УТВЕРЖДАЮ | УТВЕРЖДАЮ |
Директор технологии» | Директор компании Service Group» |
_____________________ | _____________________ |
«____» _______________ 2013 г. | «____» _______________ 2013 г. |
Руководитель отдела Внедрения CRM-систем | |
___________________ | _____________________ |
«____» _______________ 2013 г. | «____» _______________ 2013 г. |
Требования к настройке
программного продукта Terrasoft XRM 3.4.1
для компании
Service Group»
В разработке документа принимали участие: | ||||
Стороны | Должность | ФИО | Подпись | Дата |
Заказчик: компания Service Group» | ||||
Директор по развитию бизнеса | ||||
Исполнитель: технологии» | ||||
Директор | ||||
Руководитель отдела Внедрения CRM-систем | ||||
Консультант по внедрению | ||||
Цели и задачи проекта
Цели:
Формирование единого информационного пространства заявок на перевозку грузов. Минимизация человеческого фактора.Задачи:
Учет и подбор вариантов финансового расчета по каждой заявке. Контроль активности менеджера с помощью ведения истории действий по сделке и смены стадий. Введение автоматического внесения обязательных расходов в финансовые расчеты. Отслеживание маршрута перевозки груза по трэкингу.Разделы и карточки
Раздел «Продажи»
По стандартной логике Terrasoft раздел «Продажи» обеспечивает планирование и учет сделок, разбиение их на стадии, а также управление их выполнением. В сущности Заявка ведется учет данных о перевозчике, как поставщике услуг, заказчике, как клиенте, расходах, доходах и стадии выполнения, поэтому целесообразно хранить данные о заявках в разделе «Продажи». Стандартный вид карточки Продажи будет дополнен новыми полями, которые будет распределены по четырем вкладкам: «Общие», «Сведения о грузе», «Сведения о грузе (детально)» и «Финансы» - макеты карточек представлены на рисунках 1, 2, 3 и 4. В таблицах 1, 2 и 3 указаны все поля с указанием типа данных и обозначения в базе данных.
На вкладке «Общие» будет отображена основная информация по сделке: тип сервиса, состояние и стадия сделки, дата начала, а также планового и фактического завершения.
Таблица 1 — Поля карточки Продажа для типа AIR (вкладка «Общие»)
Название поля | Тип данных | Комментарий |
Номер | Целое число | Порядковый номер продажи. Задается автоматически. Поле невидимо. |
Название | Строка | Заполняется автоматически по схеме <SERVICE> <ПУНКТ ОТПРАВЛЕНИЯ> - <ПУНКТ НАЗНАЧЕНИЯ> с возможностью редактирования названия (в справочнике два поля с названием пункта и кодом пункта) |
Заказчик | Справочник | Выбирается компания-клиент, по которому создается заявка. Значение выбирается из справочника Контрагенты с типом Клиент. |
Контакт | Справочник | Контактное лицо компании-клиента, по которому оформляется продажа. |
Рейтинг | Справочник (выпадающий список) | В этом поле продаже присваивается определенный рейтинг, например, “Высокий” или “Средний”. |
Ответственный | Справочник | Имя менеджера, ответственного за ведение сделки. Справочник содержит имена менеджеров Вашей компании. |
Стадия | Справочник (выпадающий список) | Этап, на котором продажа находится в текущий момент, например, “Запрос” или “Архив”. Значение выбирается из справочника стадий продажи. После сохранения карточки информация о текущем этапе сделки добавляется на деталь Стадии. При заведении продажи автоматически ставится Стадия=Запрос. |
Состояние | Справочник | Текущее состояние продажи, например, “В планах” или “Выполнена” |
PSG id | Строка | Формируется автоматически после подтверждения КП по схеме: <Service_COD_3_сим> - <Client ID_4сим>…<НОМЕРДНЯНЕДЕЛИНОМЕРНЕДЕЛИГОД_4_сим>…<НОМЕРЗАЯВКИНАТЕКДЕНЬ_2_сим>…<КОНТРОЛЬНЫЙКОД> <НОМЕРЗАЯВКИНАТЕКДЕНЬ_2_сим> - номер заявки одного контрагента. В качестве механизма формирования дополнительного кода предлагается генератор случайных величин с равномерным распределением. Он обеспечит должную уникальность кода (будет использоваться для отслеживания груза на сайте). |
Направление перевозки | Справочник | Формируется автоматически. Заказчик Резидент РФ. Если Пункт отправления = Россия и Пункт назначения = Россия, то Направление = Domestic. Если Пункт отправления = Россия и Пункт назначения = Не Россия, то Направление = Export. Если Пункт отправления = Не Россия и Пункт назначения = Россия, то Направление = Import. Заказчик Нерезидент РФ. Если Пункт отправления = Страна Заказчика и Пункт назначения = Страна Заказчика, то Направление = E-Domestic. Если Пункт отправления = Страна Заказчика и Пункт назначения = Не Страна Заказчика, то Направление = E-Export. Если Пункт отправления = Не Страна Заказчика и Пункт назначения = Страна Заказчика, то Направление = E-Import. Поле невидимое. |
