Проверка личных карт обучающихся

2.5. Проверка личных карт обучающихся осуществляется по плану внутришкольного контроля, не менее 1-го раз в год. В необходимых случаях проверка осуществляется внепланово, оперативно.

2.6. Цели и объект контроля – правильность оформления личных карт обучающихся.

За систематические грубые нарушения при работе с личными картами обучающихся директор вправе объявить замечание или выговор, снять стимулирующие выплаты.

3. Порядок работы классных руководителей с личными картами обучающихся

3.1. Классные руководители проверяют состояние личных карт ежегодно в сентябре и мае текущего года на наличие необходимых документов.

3.2. Личные карты обучающихся ведутся классными руководителями. Записи в личном деле необходимо вести четко, аккуратно. По окончании каждого года под графой «подпись классного руководителя» проставляется печать школы.

3.3. В личную карту ученика заносятся: общие сведения об ученике, итоговые отметки за каждый учебный год, пропуски занятий, перевод из класса в класс, заверенные подписью классного руководителя  и печатью для документов.

3.4. Исправления в личной карте заверяются подписью классного руководителя, директора и печатью.

4. Порядок выдачи личных карт учащихся при выбытии из школы

4.1. Выдача личной карты родителям обучающегося производится документоведом школы при наличии приказа «О выбытии».

4.2. При выдаче личной карты  документоведом вносит запись в алфавитной книге о выбытии, а родители или законные представители обучающегося ставят свою роспись в графе «отметка о выдаче личной карты».

4.3. В случаях, когда выбытие оформляется в течение учебного периода, классный руководитель составляет выписку текущих отметок за данный период.

4.4. Личные карты, не затребованные родителями, передаются в архив школы, где хранятся в течение 3 лет со дня выбытия обучающегося из школы.

_______________________________________________________________

Положение о ведении личных дел учащихся школы

Положение о ведении личных дел учащихся школы

1.Общие положения.

Настоящее Положение разработано с целью регламентации работы с личными делами учащихся школы и определяет порядок действий всех категорий работников школы, участвующих в работе с вышеназванной документацией.

Настоящее Положение утверждается приказом по школе и является обязательным для всех категорий педагогических и административных работников школы.

2. Порядок оформления личных дел при поступлении в школу.
Личные дела учащихся заводятся делопроизводителем школы по поступлению в 1 класс на основании личного заявления родителей.
Для оформления личного дела должны быть представлены следующие документы:

- копия свидетельства о рождении;

- справка о составе семьи;

- заявление родителей с указанием, что родители ознакомлены с Уставом школы

Для поступления в 10й класс предоставляются следующие документы:

- личное заявление родителей;

- аттестат об основном общем образовании;

- копию паспорта учащегося.

Для поступления во 2-9ые классы предоставляются документы, перечисленные в п.2.1. данного Положения; для учащихся, достигших возраста 14 лет, обязательным является предоставление копии паспорта.

Основанием для издания приказа «О зачислении» служит заявление родителей.

Личное дело ведется на всем протяжении учебы ученика.

Личное дело имеет номер, соответствующий номеру в алфавитной книге записи учащихся (например, № К/5 означает, что учащийся записан в алфавитной книге на букву «К» под №5).

Личные дела учащихся хранятся в канцелярии директора в строго отведенном месте. Личные дела одного класса находятся вместе в одной папке и должны быть разложены в алфавитном порядке.

Контроль за состоянием личных дел осуществляется секретарем учебной части, заместителем директора по учебной работе и директором общеобразовательного учреждения.

Проверка личных дел учащихся осуществляется по плану внутришкольного контроля, не менее 2х раз в год. В необходимых случаях проверка осуществляется внепланово, оперативно.

Цели и объект контроля – правильность оформления личных дел учащихся.

За систематические грубые нарушения при работе с личными делами учащихся директор вправе объявить замечание или выговор, снять стимулирующие выплаты.

3. Порядок работы классных руководителей с личными делами учащихся.

Классные руководители проверяют состояние личных дел ежегодно в сентябре и мае текущего года на наличие необходимых документов.

Личные дела учащихся ведутся классными руководителями. Записи в личном деле необходимо вести четко, аккуратно и только чернилами. По окончании каждого года под графой «подпись классного руководителя» проставляется печать школы.

