Инструкция по заполнению
информационного файла-отчета
«Командировки, стажировки,
визиты зарубежных ученых»
данный отчёт представляется до 10-го числа месяца, следующего за отчётным
Контакты
(гор.) +375 17 284 06 58
(мтс) +375 29 771 08 63
(гор.) +375 17 294 90 80
(мтс) +375 29 770 43 72
Оглавление
Введение и общие рекомендации 3
Набор полей файла-отчета “Командировки, стажировки, визиты зарубежных ученых” 5
Поле “Страна” 5
Поле “Принимающая организация, на русском языке” 5
Поле “Принимающая организация, латиницей” 5
Поле “Фамилия и инициалы” 5
Поле “Должность” 6
Поле “Ученая степень” 6
Поле “Ученое звание” 6
Поле “Направляющая организация НАНБ” 6
Поле “Дата начала командировки (стажировки, визита)” 6
Поле “Дата окончания командировки (стажировки, визита)” 6
Поле “Цель” 7
Поле “Источник финансирования” 7
Поле “Общие затраты, USD” 7
Поле “Затраты из республиканского бюджета, USD” 7
Поле “Результаты” 7
Поле “Название направляющей зарубежной организации, на русском языке” 8
Поле “Название направляющей зарубежной организации, латиницей” 8
Поле “ Фамилия и Имя, на русском языке” 8
Поле “ Фамилия и Имя, латиницей” 8
Часто задаваемые вопросы 9
Введение и общие рекомендации
Уважаемые пользователи системы, данная инструкция поможет исключить ошибки в процессе заполнения информационного файла (далее файл). Пожалуйста, прочитайте её внимательно и следуйте ей.
В конце данной инструкции Вы можете найти ответы на часто задаваемые вопросы. Пожалуйста, обязательно ознакомьтесь с данным разделом.
Необходимо отметить, что все поля файла, обозначенные “звездочкой”(*), обязательны для заполнения! При отсутствии информации в данных полях, документ будет отклонен автоматически.
Если поле, не отмеченное *, по каким-то причинам не имеет значения, то необходимо оставить поле пустым.
Отчеты обрабатываются автоматически, поэтому запрещается изменять интервал между таблицами (1 строка), а так же добавлять в таблицу строки. В противном случае документы будут отклонены.
Важно, перед заполнением отчета, всегда скачивать новый шаблон.
Если вы хотите вставить значение из буфера обмена, то необходимо его вставлять не в ячейку, а в поле значения данной ячейки (рис. 1)
Рисунок 1 - Поле значения ячейки в Excel
Набор полей файла-отчета “Командировки, стажировки, визиты зарубежных ученых”
Поле “Страна”
Данное поле имеет текстовый формат. Значение выбирается из списка доступных значений. Поле является обязательным для заполнения.
Поле “Принимающая организация, на русском языке”
Данное поле имеет текстовый формат и может принимать любое значение. В данном поле вводится название зарубежной принимающей организации (вкладки: командировки, стажировки) на русском языке.
Пример: предположим, что организация имеет следующее название:
Instytut biologii doswiadczalnej im. M. Nenckiego Polskiej Akademii Nauk
Правильное заполнение поля “Принимающая организация, на русском языке” будет иметь вид:
Институт экспериментальной биологии им. М. Nencki Польской академии наук
Поле является обязательным для заполнения.
Поле “Принимающая организация, латиницей”
Данное поле имеет текстовый формат и может принимать любое значение. В данном поле вводится название зарубежной принимающей организации латиницей.
Если рассматривать пример приведенный выше, то правильным заполнением данного поля будет: Instytut biologii doswiadczalnej im. M. Nenckiego Polskiej Akademii Nauk.
Данное поле заполняется, если есть в наличии официальное написание названия зарубежной организации на иностранном языке.
Поле “Фамилия и инициалы”
Данное поле имеет текстовый формат и может принимать любое значение. В данном поле вводится фамилия и инициалы сотрудника, отправляемого в командировку или на стажировку.
Обратите внимание: в данное поле не нужно вводить имя и отчество целиком, а только инициалы.
Поле обязательно для заполнения. При несоблюдении правил заполнения данного поля отчет будет отклонен.
Поле “Должность”
Данное поле имеет текстовый формат и может принимать любое значение. В данном поле вводится должность сотрудника, отправляемого в командировку или на стажировку, либо прибывающего с визитом.
Поле обязательно для заполнения.
Поле “Ученая степень”
Данное поле имеет текстовый формат и может принимать любое значение. В данном поле вводится ученая степень сотрудника, отправляемого в командировку или на стажировку, либо прибывающего с визитом.