Тип сервиса | Справочник (выпадающий список) | Заполняется вручную. По умолчанию, будет заполнено значением AIR |
Пункт отправления | Справочник | Заполняется менеджером из справочника. |
Аэропорт отправления | Справочник | Недоступно для редактирования. Заполняется по выбранному расчету |
Пункт назначения | Справочник | Заполняется менеджером из справочника. |
Аэропорт назначения | Справочник | Недоступно для редактирования. Заполняется по выбранному расчету |
Валюта | Справочник (выпадающий список) | Валюта, в которой ведется сделка. По умолчанию в этом поле указывается базовая валюта. Если с данным клиентом уже есть ранее заведенные сделки, то заполняется валютой, в которой последний раз велась сделка. Необходимая валюта выбирается из списка. Поле обязательно для заполнения. |
Сумма, б. в. | Сумма продажи в базовой валюте. Заполняется в соответствии с полем «Ставка для заказчика, б. в.» со вкладки «Финансы». При внесении значения в поле «Сумма» выполняется автоматический пересчет в поле «Сумма, б. в.» по новому значению и наоборот. | |
Плановый профит, б. в. | Ожидаемая прибыль по продаже в базовой валюте. Поле недоступны для редактирования и заполняется в соответствии с полем «Профит» на вкладке «Финансы». | |
Фактический профит, б. в. | Фактическая прибыль. Поле заполняется в соответствии с операциями, проведенными по данной продаже. При внесении изменений автоматически пересчитывается поле «Фактический профит» | |
Курс | Курс выбранной валюты по отношению к базовой. Если валюта продажи совпадает с базовой, значение в поле будет равно единице. Поле заполняется в соответствии со справочником валют с возможностью редактирования. Поле обязательно для заполнения. | |
Сумма | Сумма продажи в той валюте, в которой ведется продажа. Заполняется в соответствии с полем «Ставка для заказчика, б. в.» со вкладки «Финансы». При внесении значения в поле «Сумма» выполняется автоматический пересчет в поле «Сумма, б. в.» по новому значению и наоборот. | |
Плановый профит | Ожидаемая прибыль по продаже в валюте, в которой ведется продажа. Поле недоступно для редактирования и заполняется в соответствии с курсом валюты и полем «Плановый профит, б. в.». | |
Фактический профит | Фактическая прибыль. Поле заполняется в соответствии с операциями, проведенными по данной продаже. При внесении изменений автоматически пересчитывается поле «Фактический профит, б. в.» | |
Дата подачи запроса | Дата | Заполняется автоматически по дате создания продажи |
Плановая дата прибытия | Дата | |
Дата фактического прибытия | Дата | |
Вероятность | Процентная вероятность осуществления сделки. Поле используется для прогнозирования успешности продажи. По мере работы с клиентом значение можно корректировать. | |
Воздействие | Справочник | Маркетинговое воздействие, в результате которого создается продажа. Эта информация используется для оценки эффективности проводимых мероприятий. |
АВИА Перевозчик | Справочник | Недоступно для редактирования. Заполняется по выбранному расчету |
AWB number | Строка | Заполняется менеджером вручную |
Проект/стадия/работа | Поле [Проект\стадия\работа] заполняется в случае, если продажа связана с каким-либо проектом либо одним из его элементов (стадией, работой). Необходимое значение выберите из справочника проектов, который, кроме многоуровневого списка элементов проекта, содержит также ряд специальных полей, предназначенных для упрощения поиска нужной записи. | |
Путь | После заполнения поля [Проект\стадия\работа] в поле [Путь] карточки продажи отображается иерархическая последовательность элементов, которым подчинена выбранная продажа. Это поле недоступно для редактирования. | |
Комментарий | Текст | Поле для занесения важных замечаний, не отображенных в полях карточки. |
Рисунок 1 ‑ Макет карточки продажи (вкладка "Общие")
На вкладке «Сведения о грузе» ведется информация о заявленных и фактических параметрах груза и его характере.
