Инструкция

       - ИНН работника и номер страхового свидетельства государственного страхования. В перечне документов, установленных ст. 65 ТК РФ, отсутствует свидетельство о постановке на налоговый учет. Если работник не представит этот документ, данная графа остается незаполненной.

       - в графе «Алфавит» проставляется первая буква фамилии работника;

       - в графе «Характер работы» указывается «постоянно», если работник принимается по бессрочному трудовому договору, или «временно», если по срочному;

       - в графе «Вид работы» - «основная» или «по совместительству»;

       - в графе «Пол» - «М» (мужской) или «Ж» (женский).

9.  Раздел I "Общие сведения" начинается с внесения номера и даты трудового договора. Затем заносятся общие сведения о работнике:

       Фамилия, имя, отчество записываются на основании паспорта полностью и разборчиво.

       При заполнении:

       - п. 3 «Место рождения» - применяется ОКАТО (Общероссийский классификатор объектов административно-территориального деления, утвержденный Постановлением Госстандарта РФ ;

       строка при заполнении не должна превышать 100 символов; районы и области пишутся в родительном падеже, без запятых, со следующими сокращениями по общим правилам: город - гор., край - кр., деревня - дер., область - обл., округ - окр., поселок - пос, станция - ст., район - рн.; слова - аул, кишлак, село, станица пишутся полностью;

       - п. 4, 5, 6, и 9 – ОКИН (Общероссийский классификатор информации о населении, утвержденный Постановлением Госстандарта РФ от 01.01.2001  № 000).

       «Гражданство» пишется без сокращения согласно ОКИН:

       - 1 « Гражданин Российской Федерации»;
       - 2 «Гражданин Российской Федерации и иностранного государства (двойное гражданство)»;
       - 3 «Иностранный гражданин»;
       - 4 «Лицо без гражданства».

       В пункте 5 «Знание иностранного языка» указывается иностранный язык в соответствии с разд. 4 ОКИН и код владения этим языком согласно разд. 5 ОКИН:

       - 1 («Читает и переводит со словарем»);

       - 2 («Читает и может объясняться»);

       - 3 («Владеет свободно»).

Если работник владеет несколькими языками, они записываются отдельно в каждой строке.

       Коды об образовании указываются в п. 6 ОКИН. Установлены следующие уровни образования и их коды:

       - 02 («Начальное (общее) образование») ;
       - 03 («Основное общее образование «);
       - 07 («Среднее (полное) общее образование»);
       - 10 («Начальное профессиональное образование»);
       - 11 («Среднее профессиональное образование»);
       - 15 ( «Неполное высшее образование»);
       - 18 («Высшее образование «);
       - 19 («Послевузовское образование»).

Федеральным законом -ФЗ «Об образовании в Российской Федерации» установлены иные уровни образования. В статье 108 указанного закона приводится соответствие образовательных уровней, существовавших до вступления в силу этого закона, уровням, установленным данным законом.

       При заполнении п. 7 «Профессия» применяется  ОКПДТР (Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94, утвержденный Постановлением Госстандарта РФ ). Следует указывать наименование профессии, которую работник получил после окончания учебного заведения.

       В пункте 8 «Стаж работы» указывается общий и непрерывный стаж, а также стаж, дающий право на надбавку за выслугу лет. Стаж работы рассчитывается на основании записей в трудовой книжке и (или) иных подтверждающих соответствующий стаж документов.

       При расчете стажа можно руководствоваться Постановлением Правления ПФ РФ п «О формах документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования и инструкции по их заполнению».

       Согласно ОКИН в п. 9 «Состояние в браке» проставляются следующие коды:

       - 1 («Никогда не состоял  (не состояла) в браке)»);
       - 2 («Состоит в зарегистрированном браке»);
       - 3 («Состоит в незарегистрированном браке»);
       - 4 («Вдовец (вдова)»);
       - 5 («Разведен (разведена)»);
       - 6 («Разошелся (разошлась)»).

       В составе семьи указываются только члены семьи с указанием степени родства. Ближайшими родственниками считаются мать, отец, дочь, сын, родная сестра, родной брат, лицо, на воспитании которого находился работник, и иные ближайшие родственники, проживающие вместе с работником.

       Паспортные данные заполняются в строгом соответствии с паспортом. Адрес места жительства записывается по правилам записи места рождения.

