Перенос данных из "Зарплата и управление персоналом" редакции 2.5 в редакцию 3

Перенос данных из "Зарплата и управление персоналом" редакции 2.5 в редакцию 3

Общая информация

Новая редакция 3 конфигурации "Зарплата и управление персоналом" разработана, в первую очередь, с целью поддержки в ней новых возможностей платформы "1С:Предприятие 8", таких как возможность работы через Интернет, возможность управления интерфейсом программы и др. (подробнее см. http://v8.1c. ru/overview/Platform. htm).

При разработке новой редакции был учтен многолетний опыт использования программы. С одной стороны, оставлены многие зарекомендовавшие себя подходы к хранению учетных данных, работе с ними. С другой стороны, пересмотрены некоторые архитектурные решения, что позволило решить ряд проблем, имеющихся в редакции 2.5, и решить которые без существенной переработки было нельзя. Также в новой редакции реализован ряд дополнительных востребованных пользователями возможностей.

В связи с частичным изменением структуры конфигурации не имеется возможности выполнить простое обновление программы на новую редакцию. Такое обновление потребовало бы преобразования данных, при этом остались бы объекты для хранения данных в старом виде и появились объекты для их хранения в новом, что привело бы к "замусориванию" базы. Из этого и других соображений переход на новую редакцию с сохранением данных старой редакции, необходимых для продолжения ведения учета, реализован путем переноса (выгрузки и загрузки) этих данных.

Состав переносимых данных

По умолчанию переносится минимальный объем информации, достаточный для начала ведения учета в новой редакции. При этом не переносится информация, которая заведомо не может быть качественно перенесена из-за различий в методике ведения учета или в структуре программ.

После переноса требуется выполнить начальную настройку программы с учетом ее новых возможностей по сравнению с прошлой редакцией. С основными отличиями редакций можно ознакомиться на сайте, с описанием всех возможностей – в документации.

На текущий момент по умолчанию предусмотрен перенос следующих данных:

справочники: организации, подразделения, должности, сотрудники и основная связанная с ними справочная информация; начисления и удержания с регламентированным способом расчета (оклад, премия, исполнительные листы и т. п.); список позиций штатного расписания не переносится, но при необходимости может сформироваться по штатной расстановке; штатная расстановка на месяц начала эксплуатации; кадровая история сотрудников для заполнения их личных карточек (Т-2); данные для расчета среднего заработка: для пособий ФСС – за три предшествующих года, для отпусков и других случаев – за 15 предшествующих месяцев; данные учета НДФЛ и страховых взносов в году переноса (если эксплуатация начинается не с начала года); остатки взаиморасчетов на месяц начала эксплуатации.

Не переносятся такие данные, как:

информация о действующих сотрудниках-договорниках ГПХ; начисления и удержания с произвольными формулами; кадровая история сотрудников для формирования аналитической отчетности; фактические начисления и выплаты для формирования аналитической отчетности; сведения о займах сотрудников; действующие на момент переноса отпуска, в том числе по уходу за ребенком.

В программе предусмотрена возможность и "полного" переноса. При нем выполняется попытка переноса данных, которые не переносятся по умолчанию. Следует учитывать недостатки такого варианта переноса:
• методика расчета зарплаты и кадрового учета наследуется из прошлой программы, несмотря на усовершенствования новой;
• переносится неиспользуемая или редко используемая информация, что излишне увеличивает как время переноса, так и вероятность переноса с ошибками.
Поэтому такая возможность может быть востребована, например, для организаций с простой системой оплаты труда, с небольшим количеством сотрудников и объемом накопленных данных.

При любом варианте переноса следует также учитывать, что часть функциональности, не относящейся к регламентированному учету (так называемый "управленческий учет") предполагается реализовывать только в новой редакции версии КОРП (подробнее см. http://1c. ru/news/info. jsp? id=17186). Если эта функциональность используется в редакции 2.5, то при переносе данных соответствующие данные перенесены не будут, поскольку в редакции 3 не предусмотрено их хранение и использование.

