Подготовка штатного расписания 2018.
Штатное расписание необходимо для того, чтобы можно было обосновать ситуации увольнения работников при сокращении штата в случае их обращения в судебную инстанцию. Без штатного расписания нельзя доказать, что в момент сокращения у компании не было возможности предоставить сотрудникам альтернативные вакансии.
Также оно может служить в качестве обоснования отказа при приеме на работу (по причине отсутствия той или иной должности). Поэтому грамотное составление данного документа является основой для законного отстаивания интересов фирмы.
Кроме того, часто проверяющие компании (трудовая инспекция в частности) требуют его наличие при проверках. Отсутствие документа попадает под нарушение закона РФ об охране труда. Соответственно, по КоАП РФ (статья 5.27) организации, не предоставившей расписание, грозит штраф в пределах от 30 до 50 тысяч рублей. К тому же будет оштрафовано должностное лицо (сумма варьируется от 1 до 5 тысяч рублей).
С точки зрения законодательства РФ наличие данной бумаги не является обязательным, и в теории решение налоговой или трудовой инспекции о взимании штрафа можно оспорить в судебной инстанции. Но на практике документ следует вести любой компании для предотвращения возможных конфликтных ситуаций.
Комментарии
|
1
| Требования, предъявляемые к штатному расписанию.
| Штатное расписание является локальным нормативным актом, поэтому особых требований, предъявляемых к нему, немного:
Компания обязана составлять данный документ по установленной федеральным законом унифицированной форме Т-3. Укорачивать ее нельзя (все необходимые пункты должны присутствовать), а вносить дополнительные данные можно. Расписание должно вводиться в действие с первого числа месяца. Очень важно, чтобы каждая страница была пронумерована. Документ должен быть сшит, иметь печать организации, подпись руководителя и лица, ответственного за составление.
|
2
| Кто составляет штатное расписание.
| На данный момент законодательством четко не определено, кто должен заниматься разработкой документа.
В компаниях с разветвленной организационной структурой обязанность составления может лежать на сотрудниках следующих отделов:
кадровая служба; бухгалтерия; юридический отдел (наименее распространенная ситуация).
В небольших фирмах этим может заниматься руководитель или любое другое уполномоченное им лицо. В этом случае изготавливается приказ на имя конкретного сотрудника, который будет заниматься работой с этим документом.
Еще одним вариантом определения ответственного является указание на этот факт в должностной инструкции или трудовом договоре.
Чтобы упростить процедуру составления, необходимо прописать ее нюансы в инструкции по делопроизводству:
сроки и основные правила разработки/внесения изменений; форма приказа об утверждении расписания и изменений; ответственные лица за формирование документа и подписание приказов; сотрудники, с которыми нужно согласовать проект расписания или его изменений; состав нормативных актов, которые регулируют все вопросы, связанные с ним.
|
3
| Как утверждается штатное расписание.
| После составления штатного расписания его необходимо утвердить. До того, как будет готова финальная форма для подписания, необходимо согласовать ее с указанными в инструкции сотрудниками. После этого утверждение необходимо сделать с помощью специального приказа или распоряжения, которое должно быть подписано либо руководителем компании, либо уполномоченным лицом. В приказе обязательно нужно указать даты составления, утверждения и вступления в законную силу – они могут совпадать либо отличаться друг от друга, но дата вступления в силу не может быть раньше, чем дата составления или утверждения.
|
4
| Структура и порядок заполнения штатного расписания.
| В первую очередь унифицированная форма должна содержать ряд реквизитов (они обязательны для каждого бухгалтерского документа):
наименование и номер документа; дата его составления; наименование компании; подтверждение факта осуществления деятельности и выражение величины натурального или денежного измерения; наименование и подпись лица, ответственного за правильность составления.
Далее указывается тот приказ, которым утверждается вступление штатного расписания в силу, срок действия данного документа и размер штата. Далее приводится информация в табличном виде. В таблице необходимо указать следующие сведения (слева направо):
структурное подразделение; код подразделения; должность, разряд, класс квалификации (например, инженер 1 категории); количество штатных единиц; оклад (указывается в рублях, единицы измерения стоят только в шапке таблицы – например, 20 000,00); надбавки (в руб.) – например, за ученую степень. Под них отведено 3 графы; всего, руб. – в этой графе указывается общая сумма заработной платы; примечание.
После заполнения всех граф в таблице необходимо заполнить строку «Итого». В ней необходимо просуммировать все значения по столбцам (суммы окладов, сколько будет штатных единиц и т. п.). После этого ставятся необходимые подписи и печать.
|
5
| Как внести изменения в штатное расписание.
| Существует 2 основных способа внесения изменений в штатное расписание:
Можно изменить непосредственно созданием нового, который будет иметь следующий регистрационный номер. При этом новый вариант должен утверждаться приказом по основной деятельности. Но чаще всего вносимые изменения достаточно незначительны. И в этом случае достаточно оформить изменения приказом. Приказ может быть назван: «Об изменении штатного расписания» или «О внесении изменений в штатное расписание».
Для внесения изменений необходимо иметь следующие обоснования:
необходимость проведения оптимизации административной деятельности; совершенствование организационной структуры компании; проведение реорганизации; устранение дублирования функций и формирование центров ответственности; изменения в законодательстве РФ; необходимость организации мероприятий по совершенствованию деятельности того или иного отдела в компании; сокращение основной деятельности, ее расширение или диверсификация.
Если переименовывается должность сотрудника, перед внесением изменений нужно получить его письменное согласие.
|
6
| Срок хранения и периодичность составления штатного расписания.
| В законодательстве РФ нет норм, которые регулировали бы периодичность составления штатного расписания.
Если в компании высокий уровень текучки кадров, целесообразно составлять его 1 раз в месяц. Однако чаще всего составляют его раз в 6 или 12 месяцев, при необходимости внося лишь изменения. Это обусловливается тем, что такое расписание является плановым документом. Фирмам, которые не планируют корректировать штат, вводить новые должности или убирать некоторые из существующих, можно составить форму Т-3 на несколько лет. Документ должен храниться в компании в течение 3-х лет. Срок исчисляется со следующего года после того, в котором расписание утратило свою силу. Не требуется каждый год утверждать новую редакцию документа, изменения в штатное расписание вносятся и утверждаются по мере необходимости. Штатные расстановки (которые могут служить как облегченная альтернатива штатному расписанию) должны храниться в течение 75 лет.
|
