Регламент предоставления и контроля использования помещений Национального исследовательского университета «Высшая школа экономики»

	Приложение УТВЕРЖДЕН  приказом НИУ ВШЭ От 23.08.2013 г. №6.18.1-01/2308-01,
с изменениями, утвержденными    приказом от 01.01.2001 г.   № 6.18.1-01/0906-02

РЕГЛАМЕНТ

предоставления и контроля использования помещений

Национального исследовательского университета

«Высшая школа экономики»

Общие положения Настоящий Регламент устанавливает единый порядок предоставления помещений работникам и структурным подразделениям Национального исследовательского университета «Высшая школа экономики» (далее по тексту - Университет), контроля использования помещений в административно-учебных зданиях/комплексах Университета (далее по тексту - помещения). Настоящий Регламент разработан в соответствии с законодательством Российской Федерации и локальными нормативными актами Университета. Решение о предоставлении/освобождении помещений работниками и структурными подразделениями принимается Комиссией по размещению персонала Университета (далее по тексту – Комиссия), состав которой утверждается приказом ректора. Оформление предоставления помещений и контроль их использования осуществляется отделом по размещению персонала, контролю и учету помещений Департамента по эксплуатации учебных и административных зданий Университета (далее по тексту – Отдел) при координации уполномоченным должностным лицом в соответствии с установленным в Университете распределением обязанностей (далее по тексту - координирующий руководитель). Настоящий Регламент и изменения в него утверждаются приказом.
Порядок предоставления помещений Помещения предоставляются структурным подразделениям Университета для размещения работников подразделения из расчета не менее 5 кв. м./чел. с учетом режима их рабочего времени.

Структурным подразделениям с учетом специфики их работы (необходимость текущего хранения большого количества документов, использование крупногабаритного оборудования и т. п.) могут быть предоставлены помещения большей площади.

Руководителям Университета, руководителям структурных подразделений Университета предоставляются отдельные помещения по решению Комиссии. Не допускается предоставление помещений лицам, не состоящим в трудовых отношениях с Университетом.

Временное размещение в помещениях Университета физических лиц, привлеченных к работе по гражданско-правовым договорам, осуществляется в исключительных случаях по решению Комиссии на основании заявки руководителя структурного подразделения с указанием причин и сроков предоставления помещения.

Помещения предоставляются по заявке установленной формы согласно приложению 1 к настоящему Регламенту.

Форма заявки о предоставлении помещения размещена на странице Отдела официального сайта Университета.

Заявка направляется руководителем структурного подразделения Университета в электронной форме на электронный адрес *****@***ru.

В случае необходимости предоставления помещения руководителям по направлениям деятельности Университета или их заместителям, заявка оформляется руководителем по направлению деятельности Университета.

Заявка учитывается Отделом в журнале регистрации заявок о предоставлении помещений. Отдел не позднее одного рабочего дня информирует руководителей, подавших заявку, по электронной почте о принятии заявки с указанием номера ее регистрации.

В случае ненадлежащего оформления заявки Отдел возвращает заявку на доработку с указанием замечаний к оформлению заявки.

Отдел готовит предложения о предоставлении помещений по поступившим заявкам и не реже одного раза в неделю представляет предложения в виде информационной справки координирующему руководителю. Координирующий руководитель рассматривает предложения Отдела и собирает мнения руководителей структурных подразделений о предложенных вариантах посредством корпоративной электронной почты  свое мнение о предложенном варианте, а в случае несогласия - обоснование объективных причин и мотивов.

В случае несогласия руководителя структурного подразделения с предложенным вариантом размещения, координирующий руководитель посредством корпоративной электронной почты свое мнение о предложенном варианте, а в случае несогласия - обоснование объективных причин и мотивов.

