Деловое письмо

ДЕЛОВОЕ ПИСЬМО

Содержание

Классификация деловых писем
Правила оформления. Структура письма
Стилистические особенности деловых писем
Языковые конструкции. Формула вежливости. Обращение
Языковые конструкции в тексте деловых писем
Языковые конструкции. Формула вежливости. Заключительная часть ПРИМЕРЫ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ

Деловое письмо иностранному партнеру Рекомендательное письмо Информационные письма. Классификация Письмо-сообщение, извещение, уведомление Письмо-подтверждение. Языковые конструкции Письмо-заявление Письмо-напоминание (предупреждение) Рекламно-информационное (презентационное, коммерческое) письмо Директ-мейл. Письма прямой почтовой рассылки Гарантийные письма Письмо-запрос. Коммерческий запрос Письмо-ответ на запрос Письмо-предложение. Оферта Письмо-просьба Письмо-рекламация (претензия) Ответ на письмо-рекламацию

Электронное деловое письмо – особенности и правила

ДЕЛОВЫЕ ПИСЬМА

КЛАССИФИКАЦИЯ

Деловые (служебные) письма представляют собой официальную корреспонденцию и применяются для решения многочисленных оперативных вопросов, возникающих в управленческой и коммерческой деятельности. Деловое письмо - всегда официальное сообщение. Информация, содержащаяся в деловом письме, носит протокольный характер. Вот почему письма регистрируются, и факт устного сообщения не исключает необходимости почтового отправления.

Существует несколько видов классификации деловых писем, в основе их лежат различные классификационные признаки.

По функциональному признаку письма можно разделить на две группы:

письма, требующие письма-ответа (письмо-вопрос; письмо-просьба; письмо-обращение; письмо-предложение и др.). Письма-ответы должны всегда содержать индекс того письма, которое явилось причиной для переписки. письма, не требующие ответа (письмо-предупреждение; письмо-напоминание; письмо-приглашение и др.).

Письма можно классифицировать по аспектам:

письмо-напоминание - факт напоминания; письмо гарантийное - выражение гарантии, документ, обеспечивающий исполнение изложенных в нем обязательств. В нем адресату обычно гарантируется оплата или предоставление чего-либо (места работы, проведения исследований и т. п.). Эти письма имеют повышенную правовую функцию, поэтому изложение текста должно быть предельно четким и ясным; письмо-подтверждение - указание на достигнутую степень согласия, свершившийся факт; письмо-ответ - по своему содержанию носит зависимый характер от инициативных писем, так как тема его текста уже задана и остается изложить характер решения поставленного в инициативном письме вопроса: принятие или отказ от предложения, выполнение просьбы; информационное письмо - информирование о намечаемых или уже проведенных мероприятиях; письмо-приглашение - письменное приглашение адресату принять участие в каком-либо проводимом мероприятии. Они могут адресоваться как конкретным лицам, так и учреждениям. В них раскрывается характер проводимого мероприятия, указываются сроки проведения и условия участия в нем. инициативное письмо - это письмо, требующее ответа. Большая категория таких писем выражает просьбу (предложение, запрос) к адресату в решении каких-либо вопросов; сопроводительное письмо - письменный текст, который информирует адресата о направлении документов, прилагаемых к письму; письмо-предупреждение - предупреждение о возможных ответных шагах и т. д.

Одно и то же письмо может содержать гарантию, просьбу и напоминание, т. е. быть многоаспектным.

По тематическому признаку проводится условное различение между деловой и коммерческой корреспонденцией. Считается, что переписка, которая оформляет экономические, правовые, финансовые и все другие формы деятельности предприятия, называется деловой корреспонденцией, а переписка по вопросам материально-технического снабжения и сбыта относится к коммерческой корреспонденции. В сфере торговых отношений сложились определенные типы коммерческих писем:

письмо-запрос; ответ на запрос; письмо-извещение; письмо-предложение (оферта); письмо-ответ на предложение; письмо-подтверждение заказа; письмо-отказ от поставки товара, от оплаты и т. п.; письмо-рекламация; письмо-ответ на рекламацию и др.

По признаку адресата деловые письма делятся на обычные и циркулярные. Циркулярное письмо направляется из одного источника в несколько адресов.

По структурным признакам деловые письма делятся на регламентированные (стандартные) и нерегламентированные. Регламентированное письмо решает типичные вопросы регулярных экономико-правовых ситуаций и реализуется в виде стандартных синтаксических конструкций. Нерегламентированное деловое письмо представляет собой авторский текст, реализующийся в виде формально-логического повествования или этикетного текста.

Количество видов писем соответствует практическим ситуациям, вызывающим необходимость письменного общения партнеров.

ДЕЛОВЫЕ ПИСЬМА

ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ. СТРУКТУРА ПИСЬМА

(окончание)

3. Область подписи. Подпись является обязательным и, как правило, заключительным элементом структуры письма и располагается интервалом ниже заключительной формулы вежливости. В зависимости от того, каким образом оформлено письмо (на бланке или на чистом листе писчей бумаги), подпись приводится в сокращенной, полной или развернутой форме.