Помимо использования новых возможностей платформы, в редакции 3 используются возможности, универсальные для всех типовых решений "нового поколения", таких как "1С:Бухгалтерия предприятия 8", ред. 3 и др. (подробности для технических специалистов: http://v8.1c. ru/libraries/ssl). К таким возможностям относится, например:

ведение списка пользователей и ограничение их прав; дополнительные реквизиты и сведения; хранение собственных печатных форм, отчетов, обработок; работа с задачами, регламентными заданиями, встроенной электронной почтой, КЛАДР и т. п.

Перенос данных, относящихся к некоторым подобным механизмам редакции 2.5, в полном объеме не предусмотрен. После переноса учетных данных (и их проверки) рекомендуется проверить и настроить такие возможности.

Помощник переноса и начальной настройки

При первом запуске информационной базы, созданной с конфигурацией редакции 3, предлагается выполнить ее настройку посредством специального пошагового помощника. На первом его шаге необходимо указать, что требуется выполнить перенос данных из редакции 2.5.

Рисунок 1

На следующем шаге будет определен и предложен список всех информационных баз, установленных на компьютере (т. е. тех, которые доступны в списке баз при запуске "1С:Предприятия"). Необходимо выбрать базу редакции 2.5, из которой требуется перенести данные, и ввести данные для авторизации пользователя с полными правами в ней.

Для переноса требуется, чтобы информационная база редакции 2.5 была не ниже определенного релиза (версии). Номер такого минимального необходимого релиза показывается в помощнике. Если релиз выбранной базы окажется ниже, то после запуска переноса будет выдано сообщение об ошибке.

Рекомендуется перед выполнением переноса сделать резервную копию базы редакции 2.5, удалить помеченные на удаление объекты, выполнить тестирование и исправление.

Рисунок 2

На следующем шаге следует указать месяц, с которого учет будет вестись в новой редакции: будут перенесены данные до этого месяца (для расчета среднего заработка, взносов и НДФЛ) или по состоянию на начало этого месяца (кадровые данные).

Перенос можно производить в любой месяц года. Рекомендуется перед переносом "закрыть" определенный месяц в редакции 2.5, те произвести все начисления и выплаты. После этого выполнить перенос, и начать вести учет в редакции 3. При этом параллельно можно продолжить вести учет в редакции 2.5 для сравнения и оценки получаемых результатов.

Если требуется выполнить "полный" перенос данных (см. предыдущий раздел), то на этом шаге следует изменить вариант по ссылке "Настройка".
При этом варианте указывается не месяц, а период, за который будут перенесены данные. Период, до которого переносятся данные, не ограничивается. Например, если в базу редакции 2.5 уже введены данные за будущие месяцы, то они также будут перенесены.

Рисунок 3

На следующем шаге запускается непосредственно сама процедура переноса данных. Она состоит из нескольких последовательных "технических" этапов, которые выполняются автоматически. Длительность выполнения всей процедуры зависит от объема переносимых данных и может занимать несколько часов. На этапах выгрузки и загрузки данных производится дополнительная индикация хода процесса: сообщается, данные какого раздела учета сейчас обрабатываются.

Рисунок 4

На том или ином этапе могут возникать сообщения о проблемах или ошибках. Если возникнет проблема с подключением к базе редакции 2.5 или с выгрузкой данных из нее, то ее описание, причина и предполагаемый способ устранения можно просмотреть в специальном отчете, который открывается по ссылке "Информация об ошибках".

На этапе загрузки данных сообщения об ошибках, как правило, носят технический характер и препятствуют дальнейшему переносу данных. О таких ошибках необходимо сообщать в отдел технической поддержки (http://1c. ru/rus/support/support. htm).

После успешного завершения переноса предлагается ответить на все вопросы помощника начальной настройки, как и при начале ведения учета в программе «с нуля».

Рисунок 5

Если по какой-то причине потребуется запустить повторный перенос из той же самой информационной базы, то в его процессе нормативно-справочная и учетная информация будет сопоставлена с уже имеющейся в базе. Например, физические лица сопоставляются по ФИО и дате рождения. Благодаря этому уже перенесенные данные не будут задублированы.

