Памятка ответственным по управлению документацией системы менеджмента качества (СМК) в подразделениях



ПАМЯТКА

ответственным по управлению документацией системы менеджмента качества (СМК) в подразделениях

Процедуры по управлению документацией обеспечивают:

- проверка документов на адекватность до их выпуска персоналом, имеющим полномочия для проведения этой работы;

- утверждение документации полномочным персоналом: анализ, актуализацию по мере необходимости документов и их переутверждение;

- обеспечение идентификации изменений и статуса пересмотра документов;

- внесение изменений в документы теми же подразделениями, которые осуществляют выпуск первой редакции (кроме случаев, оговоренных специально);

- обеспечение наличия соответствующих версий документов в пунктах их использования;

- обеспечение сохранения документов четкими и легко идентифицируемыми;

- обеспечение идентификации документов внешнего происхождения и управления их рассылкой;

- пересмотр документов;

- изъятие устаревших документов из всех подразделений и мест их рассылки;

- выпуск новой редакции документа после внесения установленного количества (объема) изменений, затрудняющих его использование;

- предотвращение непреднамеренного использования устаревших документов и применение соответствующей идентификации документов, оставленных для каких – либо целей.

Процедуры по управлению записями

Записи – специальный вид документов и они должны управляться.

Процедура управления записями должна обеспечивать:

НЕ нашли? Не то? Что вы ищете?

- ведение и поддержание записей в рабочем состоянии для подтверждения свидетельств соответствия требованиям и результативности функционирования СМК;

- четкость, идентификацию и восстанавливаемость записей;

- хранение, защиту, восстановление, установление сроков сохранения и изъятие устаревших записей.

Политика в области качества

Доведение документально оформленной Политики до всего персонала осуществляется следующим образом:

- путем передачи текста Политики высшему руководству и распространением по всем структурным подразделениям;

- в ходе обучения персонала;

- при приеме на работу;

- применением наглядной агитации

Работа с документацией СМК

1 Знать структуру обозначения документации СМК (ДП «Управление документацией»)

2 Завести в подразделении «Журнал регистрации документов СМК»

3 В случае выдачи копий документов другим работникам ОМК регистрацию выданных копий документов проводит в «Журнале регистрации рабочих экземпляров документов»

4 Составить перечень документов в подразделении (форму перечня взять в ОМК)

5 В случае внесения изменений в документы СМК (получение извещения и внесении изменений – письменного или устного) ответственный по управлению документацией следит за тем, чтобы листы изменений были подшиты к рабочему документу СМК, в листах регистрации изменений к документу были внесены соответствующие записи.

6 В случае, если объем изменений превышает 20 % объема текста документа СМК, который разрабатывает и выпускает данное подразделение следить за тем, чтобы во время был пересмотрен документ и осуществлен выпуск нового издания.

7 Изымать устаревшие документы из обращения согласно требованиям ДП «Управление документацией» и сдавать в заинтересованные подразделения. Если устаревший документ необходим для информации, тогда в ОМК поставить штампы «Недействующий» и «Для информации» и хранить в подразделении.

8 Следить за тем, чтобы все документы СМК имели регистрационный номер и штамп «Рабочий экземпляр №__».

9 Завести в каждом структурном подразделении «Журнал ознакомления персонала с документами СМК» и проводить ознакомление с документацией СМК заинтересованных лиц под роспись в соответствии с требованиями документированной процедуры.

10 Следить за тем, чтобы вся необходимая для работы подразделения нормативная документация была в наличии.

Работа с записями по качеству

1 Следить за тем, чтобы записи по качеству в подразделении осуществлялись в соответствии с перечнем и требованиями документированной процедуры ДП «Управление записями»

2 Следить за тем, чтобы записи своевременно сдавались в архив

3 Во время вносить изменения и представлять на утверждение формы журналов, бланков и других форм записей о качестве.

4 Следить за идентификацией документации и записей о качестве (в соответствии с идентификационным номером структурного подразделения)

5 Правила заполнения должны иметь все носители информации.

6 При хранении носителей информации избегать их порчу и утерю

7 Перечень документов (папок), применяемых в работе должен быть утвержден в соответствии с принятой формой.

8 В папках должен быть перечень хранимой документации, страницы (или документы) пронумерованы и отмечена нумерация в перечне, папки должны быть идентифицированы.

Настенная графика

Должен быть источник извлечения, кто разрешил или кто сделал, дата