Вр. и.о. генерального директора АК «Узбектелеком» ___________ Ф. Розиев ___________ |
ТЕХНИЧЕСКОЕ ТРЕБОВАНИЕ
на внедрение
Системы управления бизнес-процессами
на ____ листах
Действует с ______________
СОГЛАСОВАНО Технический директор АК «Узбектелеком» ____________ Ж. Арипов ____________ | СОГЛАСОВАНО Вр. и.о финансового директора АК «Узбектелеком» ____________ А. Тохтыяров ____________ |
Директор по развитию АК «Узбектелеком» ____________ Е. Маркинг ____________ | |
Ташкент 2018
Содержание
1. Общие сведения 3
1.1 Наименование 3
1.2 Реквизиты заказчика 3
1.3 Источник финансирования 3
1.4 Сведения о программном обеспечении 3
2. Назначение системы 3
3. Общие требования к Системе 4
3.1 Требования к функциям (задачам), выполняемым системой 4
4. Требования к системе в целом 7
4.1 Требования к структуре и функционированию системы 7
4.2 Показатели назначения 8
4.3 Требования к упаковке 9
5. Требование предоставления гарантии 9
6. Требования к технической документации 9
7. Требования по безопасности и качеству 9
8. Дополнительные (иные) требования 9
9. Требования к количеству и сроку (периодичности) поставки 10
9.1 Требования к количеству 10
9.2 Срок поставки 10
9.3 Место поставки продукции 10
Общие сведения Наименование
Система для управления бизнес-процессами
Реквизиты заказчика
Заказчик: | Акционерная компания «Узбектелеком» Адрес: Республика Узбекистан, 100011 8а Расчетный счет: 2021 0000 9040 7483 8001 Банк: ОПЕРУ «Алокабанк», г. Ташкент МФО: 00401; ИНН: 203 366 731; ОКОНХ: 52300 Телефон: +998 (71) 239-23-07; Факс: +998 (71) 236-01-88. E-mail: *****@***uz, www. uztelecom. uz. |
ПОСТАВЩик: | Будет определен на основе результатов конкурсного отбора. |
Источник финансирования
Собственные средства АК «Узбектелеком».
Сведения о программном обеспеченииПоставщик должен иметь действующий сертификат, подтверждающий право продажи программного обеспечения (товара) от компании производителя.
Назначение системы
Система должна стать инструментом информационной поддержки организационно-управленческих процессов, эффективного управления и использования информационных ресурсов, формирования среды профессионального общения для сотрудников Компании.
Система должна представлять собой автоматизированную информационно-справочную систему, предназначенную для автоматизации технологических и информационных процессов взаимодействия субъектов внутри Компании, а также между филиалами и предприятиями.
Системам должна:
- обеспечивать картотечную регистрацию документов;
- быть гибкой и адаптируемой к изменениям внешних условий;
- допускать эволюционный характер создания и последующего развития путем постепенного наращивания функций;
- иметь удобный для пользователя интерфейс;
- предоставлять возможность формирования делопроизводственных отчетов.
Принципами построения и обеспечения функционирования Системы должны являться:
1) использование технических и программных средств Компании;
2) обеспечение технологической возможности информационного взаимодействия системы с действующими и вновь создаваемыми системами;
3) реализация единых технологических принципов информационного взаимодействия, единых форматов, протоколов и регламентов информационного взаимодействия;
4) обеспечение требуемого уровня информационной безопасности при информационном взаимодействии внутри организации и между организациями;
5) поддержка иерархического структурного хранения;
6) наличие формализуемых процедур, требующих поддержки их выполнения и автоматизации контроля (подготовки документов определенного типа, выполнения стандартных функций организации);
7) наличие развитых средств поиска информации;
8) полная поддержка системой различных языков, используемых в имеющихся документах организации.
Основными целями создания системы являются:
- снижение временных затрат на выполнение организационно-управленческих и рутинных рабочих процессов; формирование единого информационного пространства и предоставление необходимой информации в соответствии с потребностями отдельных пользователей и групп пользователей; совершенствование внутренних коммуникаций между работниками и структурными подразделениями; информационное обеспечение работников; регистрация входящих документов, вынесение резолюций; согласование и регистрация исходящих документов; согласование и регистрация организационно-распорядительных документов; контроль исполнительской дисциплины; согласование и регистрация служебной корреспонденции; ведение электронного архива документов.
Основные задачи Системы:
- организация совместной работы с документами; автоматизация организационно-управленческих и рутинных рабочих процессов; интеграция информационных потоков по принципу единой информационной точки входа сотрудников.
