Обзор

правоприменительной практики в области архивного законодательства на территории Омской области

В 2016 году плановые проверки проводились должностными лицами архивного управления Министерства культуры Омской области в соответствии с Планом проведения плановых проверок юридических лиц и индивидуальных предпринимателей на 2016 год, утвержденным распоряжением Министерства культуры Омской области от 01.01.01 года , и Планом проведения проверок органов местного самоуправления и должностных лиц местного самоуправления на 2016 год, утвержденным распоряжением Министерства культуры Омской области от 01.01.01 года .

За нарушение законодательства в области архивного дела, Кодексом РФ об административных правонарушениях предусмотрена административная ответственность:

- статья 13.20 «Нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов»;

- статья 13.25 «Нарушение требований законодательства о хранении документов».

Среди нарушений обязательных требований в области архивного дела можно выделить следующие.

Типовые нарушения обязательных требований

Возможные мероприятия по их устранению

Помещения архивохранилищ, а также других помещения, где постоянно или временно хранятся архивные документы, не оборудованы средствами охраны, обеспечивающими контроль доступа в архивохранилище и помещения архива, и соблюдением порядка сдачи под охрану и снятия с охраны

Оборудовать указанные помещения охранной сигнализацией

Архивные документы размещаются в архивохранилищах на деревянных стеллажах

Оборудовать архивохранилища металлическими стеллажами

Архивные документы хранятся россыпью (отдельными делами)

Хранить архивные документы в коробках или папках, изготовленных из безвредных для документов материалов

Отсутствуют приборы контроля температуры и влажности в архивохранилищах

Установить в архивохранилищах контрольно-измерительные приборы

Архивные документы хранятся не в темноте

Защита документов от действия света обеспечивается хранением документов в коробках, папках и переплетах, в шкафах или на стеллажах закрытого типа.

Естественное освещение в архивохранилище допускается при условии применения на окнах светорассеивателей, защитных фильтров, штор, жалюзи, нанесенных на стекло покрытий. Для искусственного освещения применяются лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой поверхностью

Отсутствуют ярлыки на коробках (отдельные реквизиты ярлыков)

На коробки приклеиваются ярлыки, на которых указываются: номер фонда, номер описи и крайние номера дел, размещенных в данной коробке

Отсутствует нумерации помещений, стеллажей и т. д.

Все помещения архива организации, а также стеллажи, шкафы, контейнеры, полки нумеруются. Стеллажи, шкафы и контейнеры нумеруются в каждом архивохранилище слева направо от входной двери, а полки на стеллажах – по шкафам сверху вниз, слева направо

Отсутствуют топографические указатели

В целях определения места хранения документов в архивохранилище составляются топографические указатели: постеллажные, а при большом количестве фондов – пофондовые

Не проводятся проверки наличия и состояния документов

Проверка наличия и состояния документов на бумажных носителях проводится в архиве организации комиссией или не менее чем двумя работниками не реже одного раза в 10 лет, электронных документов – не реже одного раза в 5 лет

Не упорядочены (в части формирования и(или) оформления и(или) описания) документы постоянного срока хранения, документы по личному составу и документы временных (свыше 10 лет) сроков хранения

Создание документального фонда организации осуществляется путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел на основе нормативных правовых актов Российской Федерации, перечней типовых архивных документов с указанием сроков их хранения.

Законченные делопроизводством дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, после окончания календарного года, в котором они были заведены, подготавливаются к передаче в архив организации и подлежат оформлению и описанию.

Архивные документы должны быть систематизированы, внесены в описи и оформлены в порядке, обеспечивающем учет, поиск и использование архивных документов