Статья. Электронный документ как объект правового регулирования в современном российском законодательстве (стр. 1 )

Статья. Электронный документ как объект правового регулирования в современном российском законодательстве.

Выполнила: Преподаватель

ГБПОУ Юридический колледж

Слово «документ» произошло от лат. "documentum" - доказательство, свидетельство1.

Понятие "электронный документ" является производным от общего понятия "документ", исходя из этого можно предположить, что электронному документу должны быть присущи признаки документа, с той лишь разницей, что информация, которую он содержит, представлена в электронно-цифровой форме, т. е. в виде последовательности двоичных символов. С таким предположением согласен : "Понятие электронного документа следует определить с учетом общего понятия "документ". С учетом этого существенными признаками электронного документа являются его содержание (информация) и форма (технический электронный носитель). Электронным документом является информация, зафиксированная на электронных носителях и содержащая реквизиты, позволяющие ее идентифицировать"2.

Термин «Электронный документ» появился  в начале 1990-х гг., но в отечественном документоведении он начал активно использоваться лишь в конце 1990-х гг. До этого в отечественной и зарубежной литературе общепринятым были термины «машиночитаемый документ», «Документ на машинном носителе».

В российском законодательстве нормативное определение электронного документа появилось впервые в Федеральном законе от 01.01.01 г. №1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи»: «электронный документ - это документ, информация которого представлена в электронно-цифровой форме».

Федеральный закон от 01.01.01 г. «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» дал следующее понятие: «электронный документ - сведения, представленные в форме набора состояний элементов электронной вычислительной техники (ЭВТ), иных электронных средств обработки, хранения и передачи информации, могущей быть преобразованной в форму, пригодную для однозначного восприятия человеком, и имеющей атрибуты для идентификации документа».

Сформулированное определение документа позволяет выделить три его обязательных правовых признака:

а) содержание документа, т. е. зафиксированная информация, независимо от формы ее представления;

б) материальный носитель этой информации;

в) реквизиты, позволяющие идентифицировать документ.

Согласно данному закону, к электронному документу предъявляются следующие требования: он должен создаваться, обрабатываться, передаваться и храниться с помощью программных и технических средств; иметь структуру, установленную законом, и содержать реквизиты, позволяющие её идентифицировать; быть представленным в форме, понятной для восприятия человеком.

Несмотря на сравнительно новое определение указанного понятия, направленное на обеспечение развития отношений, возникающих при предоставлении государственных и муниципальных услуг в электронном виде, данная формулировка нуждается в дальнейшей проработке. Так, следует обратить внимание на содержащуюся в данном определении возможность использования электронных вычислительных машин для представления информации, пригодной для восприятия человеком. Представляется, что в настоящее время понятие «электронная вычислительная машина» является устаревшим и не отражающим всей совокупности информационных технологий, используемых для создания и распространения информации в электронном виде. В рамках данного определения также указывается на документированную информацию, представленную в электронной форме.

В этой связи представляется целесообразным определять электронный документ как документированную информацию не в электронной форме, а в электронном виде. Кроме того, в приведенном определении электронного документа содержится указание только на возможность передачи и обработки информации в электронной форме, исключая при этом создание, хранение, копирование, архивирование, а также распространение такой информации. Учитывая изложенное, а также в целях обеспечения развития отношений, возникающих при создании и использовании юридически значимых электронных документов и формировании единого информационного пространства в Российской Федерации, было бы целесообразным определить электронный документ как документ, зафиксированный на электронном носителе, создание, обработка, хранение, копирование, архивирование, а также распространение которого осуществляется с использованием информационных технологий. Полагаем, что такое определение в большей степени соответствует современным тенденциям развития информационных технологий в Российской Федерации.

В литературе свыше сорока определений электронных документов, сформулированных специалистами, так и представленными в официальных документа.

При всем разнообразии подходов, можно выделить три основных группы определений:

1. Электронный документ - это машиночитаемый документ, документ на машинном носителе;

2. Электронный документ - это особый тип документа;

3. Электронный документ - это электронная форма;

Несмотря на массовое использование в литературе и практической деятельности термина «электронный документ», а также закрепление его законодательно, определение еще не устоялось.

