Электронная почта бизнес-класса
Бывало ли, что вы пропускали важное сообщение из-за того, что не успели вовремя проверить все свои устройства (почту и SMS на смартфоне, почту и мгновенные сообщения на компьютере, звонки и голосовую почту на офисном телефоне)? Приходилось ла Вам терять скачанную на ноутбук или смартфон почту после его утери или переустановки/сброса? Бывает ли так, что Вы подолгу не можете найти нужное сообщение в переполненной папке «Входящие»? Мешает ли спам Вашей работе. Опасаетесь ли вы умышленных или случайных утечек конфиденциальной информации через электронную почту?
С этими и другими проблемами сталкиваются многие. И не всякая современная система электронной почты здесь поможет. Как выбрать подходящую?
Выбор системы электронной почты – слишком ответственное решение, чтобы кто-то принимал его в одиночку. Только тщательный учет мнений и приоритетов как IT, так и бизнеса, позволит принять долговременное стратегически правильное решение. Почему? Потому что без электронной почты мы как без воздуха. Ведь это среда для делового общения внутри организации, и основной канал для обмена информацией с заказчиками, поставщиками и партнерами. Офисные сотрудники тратят примерно 2 часа в день на работу с почтой, и ее отказ затрагивает всех. Что же такое настоящая почта для бизнеса, почта бизнес-класса? Это единое решение для обмена сообщениями и организации совместной работы на базе Exchange Server и Outlook. От систем электронной почты на базе бесплатных веб-служб или простых почтовых серверов ее отличает ряд особенностей.
Во-первых, это среда для управления организацией. Это повсеместный доступ. Это адекватная надежность сервиса, которая обеспечивает непрерывность всех «завязанных» на электронную почту бизнес-процессов. Это ориентация на данные, а не только на службы. Это централизованные средства защиты от вирусов и спама, абсолютно необходимые для нашей эпохи тотального спама. Наконец, это обеспечение конфиденциальности данных, их защита от утечек и перехвата.
Единая среда для управления организацией
Итак, это не только и не столько почта. Это единая среда для управления организацией. Ведь продуктивность команды определяется не только продуктивностью ее участников, а эффективностью взаимодействия между ними, эффективностью совместного использования доступной информации. Для оптимизации работы предприятия используются специализированные решения, такие, как ERP, CRM, EPM. Но что делать тем, для кого они слишком сложные и дорогие? Вспомнить про Outlook, ведь там есть все необходимое для организации совместной работы в небольшой организации. Общие календари на сервере могут использоваться для планирования и учета рабочего времени, для управления материальными ресурсами. Общие контакты – это единая база контактов сотрудников, поставщиков, заказчиков и партнеров, фактически прообраз системы управления взаимоотношениями с клиентами. Наконец, общие задачи служат для делегирования и контроля выполнения заданий, то есть это несложная система управления проектами.
Повсеместный доступ к сообщениям всех видов
В электронной почте бизнес-класса на базе Exchange Server используется универсальный почтовый ящик. Все сообщения разных видов приходят в папку «Входящие» в хронологическом порядке, и далее обрабатываются (вручную или автоматически) в соответствии с их типом и приоритетом. Не нужно контролировать несколько устройств и приложений, риск пропустить важное сообщение снижается. Но при этом доступ к почтовому ящику возможен с устройств разных типов – с ПК, из браузера, смартфона или с обыкновенного телефона с тоновым набором. Тем самым обеспечивается оптимальный в данный момент баланс функциональности и мобильности. Таким образом, это универсальное решение для разных платформ.
Мобильный доступ на базе технологии Exchange ActiveSync
Современному бизнесу тесно в рамках обычного рабочего времени и в стенах офиса. Мобильный доступ к почтовому ящику – это бизнес-почта в вашем кармане. Он расширяет увеличивает продолжительность рабочего времени сотрудников и «зону доступа» бизнес-почты.
Для мобильного доступа используется технология Exchange ActiveSync. В ее основе – принцип Push Mail, то есть теперь пользователям не нужно тратить время и расходовать трафик, проверяя почту, потому что сообщения приходят на мобильные устройства сразу после их доставки в почтовый ящик на сервере.
Мобильные устройства позволяют не просто проверять свою почту, но обеспечивают полноценный доступ. Теперь каждый сотрудник может быть мобильным. Все, что нужно – это мобильный доступ в Интернет. Тип устройства тоже не имеет большого значения, потому что поддерживаются все популярные типы смартфонов. Дело в том, что Exchange ActiveSync стал стандартом де-факто для мобильного доступа, и его использует не только Microsoft, но и Nokia, и Apple, и Google. Организации не нужно тратить деньги на покупку новых устройств, а пользователям – расставаться с любимыми устройствами и менять привычные для них способы работы. Наконец, подключить свое устройство и при необходимости сбросить его может сам пользователь, поэтому нагрузка на администраторов сильно не увеличится.
