КАЙДЗЕН-предложение

КАЙДЗЕН-предложение

1.Автор

– директор департамента экспертно-аналитического ОГКУ «Корпорация развития ИТ»

2. Актуальность проблемы

Планом мероприятий по дальнейшему развитию системы предоставления государственных и муниципальных услуг по принципу «одного окна» в МФЦ Ульяновской области, утвержденным исполняющим обязанности Губернатора Ульяновской области от 01.01.2001 г. предусмотрена реализация на базе МФЦ Ульяновской области постановления Правительства Российской Федерации от 01.01.01 г. № 000 «Об утверждении требований к составлению и выдаче заявителям документов на бумажном носителе, подтверждающих содержание электронных документов, направленных в многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг по результатам предоставления государственных и муниципальных услуг органами, предоставляющими государственные услуги, и органами, предоставляющими муниципальные услуги, и к выдаче заявителям на основании информации из информационных систем органов, предоставляющих государственные услуги, и органов, предоставляющих муниципальные услуги, в том числе с использованием информационно-технологической и коммуникационной инфраструктуры, документов, включая составление на бумажном носителе и заверение выписок из указанных информационных систем» (далее – 250 Постановление Правительства РФ).

Кроме того, приказом Управления Росреестра от 01.01.01 года № П/349 «Об утверждении Правил ведения книг учета документов и дел правоустанавливающих документов при государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним», от 01.01.01 года № П/426 «Об утверждении Стратегии архивного хранения и перевода в электронную форму дел правоустанавливающих документов и кадастровых дел», а также Рекомендациями по порядку приема и выдачи документов при предоставлении государственных услуг Росреестра работниками Корпорации ИТ, установлена обязанность сканирования документов, представляемых для государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним, а также постановку на кадастровый учет, предоставление сведений из ЕГРП и ГКН. Обязанность возлагается на специалистов МФЦ.

Организация выдачи готовых документов специалистами ОГКУ «Корпорация развития ИТ» в окнах приема заявителей не представляется возможной по ряду причин: асинхронность предоставления большей части услуг (Росреестра, МВД), сменный график работы специалистов, необходимость проверки подлинности электронной подписи обеспечена не на каждом рабочем месте специалиста, ограниченное количество штампов, существенное увеличение времени ожидания в очереди, необходимость ведения учета выданных сведений и осуществление контроля готовности результатов в электронном виде и др. Учитывая положительный опыт регионов Российской Федерации по реализации 250 Постановления Правительства РФ, считаем целесообразным организовать процесс подготовки документов к выдаче силами специалистов «бэк-офиса».

Статистика (по данным 9 месяцев 2016 года) по среднемесячному количеству принятых документов по услугам, результатом предоставления которых является документ, содержащий информацию из информационных систем органов приведена в таблице 1.

Таблица 1

Государственная регистрация прав на недвижимое имущество и сделок с ним (1 услуга)	Предоставление сведений, содержащихся в государственном кадастре недвижимости (1 услуга)	Предоставление сведений, содержащихся в Едином государственном реестре прав на недвижимое имущество и сделок с ним (1 услуга)	Прочие ведомства (ФНС, МВД, ФССП, ПФР) (13 услуг)	Итого 16 услуг
Центр по предоставлению государственных и муниципальных услуг (Ленинский район)	24787/9= 2754	804	534	99	4191
Центр по предоставлению государственных и муниципальных услуг (Заволжский район)	22183/9= 2465	540	329	254	3588
Центр по предоставлению государственных и муниципальных услуг (Засвияжский район)	27841/9= 3093	488	398	170	4149
Центр по предоставлению государственных и муниципальных услуг (Железнодорожный район)	15378/9= 1709	204	182	36	2131

11 и 12 августа было проведено тестирование сервисов ПК ПВД на возможность реализации 250 Постановления Правительства РФ. Были также проведены замеры временных затрат на исполнение процедур, связанных с реализацией 250 Постановления Правительства РФ. Среднее время необходимое для обработки одного комплекта документов составляет 11 минут 25 секунд (11,4 мин). Среднее время необходимое для оформления актов для одного комплекта документов – 3 минуты 28 секунд (3,5 мин). Общее количество видов услуг, результатом предоставления которых является документ, содержащий информацию из информационных систем органов, в соответствии с Постановлением Правительства РФ – 15. Среднее время необходимое для ведения учета и отчетности (по одному виду услуг) – 12 минут 37 секунд (12,6 мин). Учитывая среднее количество оказываемых услуг нами был произведен расчет временных затрат на реализацию 250 Постановления Правительства РФ.