В случае отказа структурного подразделения от размещения, проректор приглашается на заседание Комиссии для решения спорных вопросов. Координирующий руководитель представляет окончательный вариант по размещению структурных подразделений с приложением мнений подавшего заявку руководителя и проректора на рассмотрение Комиссии. Комиссия собирается по инициативе координирующего руководителя не реже одного раза в месяц, в зависимости от количества поступивших заявок структурных подразделений. Комиссия может выносить решение вопроса о размещение работников и структурных подразделений на рассмотрение ректора. Решения Комиссии по вопросам размещения работников и структурных подразделений оформляются протоколами, на основании которых координирующий руководитель не позднее трех рабочих дней издает приказ о размещении структурных подразделений Университета. В случае невозможности удовлетворения заявки, Отдел не позднее одного рабочего дня со дня принятия решения Комиссией информирует об этом по электронной почте руководителя, подавшего заявку, а заявка заносится в лист ожидания. Заявки, занесенные в лист ожидания, рассматриваются в порядке очередности их поступления при каждом последующем формировании предложений Отдела по вновь поступившим заявкам.

Лист ожидания прикладывается к окончательному варианту размещения структурных подразделений, предоставляемому на рассмотрение Комиссии.

Предоставление и освобождение помещений осуществляется в сроки, установленные приказом о размещении подразделений Университета. Перемещение работников и структурных подразделений (заказ автотранспорта, подсобных рабочих, перенесение телефонных номеров) осуществляется по заявкам руководителей перемещаемых структурных подразделений в соответствии с установленным в Университете порядком. Директор соответствующего административно-учебного здания/комплекса информирует начальника Отдела по электронному адресу *****@***ru о ходе исполнения приказа о размещении структурных подразделений. Начальник Отдела принимает меры по исполнению приказа, а в случае ненадлежащего исполнения или неисполнения приказа докладывает об этом координирующему руководителю.

Порядок подготовки помещений к размещению работников и структурных подразделений Помещения должны быть готовы к размещению работников и структурных подразделений: находиться в состоянии, пригодном для их использования, иметь коммуникационную сеть для подключения к Интернет, телефонную связь. В случае неготовности помещения координирующий руководитель направляет служебные записки о необходимости подготовки помещения руководителям Департамента по эксплуатации учебных и административных зданий, Дирекции по капитальному строительству и ремонту и Дирекции информационных технологий. Руководители Департамента по эксплуатации учебных и административных зданий, Дирекции по капитальному строительству и ремонту и Дирекции информационных технологий в течение четырех рабочих дней организуют (при необходимости) обследование помещений и представляют координирующему руководителю заключение о проведении необходимых работ с указанием сроков готовности помещения. Помещения, не готовые к размещению работников и структурных подразделений, при рассмотрении заявок не учитываются. Отдел совместно с директором соответствующего административно-учебного здания/комплекса формируют предложения по нумерации помещений в зданиях Университета для рассмотрения Комиссией. Нумерация помещений в зданиях Университета устанавливается решением Комиссии.
Порядок контроля использования помещений Отдел осуществляет обследование состояния помещений и проверку их использования при взаимодействии с Управлением персонала, Дирекциями административно-учебных зданий/комплексов, Дирекцией по земельным отношениям и управлению недвижимым имуществом. Управление персонала по запросам координирующего руководителя представляет информацию о штатной расстановке структурных подразделений. Дирекция по земельным отношениям и управлению недвижимым имуществом по запросам координирующего руководителя представляет информацию о помещениях, арендуемых Университетом и предоставляемых Университетом в аренду, в т. ч. экспликации планов БТИ. Дирекция административно-учебного здания/комплекса:

4.4.1. по запросу Отдела проводит мониторинг использования помещений за указанный Отделом период и направляет по электронному адресу *****@***ru отчет по форме согласно приложению 2 к настоящему Регламенту;

4.4.2. информирует Отдел о фактах самовольного размещения, нецелевого и неэффективного использования помещений (помещение используется не регулярно, пустует);

4.4.3 производит изменение нумерации помещений в здании в соответствии с решением Комиссии согласно пункту 3.5. настоящего Регламента.

