Технологии хранения, поиска и сортировки информации с помощью баз данных. Базы данных Access
Хранение информации – одна из важнейших функций компьютера. Одним из распространенных средств такого хранения являются базы данных. База данных – это файл специального формата.
Большинство файлов БД имеют табличную структуру. Состоит таблица из множества столбцов и строк.
Столбцы таблицы называются полями, строки – записями.
Поля образуют структуру базы данных, а записи составляют информацию, которая в ней содержится.
Свойства полей. Типы полей
Поля – это основные элементы структуры базы данных. Они обладают свойствами. От свойств зависит, какие типы данных можно вносить в поле, а какие нет, а также то, что можно делать с данными, содержащимися в поле.
Основным свойством любого поля является длина – в символах, (1 символ 1 или 2 байта) – в байтах –
Вторым свойством поля - имя
Третьим свойством поля – тип поля.
В Access используются следующие типы полей
Текстовое поле – основное свойство – размер - не более 256 символов.
Числовое поле - служит для ввода числовых данных, оно тоже имеет размер. Размер числового поля зависит от формата числа: длинное целое, целое, слово, байт, вещественное, экспоненциальное. Максимальный размер числового поля 19 байтов.
Поле для ввода дат или времени имеют тип ДАТА / ВРЕМЯ - длина 8 байтов.
Для ввода логических данных имеются только два значения ДА или НЕТ, 0 или 1, истина или ложь служит – логическое поле, его длина равна 1 байту.
Денежный – для хранения денежных сумм. В этом случае компьютер изображает числа вместе с денежными единицами, различает рубли и копейки, доллары и центы и т. д.
В БД можно хранить картинки, фотографии, музыкальные клипы, видеозаписи – поле для таких объектов называется полем объекта OLE.
Для вставки в БД текста длиной более 256 символов используется поле типа МЕМО, в этом поле можно хранить до 65535 символов. Для такого поля создается специальный файл, а в исходной таблице хранится только указатель на то, где расположен текст.
Интересное поле Счетчик – на первый взгляд это обычное числовое поле, но оно имеет свойство автоматически наращиваться. Если в БД есть такое поле, то при вводе новой записи, оно автоматически увеличивается на единицу. Это поле удобно для нумерации записей.
Связанные таблицы
База данных в виде таблицы, является простейшей базой данных. Но иногда приходится вводить часто повторяющиеся данные, например названия книг, или названия улиц какого – то города, и т. д. Чтобы не тратить время на ввод повторяющихся данных, создают небольшие таблицы с названиями, например, улиц города, и в нужный момент выбирают данные из мелких таблиц.
Чтобы такие таблицы работали вместе, их нужно связать.
Поля уникальные и ключевые
Создание БД всегда начинается с разработки структуры ее таблиц.
Структура должна быть такой, чтобы при работе с БД требовалось вводить в нее как можно меньше данных.
Если ввод каких-то данных приходится повторять неоднократно, базу делают из нескольких связанных таблиц. Структуру каждой таблицы разрабатывают отдельно.
Для того, что бы связи работали надежно, и по записи из одной таблицы можно было однозначно найти записи в другой таблице, надо предусмотреть в таблице ключевое поле. Ключевым полем может быть только уникальное поле, то есть поле, значения которого не могут повторяться.
Если такого поля в таблице нет, его создают искусственно. На роль ключевого поля чаще всего подходит поле типа Счетчик
Объекты Access
Исходное окно Access имеет 6 вкладок: Таблицы, Запросы, Формы, Отчеты, Макросы, Модули.
Таблицы – основные объекты БД, в них хранятся данные.
Запросы – это специальные структуры, предназначенные для обработки данных: просмотра, поиска, выборки и т. д.
Формы - с их помощью вводят новые данные в БД или просматривают имеющиеся.
Отчеты - это формы «наоборот», с их помощью данные выдают на печать в удобном и наглядном виде.
Макросы – макрокоманды. Если какие-то операции с БД производятся особенно часто, имеет смысл сгруппировать несколько команд в один макрос и назначить его выделенной комбинацией клавиш.
Модули - это программные процедуры, написанные на языке Visual Basic
Режимы работы с Access
В работе с любой БД – два режима – проектировочный и эксплуатационный или пользовательский.
В проектировочном режиме создают новые объекты, задают их структуру, изменяют свойства полей, устанавливают необходимые связи.
Пользователь наполняет БД информацией с помощью форм, обрабатывает данные с помощью запросов, и получает результаты с помощью таблиц или отчетов.
Стартовое окно БД кроме вкладок имеет 3 кнопки: Открыть, Конструктор и Создать.
Кнопка ОТКРЫТЬ – открывает избранный объект для ввода записей, просмотра или редактирования.
Кнопка КОНСТРУКТОР - тоже открывает объект, но по другому. Она открывает его структуру и позволяет править не содержимое, а устройство. Если это таблица, в нее можно вводить новые поля, или убирать лишние, изменять свойства полей.
Если это форма, в ней можно изменять или создавать элементы управления.
Кнопка СОЗДАТЬ – служит для создания новых объектов.
Таблицы, запросы, формы и отчеты можно создавать несколькими способами: автоматически, вручную или с помощью мастера.