10 августа 2016 года в постановление Правительства РФ были внесены изменения, в части расширения перечня обязательных услуг для МФЦ, результатом которых является документ, содержащий информацию из информационных систем органов, предоставляющих услуги. Что как следствие повлечет увеличение количества оказываемых в МФЦ услуг и увеличения трудовых затрат на реализацию процедур по 250 Постановлению Правительства РФ. Таким образом, реализация 250 Постановления Правительства РФ возможна только при условии выделения дополнительных штатных единиц.

Процедура перевода в электронную форму бумажных документов включает в себя несколько этапов работ:

1. Уполномоченное лицо, ответственное за сканирование документов дел правоустанавливающих документов, кадастровых и учетных дел:

- сканирует бумажный документ – сканируется каждый разворот; нумерация страниц в формируемом файле должна соответствовать нумерации страниц в документе (сканирование осуществляется в черно-белом виде, с разрешением 300 dpi);

- осуществляет контроль качества и полноты электронного образа документа: читаемость, отсутствие перекосов, затемнений или иных дефектов, соответствие количества страниц документа;

- обрабатывает при необходимости каждый отсканированный разворот: удаляет лишние объекты, которые могут быть отображены при сканировании;

- сохраняет файл в определенном формате электронных документов, который гарантирует воспроизведение в том же виде в течении нескольких лет.

Результатом сканирования является наличие электронного документа (электронного образа документа).

2. Размещение электронного образа документа в программном комплексе приема выдачи документов.

3. Завершение приёма обращения по государственной услуге и передача в Управление Росреестра.

Выполнение работ по переводу документов в бумажной форме в электронный документ должно осуществляться на сканирующем оборудовании, обеспечивающим высокое качество электронных образов, а также позволяющем качественно оцифровывать объемные книги и сброшюрованные разнородные документы, ветхие документы на бумажном и иных хрупких носителях без нанесения ущерба оригиналу.

Для успешного решения задачи перевода бумажных документов архивного хранения в сферах государственной регистрации прав и государственного кадастрового учета в форму электронного документа необходимо создание дополнительных оборудованных «мест сканирования», которые будут располагаться Корпорации ИТ.

Среднее время необходимое для обработки одного комплекта документов составляет (3283+2456+1454+984) / 4 = 8177секунд /4 = 2044,25 /60 = 34,12 минут. Результат приведен в таблице 2.

Таблица 2

Потребность в месяц (час)	Потребность в месяц (штатных ед.)
Центр по предоставлению государственных и муниципальных услуг (Ленинский район)	2224,73 2754*34,12+ (804+534+99)*(11,4+3,5+12,6) =93966,48+39517,5 133483,98/60=2224,73	13,52 2224,73/164,5
Центр по предоставлению государственных и муниципальных услуг (Заволжский район)	1916,47 2465*34,12+ (540+329+254)*(11,4+3,5+12,6) =84105,8+30882,5 114988,3/60=1916,47	11,65 1916,47/164,5
Центр по предоставлению государственных и муниципальных услуг (Засвияжский район)	2242,89 3093*34,12+ (488+398+170)*(11,4+3,5+12,6) =105533,16+29040 134573,16/60=2242,89	13,63 2242,89/164,5
Центр по предоставлению государственных и муниципальных услуг (Железнодорожный район)	1165,27 1709*34,12+ (204+182+36)*(11,4+3,5+12,6) =58311,08+11605 69916,08/60=1165,27	7,08 1165,27/164,5
ИТОГО	45,88
12% (коэффициент замещения)	12%
ВСЕГО	51,39

С учетом вышеизложенного получаем, что для проведения работ по сканированию документов и выполнения процедур по 250 Постановлению Правительства РФ необходимо 51 (пятьдесят одна) штатная единица.

Принимая во внимание трудовое законодательство, в части ограничения рабочей недели не более 40 часов, количество специалистов привлекаемых к сканированию документов должно быть скорректировано с учетом сменности работы специалистов.

3. Цель

1. Повышение качества и доступности государственных услуг. Оптимизация процессов организации предоставления государственных услуг.

4. Задачи

1. Реализация 250 Постановления Правительства РФ на территории Ульяновской области. Составление и выдача заявителям документов на бумажном носителе, подтверждающих содержание электронных документов, направленных в многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг по результатам предоставления государственных и муниципальных услуг органами, предоставляющими государственные услуги, и органами, предоставляющими муниципальные услуги, и к выдаче заявителям на основании информации из информационных систем органов, предоставляющих государственные услуги, и органов, предоставляющих муниципальные услуги, в том числе с использованием информационно-технологической и коммуникационной инфраструктуры, документов, включая составление на бумажном носителе и заверение выписок из указанных информационных систем.