4.5. В целях проверки эффективности использования помещений, Отдел направляет запрос руководителю структурного подразделения о размещении работников подразделения согласно приложению 3 к настоящему Регламенту.

4.6.        В случае ненадлежащего или неэффективного использования помещений порядок их перераспределения осуществляется аналогично пунктам 2.8-2.15, 2.18-2.21 настоящего Регламента.

4.7.        При выявлении случаев самовольного размещения помещение опечатывается директором административно-учебного здания/комплекса в присутствии представителя Отдела.

Особенности порядка предоставления помещений в филиалах

5.1.        Помещения предоставляются структурным подразделениям Филиала по заявке установленной формы согласно приложению 1 к настоящему Регламенту. Форма заявки о предоставлении помещения размещена на странице Отдела на официальном сайте Университета.

5.2.        Заявка направляется руководителем структурного подразделения Филиала в электронной форме на электронный адрес заместителя директора Филиала, координирующего вопросы размещения подразделений (далее по тексту – координирующий руководитель филиала).

5.3.        Координирующий руководитель филиала не позднее одного рабочего дня информирует руководителя, подавшего заявку, по электронной почте о принятии заявки с указанием номера ее регистрации. В случае ненадлежащего оформления заявки координирующий руководитель филиала возвращает заявку на доработку с указанием замечаний к оформлению заявки.

5.4.        Координирующий руководитель филиала рассматривает предложения, обсуждает обоснование необходимости предоставления помещения (перемещения подразделения) с заместителем директора, координирующим деятельность данного подразделения, готовит возможные варианты размещения и докладывает их на директорате. При необходимости на директорат приглашается руководитель структурного подразделения, от которого поступила заявка.

5.5.        О предоставлении помещения структурному подразделению Филиала издается приказ директора Филиала.

5.6.        Перемещение структурных подразделений (заказ автотранспорта, подсобных рабочих, перенесение телефонных номеров) осуществляется по заявкам руководителей перемещаемых структурных подразделений в соответствии с установленным в Филиале порядком.

5.7.        Координирующий руководитель филиала не позднее пяти рабочих дней с момента издания приказа о закреплении помещения за структурным подразделением направляет его копию на электронный адрес *****@***ru для учета Отделом.

Приложение 1

к Регламенту предоставления и контроля использования помещений НИУ ВШЭ

Заявка на предоставление помещений НИУ ВШЭ

Наименование подразделения (адрес размещения)	Фактическая численность работников (в т. ч. совместители)	Размещение подразделения на момент подачи заявки	Требуемая дополнительная площадь
Комната №	Площадь комнат (м2)	Количество человек в комнате (ФИО работников)	Кол-во комнат	Примерная площадь (кв. м.)	Предполагаемый адрес размещения	Кол-во чел. в комнате, ФИО работников

Краткое обоснование предоставления помещений:

Дополнительная информация:

_________________________________________________                                ________________                                _______________

(должность руководителя структурного подразделения)  (подпись)                                         (Ф. И.О)

Приложение 2

к Регламенту предоставления и контроля использования помещений НИУ ВШЭ

«Форма отчета использования помещений»

Отчет

использования помещений по адресу: _____________________________________

Номер помещения, подлежащего проверке	Время проверки (равномерно, но не реже трех раз в день)	Наличие работников на момент проверки/помещение закрыто	ФИО работников на момент проверки
Дата (ДД. ММ. ГГГГ)
Дата (ДД. ММ. ГГГГ)

Директор дирекции

_____________________                ________________                ___________________                                          (подпись)  (расшифровка подписи)

Приложение 3

к Регламенту предоставления и контроля использования помещений НИУ ВШЭ

«Форма отчета размещения структурного подразделения»

Отчет о размещении _____________________________________________________

(название структурного подразделения)

_____________________________________________________________________________

№ п/п	Номер помещения	Фамилия ИО работника	Должность
1.
2.

Руководитель

_____________________                ________________                ___________________         (должность)                         (подпись)  (расшифровка подписи)