Инфраструктурные задачи, которые должны быть решены при реализации проекта по созданию Системы:
- структурированное хранение и представление информации в Системе; организация централизованного унифицированного доступа к информации и сервисам; предоставление механизмов самостоятельного формирования содержимого и структуры Системы; разграничение прав доступа к информации; организация поиска необходимой информации через Систему по информационным ресурсам.
Основной целью создания и внедрения Системы является повышение эффективности процессов управления за счет:
- сокращения бумажного документооборота; повышения исполнительской дисциплины; сокращения времени на создание и поиск документов; исключения потери документов; сокращение задержек при пересылке документов между подразделениями; повышение качества и оперативности процессов документирования и организации работы с документами; снижение трудовых и временных затрат на документационное обеспечение управления; объединение в единый делопроизводственный цикл всех структурных подразделений; оперативное разграничение доступа к документационным ресурсам.
Внедрение Системы призвано обеспечить повышение оперативности и качества работы с документами, снижение трудозатрат и сокращение издержек на управление, усиление контроля исполнения документов и заданий. Система должна создать необходимые условия для повышения доли интеллектуального производительного труда по содержательной и смысловой работе с документами и снижения трудозатрат на рутинные операции.
По окончанию работ по созданию Системы должно быть спроектировано, развернуто и настроено на оборудовании Заказчика необходимое программное обеспечение для работы функционала Системы, в том числе разработана техническая и пользовательская документация, необходимая для эксплуатации Системы.
Общие требования к Системе Требования к функциям (задачам), выполняемым системой Управление документами
Система должна обеспечивать:
- предоставление (хранение) документов в одном или нескольких форматах, отвечающих за его представление в различных версиях (например, *.doc, *.хls, *.хml, *.pdf, *.html и др.); наличие готового функционала для просмотра истории работы с документом всеми пользователями системы; наличие механизма централизованного запрета на удаление документов пользователями из системы; наличие готового функционала для организации связей между документами; работу с содержанием документа; возможность быстрого поиска необходимой информации (полнотекстовый и атрибутивный поиск); организация коллективной работы с документами (просмотр редактируемых документов, одновременное редактирование разных версий одного документа); возможность подготовки и оформления документов на основе шаблонов с заполнением заранее определенных атрибутов; ввод документов в систему с различных носителей, в том числе массовый ввод документов; возможность создания версий документов, в том числе на основе версий текущего документа. Каждый документ может иметь неограниченное количество версий; поддержку жизненного цикла документа, визуальное отображение стадий жизненного цикла, определение правил перехода между стадиями (включая автоматическое изменение стадий в ходе участия документа в бизнес-процессах); поддержку состояния каждой отдельной версии с возможностью настройки запрета двух действующих версий для одного документа; возможность пользователю устанавливать для версии документа признак «Скрытый», который сделает ее недоступной для пользователей, не имеющих право на редактирование документа; возможность блокировки от изменений как документа в целом, так и отдельной его версии в системе должен быть предусмотрен механизм оповещения об освобождении документа, если при попытке открытия документ был заблокирован другим пользователем; возможность экспорта документа из системы и импорта документа в систему, при этом должна быть предусмотрена возможность блокировки экспортированного документа для изменения вне системы до тех пор, пока не будет произведен его импорт в систему; возможность сохранения документов в систему из приложений MS Office (MS Word, MS Excel, MS Outlook); возможность открыть любой объект системы через гиперссылку; наличие инструментария для ввода документов в систему путем сканирования с распознаванием штрих-кода и автоматической привязкой документа к регистрационной карточке; поддержка автоматического, а так же массового ввода документов в систему с различных источников (сканеры, папки файловых систем, факсы, электронная почта); наличие пользовательских статусов для индивидуальной отметки документов, заданий, задач, папок и компонентов системы; готовый инструментарий по настройке и определению политик хранения документов по степени использования. Система должна обеспечивать миграцию документов по местам хранения, как в автоматическом, так и ручном режиме; система должна обеспечивать хранение ссылки на документ как в нескольких папках, так и без привязки к папке; наличие встроенного механизма для перевода документа в PDF с различными вариантами защиты содержимого; возможность хранить документы как в базе данных SQL-сервера, так и в файловых хранилищах; возможность каждому пользователю настраивать свою иерархию папок, куда помещаются ссылки на документы (не сами документы). Ссылка на один документ может находиться в нескольких папках; возможность печати документов с помощью приложений-редакторов для получения распечатанных копий документов, а также выбранных фрагментов документа; возможность внедрения BPMN системы для моделирования бизнес-процессов; возможность отправки документа на согласование по специализированному типовому маршруту.
Фиксация времени прохождения документов должна включать в себя:
- общую длительность работы над документом; длительность работы в разрезе по исполнителям/согласующим; количество возврата на доработку; представление указанной информации в виде отчетной формы, доступной для просмотра всеми исполнителями/согласующими по документу и их руководителями; отметка об исполнении документа.
