Приложение
к Договору №___от «___» ______________2015г.
ТЕХНИЧЕСКАЯ СПЕЦИФИКАЦИЯ
по научно-технической обработке документов АО "НК "КазМунайГаз"
1. Научно-техническая обработка документов, хранящихся в архиве КМГ.
2. Техническая спецификация по научно-технической обработке документов
2.1. составление плана, уточнение графика;
2.2. определение и уточнение фондовой принадлежности документов и дел и систематизация дел до проведения экспертизы ценности документов и дел по годам и структурным частям;
2.3. проведение экспертизы научной и практической ценности с полистным отбором документов из дел;
2.4. научно-техническая обработка документов с составлением следующих документов:
- описи дел постоянного хранения;
- описи дел по личному составу, образованных в деятельности КМГ;
- опись личных дел работников КМГ
- описи дел временного (свыше 10 лет) хранения и временного (5 лет) хранения;
- акты о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению;
- составление исторической справки;
- составление предисловий к описям фондов;
2.5. систематизация документов внутри дел;
2.6. составление заголовков дел;
2.7. составление внутренних описей документов в делах постоянного срока хранения и дел по личному составу;
2.8. нумерация листов в делах, перенумерация листов в делах;
2.9. формирование дел из россыпи документов и переформирование дела с систематизацией листов в деле в установленном порядке;
2.10. переплет дел постоянного хранения, документов финансовой отчетности и дел по личному составу и временного хранения;
2.11. оформление дела – обложек дел и титульных листов, простановка архивных шифров, штампов, вклейка листа заверителя;
2.12. систематизация документов после проведения экспертизы ценности, научно-технической обработки и оформительских работ внутри фонда по годам и структурным частям и размещение документов по стеллажам в архивохранилище;
2.13. подготовка документов на постоянное хранение в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом;
2.14. утверждение описей дел на ЭПК Национального архива Республики Казахстан в установленном порядке;
2.15. привести в соответствие шифровку дел с утвержденными описями;
2.16. изготовление твердых обложек дел постоянного срока хранения;
2.17. количество дел, подлежащих обработке – не менее 2600 дел;
2.18. Замена копий документов на оригиналы (оригиналы писем подшиты отдельно) в делах постоянного хранения;
3. Научно-техническая обработка документов АО «КазМунайГаз» должна проводиться в соответствии со следующими документами:
- Закон РК «О Национальном архивном фонде и архивах»
- Трудовой кодекс Республики Казахстан;
- Закон РК «О языках в Республике Казахстан»; «Положение о Национальном архивном фонде Республики Казахстан »; «Правила электронного документооборота» утвержденные постановлением Правительства Республики Казахстан от 01.01.2001 г. № 000; «Типовые правила документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях» утвержденные постановлением Правительства Республики Казахстан от 01.01.2001 г. № 000; «Правила приема, хранения, учета и использования Национального архивного фонда и других архивных документов ведомственными и частными архивами» утвержденные постановлением Правительства Республики Казахстан от 01.01.2001 г. № 000; СТ РК 1037-2001 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»; СТ РК 1237-2004 «Документы на бумажных носителях. Общие технические требования к архивному хранению»; Перечень типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием сроков хранения» утвержденные постановлением Правительства Республики Казахстан от 01.01.2001 г. № 000 Перечень документов, образующихся в деятельности АО «Национальная компания «КазМунайГаз» и его дочерних организациях, с указанием сроков хранения»; Правила по делопроизводству в АО НК «КазМунайГаз»
4. Гарантии на оказываемые услуги - утверждение описей дел на ЭПК Национального архива Республики Казахстан в установленном порядке;
5. Место поставки: 9, каб. 0105
6. Требование к поставщику:
6.1. Потенциальный поставщик для оказания услуг по научно-технической обработке документов привлекает одного или более специалистов с высшим образованием (необходимо представить электронную копию диплома об образовании в составе технической спецификации).
6.2. Привлекаемый специалист (специалисты) должен (должны) иметь сертификат или иной подтверждающий документ о переподготовке по вопросам делопроизводства, электронную копию которого необходимо предоставить в составе технической спецификации.
6.3. Привлекаемый специалист (специалисты) должен (должны) обладать опытом работы (не менее года), связанным с делопроизводственным обслуживанием (организационно-методическое обеспечение работ с документами, обработка документов, экспертиза документов, формирование, хранение дел и их использование, подготовка и передача дел в архив). Опыт работы необходимо подтвердить соответствующей записью в резюме.
6.4. Необходимо представить резюме на каждого специалиста, привлекаемого к оказанию услуг, подписанное руководителем потенциального поставщика и заверенное печатью потенциального поставщика.
6.5. Поставщик обязуется обеспечить выполнение услуг силами тех работников, сведения о которых он подал в ценовом предложении.
7. Срок выполнения всего объема услуг – до 01 ноября 2015 года.
Потенциальный поставщик
_______________________________М. П
Ф. И.О. подпись
