполнительной власти
На	год	Подпись	Расшифровка
подписи
Дата
Индекс дела	Заголовок дела (тома, частей)	Кол-во дел (томов, частей)	Срок хранения дела (тома, части) и N статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
Название раздела
Наименование должности руководителя службы ДОУ федерального органа исполнительной власти	Подпись	Расшифровка  подписи
Дата Виза зав. архивом (лица, ответственного за архив)
СОГЛАСОВАНО  Протокол ЦЭК (ЭК)	СОГЛАСОВАНО  Протокол ЭПК федерального архива
от	N	от	N

  Продолжение 

Итоговая запись о категориях и кол-ве дел, заведенных в _________ году в федеральном органе исполнительной власти
По срокам хранения	Всего	В том числе:
переходящих	с отметкой "ЭПК"
1	2	3	4
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
ИТОГО:
Наименование должности руководителя службы ДОУ	Подпись	Расшифровка подписи
Дата Итоговые сведения переданы в архив
Наименование должности передавшего сведения	Подпись	Расшифровка подписи
Дата

Форма номенклатуры дел организации