Таблица 2 — Поля карточки Продажа с типом сервиса AIR (вкладка «Сведения о грузе»)
Название поля | Тип данных | Комментарий |
Характер груза | Справочник типов груза | |
Заявленные параметры | ||
Количество грузовых мест | Целое число | Количество записей на вкладке «Сведения о грузе(детально)» |
Объем, куб. м | Дробное число | Сумма по одноименному полю всех записей на вкладке «Сведения о грузе» |
Вес груза, кг (факт.) | Дробное число | Сумма по одноименному полю всех записей на вкладке «Сведения о грузе» |
Вес груза, кг (объем.) | Дробное число | Сумма по одноименному полю всех записей на вкладке «Сведения о грузе» |
Фактические параметры | ||
Количество грузовых мест | Целое число | Сумма по одноименному полю всех записей на вкладке «Сведения о грузе» |
Объем, куб. м | Дробное число | Сумма по одноименному полю всех записей на вкладке «Сведения о грузе» |
Вес груза, кг (факт.) | Дробное число | Сумма по одноименному полю всех записей на вкладке «Сведения о грузе» |
Вес груза, кг (объем.) | Дробное число | Сумма по одноименному полю всех записей на вкладке «Сведения о грузе» |
Рисунок 2 — Макет карточки продажи типа сервиса AIR (вкладка "Сведения о грузе")
Вкладка «Сведения о грузе (детально)» будет оформлена как деталь с реестром записей и стандартными кнопками «Добавить», «Изменить», «Удалить».
Рисунок 3 ‑ Макет карточки продажи типа сервиса AIR (вкладка "Сведения о грузе (детально)")
При нажатии кнопки добавить появляется карточка, аналогичная вкладке «Сведения о грузе», но без поля «Характер груза», а также с дополнительными полями «Длина, см», «Ширина, см», «Высота, см». Поля «Объем» и «Объемный» в группе полей «Вес груза, кг» рассчитываются по формулам. Формула объемного веса: «Длина, см»*»Ширина, см»*»Высота, см»/6000.
Рисунок 4 - Макет карточки Сведения о грузе(детально)
Вкладка «Финансы» заполняется автоматически по расчету с детали «Расчеты», напротив которого будет стоять галочка в поле «Выбран».