       Место жительства заполняется на основании данных паспорта. Фактическое место жительства заполняется со слов работника. Если место жительства по паспорту и фактически совпадают, то строку с фактическим адресом можно не заполнять. Кодировать место жительства по ОКАТО.

10. Раздел II "Сведения о воинском учете" заполняется на работников, пребывающих в запасе, на основании военного билета, а на подлежащих призыву – на основании удостоверения гражданина, подлежащего призыву на военную службу.

       Форма заполняется следующим образом:

       1) п. 1 "Категория запаса" на офицеров запаса не заполняется;

       2) п. 3 "Состав (профиль)" заполняется без сокращения (например, "медицинский", "командный", или "матросы", "солдаты");

       3) в п. 4 "Полное кодовое обозначение ВУС" записывается полное обозначение (шесть цифр или шесть цифр и буквенный знак, например, 127659А);

       4) в п. 5 "Категория годности к военной службе" ставится буква А (годен к военной службе), Б (годен к военной службе с незначительными ограничениями), В (ограничено годен к военной службе) или Г (временно не годен к военной службе). При отсутствии записей в соответствующих пунктах военного билета проставляется категория «А».

       5) п. 7 "Состоит на воинском учете" заполняется простым карандашом:

       - строка  «а» - в случаях наличия мобилизационного предписания и (или) штампа о выдаче и изъятии мобилизационных предписаний;
       - строка «б»  - на граждан, забронированных за организацией на период мобилизации и на военное время.

       На граждан, подлежащих призыву на военную службу, заполняются на основании удостоверения следующие пункты:

       - в п. 2 "Воинское звание" записывается "Подлежит призыву";
       - п. 5 "Категория годности к военной службе" записывается буквами: А (годен к военной службе), Б (годен к военной службе с незначительными ограничениями), В (ограниченно годен к военной службе), Г(временно не годен к военной службе) или Д (не годен к военной службе);

       - в п. 8 раздела II личной карточки при необходимости делается  отметка «Снят с воинского учёта по возрасту» или «Снят с воинского учёта по состоянию здоровья».

       Правильность заполнения раздела II заверяется подписями документоведа и самого работника.

11.  Раздел III "Приём на работу и переводы на другую работу" и раздел XI "Основание прекращения трудового договора (увольнения)" заполняются на основании соответствующих приказов директора: о приёме на работу, о переводе на другую работу о прекращении (расторжении) трудового договора. Эта информация должна дублироваться в трудовой книжке.

Каждая запись заверяется подписью работника.

12.  Раздел IV "Аттестация" заполняется на основании документа, выданного работнику по итогам аттестации. Записывается  дата аттестации, номер и дата результатов аттестации, основание для аттестации (приказ).

13.  Раздел V "Повышение квалификации в организации" и VI «Профессиональная переподготовка» заполняются, если работник соответственно проходил повышение квалификации или осуществлял профессиональную переподготовку. Основанием внесения записей является документ об обучении работника.

14. В разделе VII "Награды (поощрения), почетные звания" дублируются записи о наградах и поощрениях, которые вносятся в трудовую книжку.

15. В разделе VIII "Отпуск" делаются записи о всех видах  отпусков (ежегодный оплачиваемый, дополнительный, отпуск без сохранения заработной платы, за ненормированный рабочий день). Заполняется вид отпуска, его период, длительность и основание его предоставления.
16.  Запись в разделе IX "Социальные льготы" отражаем социальные льготы, предоставляемые работнику на основании законодательства.

17. В разделе X "Дополнительные сведения" могут быть перечислены любые сведения о работнике, которые не нашли отражения в иных разделах личной карточки.

18. При изменении записей о фамилии одной чертой зачеркивается прежняя фамилия, затем записываются новые данные, при этом делается ссылка на соответствующий документ (паспорт, свидетельство о браке). Новые сведения заверяются подписью документоведа с указанием даты внесения изменений.

       Изменение (дополнение) записей о полученном новом образовании, другой профессии или специальности осуществляется путем дополнения имеющихся записей. Если места уже нет, следует оформить вкладной лист для дополнительных записей.

19. Работодатель обеспечивает сохранность личных карточек в сейфах или шкафах под ключ, поскольку в этом документе содержатся персональные данные работника.