Поле “Ученое звание”
Данное поле имеет текстовый формат и может принимать любое значение. В данном поле вводится ученое звание сотрудника, отправляемого в командировку или на стажировку, либо прибывающего с визитом.
Поле “Направляющая организация НАНБ”
Данное поле имеет текстовый формат, значение выбирается из списка доступных значений. Поле является обязательным для заполнения.
Поле “Дата начала командировки (стажировки, визита)”
Данное поле имеет формат ”Дата” (дд. мм. гггг).
Поле “Дата окончания командировки (стажировки, визита)”
Данное поле имеет формат ”Дата” (дд. мм. гггг).
Поле “Цель”
Данное поле имеет текстовый формат и может принимать любое значение. В данном поле вводится цель командировки, стажировки или визита зарубежных ученых.
Поле “Источник финансирования”
Данное поле имеет текстовый формат, значение выбирается из списка доступных значений.
Поле “Общие затраты, USD”
Данное поле имеет числовой формат. В него можно вводить только числовые значения. Затраты должны быть приведены в долларах США, по курсу Национального банка на день сдачи финансового отчета. В данное поле вводятся общие затраты на командирование, стажировку или визит зарубежного ученого. При частичном финансировании данное поле должно содержать сумму из обоих источников финансирования. Данное поле обязательно для заполнения.
Поле “Затраты из республиканского бюджета, USD”
Данное поле имеет числовой формат, в него можно вводить только числовые значения. Затраты должны быть приведены в долларах США, по курсу Национального банка на день сдачи финансового отчета. В данное поле вводятся затраты на командирование или визит зарубежного ученого, которые были погашены из республиканского бюджета. Данное поле заполняется только при частичном финансировании.
Поле “Результаты”
Данное поле имеет текстовый формат и может принимать любое значение.
Поле “Название направляющей зарубежной организации, на русском языке”
Данное поле имеет текстовый формат и может принимать любое значение. В данное поле вводится название зарубежной направляющей организации (вкладка: визиты зарубежных ученых) на русском языке.
Пример: предположим, что организация имеет следующее название:
Instytut biologii doswiadczalnej im. M. Nenckiego Polskiej Akademii Nauk
Правильное заполнение поля “Принимающая организация, на русском языке” будет иметь вид:
Институт экспериментальной биологии им. М. Nencki Польской академии наук
Поле является обязательным для заполнения.
Поле “Название направляющей зарубежной организации, латиницей”
Данное поле имеет текстовый формат и может принимать любое значение. В данное поле вводится название направляющей зарубежной организации, латиницей.
Если рассматривать пример приведенный выше, то правильным заполнением данного поля будет: Instytut biologii doswiadczalnej im. M. Nenckiego Polskiej Akademii Nauk.
Данное поле заполняется, если есть в наличии официальное написание названия зарубежной организации на иностранном языке.
Поле “ Фамилия и Имя, на русском языке”
Данное поле имеет текстовый формат и может принимать любое значение. В данное поле вводится фамилия и имя зарубежного ученого на русском языке.
Поле является обязательным для заполнения.
Пример: при визите ученого Lutz Tobiskа (Лютц Тобиска) в данное поле нужно вводить: Лютц Тобиска.
Поле “ Фамилия и Имя, латиницей”
Данное поле имеет текстовый формат и может принимать любое значение. В данное поле вводится фамилия и имя зарубежного ученого латиницей.
Данное поле заполняется если есть в наличии официальное написание фамилии и имени зарубежного ученого на иностранном языке.
Часто задаваемые вопросы
Командировки сотрудников часто входят в состав грантов, необходимо ли по таким командировкам присылать отчеты?
Да, необходимо.
Если командировка проходила в виде делегации, необходимо ли заполнять отдельно таблицу на каждого члена делегации?
Да, необходимо.
Если за прошедший месяц не было не одной командировки, стажировки или визита зарубежных ученых, надо ли присылать пустой отчет или каким-либо образом это сообщать?
Нет, не надо.
Считать ли визитом зарубежных ученых, делегацию из НАН?
Нет, необходимо заполнять только те визиты зарубежных ученых, которые организованны напрямую институтом или иной подведомственной организацией НАН.
Где надо указать наименование организации, заполнявшей форму?
В этом нет необходимости, программа сама распознает приславшую отчет организацию.
Что указывать в Поле Общие затраты на командирование, если при частичном финансировании известна только одна часть затрат?
Затраты в данном поле должны быть указаны ориентировочно
