Заполняем путевой лист для списания ГСМ
Почти во всех компаниях есть автомобили. Или на балансе, или в аренде, или в лизинге. Машины используют и для поездок руководителей, и для доставки товаров покупателям, и для пассажирских перевозок на ЕНВД. При этом часто водители приобретают ГСМ за наличные. В таком случае в бухучете списывать топливо бухгалтеру нужно на основании путевого листа. Мы расскажем о том, как его верно заполнить.
Обязаны использовать путевые листы установленной формы только автотранспортные компании (утв. постановлением Госкомстата России от 01.01.01 г. № 78). Все остальные фирмы могут разработать форму путевых листов самостоятельно (если планируется использовать все-таки путевые листы). При этом в путевом листе, как и в любом другом первичном документе, должны быть все обязательные реквизиты.
Независимо от того, какую форму путевого листа будет использовать компания, есть общие правила его оформления. На каждый автомобиль оформляется один путевой лист. Все путевые листы в компании надо пронумеровать.
В заполнении этого документа участвует несколько человек. Так, в компании должен быть назначен человек, который будет отвечать за общее заполнение путевых листов. Помимо него, есть иные лица, чья подпись должна быть. Каждый раз, когда автомобиль выезжает на рейс и возвращается с него, механик компании (или иной сотрудник, который отвечает за эксплуатацию машины) должен проставлять отметку в путевом листе. Также нужна отметка сотрудника, который проводит медосмотры водителей. Такую отметку ставить нужно и до, и после рейса машины. Компании не обязательно принимать в штат врача. Чтобы выполнить это условие заполнения путевого листа, можно нанять медработника по подрядному договору.
Путевой лист не обязательно заполнять каждый день. В компании может быть установлен иной порядок. Ограничен только максимальный срок действия путевого листа – один месяц.
Какая ещё информация, помимо указанной, должны быть в документе?
1) маршрут поездки;
2) пробег автомобиля;
3) показания спидометра.
При этом, если описывается маршрут следования автомобиля, то надо указывать адреса полностью, вплоть до номера дома. Менее детальное заполнение повлечет вопросы проверяющих.
Бухгалтер на основе путевого листа подтвердит стоимость списанного топлива. В учете операцию надо отразить проводкой:
Дебет 20 (23, 26…) Кредит 10-3 – списаны расходы на ГСМ.
Чем заменить путевой лист
Если для компании по каким-либо причинам использовать путевые листы неудобно, то она может использовать иные документы. Например, можно оформить любой первичный документ (акт). В таком акте бухгалтер может показать и маршрут следования машины, и все другие сведения, которые обязательны для первички. Данные для заполнения такого акта можно получить с приборов учета с использованием ГЛОНАСС или другой первички. Поступать таким образом компаниям разрешил Минфин России (письмо от 01.01.2001 г. № 03-03-06/1/354).