Надежность сервиса и сохранность электронной переписки
Электронная почта бизнес-класса – это не только возможность отправлять и принимать сообщения. Без преувеличения можно сказать, что она построена вокруг данных. Хотим мы этого или нет, но результаты труда офисных сотрудников «живут» в электронной почте, значительная часть накопленных организациями знаний хранятся именно так. Именно поэтому сообщения в почтовом ящике – слишком ценный ресурс, чтобы не уделять внимания их сохранности. Поэтому используется централизованное хранение информации в почтовом ящике, откуда она может быть прочитана с различных устройств. Это возможность резервного копирования. Так как мы получаем в день до сотни сообщений, иногда больше, то найти нужное становится все сложнее и сложнее. Поэтому электронная почта бизнес-класса – это удобные средства для навигации в почтовом ящике – фильтрации, сортировки и поиска. Правила, которые позволяют автоматически сортировать почту по папкам. Наконец, это личные архивы.
Защита от вирусов, спама, а также перехвата и утечек информации
Мы живем в эпоху тотального спама, и продуктивная работа немыслима без средств защиты от непрошенных гостей - вирусов и спама. Электронная почта бизнес-класса включает современные средства для фильтрации нежелательных сообщений и вредоносных программ.
В электронной почте постоянно циркулирует конфиденциальная информация. Шифрование почтового трафика между серверами Exchange и клиентами, в том числе мобильными, надежно защищает ее от перехвата. Но мы знаем, что угроза перехвата – не единственная. Умышленно или нет, но пользователи рассылают конфиденциальную информацию за ее пределы организации, поэтому в Exchange Server есть встроенные средства для защиты информации от утечек. Они включают в себя возможности для блокировки и модерации сообщений, а также их защиты с помощью технологии управления правами на информацию, или IRM.
Обзор Exchange 2010
Гибкие средства электронных коммуникаций, которые бы оправдывали затраты на их приобретение, сейчас нужны организациям больше, чем когда либо. Microsoft Exchange Server 2010 позволяет достичь новых уровней надежности и производительности, предоставляя вам возможности, которые упрощают администрирование, помогают защитить передаваемую информацию и радуют пользователей, предоставляя им большую мобильность.
Microsoft Exchange Server, краеугольный камень Объединенных коммуникаций Microsoft – это гибкая и надежная платформа для обмена сообщениями, которая помогает сократить затраты на 50-80%, повысить продуктивность пользователей с помощью повсеместного доступа к электронным коммуникациям и снизить риски с помощью средств контроля и защиты информации.
Сокращение затрат на ИТ благодаря гибкости и надежности
Необходимость оптимизации ИТ-инфраструктуры в соответствии с постоянно меняющимися условиями бизнеса требует от вас гибкости, и поэтому так важны инвестиции в решения, которые дают вам и вашей организации возможность выбора. Exchange Server 2010 обеспечивает гибкость развертывания с учетом ваших индивидуальных потребностей, а также простоту поддержки непрерывного доступа пользователей к электронной почте.
Гибкость и надежность были достигнуты благодаря инновациям в базовых технологиях Exchange. Эти инновации проявляются в повышении производительности, масштабируемости и надежности при одновременном снижении совокупной стоимости владения на 50-80%.
Новая единая технология обеспечения высокой доступности и аварийного восстановления позволяет добиться нового уровня надежности, при этом уменьшение затрат на обеспечение непрерывности бизнеса может достигать 80%. Новые возможности, такие, как репликация баз данных с переключением между ними в группах доступности (Database Availability Groups, DAG) и доступ к почтовому ящику во время его переноса, позволяют вам легче и увереннее обеспечивать отказоустойчивость почтовых ящиков, применяя при этом знакомые средства управления Exchange.
• Более широкий выбор вариантов хранения данных позволяет приспособить инфраструктуру Exchange к специфическим требованиям бизнеса и ИТ, сократив при этом суммарные расходы на хранение данных на 50-70%. Поддерживаются самые разнообразные устройства хранения данных, от традиционных систем с подключением к сетям хранения данных (Storage Area Network, SAN) до недорогих систем хранения прямого подключения (Direct Attached Storage, DAS). Увеличенный размер почтовых ящиков избавляет пользователей от необходимости постоянно архивировать или удалять сообщения с тем, чтобы не превысить квоту на объем хранимой информации.