Управление потоками бизнес-процессов
Система должна позволять создание уникальных объектов учета (задача, документ, активность и прочее) привязав их к бизнес-процессам с этапами обработки, состояниями, временными нормативами и ответственными.
При переходе с одного этапа обработки на другой пользователь определяет значение объекта необходимыми атрибутами.
Ответственные сотрудники должны отвечать за различные этапы и компоненты бизнес-процесса.
Каждый бизнес-процесс должен иметь свою политику безопасности при этом сохраняя приватность информации на определенных этапах.
Настройка маршрутов прохождения информации должна проходить с помощью визуальных дизайнеров.
Система должна обеспечивать:
- настройку множества бизнес-процессов для отражения всех уникальных потребностей Компании; определение своих правил работы для различных управлений, отделов, проектов и конкретных объектов учета (задача, документ, активность и прочее); внесение изменений в работающие бизнес-процессы с моментальным применением новых правил работы; откат на предыдущие состояния процессов в случае отрицательных результатов внедрения новых принципов работы; добавление заинтересованных наблюдателей к отдельным вопросам, в целях обеспечения высокого уровня информированности о важных событиях; вывод ленты активности по конкретным проектам с возможностью комментирования; оформление электронной подписки для всех членов проектной команды на еженедельные отчеты по выполненным и невыполненным работам; создание собственных подписок, например, для получения ежедневных уведомлений с израсходованными трудозатратами сотрудников или несогласованными документами; проверку достаточности и корректности вводимых пользователем данных при выполнении им попытки перейти на другой этап обработки информации; проверку обязательных полей, типов данных, а также фиксации сведений о дате и авторе сделанных изменений в объектах; необходимый уровень доступа пользователей к информации на конкретном этапе бизнес-процесса; политики безопасности с разделением пользователей на группы информационной доступности; завершение процесса только руководителями ответственных за этапы; создание новых объектов учета только регистраторам; использование дизайнера бизнес-процессов с возможностью определения необходимым для каждой роли действия в рамках определенного бизнес-процесса; использование компонентов проекта для выделения в подгруппы определенных вопросов и закрепления за ними ответственных сотрудников; определение участников проекта; создание ролей и групп пользователей, наделяя их достаточным уровнем разрешений к проекту; использование проводника проектов для изучения резюме каждого проекта, включая последние активности, вехи и дорожные карты; меню быстрого создания объектов учета; моментальный учет или планирование работ в проекте; настройку создания задач или документов определенного вида в рамках каждого проекта; экспорт любых результатов поиска в электронные таблицы для дополнительного анализа; наличие отладчика схем маршрута бизнес-процесса; поддержку процессов согласования и обработки документов на всех стадиях их жизненного цикла; выдачу электронных заданий и контроль их исполнения; анализ данных о выполнении заданий; для любого участника работы (автора, согласующего, автора резолюции, исполнителя) видеть ход движения (исполнения, согласования) документа, пройденные этапы и текущий этап, (согласования, регистрации или исполнения) на котором находится документ; возможность формирования статистической отчетности по срокам согласования и/или исполнения всех видов документов.
Требования к системе в целом Требования к структуре и функционированию системы Требования к характеристикам взаимосвязей создаваемой системы со смежными системами
Данный комплекс должен обеспечивать взаимодействие с другими системами и обеспечивать доступ к информации, хранящейся в базе данных, следующими средствами:
- межпрограммное взаимодействие (API – Application Programming Interface); обмен данными на уровне файлов, например, в текстовом или XML формате; использование прямых SQL-запросов для получения данных из СУБД других систем.
Требования к режимам функционирования системы
Система предназначена для постоянной, ежедневной работы сотрудников – пользователей системы. Пользователи работают в диалоговом режиме в реальном масштабе времени с базой данных Заказчика, функционирующей на сервере.
Сервер базы данных системы должен работать в непрерывном круглосуточном режиме, кроме периодов проведения регламентных работ по копированию данных системы, по обновлению и поддержке работоспособности системы и базы данных, а также регламентных процедур по техническому обслуживанию оборудования и сопровождению общесистемного программного обеспечения.
Конкретное содержание функций, исполняемых в режимах, описывается в эксплуатационной документации Исполнителя.
Периодичность и продолжительность работ по техническому обслуживанию оборудования и сопровождению общесистемного программного обеспечения определяется распорядком, установленным на объектах автоматизации Заказчика.
Требования по диагностированию системы
Система должна быть снабжена средствами диагностики работоспособности. В случае выявления проблем, сведения о них должны сообщаться пользователю и помещаться в файл с протоколом сбоев и ошибок.