Прибегнуть к повторному запуску переноса из другой базы может потребоваться, если учет по разным организациям велся в разных базах редакции 2.5, и принято решение объединить учет в одной базе редакции 3. Напротив, данные переносятся по всем организациям выбранной информационной базы, нет возможности перенести данные только по некоторым из них.

Запустить повторный перенос можно из раздела "Администрирование" по ссылке "Перенос данных из предыдущих программ". Ссылка доступна, если бы завершена начальная настройка программы после первого переноса.

Проверка перенесенных данных

Описанное далее относится к рекомендованному варианту переноса (который выполняется по умолчанию).

Общие справочные данные и параметры учета

Организационная структура предприятия (список организаций) переносится в редакцию 3 без каких-либо изменений. Она доступна на следующем шаге помощника, а также в разделе "Настройка".

Рисунок 6

Если учет ведется по единственной организации, то при работе в редакции 3 (при вводе документов и т. п.), нет необходимости явно указывать в них организацию. Поле для указания организации не показывается в формах. При добавлении в программу сведений о второй организации поле автоматически начинает отображаться во всех формах, где требуется выбор организации, и становится возможным просмотреть список организаций.

Карточка организации и принцип хранения части сведений об организации претерпели некоторые изменения. Часть параметров учета, которые в редакции 2.5 доступны по ссылке "Параметры учета" рабочего стола, теперь редактируются из соответствующей закладки карточки.

Рисунок 7

Остальные параметры и настройки, общие для всех организаций, доступны на следующих шагах помощника, а также в разделе "Настройка".

Рисунок 8

Параметры и настройки претерпели изменения. В процессе переноса производится автоматическая настройка программы путем анализа переносимых данных. Например, если оплата за работу в ночные часы не использовалась, то такая возможность не будет включена в редакции 3. Рекомендуется ознакомиться с настройками перед началом работы и проверить, как они установились после переноса.

Структура каждой организации (список подразделений) переносится также без изменений. При этом карточка подразделения и принцип хранения части сведений о подразделении претерпели некоторые изменения.

В настройках расчета зарплаты редакции 3 предусмотрена новая настройка "Расчет и выплаты зарплаты выполняется по организации в целом". Если она установлена, то в документах отсутствует поле для их заполнения по указанному подразделению.

Рисунок 9

Список должностей переносится не весь. Переносятся только те должности, которые используются в переносимых кадровых данных. Другими словами, если в редакции 2.5 в справочнике присутствуют нигде не используемые должности, они перенесены не будут. Карточка должности и принцип хранения части сведений о должности претерпели некоторые изменения. Состав сведений, доступных для редактирования в карточке должности, зависит от установленных настроек программы.

Рисунок 10

В редакции 3 имеется возможность использовать несколько разных производственных календарей. По умолчанию используется общегосударственный календарь, праздничные дни и переносы выходных дней в котором заполнены согласно федеральному законодательству. Если в редакции 2.5 в производственном календаре устанавливались региональные праздники, то после переноса можно добавить свой региональный календарь и использовать его при заполнении графиков работы.
Графики работы сотрудников переносятся в полном составе, переносятся все их настройки. Настройки графиков претерпели изменения, их состав зависит от установленных настроек программы.

Перечень используемых в программе классификаторов (стран мира, специальностей и т. п.) не изменился. Часть классификаторов в редакции 3 поставляется уже полностью сформированными, без возможности редактирования. При переносе элементы таких классификаторов сопоставляются по коду. Те классификаторы, которые поставляются незаполненными, и предполагается их заполнение пользователем, заполняются при переносе только теми элементами, которые встречаются в переносимых учетных данных. Производственные календари, графики и классификаторы доступны в разделе "Настройка".

Перечень начислений и удержаний

В редакции 3 два списка начислений (основные и дополнительные) объединены в один. Поэтому при переносе основные и дополнительные начисления переносятся в один список. При этом начисления и удержания переносят не все, а только те, которые:

использовались, т. е. которые упоминаются в переносимых учетных данных; имеют регламентированный способ расчета.