Сокращенная форма предполагает указание собственно подписи и ее расшифровки в виде инициалов и фамилии автора письма. Применяется при оформлении письма на бланке должностного лица организации, уполномоченного вести переписку и выступающего в качестве отправителя. Пример:

личная подпись

Полная форма применяется при оформлении письма на бланке организации или её структурного подразделения, если последнее уполномочено вести переписку и выступает в качестве отправителя. Эта область оформляется обычным образом: указывается должность и фамилия лица, подписавшего документ, например:

Заместитель руководителяличная подпись

Развернутая форма предполагает дополнение полной формы подписи сведениями об авторе письма, а в некоторых случаях - использование иных сведений вместо общепринятых. В качестве таких сведений могут выступать: наследственные и почетные титулы; почетные и специальные звания; сведения, указывающие на иные особые заслуги автора (например, сведения о присужденных ему наградах, премиях и т. п.). Такая форма подписи применяется как правило при оформлении письма на чистом листе писчей бумаги. Примеры:

Руководитель проекта доктор технических наук, профессор, лауреат Премии им.

личная подпись

Участник Великой Отечественной войны

личная подпись

, инвалид первой группы, кавалер орденов Славы 2-й и 3-й степени

Если исполнителем документа было не лицо, подписавшее документ, то фамилия исполнителя и его телефон (или другие реквизиты, если это необходимо) указываются в нижней части листа письма с левой стороны, например:

Иванов
225-3456

ДЕЛОВЫЕ ПИСЬМА

СТИЛИСТИЧЕСКИЕ ОСОБЕННОСТИ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ

Отличительной особенностью делового письма является официально-деловой стиль изложения его содержания. Специфическими чертами данного стиля являются:

подчеркнутая официальность и деловитость, находящая свое выражение в служебной субординации при письменном общении корреспондентов и соблюдении стандартных правил оформления деловых писем; адресность, подразумевающая наличие конкретных участников управленческой деятельности - отправителей (адресантов) и получателей (адресатов) деловых писем; устойчивая повторяемость словарных величин в сочетании с ограниченностью их использования в тексте деловых писем; тематическая ограниченность писем, в которых, как правило, не освещается более одного-двух вопросов; лексическое и композиционное единообразие содержания письма; исключительно нейтральный тон изложения; точность и ясность изложения, исключающая разночтение или двоякое толкование содержания письма; лаконичность изложения содержания, предполагающая краткость и ясность используемых в письме формулировок.

Деловое письмо должно располагать адресата к себе проявлением искренности. Общий тон письма, при всей его подчеркнутой официальности и деловитости, должен быть доброжелательным по отношению к адресату, что способствует установлению более прочного взаимопонимания между участниками переписки. Письмо должно быть исполнено уважения к адресату: это и должная предупредительность по отношению к партнеру, и такт в общении с ним, и подчеркнутое понимание его интересов и проблем.

Исходя из специфики стиля при подготовке содержания письма рекомендуется:

излагать суть дела преимущественно простыми, короткими предложениями, стараться избегать причастных и деепричастных оборотов, и бесконечных «а также», отдавать предпочтение прямому порядку слов в предложении - подлежащее предшествует сказуемому, определение стоит перед определяемым словом, а вводные слова находятся в начале предложения; применять устойчивые словосочетания и обороты письменной речи; употреблять специальные термины в их общепринятом, единообразном для понимания толковании, и только в том случае, если применение термина является совершенно необходимым, исключить устаревшие слова и выражения (архаизмы), отжившие канцелярские обороты, заимствования из местных диалектов. Cледует также остерегаться включения в текст различных недавно появившихся выражений, профессионального жаргона и т. п.; излагать суть проблемы в спокойном, ровном тоне. Проявление как чрезмерной любезности, так и недоброжелательности, граничащей с грубостью, не допускается. В процессе изложения следует быть умеренным в просьбах, сдержанным в оценках событий, объективным при изложении фактов. Не следует намекать получателю письма на его мнимую невнимательность, вводя в заключительный текст письма формулировку типа: «Предлагаю внимательно изучить...»; не следует побуждать адресата спешить при вынесении решений, вставляя в текст письма слова «Срочно», «Незамедлительно», «В возможно более короткие сроки». Лучше указать, когда бы вы желали узнать о решении, например, следующим образом: «Убедительно прошу Вас сразу же сообщить о своем решении»; не следует содержанием (или подтекстом) документа навязывать адресату ожидаемый исход освещаемого в письме вопроса, например, так: «Прошу изучить и решить вопрос положительно» или «Прошу утвердить эту кандидатуру»; в том случае, если вы сообщаете о том, что выполнение поручения или просьбы не представляется возможным, не стоит начинать письмо с констатации отказа - нужно сначала изложить мотивацию своего решения и дать понять, что при определенных обстоятельствах к рассмотрению вопроса можно вернуться. Следует проявлять известную дипломатию и в тех случаях, когда вы сообщаете о чем-то положительном: дайте понять, что исполнение чьей-либо просьбы стоило вам известного труда, ибо в противном случае вы рискуете столкнуться с новыми настойчивыми обращениями по ещё менее существенным проблемам.