Система должна гарантировать отсутствие потерь и искажений документов с помощью механизма контрольных сумм.
Диагностика работоспособности программного обеспечения, реализующего интерфейсы пользователей, должна осуществляться стандартными средствами клиентских операционных систем, управляющих функционированием рабочих станций.
Для диагностики целостности и непротиворечивости данных в составе системы должны быть реализованы специализированные утилиты (функции), предусматривающие, в том числе, средства устранения диагностированных проблем.
Перспективы развития модернизации системы
В системе должны быть предусмотрена возможность ее последующей модификации на уровне прикладных задач в рамках дальнейшего развития функциональной применимости системы Заказчиком при минимальных временных и финансовых затратах.
Развитие системы может осуществляться по двум направлениям:
- территориальное масштабирование, т. е. подключение к системе новых объектов или внедрение системы в подчиненных структурных подразделениях на подключенных объектах; функциональное масштабирование, т. е. постепенное наращивание функциональных возможностей – внедрение быстрой идентификации электронных документов с использование штрих-кодирования, организации юридически значимого документооборота с использованием электронно-цифровой подписи.
Показатели назначения
Программное обеспечение системы должно предусматривать возможность настройки на существующую организационно-функциональную структуру конкретного объекта автоматизации и особенности используемой на объекте технологии документооборота и делопроизводства, а также на возможные изменения этой структуры и технологии.
Система должна сохранять работоспособность при увеличении количества пользователей в пределах, ограниченных аппаратно-программной средой.
Система должна обеспечивать следующие возможности изменения конфигурации и настройки функций:
- настройка основных элементов системы; документированный программный интерфейс для расширения функциональности системы; программное расширение набора функций, используемых в подсистеме управления бизнес-процессами; настройка обязательности заполнения полей для различных типов карточек и подстановок значений полей по умолчанию; визуальные средства моделирования структуры создаваемых типов карточек; поддержка механизмов интеграции с другими информационными системами, обмен данными с ними при исполнении бизнес-процессов, обработка событий в них.
Система должна работать на нескольких популярных системах управления базами данных и операционной системы Linux, а так же иметь возможность установки плагинов и дополнений.
Основным элементом учёта в системе должна являться задача. Задача содержит название проекта, тему, тип, приоритет, компоненты и содержание. Задача может быть расширена дополнительными полями (также и новые пользовательские поля могут быть определены), приложениями (например — фотографиями, скриншотами) или комментариями. Задача может редактироваться или просто изменять статус, например, из «открыт» в «закрыт». Какие переходы между состояниями возможны, определяется через настраиваемый поток операций. Любые изменения в задаче протоколируются в журнал.
Система должна иметь большое количество возможностей конфигурации: для каждого приложения может быть определен отдельный тип задачи с собственным workflow, набором статусов, одним или несколькими видами представления.
Система должна включать в себя корпоративный календарь и модуль «Вопрос-Ответ».
Требования к упаковке
Программное обеспечение должно быть поставлено на физическом носителе.
Требование предоставления гарантии
Гарантийные обязательства не менее 12 месяцев.
Требования к технической документации
Инструкция по эксплуатации, сертификаты, паспорта на русском языке.
Требования по безопасности и качеству
Качество и безопасность Комплекта, функциональные характеристики (потребительские свойства) Комплекта должны соответствовать действующим техническим регламентам, стандартам, нормативным требованиям по охране труда и иным требованиям, установленным действующим законодательством и нормативно-технической документацией Республики Узбекистан.
Дополнительные (иные) требования
Товар не должен быть заложенным и не являться предметом споров третьих лиц.
Требования к количеству и сроку (периодичности) поставки Требования к количеству
Система для управления задачами и проектами на 100 пользователей.
Вики-система на 100 пользователей.
Корпоративный календарь на 100 пользователей.
Срок поставки
Срок поставки – в течение 1 месяца с даты подписания договора.
Место поставки продукции
Республика Узбекистан, 8А.
Исполнители | ||
Главный специалист отдела развития информационных систем | ___________________ | А. Сидоров |
Специалист 1-ой категории отдела развития информационных систем | ___________________ | Г. Плехов |
Специалист 1-ой категории отдела информационной безопасности сетей телекоммуникации и передачи данных | __________________ | У. Усаров |
СОГЛАСОВАНО | ||
Начальник УЭСТ | ___________________ | З. Курбанов |
Начальник УРСТ | ___________________ | А. Кан |
Начальник СДиК | ___________________ | Д. Камилов |
Начальник ООИИБПФ | ___________________ | У. Каршибаев |
Начальник УРИиКРП | ___________________ | Ю. Камалов |
Инспектор по делопроизводству высшей категории | ___________________ | Д. Ибрагимова |