Таблица 3 — Поля карточки Продажа типа сервиса AIR (вкладка «Финансы»)
Название поля | Тип данных | Комментарий |
АВИА Перевозчик | Строка | |
Валюта | Справочник | |
Курс | Дробное число | |
Авиафрахт, б. в. | Дробное число | |
Авиафрахт | Дробное число | |
Допсборы, б. в. | Дробное число | |
Допсборы | Дробное число | |
Расходы Реализовано в виде таблицы. Строки таблицы заполняются в соответствии с аналогичной таблицей в карточке Расчета, который на детали «Расчеты» будет помечен, как выбранный. | ||
Срок действия ставки до | Дата | Автоматически +14 дней |
№ | Целочисленное значение | |
Расход | Строка | |
Сумма | Дробное число | |
Валюта | Справочник | |
Курс | Дробное число | |
Ставка для заказчика, б. в. | Дробное число | |
Ставка для заказчика, б. в. | Дробное число | |
Профит | Дробное число | |
Резерв | Дробное число | |
Скидка | Дробное число |
Рисунок 5 — Макет карточки "Продажа" типа AIR (вкладка "Финансы")
Детали
Стандартные детали:
СтадииНа детали отображается последовательность всех стадий продажи. Информация на детали используется для анализа этапов прохождения сделки, а также при построении воронки продаж. Вы можете увидеть, на каких этапах происходит провал и менеджер недостаточно отрабатывает. При изменении стадии в карточке продажи, информация об этой стадии также отразиться на детали.
Стандартные стадии определены в справочнике «Стадии продаж по типам» и могут быть дополнены следующим списком стадий:
Запрос Расчет Согласование КП Подписание заявки В пути Счета и оплаты Обмен оригиналами АрхивПримечание: Условия автоматического перехода стадий требуют уточнения у заказчика.
Рисунок 6 — Карточка стадии
Стадия – выбирается из справочника, Изменил – недоступно для редактирования и заполняется автоматически именем пользователя, который вносил изменения в запись последним.
В полях План. дата начала и План. дата завершения указываются планируемые даты начала и завершения, в полях Дата начала и Дата завершения – фактические.
При формировании списка стадий Вы можете установить плановую дату вручную или автоматически в соответствии со средней продолжительностью каждой стадии, указанной в справочнике стадий продаж.
Рисунок 7 — Деталь стадии
К стандартным полям карточки Стадии предлагаем добавить текстовое поле Результат и поле Ответственный в виде справочника, для отражения ответственного по каждой стадии.
КомандаНа детали «Команда» отображается перечень контактных лиц, которые принимают участие в выбранной продаже. Для каждого участника можно указать его роль в команде, а также компанию, в которой он работает, в том числе и Вашу компанию. Для добавления записи об участниках используется карточка.
Рисунок 8 — Карточка членов команды
Рисунок 9 — Деталь команды
Конкуренты
На детали «Конкуренты» отображается информация о конкурентах, которые участвуют в выбранной продаже. Кроме описания, для каждого конкурента могут быть указаны сильные стороны, недостатки и стратегия.
Рисунок 10 — Деталь конкуренты
ИсторияОтображает сводную информацию по объектам системы, связанным с выбранной продажей: название записи, дата ее создания, а также тип записи. Содержимое детали формируется автоматически и недоступно для редактирования.
Рисунок 11 — Деталь истории
ФайлыВ разделе Продаж предусмотрена возможность добавления файлов к записям реестра. Для этого используется специальная деталь Файлы. Она состоит из реестра файлов и дерева групп. Основные характеристики записи хранятся в карточке файла.
Рисунок 12 — Карточка файла
Заполнение полей карточки производится автоматически во время добавления записи на деталь.
Нестандартные детали:
РасчетыНа детали «Расчеты» будут указаны все предложения по перевозке груза, которые может предложить менеджер.
Записи с детали нельзя удалять и изменять - только добавлять. При добавлении записи заполняется карточка схожая с вкладкой Финансы в карточке продажи.
В колонках детали «Расчеты» может быть отображена любая комбинация полей из карточки расчета. Дополнительно добавится два булевых поля «Базовый» и «Выбран»: одно будет фиксировать базовый вариант, второе – выбранный клиентом вариант.
При фиксировании выбранного варианта, значения соответствующих полей карточки детали расчета копируется в карточку продажи.