2. Обеспечение перевода в электронную форму дел правоустанавливающих документов и кадастровых дел во всех МФЦ Ульяновской области. Сканирование документов, представляемых для государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним, а также постановку на кадастровый учет, предоставление сведений из ЕГРП и ГКН.

5. Технология (методы, способы, алгоритм, план) внедрения

В соответствии с Правилами организации деятельности многофункциональных центров предоставления государственных и муниципальных услуг, утвержденных Постановлением правительства от 22.12.12г. № 000 (далее – 1376 Постановление Правительства РФ), прием заявителей в многофункциональном центре, расположенном на территории муниципального образования с численностью населения: свыше 25 тыс. человек, - осуществляется не менее 6 дней в неделю и не менее 10 часов в течение одного рабочего дня с возможностью обращения заявителей за получением государственных и муниципальных услуг не менее чем в один из рабочих дней в неделю в вечернее время до 20 часов. Допускается сокращение графика (режима) работы многофункционального центра в выходной день.

Сейчас установлен следующий режим работы специалиста окна приёма заявителей Корпорации ИТ в городе Ульяновске: с понедельника по субботу с 8 до 20. Данный режим работы исполняет требования 1376 Постановления Правительства РФ и имеет запас времени в каждый рабочий день. Сравнительный анализ графиков приведен в таблице № 3.

Таблица 3

Дни недели	Режим работы специалиста окна приёма заявителей	Предлагаемый режим работы специалиста окна приёма заявителей	Экономия рабочего времени (час)
Понедельник	8 – 20	8-18	2
Вторник	8 – 20	8-18	2
Среда	8 – 20	8-18	2
Четверг	8 – 20	8-20	0
Пятница	8 – 20	8-18	2
Суббота	8 – 20	8-18	2

Экономия рабочего времени в месяц по центрам города Ульяновска приведена в таблице 4.

Таблица 4

Количество окон	Экономия рабочего времени в месяц (час)	Экономия рабочего времени (штатных ед.)
Центр по предоставлению государственных и муниципальных услуг (Ленинский район)	23	23*10*49,4(247/5)/12 946,83	946,82/164,5 5,76
Центр по предоставлению государственных и муниципальных услуг (Заволжский район)	44	44*10*49,4(247/5)/12 1811,33	1811,33/164,5 11,01
Центр по предоставлению государственных и муниципальных услуг (Засвияжский район)	44	44*10*49,4(247/5)/12 1811,33	1811,33/164,5 11,01
Центр по предоставлению государственных и муниципальных услуг (Железнодорожный район)	18	18*10*49,4(247/5)/12 741,00	741,0/164,5 4,5
Итого	129	5310,49	32,28

Предлагаем рассмотреть распределение сотрудников в связи с изменением графика работы центров на реализацию процедур, предусмотренных 250 Постановлением Правительства РФ и процедур формирования электронных образов по услугам Росреестра.

Таблица 6

Количество окон	Потребность на реализацию процедур 250 ПП РФ (с учетом коэффициента замещения) и процедур сканирования	Количество сотрудников, высвобождаемых в связи с изменением графика
Центр по предоставлению государственных и муниципальных услуг (Ленинский район)	23	13,52	5,76
Центр по предоставлению государственных и муниципальных услуг (Заволжский район)	44	11,65	11,01
Центр по предоставлению государственных и муниципальных услуг (Засвияжский район)	44	13,63	11,01
Центр по предоставлению государственных и муниципальных услуг (Железнодорожный район)	18	7,08	4,5
Итого	51,39	32,28

Данное распределение позволит не только реализовать процедуры, установленные 250 Постановлением Правительства РФ, но и сократить время ожидания в очереди за счет переноса процедур сканирования на «бэк-офис» МФЦ. Дополнительно, возможно перераспределение специалистов между центрами по предоставлению государственных и муниципальных услуг города Ульяновска, в целях осуществления гибкого реагирования на превышение 15 минутного порога ожидания в очереди.

Процесс оказания государственной услуги при реализации 250 Постановления Правительства РФ.

       

Реализация процесса оказания государственной услуги при реализации 250 Постановления Правительства РФ.

