ИНСТРУКЦИЯ ПО ОФОРМЛЕНИЮ ДЕЛ ДЛЯ ПЕРЕДАЧИ НА ПОСТОЯННОЕ ХРАНЕНИЕ В АРХИВ УНИВЕРСИТЕТА
Уважаемые коллеги! Если в структурном подразделении нет необходимых материалов (иглы, капроновая нить, картонные папки), прошить дела можно в архиве университета (4 лабораторный корпус, каб. 211).
Из документов дела удалить все металлические детали (скрепки, скобки степлера). Документы в деле расположить в хронологической последовательности. Провести нумерацию листов простым карандашом в правом верхнем углу.После завершения нумерации листов составляется Лист-заверитель дела, который располагается в конце дела. В нем цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, а также литерные и пропущенные номера (если таких нет, поля остаются пустыми), отмечаются отдельные особенности физического состояния документов (помарки, неразборчивый текст, порванные листы и др.).
|
Оформляем твердую обложку дела. В качестве твердой обложки могут быть использованы картонные папки и скоросшиватели, из которых предварительно удаляются железные скрепляющие элементы, завязки и боковые ограничители.
Документы вкладываются в твердую обложку и прошиваются большой иглой в 5 проколов к нижней части обложки так, чтобы свободные края нити были завязаны внутри дела.
|
|
Распечатываем заполненный титульный лист дела и приклеиваем на лицевую сторону твердой обложки. Дело готово!
Заполняем акт приема-передачи документов на постоянное хранение, распечатываем его в 2 экземплярах, подписываем. Сдаем дела в архив.
МИНОБРНАУКИ РОССИИ Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования
«Челябинский государственный университет»
(ФГБОУ ВО «ЧелГУ»)
НАИМЕНОВАНИЕ СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ
ДЕЛО №_________
Заголовок дела
(с № ___________по №__________________)
00.00.0000 – 00.00.0000
крайние даты
На ______________ листах
ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА №___________
В деле подшито и
пронумеровано________________________________________ листов
(цифрами и прописью)
В том числе:
литерные номера
листов__________________________________________________;
пропущенные номера
листов_____________________________________.
Особенности физического состояния и формирования дела | Номера листов |
1 | 2 |
Наименование должности
работника подпись Ф. И.О
«____»___________ 20____ г.
МИНОБРНАУКИ РОССИИ Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования«Челябинский государственный университет»
(ФГБОУ ВО «ЧелГУ»)
АКТ*
________________№________
приёма-передачи документов
на постоянное хранение
в архив ЧелГУ
№№ | Заголовок дела | Года документов и дел | Кол-во дел и листов | Срок хранения и статья по перечню | Примечание |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
1. | |||||
2. |
Сдал: | Принял: |
Наименование должности руководителя структурного подразделения ____________________ «_____»___________ 20_____ г. | Заведующая архивом ЧелГУ ___________________ «_____»___________ 20_____ г. |
Наименование должности ответственного за делопроизводство ____________________ «_____»___________ 20_____ г. |
? АКТ составляется в 2-х экз.: 1-й – в архив; 2-й – в подразделение
