Таможенный брокер -Сервис»
Общая характеристика системы документооборота.Базой для создания модели электронного документооборота будет реальная коммерческая организация -Сервис», которая предоставляет услуги по заполнению, оформлению таможенных документов в соответствии с мировыми стандартами и нормами. Внутри организации выделяются 3 подразделения: отдел таможенных услуг (организация грузоперевозок различными видами транспортных средств, страхование грузов, консалтинг), отдел технической обработки документации (управление документооборотом внутри предприятия и с внешними предприятиями, управление деловыми процессами, которые непосредственно относятся к электронной технической документации), бухгалтерия (сопровождает оказываемые таможенные услуги финансовыми документами), которые в свою очередь взаимодействуют с рядом предприятий-клиентов, а также с головной компанией, которая находится в Москве. В этих отделах работают специалисты по отдельным вопросам, готовящие квалифицированные решения в соответствии со своей компетенцией, а утверждает их линейный руководитель - генеральный директор.
Структура организации представлена на рисунке 1.
Таким образом, в документационном обмене задействовано 3 подразделения. Согласно своим функциям, каждый отдел разрабатывает соответствующие документы, которые передает в другие отделы, а также внешним организациям и предприятиям и, соответственно, головной компании.
Поскольку предприятие имеет достаточно сложную структуру организации как внутри, выделяя отделы, так и внешне - являясь филиалом Московской компании, то внедрение общекорпоративной системы электронного управления документами происходило на базе уже внедренных систем внутри Ставропольского филиала. Такими системами можно считать, например: документооборот, бухгалтерия, системы расчетов за перевозки грузов. Данные системы были переведены к интеграции сервисов в корпоративную информационную систему.
Рисунок 1. Структура -Сервис»
Для нормативного урегулирования и защиты электронного документооборота в организации был разработан ряд документов:
Руководство по организации электронного делопроизводства и документооборота; Руководство по организации хранения документов на электронных носителях; Руководство по установлению сроков хранения; Руководство по определению дальнейшего маршрута продвижения документов и информации с истекшим сроком хранения;Для обеспечения безопасности системы электронного документооборота предусмотрен ряд мер:
Поскольку организация имеет достаточно сложную структуру корпоративного документооборота и, следовательно, большой обмен документацией, то информация между отделами и головным офисом в Москве передается в кодированном виде. При получении закодированного документа, получатель, в компетенцию которого входит изучение данного документа, с помощью системы производит раскодирование и начинает работу с документом. Кроме того, внутри самого филиала организации сотрудники имеют возможность передавать конфиденциальные документы посредством их криптографического шифрования. Работа с подобными документами осуществляется так же, как в случае внешнего документопотока. Система ведет беспрерывное протоколирование действий пользователей, в ходе которого всегда можно установить, кто регистрировал документ, прикрепил файл, отредактировал или удалил его, ввел резолюцию и так далее. Внутри модели корпоративного документооборота создан коммерческий отдел, то есть орган, выдающий ключи (сертификаты) подписей и обеспечивающий достоверность ЭП, что исключает подделку подписи. Архивная система также имеет защиту на уровне документа: каждый документ имеет ассоциированный с ним список пользователей, имеющих право совершать с ним определенные операции.Таким образом, благодаря такой системе ограничений электронный документооборот получается наиболее защищенным от несанкционированного доступа к важным документам фирмы; к тому же уменьшается количество ошибок, возникающих в результате ошибочных (умышленных или специальных) действий персонала при работе с документами.
Сведения о грузе собираются его поставщиком и передаются таможенному брокеру, который на основании предоставленной информации готовит электронную декларацию. Декларация составляется брокерами еще до того, как груз будет транспортирован на таможенный терминал.
По факту прибытия груза на таможне проводится проверка на его соответствие заявленной в документах информации. Контролирующий орган проверяет, не были ли внесены изменения в состав груза или количество единиц товара. Если проверка показывает, что изменений нет и груз соответствует указанному в декларации, то документы можно считать почти готовыми. Брокер вносит информацию о транспорте и отправляет полученный файл таможенному инспектору по электронной почте. Инспектор проверяет верность заполнения декларации и указанные в ней данные и, если документ заполнен верно, и импортируемый или экспортируемый товар не противоречит законодательству, пропускает груз. Маршруты работы с входящими и исходящими документопотоками, представлены ниже и на рисунке 2.
Электронная работа с входящей документацией:
Получение сведений о грузе; Подготовка электронной декларации; Отправка груза на таможню.Электронная работа с исходящей документацией:
Проверка груза на соответствие заявленной в документах информации; Внесение информации о транспорте в базу данных; Передача информации таможенному инспектору; Проверка верности заполнения декларации; Отправка груза.Рисунок 2. Модель внешнего документооборота -Сервис»
