ПЛАН УРОКА № ______
Предмет: _____________ Дата ________ Класс ______
ТЕМА: Формирование и оформление дел. Номенклатура дел.
ЦЕЛЬ: Научить учащихся формировать и оформлять дела. Формировать умение составления документов. Развивать практические навыки работы с печатающей машинкой; логическое мышление, умение самостоятельно рассуждать, анализировать и использовать информацию. Воспитывать культуру работы за компьютером, печатной машинкой, способность организовывать и проводить выполнения различных видов деятельности, бережное отношение к компьютерной технике, имущества комбината.
ОБОРУДОВАНИЕ Персональный компьютер ученика, печатная машинка.
Ход урока:
Организационная часть. Объявление темы и цели урока. Мотивация учебной деятельности учащихся. Актуализация опорных знаний.
Беседа:
Изучение нового материала. Объяснение учителя.
Составление номенклатуры дел
Систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации с указанием сроков их хранения, составляет номенклатуру дел.
Различают сводную номенклатуру дел организации и номенклатуру дел структурных подразделений. Сводная номенклатура дел состоит из номенклатур дел структурных подразделений.
Каждое дело, включенное в номенклатуру, должно иметь индекс.
Формирование и текущее хранение дел
Формирование дел должно отвечать следующим основным требованиям: оперативности поиска документов; надежности документационного обслуживания управления; сохранности документов.
Работа по формированию дел состоит из следующих операций: распределение и раскладка исполненных документов в дела; расположение документов внутри дел в определенной последовательности и оформление обложек дел.
В дело помешают только исполненные документы (подлинники или заверенные копии) в одном экземпляре, оформленные в соответствии с требованиями. В дело не помещают документы, не соответствующие заголовку дела, неправильно оформленные, подлежащие возврату, черновики, незаверенные копии. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю для доработки.
В дело должны подшиваться документы по одному вопросу, имеющие один срок хранения. Документы постоянного и временного срока хранения следует группировать в отдельные дела.
В дела группируются документы одного календарного года. Исключение составляют переходящие дела, в которые группируют документы за несколько лет (например, личные дела).
Каждое дело должно содержать не более 250 листов (30-40 мм толщины).
Документы внутри дела следует располагать в хронологической и логической последовательности.
Оперативное хранение документов
Папки с неисполненными документами должны так храниться, чтобы в случае длительного отсутствия исполнителя их можно было найти и передать на исполнение другому сотруднику.
Экспертиза ценности документов
Подготовка документов к последующему хранению и использованию является завершающим этапом делопроизводственного процесса и включает экспертизу научной и практической ценности документов, оформление дел, описании дел, обеспечение сохранности документов, передачу дел в архив организации.
Экспертиза ценности документов — это отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев. В задачу экспертизы входит охрана архивов от потока документов, имеющих временный, оперативный или справочный характер.
Для организации и проведения экспертизы ценности документов и отбора их для передачи на государственное хранение, а также для контроля и оказания методической помощи в проведении экспертизы в министерствах ведомствах создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭК).
Экспертная комиссия организации создастся приказом руководителя из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее трех человек. Члены комиссии должны хорошо знать функции, структуру, делопроизводство, состав и содержание документации своей организации.
Председателем ЭК должен быть один из руководящих работников.
Члены ЭК с участием специалистов организации проверяют правильность проведенного отбора документов на хранение и уничтожение путем просмотра описей, актов и других документов.
Не реже двух раз в год ЭК проводит заседания, на которых решения принимаются большинством голосов. Заседания ЭК протоколируются.
Результатом работы ЭК является распределение документов на четыре группы документов по различным срокам хранения:
— постоянного хранения в государственных архивах;
— временного хранения в ведомственном архиве (свыше 10 лет);
— временного хранения (до 10 лет);
— подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.
Уничтожение документов и дел оформляется актами.
Уничтожение дел с истекшим сроком хранения, имеющих грифы «Секретно».
Оформление дел и передача их на архивное хранение
Форма обложки дел длительных сроков хранения включает следующие реквизиты: код государственного архива, код организации, наименование государственного архива, полное наименование организации и структурного подразделения, индекс дела по номенклатуре и номер тома (в случае разделения дела на тома), заголовок дела (в соответствии с номенклатурой), даты (заведения и окончания дела), количество листов (цифрами) срок хранения, номер фонда, описи, дела по описи. Надписи на обложках дел следует писать четко, тушью.
Опись дел — это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел. Опись является учетным документом и справочником по содержанию дел.
2 . Первоначальное закрепление.
Итог урока. Домашнее задание.
Выучить определения. Обработать материал, представленный в тетради.