1. Утверждение приказа о назначении уполномоченных лиц ответственных:

а) за идентичность сведений, содержащихся в экземпляре электронного документа на бумажном носителе, сведениям, содержащимся в электронном документе, на основе которого составлен экземпляр электронного документа на бумажном носителе, а также за идентичность сведений, содержащихся в экземпляре электронного документа, записанного на съемный носитель или направленного по электронной почте в адрес заявителя, сведениям, содержащимся в экземпляре электронного документа на бумажном носителе;

б) за проверку действительности электронной подписи лица, подписавшего электронный документ, полученный многофункциональным центром по результатам предоставления государственных и муниципальных услуг органами, предоставляющими услуги, при составлении экземпляра электронного документа на бумажном носителе;

в) за идентичность сведений, содержащихся в выписке из информационной системы, сведениям, полученным из соответствующей информационной системы.

2. Обучение уполномоченных лиц.

Организация обучения сотрудников МФЦ, уполномоченных приказом учреждения, на реализацию 250 Постановления Правительства РФ.

3. Алгоритм действий уполномоченных специалистов процесса подготовки документов на бумажном носителе.

-        Ведение учета подготовленных документов (акт/реестр) во избежание дублей.

-        Сортировка документов в ПК ПВД со способом получения: «в МФЦ»

-        Проверка готовности документов к выдаче в программном комплексе приема выдачи документов (ПК ПВД) по дате приёма через «поиск».

-        Проверка наличия подготовленного экземпляра электронного документа органом (исходящий документ)

-        Поиск в ПК ПВД запроса о предоставлении государственной услуги с готовым электронным документом.

-        Открытие в запросе о предоставлении государственной услуги файл с исходящим документом.

-        Осуществление проверки ЭП.

-        Печать готового документа.

-        Проверка подготовленного на бумажном носителе экземпляра электронного документа на соответствие данным в запросе о предоставлении государственной услуги.

-        Проставление, заполнение, подписание печатей на каждом листе бумажного документа.

-        Заполнение и прикрепление информационного листа (регистрационный номер, ФИО заявителя, дата приема, телефон заявителя)

-        Подготовка акта передачи документов для осуществления выдачи с указанием даты распечатки готового бумажного документа, его тип, количество листов. Печать и подписание.

-        Формирование книги учета выданных сведений.

-        Внесение готовых электронных документов на бумажном носителе в книгу учета выданных сведений.

6. Участники (помощники)

– начальник центра по предоставлению государственных и муниципальных услуг (г. Ульяновск, Ленинский район) ОГКУ «Корпорация развития ИТ»

7. Сроки (этапы)

Внедрение в четыре этапа.

1 этап – 17 октября 2016 года – реализация 250 Постановления Правительства Российской Федерации в части услуг Росреестра на территории муниципального образования «город Ульяновск».

2 этап – 14 ноября 2016 года – реализация 250 Постановления Правительства Российской Федерации в части услуг Росреестра на территории муниципальных образований «город Ульяновск», «город Димитровград», «город Новоульяновск», «Инзенский район», «Барышский район».

3 этап – 05 декабря 2016 года – реализация 250 Постановления Правительства Российской Федерации в части услуг Росреестра на территории муниципального образования «город Ульяновск».

4 этап - I квартале 2017 года - формирование «бэк-офиса» и изменение режима работы МФЦ в по мере расширения перечня услуг в рамках реализации 250 Постановления Правительства Российской Федерации и обеспечения перевода документов в электронный вид.

8. Финансово-экономическое и/или социальное обоснование

Снижение затрат на обеспечение доставки документов в исполнительные органы государственной власти и внебюджетные фонды. Увеличение затрат на материально-техническое обеспечение процессов предоставления услуг (бумага, канцтовары, заправка картриджей и др.)

9. Возможные угрозы

Не во всех МФЦ Ульяновской области возможно обеспечить полноценное рабочее место специалиста «бэк-офиса» ввиду отсутствия свободных площадей.

10. Ожидаемые результаты

1. Реализация 250 Постановления Правительства РФ на территории Ульяновской области.

2. Обеспечение перевода в электронную форму дел правоустанавливающих документов и кадастровых дел во всех МФЦ Ульяновской области.

3. Сокращение среднего времени ожидания в очереди за получением государственных услуг.

11. Результаты апробации (при наличии)

За период с 17 октября 2016 года на территории муниципального образования «город Ульяновск» подготовлено более 2000 экземпляров документов, подтверждающих содержание электронных документов, направленных в МФЦ по результатам предоставления государственных и муниципальных услуг органами, предоставляющими государственные услуги.

____________                                                                        ___________

Дата                                                                                        Подпись

____________                                                                        ___________

Дата                                                                                        Подпись