Таблица 4 - Макет карточки «Расчет»
Название поля | Тип данных | Комментарий |
АВИА Перевозчик | Справочник | Заполняется менеджером вручную |
Валюта | Справочник | По умолчанию указывается базовая валюта. Если уже были сделки с перевозчиком, то выставляется по последней сделке валюта. |
Курс | Дробное число | Загружается из справочника валют |
Авиафрахт, б. в. | Дробное число | Заполняется менеджером вручную |
Авиафрахт | Дробное число | Рассчитывается в соответствии с курсом валюты |
Допсборы, б. в. | Дробное число | Заполняется менеджером вручную |
Допсборы | Дробное число | Рассчитывается в соответствии с курсом валюты. |
Срок действия ставки до | Дата | Автоматически + 14 дней к дате создания расчета |
Расходы Реализовано в виде таблицы. Статьи расхода заполняются в таблице комбинировано: часть автоматически, часть вручную менеджерами. Автоматическое добавление происходит посредством справочника «Обязательные расходы» | ||
№ | Целочисленное значение | Последовательная нумерация |
Расход | Строка | Название расхода. |
Сумма | Дробное число | Заполняется либо автоматически у расходов из справочника «Обязательные расходы», если в справочнике заполнено поле «Стоимость расхода» |
Валюта | Справочник | По умолчанию указывается базовая валюта. Если уже были сделки с заказчиком, то выставляется по последней сделке валюта. |
Курс | Дробное число | Хранится в справочнике валюты |
Ставка для заказчика, б. в. | Дробное число | Рассчитывается как сумма полей «Авиафрахт, б. в.», «Допсборы, б.в.», а также блока полей «Расходы» + поле «Профит» + поле «Резерв» - поле «Скидка» |
Ставка для заказчика | Дробное число | Заполняется в соответствии с курсом валюты |
Профит | Дробное число | Заполняется в соответствии со справочником «Профит» |
Резерв | Дробное число | Заполняется менеджером вручную |
Скидка | Дробное число | Заполняется менеджером вручную |
Рисунок 13 — Карточка расчета для продажи с типом AIR
Таблица 5 – Макет справочника «Обязательные расходы»
Название расхода | Domestic | Import | Export | Стоимость расхода |
Строка | Булево поле | Булево поле | Булево поле | Дробное значение |
В справочнике будут записаны все обязательные расходы с пометкой, к какому направлению они относятся, а также сумма расхода как процентная часть от суммы продажи, если известно.
Записи расхода, загруженные в карточку расчета из справочника, не могут быть удалены. Редактирование разрешено только у тех, записей расхода, где стоимость расхода не задана как процентная часть суммы продажи. В этом случае менеджер заполняет поле «Сумма» в таблице расходов вручную. Поле «Сумма» в таблице расходов обязательно для заполнения.
Трэкинг
Деталь «Трэкинг» отражает информацию о ходе доставки с указанием места, даты и статуса доставки груза. События трэкинга добавляются менеджерами вручную.
Таблица 6 — Макет детали «Трэкинг»
Дата внесения информации | Дата статуса | Идентификатор заказа | Место статуса | Статусная группа | Статус | Ответственный |
Заполняется менеджером вручную | Заполняется менеджером вручную | Заполняется менеджером вручную | Справочник | Справочник | Справочник | Заполняется учетной записью пользователя, который внес запись |
Карточка контрагента
Стандартная карточка контрагента будет расширена полем «Специализация», которое будет заполнятся из справочника «Типы сервиса».
Справочники
В системе будут настроены и созданы следующие справочники:
Название справочника | Поля справочника | Содержимое справочника |
Города | + Сокращенное название (КОД) | |
Стадии продаж | Стандартные | |
Специализация | Вид деятельности Специализация | |
Аэропорты | Название Город (справочник) | |
Направление перевозки | Название Описание | Domestic Import Export E-Domestic E-Import E-Export |
Тип сервиса | Название | AIR SEA GRD |
Статусная группа | Название | Уточнить у заказчика |
Статус | Название Статусная группа(справочник) | Уточнить у заказчика |
Профит | Диапазон: Поле «С» и Поле «По» Поле «Размер профита» |