На титульный лист личного дела приклеивается фотография ученика. Вновь прибывшие учащиеся, не имевшие фотографии в личном деле, обязаны предоставить ее в течение двух недель со дня прибытия.

В личное дело ученика заносятся: общие сведения об ученике, итоговые отметки за каждый учебный год, заверенные подписью классного руководителя и печатью для документов.

В папку личных дел класса классный руководитель вкладывает список класса с указанием фамилии, имени, номера личных дел, номера медицинского полиса и паспорта, домашний адрес и номер телефона, а также Ф. И.О. классного руководителя. Список меняется ежегодно. Если ученик выбыл в течение учебного года, то делается отметка о выбытии, указывается номер приказа.

При исправлении оценки дается пояснение, ставится печать и подпись директора.

В графе о пропусках проставляется количество пропущенных уроков с отметкой по болезни или без уважительной причины.

Общие сведения об учащихся корректируются классным руководителем по мере изменения данных.

4. Порядок выдачи личных дел учащихся при выбытии из школы.

Выдача личного дела родителям учащегося производится делопроизводителем школы при наличии приказа «О выбытии».

При выдаче личного дела делопроизводитель вносит запись в алфавитной книге о выбытии, а родители или законные представители учащегося ставят свою подпись в графе «отметка о выдаче личного дела».

В случаях, когда выбытие оформляется в течение учебного периода, делопроизводитель составляет выписку текущих отметок за данный период.

При выбытии учащихся 10,11х классов родителям выдается личное дело и аттестат об основном общем образовании.

Личные дела, на затребованные родителями, передаются в архив школы, где хранятся в течение 3 лет со дня выбытия учащегося из школы.

ПОЛОЖЕНИЕ

о формировании, ведении, хранении и проверке личных дел

учащихся МОУ СОШ №6

I. Общие положения.

1.1. Настоящее положение разработано с целью регламентации работы с личными делами учащихся Школы и определяет порядок действий всех категорий сотрудников Школы, участвующих в работе с вышеназванной документацией.

1.2.Настоящее “Положение” утверждается Приказом по Школе и является обязательным для всех категорий её педагогических и административных работников. Нарушение настоящего порядка рассматривается в соответствии с ТК РФ.

1.3.Личное дело является документом ученика, и ведение его обязательно для каждого учащегося школы.

II. Порядок оформления личных дел при поступлении в МОУ СОШ №6.

2.1. Личные дела учащихся заводятся классными руководителями при поступлении учащихся в Школу.

2.2. Личное дело ведется на всем протяжении учебы ученика в Школе.

2.3. Личное дело ученика формируется из следующих документов:

договор о сотрудничестве образовательного учреждения с родителями обучающихся; согласие законного представителя на обработку персональных данных; согласие обучающегося на обработку персональных данных (с 14 лет); справка из детской поликлиники; копия свидетельства о рождении, включая копию вкладыша – свидетельства о гражданстве; медицинская карта (в дальнейшем находится у медицинского работника); справка с места жительства о составе семьи; копия паспорта (с 14 лет) (2 страницы); копия страхового медицинского полиса; копия страхового пенсионного полиса; копия аттестата об окончании 9-го класса (для учащихся 10 – 11 классов).

III. Порядок ведения и хранения личных дел.

3.1. В личное дело ученика заносятся общие сведения об ученике.

3.2. Личное дело имеет номер, соответствующий номеру в алфавитной книге записи учащихся (например, А №15 означает, что учащийся записан в алфавитной книге на букву «А» под № 15).

3.3. Делопроизводитель вносит в личные дела сведения о прибытии или выбытии (куда выбыл, откуда прибыл, № и дата приказа).

3.4. Личные дела учащихся ведутся классными руководителями. Записи в личном деле необходимо вести четко, аккуратно, черной пастой.

3.5. Общие сведения об учащихся корректируются классным руководителем по мере изменения данных: перемена адреса, выставление годовых оценок, пропуски уроков за год и заверяют их гербовой печатью для документов в конце учебного года.

3.6. Личные дела учащихся хранятся в канцелярии директора в строго отведённом месте.

3.7. Личные дела одного класса находятся вместе в одной папке и должны быть разложены в алфавитном порядке.

В состав папки входят:

обложка (см. Приложение 1), внутренняя опись документов (см. Приложение 2), список учащихся класса (см. Приложение 3).