Анализ понятия «электронный документ» показывает, что в них можно выделить такие составляющие как:

- информация, определенным способом зафиксированная на носителе с возможностью ее идентификации;

- электронные документы выполняют те же функции и обладают той же значимостью, что и традиционные документы;

- электронные документы имеют свою физическую и логическую структуру.

Из вышесказанного также следует, что до сих пор не существует точного понятия «электронный документ».

Наряду с традиционным документом, «электронный документ» имеет ряд особенностей:

- массовое применение новых информационных технологий;

- электронная цифровая подпись; отсутствие жесткой привязки к носителю;

- направление документов в электронный архив сразу по завершению работы с ними в делопроизводстве.

Для электронного документа характерны:

аутентичность - свойство электронного документа, гарантирующее, что электронный документ идентичен заявленному; достоверность - свойство электронного документа, при котором содержание электронного документа является полным и точным представлением подтверждаемых операций, деятельности или фактов и которому можно доверять в последующих операциях или в последующей деятельности; целостность - состояние электронного документа, в который после его создания не вносились никакие изменения; пригодность для использования - свойство электронного документа, позволяющее его локализовать и воспроизвести в любой момент времени.

Исходя из этого, можно сделать вывод, что электронный документ - это любой документ, который представлен в электронном виде, в том числе это может быть скан-образ документа, файл, набранный в текстовом редакторе, и т. п.

При этом электронные документы могут быть формализованными, т. е. составленными в таком виде, который позволяет с помощью программных средств распознавать их содержимое, и неформализованными (например, скан-копия).

При определении юридической значимости электронного документа возникает ряд вопросов, в числе которых соотношение понятий юридическая сила и юридическая значимость электронных документов.

В настоящее время в законодательстве Российской Федерации широкое распространение получило понятие "юридическая сила документа". Как показывает анализ нормативной правовой базы в Российской Федерации, создание и использование документов, обладающих юридической силой, закреплено во всех сферах общественных отношений.

Так, указанное определение понятия "юридическая сила" применяется только к официальным документам, которыми в соответствии с Федеральным законом "Об обязательном экземпляре  документов" являются документы, принятые органами законодательной, исполнительной и судебной власти, носящие обязательный, рекомендательный или информационный характер. Следует отметить, что , , и другие ученые рассматривают в своих работах понятие "юридическая сила" применительно в основном к нормативным правовым актам и иным документам государственных органов.

В настоящее время назрела необходимость законодательного закрепления понятия "юридическая значимость электронного документа" как унифицированного определения, направленного на обеспечение правоотношений, возникающих при предоставлении государственных и муниципальных услуг, а также взаимодействии органов государственной власти, судебной власти, нотариата, организаций и граждан.

Необходимо отметить, что понятие "юридическая значимость документа" упоминается в Федеральном законе "Об электронной цифровой подписи", в соответствии с которым электронный документ с электронной цифровой подписью имеет юридическое значение при осуществлении отношений, указанных в сертификате ключа подписи. Единственным требованием, предъявляемым к признанию документа юридически значимым, является указание на электронную цифровую подпись.

В целях формирования правовой основы юридической значимости электронных документов необходимо определить основные требования, предъявляемые к таким документам. В этой связи важно законодательно закрепить в качестве основных свойств юридической значимости аутентичность,  достоверность, целостность, конвертируемость  и пригодность для использования.

Кроме того, одним из обязательных условий, предъявляемых к признанию электронных документов юридически значимыми, должно являться наличие такого реквизита электронного документа, как электронная подпись, требования к которой установлены Федеральным законом "Об электронной подписи", принятым в апреле 2011г. 

Аббревиатура ЮЗЭД (юридически значимый электронный документ) довольно часто употребляется в статьях и докладах об электронном документообороте.

Согласно ГОСТ Р 7.0.8-2013. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (далее – ГОСТ Р 7.0.8-2013) юридическая значимость документа – свойство документа выступать в качестве подтверждения деловой деятельности либо событий личного характера.

Юридическая сила документа – свойство официального документа вызывать правовые последствия.