В редакции 3, как и в 2.5, предусмотрен ряд поставляемых (предопределенных) начислений. Отличие состоит в том, что полный их перечень доступен не всегда. Некоторые начисления становятся доступны только тогда, когда при настройке программы выбрана соответствующая возможность. Другое отличие состоит в том, что в редакции 3 может использоваться одно поставляемое начисление, которое "покрывает" расчеты по нескольким однотипным начислениям редакции 2.5, например, оплата простоев ("Оплата простоя по независящим от работодателя причинам" вместо "Оплата простоя от оклада по дням", "Оплата простоя по часовому тарифу" и т. д.).

При переносе начисления сопоставляются с предусмотренными в редакции 3. Если соответствие находится, то после переноса взамен начисления (или нескольких начислений) из редакции 2.5 в редакции 3 используется собственное начисление. Если такому начислению соответствует настройка в редакции 3, то она автоматически включается. Сопоставление производится по ряду признаков, таких как предопределенность начисления, установленный для него способ расчета. Например, предопределенному начислению редакции 2.5 "Оклад по дням" в редакции 3 соответствует поставляемое начисление "Оплата по окладу". После переноса в редакции 3 будет использоваться именно оно.

Также отличие в составе начислений может быть связано с тем, что некоторые суммы в редакции 3 можно начислять специализированными документами без привязки к виду начисления. Например, оплата по договорам гражданско-правового характера. Добавлять подобные начисления в список начислений после переноса в общем случае необходимости нет. Для их регистрации можно пользоваться специально предусмотренными для этого средствами.

Некоторые начисления могли быть созданы вручную в редакции 2.5 с использованием произвольных формул. Такие начисления не переносятся. После переноса данных их следует настроить с учетом возможностей новой редакции. Для задействования некоторых начислений достаточно включить соответствующую новую настройку (например, для доплаты за совмещение).

Удержание переносятся аналогично начислениям. Списки начислений и удержаний доступны в разделе "Настройка". Принцип настройки начислений и удержаний, показателей для их расчета в редакции 3 претерпел значительные изменения. Например, для начислений, тарифная ставка которых в редакции 2.5 задавалась тарифным разрядом, в редакции 3 задается непосредственно суммой. Рекомендуется после переноса проверить корректность настроек начислений.

Рисунок 11

Сотрудники

Принцип занесения в программу сведений о сотрудниках не претерпел существенных изменений. Кадровый учет и расчет зарплаты ведется по сотрудникам, при этом персональная информация хранится в отдельном справочнике физических лиц. Из важных отличий можно выделить:

если с одним и тем же сотрудником заключены договоры разных видов (трудовой и гражданско-правового характера), то нет необходимости отражать это в программе с помощью двух элементов справочника сотрудников. Однако при переносе сотрудники переносятся "как есть", объединение таких элементов не производится; вид занятости (основное место работы или совместительство) указывается не в карточке сотрудника, а в кадровых документах; в карточке сотрудника теперь не указывается и не хранится информация об условиях трудового договора, которая использовалась лишь для заполнения приказа о приеме; в справочник физических лиц можно заносить сторонних лиц и регистрировать выплачиваемые им доходы специализированным документом.

Список сотрудников переносится не весь. Переносятся только те сотрудники, которые работали на дату начала месяца эксплуатации. Список физических лиц переносится полностью.

Карточка сотрудника и принцип хранения части сведений о нем претерпели некоторые изменения. Проверить состав и полноту переноса данных можно непосредственно из списка сотрудников, просматривая карточки.

Список сотрудников доступен в разделе "Кадры". В карточке сотрудника некоторые личные и прочие данные редактируются по специальным ссылкам. По ним можно проверить, например, корректно ли указано право на вычеты по НДФЛ и т. п.

Рисунок 12

Также для проверки некоторых данных можно воспользоваться различными кадровыми отчетами, которые доступны по одноименной ссылке раздела "Кадры".

Рисунок 13

Например, основные личные данные сотрудников можно проверить с помощью одноименного отчета, данные воинского учета – с помощью отчета "Анализ карточек воинского учета". Состав выводимых в отчетах колонок можно изменять (кнопка "Настройки…").