• Новшества в средствах администрирования Exchange 2010 помогут сократить эксплуатационные расходы на 15-20% за счет снижения нагрузки на ИТ-персонал. Новая модель управления доступом на основе ролей, режим самообслуживания и веб-панель управления Exchange позволяют делегировать несложные рутинные задачи пользователям, не требуя для этого предоставлять им полные административные права или повышать нагрузку на службу поддержки.
Обеспечение повсеместного доступа к электронным коммуникациям
Успех вашей организации зависит от технологических решений, которые делают работу пользователей более продуктивной. С помощью Exchange 2010 вы можете предоставить вашим пользователям экономичный и безопасный доступ ко всем средствам взаимодействия — электронной почте, голосовой почте, мгновенным сообщениям и многому другому – практически с любого ПК, веб-браузера или мобильного устройства, тем самым помогая повысить производительность труда.
Ваши сотрудники работают с электронной почтой весь свой рабочий день, но постоянно растущий поток сообщений может привести к переполнению почтовых ящиков и тем самым повлиять на производительность труда пользователей и, как следствие, на эффективность организации в целом.
Благодаря Exchange 2010 ваши пользователи смогут повысить свою продуктивность и упростить взаимодействие между собой и с бизнес-партнерами с помощью следующих возможностей:
• Экономящие время средства управления почтовым ящиком, которые помогают вашим пользователям сортировать и приоритизировать сообщения, которые те получают ежедневно. Exchange 2010 включает в себя представление в виде бесед, которое автоматически группирует сообщения в цепочки независимо от того, в каких папках почтового ящика те находятся, а также подсказки MailTips, которые заблаговременно сообщают пользователям про обстоятельства, которые могут привести к бесполезной или ошибочной отправке сообщений. Новая встроенная поддержка мгновенных сообщений (на базе Microsoft Office Communications Server 2007 R2) и SMS-сообщений в Outlook Web App предоставляет вашим пользователям весь набор средств взаимодействия везде, где есть доступ к веб-клиенту.
• Голосовая почта нового поколения на базе Exchange 2010, которая позволит вашим пользователям создавать персональные голосовые меню и правила обработки звонков, тем самым обеспечивая приоритизацию и маршрутизацию вызовов. Замена вашей устаревшей системы на голосовую почту Exchange с ее улучшенными возможностями позволит сократить ваши расходы на 50%.
• Самый удобный пользовательский интерфейс в Outlook на ПК, Outlook Web App в веб-браузере и Exchange ActiveSync, стандарт де-факто для мобильных устройств. Благодаря встроенным в Exchange ActiveSync возможностям вы сможете сократить расходы на безопасный мобильный обмен сообщениями на практически любых смартфонах, включая iPhone, Windows Mobile или Blackberry.
Снижение рисков с помощью средств контроля и защиты информации
Все больше приложений и устройств получают доступ к вашей инфраструктуре электронной почты, поэтому сейчас как никогда важно при выборе решения предусмотреть защиту критически важной информации, передаваемой по электронной почте. Exchange Server 2010 включает в себя встроенные средства контроля, защиты информации и соблюдения нормативов, которые позволяют вам упростить и автоматизировать этот процесс:
• Новые встроенные средства архивации позволяют вам сохранять данные, не меняя при этом привычных для пользователей и ИТ-персонала приемов работы. В сочетании с гибкостью, которую обеспечивает архитектура хранения данных Exchange, личные архивы, доступных из Outlook и Outlook Web App, позволяют вам полностью контролировать электронную переписку в организации.
• Новый механизм политик сохранения позволяет вашему ИТ-персоналу автоматизировать процессы удаления и архивации устаревшей электронной почты. В дополнение к политикам по умолчанию, которые накладываются вашим ИТ-персоналом, ваши пользователи могут выбирать и применять индивидуальные политики сохранения к отдельным сообщениям или папкам. Наконец, в Exchange 2010 добавлен режим удержания, который приостанавливает любую модификацию или удаление электронной почты пользователями. А доступ к новому веб-интерфейсу для сквозного поиска может быть делегирован отдельным пользователям, например, специалистам по электронной безопасности, без необходимости назначения им полных административных прав.
• Транспортные правила помогают вам защитить конфиденциальную информацию. Вы можете автоматически применять политики управления правами на информацию (Information Rights Management, IRM) к электронной и голосовой почте на основании определенных критериев.