3.8. Список учащихся класса меняется ежегодно.

IV. Порядок выдачи личных дел учащихся при выбытии из Школы.

4.1. При выбытии учащегося из школы личное дело выдаётся родителям или лицам, их заменяющим (законным представителям).

4.2. Выдача личных дел производится  Делопроизводителем.

4.2. Делопроизводитель регистрирует выдачу личного дела в  “Книге движения личных дел учащихся”.

4.3. Выдача личных дел осуществляется после выполнения родителями (законными представителями)  следующих обязательств:

подать на имя директора Школы заявление; получить у библиотекаря обходной лист (Обходной лист в библиотеке подписывается после полного возврата полученной там литературы, а в случае ее утраты – внесения денежной или иной компенсации за утерянную литературу согласно Положению о библиотеке Школы); сдать обходной лист Делопроизводителю; в том случае, если учащийся выбывает в течение учебного года, или в конце года выбывает учащийся 1 - 8, 10 классов, предоставить справку-подтверждение из учебного заведения, в которое поступает ученик

4.4. При выдаче личного дела Делопроизводитель оформляет запись в алфавитной книге о выбытии учащегося.

4.5. В тех случаях, когда выбытие происходит в течение учебного года по окончании четверти, классным руководителем в личное дело делается выписка четвертных оценок из классного журнала.

В случаях выбытия в течение четверти делается выписка текущих оценок. При выбытии учащихся 10 и 11 классов выдается личное дело и копия аттестата об основном общем образовании.

4.6. Личные дела учащихся окончивших Школу или выбывших по иным причинам Делопроизводитель передает в архив. По окончании школы личное дело учащегося хранится в архиве школы 3 года.

V. Порядок проверки личных дел учащихся.

5.1. Контроль за состоянием личных дел осуществляется секретарем учебной части, заместителями директора по УВР и директором общеобразовательного учреждения.

5.2. Проверка личных дел учащихся осуществляется по плану внутришкольного контроля в начале учебного года. В необходимых случаях, проверка осуществляется внепланово, оперативно.

5.3. Цели и объект контроля – правильность оформления личных дел учащихся.

5.4. По итогам проверки заместители директора по УВР, осуществляющие проверку, готовят справку с указанием замечаний.

5.4. По итогам справки, директор вправе издать приказ с указанием санкций за ведение личных дел. За ответственное, добросовестное и аккуратное ведение личных дел учащихся классным руководителям объявляется благодарность. В случае выявления недостатков работа классного руководителя ставится на индивидуальный контроль заместителей директора по УВР. В данном случае классный руководитель обязан предоставить объяснительные о причинах недобросовестного отношения к ведению личных дел учащихся и исправлении замечаний. За систематические грубые нарушения личных дел учащихся директор вправе объявить классному руководителю замечание, снять стимулирующие доплаты.

Приложение 1

Образец оформления обложки папки, в которой хранятся личные дела учащихся

Муниципальное образовательное учреждение средняя общеобразовательная школа№6 г. Белая Калитва Ростовской области

Приложение 2

Образец оформления внутренней описи документов для формирования личных дел учащихся

Внутренняя опись документов

учащихся ____ класса

№ п/п

Документы Ф. И.О. учащегося

договор о сотрудничестве образовательного учреждения с родителями

согласие законного пред-ставителя на обработку персональных данных

согласие обучающегося на обработку персональ-ных данных

Заявление о приеме

Справка из детской поликлиники

Копия свидетельства о рождении

Копия вкладыша о гражданстве

Справка с места жительства

Копия паспорта

Копия страхового медицинского полиса

Копия страхового пенсионного полиса

Копия аттестата

1.

+

+

+

+

+

+

+

+

Приложение 3

Образец оформления списка класса

Список _______ класса

20___ – 20___ учебный год

№ п/п	№ личного дела	Ф. И.О. полностью	Дата рождения	Адрес
1.	И  № 000		00.00.0000
2.

Всего в классе: ____ человек

Из них

Мальчиков: ____ человек

Год рождения	Год рождения	Год рождения
Кол-во	Кол-во	Кол-во

Девочек: ____ человек

Год рождения	Год рождения	Год рождения
Кол-во	Кол-во	Кол-во

Классный руководитель _________________________  /Ф. И.О./