Рисунок 14

Штатное расписание, кадровая история, сведения о плановых начислениях

Штатное расписание не переносится, но формируется по фактической кадровой расстановке на момент переноса (если выбрана возможность его ведения). Оно доступно в разделе "Кадры". После переноса рекомендуется его проверить и при необходимости:

ввести вакантные позиции; дозаполнить состав плановых начислений – это облегчит последующее дозаполнение штатной расстановки.

Рисунок 15

Фактическая штатная расстановка сотрудников на месяц начала эксплуатации переносится в документы "Данные на начало эксплуатации". Они доступны в разделе "Кадры".

Рисунок 16

При необходимости следует дозаполнить в них плановые начисления сотрудников и другие данные.
Принцип назначения и хранение сведений о плановых начислениях и значениях их показателей претерпел в редакции 3 существенные изменения. Кроме того, введено понятие планового фонда оплаты труда (ФОТ) согласно назначенным сотруднику начислениям.

Если в штатном расписании информация о плановых начисления для позиции уже заполнялась после переноса, то документ можно сначала заполнить по команде "Обновить по штатному расписанию" в меню "Еще" документа (не таблицы). В результате обновляются все строки в документе. Обращаем внимание, что при обновлении по штатному расписанию будут потеряны внесенные в документ вручную данные.

Рисунок 17

Кадровая история сотрудников для заполнения их личных карточек (Т-2) переносится в специализированный документ "Перенос данных" (раздел "Администрирование"). Этот документ позволяет хранить и просматривать данные в таком виде, в каком они хранятся в служебных регистрах программы.

Проверить текущие кадровые данные и кадровую историю перенесенных сотрудников можно как непосредственно из списка сотрудников, так с помощью отчетов "Штатные сотрудники" и "Личные карточки (Т-2)". Проверить список сотрудников, оформленных по договору ГПХ, можно с помощью соответствующего отчета "Договорники".

Рисунок 18

Удержания по исполнительным документам и другие удержания переносятся в соответствующие документы редакции 3. В исполнительном листе изменен способ указания и хранения условий для расчета издержек, связанных с переводом сумм.

Проверить, как перенеслись плановые начисления и удержания можно непосредственно в карточках сотрудников, либо выполнив пробное начисление зарплаты. Также можно воспользоваться отчетом "История изменения оплаты труда".

Следует обратить внимание, что в редакции 2.5 при заполнении плановых начислений при начислении зарплаты учитываются надбавки, указанные в штатном расписании, даже если они не были назначены в качестве плановых соответствующим сотрудникам. Если такая методика применялась, то после переноса необходимо добавить такие надбавки непосредственно в плановые начисления сотрудников.

Данные для расчета среднего заработка

Данные для расчета среднего заработка технически переносятся в документ "Перенос данных", но пользователю доступны в так называемом калькуляторе непосредственно в документах, где его требуется рассчитывать (отпуска, больничные листы и т. п.).

Рисунок 19

Данные для расчета НДФЛ, страховых взносов и формирования отчетности

Перенесенные данные учета НДФЛ и страховых взносов в текущем году (если эксплуатация начинается не с января) также технически переносятся в документ "Перенос данных". Их можно проверить с помощью аналитических отчетов по НДФЛ и взносам, либо с помощью соответствующих карточек персонально по каждому сотруднику.

Отчеты доступны в разделе "Налоги и взносы" по ссылке "Отчеты по налогам и взносам", соответственно. Также рекомендуется сформировать регламентированную отчетность (4-ФСС, РСВ-1, справки 2-НДФЛ).

Рисунок 20

Остатки взаиморасчетов

По состоянию взаиморасчетов с сотрудниками на начало месяца переноса формируется документ "Начальная задолженность по зарплате" (раздел "Выплаты").
Обращаем внимание, что в редакции 3 изменен принцип ведения взаиморасчетов с сотрудниками. Выплаченные суммы теперь не учитываются по фактической дате выплаты, а только по месяцу начисления.

Рисунок 21

ИСТОЧНИК: https://its.1c. ru/db/metod81#content:5501:hdoc:chapter3.7