О вводе в эксплуатацию АСУ НИД]

[О вводе в эксплуатацию АСУ НИД]

В соответствии с планом разработки и внедрения автоматизированной системы  «Управление научно-исследовательской и инновационной деятельностью» (далее - автоматизированная система) в подразделениях института (научно-исследовательская часть, центр трансфера технологий, центр инновационного консалтинга) приказываю.

Утвердить план работ по вводу АСУ НИД в опытную эксплуатацию (приложение 2). Утвердить регламент работы с автоматизированной системой (приложение 1). Отделу информатизации обеспечить техническую поддержку. Научно-исследовательской части, центру трансфера технологий и центру инновационного консалтинга обеспечить методическое сопровождение для руководителей проектов. Проректору по научной и инновационной работе курировать от ректората указанные работы в роли внутреннего заказчика. Отделу делопроизводства и документооборота довести содержание приказа до всех подразделений научно-исследовательского сектора, факультетов и кафедр. Контроль за исполнением приказа возложить на проректора по научной и инновационной работе

Ректор МФТИ        

ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ
к приказу «О вводе в эксплуатацию АСУ НИД»
от «___» __________ 2014 г. № ____________

Приказ вносит:
проректор по развитию и информатизации
(должность)	(подпись)	(ФИО)
Согласовано:
проректор по научной и инновационной работе
(должность)	(подпись)	(ФИО)
начальник НИЧ
(должность)	(подпись)	(ФИО)
директор центра трансфера технологий
(должность)	(подпись)	(ФИО)
директор центра инновационного консалтинга
(должность)	(подпись)	(ФИО)
начальник отдела информатизации
(должность)	(подпись)	(ФИО)

Приложение

к приказу № ___

от «____»_______ 20__ г.

РЕГЛАМЕНТ РАБОТЫ В АСУ НИД

Документ определяет порядок и процедуру взаимодействия участников процесса сопровождения научно-исследовательской деятельности с использованием автоматизированной системы управления.

Сокращения и обозначения

НИОКТР - научно-исследовательские, опытно-конструкторские и технологические работы.
НИЧ - научно-исследовательская часть.
Проректор - проректор по научной и инновационной деятельности.
ПЭО - планово-экономический отдел.
РП - руководитель действующего проекта, ответственный исполнитель проекта или потенциальный руководитель нового проекта.
ФЛС - финансово-лицевой счет.
ЦТТ - центр трансфера технологий.

Виды деятельности по управлению и обеспечению НИОКТР в МФТИ

- управление (сопровождение) НИОКТР
- подготовка отчетных форм
- планирование научно-исследовательской деятельности
- учет результатов научно-исследовательской деятельности
- управление научными исследованиями в целом
- сбор, обработка и хранение информации об объектах интеллектуальной собственности

Сопровождение НИОКТР

Жизненный цикл НИОКТР состоит из трех частей: запуск, выполнение и завершение.

Запуск НИОКТР

Конкурс

1. Научный руководитель находит информацию о конкурсе и сообщает ее в НИЧ.
2. НИЧ вводит информацию о конкурсе в систему ("Заказ").
3. РП видит все доступные "заказы" и регистрирует в системе "заявку на НИР" по выбранному "заказу".
4. Проректор рассматривает "заявки на НИР" и определяет РП, который получает право подачи заявки на внешний конкурс от лица МФТИ.
5. РП, получивший право подачи заявки, отслеживает информацию о конкурсных процедурах: дата подачи заявки, протоколы вскрытия, оценки, сопоставления, итоги и проч.
6. Если заявка, поданная на участие в конкурсе не побеждает, РП регистрирует в системе результаты конкурса и процесс заканчивается.
7. В случае победы во внешнем конкурсе, РП готовит документы для заключения договора от лица МФТИ и инициирует выпуск "Приказа на открытие темы".
8. НИЧ формирует и публикует "Приказ на открытие темы".
9. НИЧ заполняет в системе информацию о договоре вводит в систему присвоенный ПЭО ФЛС, регистрирует ответственного исполнителя и научного руководителя.
10. РП согласует и утверждает смету договора в ПЭО.
11. ПЭО регистрирует утвержденную смету в бухгалтерской системе.
12. РП заполняет в системе информацию о НИОКТР: этапы, названия этапов, календарный план, показатели по каждому этапу.
13. РП формирует трудовой коллектив сотрудников и передает информацию в отдел кадров.
14. Отдел кадров проводит зачисление на тему сотрудников в системе учета кадров.

Бесконкурсный договор на НИОКТР

1. Проректор дает право РП на выполнение договора от лица МФТИ.
2. Последующие процедуры совпадают с вышеописанными начиная с п.7.

Выполнение НИОКТР

Ежемесячно:

1. РП подписывает внутренние "Акты выполненных работ", регистрирует в системе сведения о необходимых выплатах вознаграждений трудовому коллективу и формирует служебную записку.
2. НИЧ, на основании акта выполненных работ и служебной записки, создает приказ на выплаты, который подписывается проректором.

По итогам этапа проекта:

РП загружает в систему результаты: отчет, публикации, выполнение целевых индикаторов и показателей проекта, патенты, свидетельства, ноу-хау.

Завершение НИОКТР

1. В случае необходимости, РП формируют записку о о раскрытии объекта интеллектуальной собственности и передает его в ЦТТ.
2. Экспертная комиссия структурного подразделения утверждает факт раскрытия объекта интеллектуальной собственности.
3. В случае необходимости, РП готовит пакет документов на регистрацию объекта интеллектуальной собственности и передает их в ЦТТ.
4. ЦТТ производит регистрацию объекта в государственных органах. Результатом регистрации объекта интеллектуальной собственности является письмо с номером в реестре результатов НИОКТР, свидетельство о государственной регистрации, патент на изобретение.
5. ЦТТ формирует список объектов интеллектуальной собственности, которые необходимо поставить на баланс и передает его в бухгалтерию.

Администрирование АСУ НИД

Техническим сопровождением (обеспечением функционирования, резервным копированием и восстановлением, управлением пользователями) занимается отдел информатизации.
Доступ пользователям системы предоставляется по указанию начальника НИЧ. В сообщении на имя начальника отдела информатизации в бумажном или электронном виде указываются реквизиты нового пользователя:

1. Фамилия, имя, отчество
2. Подразделение
3. Адрес электронной почты

Блокировка (прекращение доступа) пользователя выполняется отделом информатизации по указанию начальника НИЧ.

Приложение

к приказу № ___

от «____»_______ 20__ г.

План работ по вводу в эксплуатацию АСУ НИД

№	Содержание работ	Срок выполнения	Ответственный
1.	Ввод информации по переходящим договорам	март	НИЧ, ОИ
2.	Загрузка данных по сметам переходящих договоров	март	Разработчики
3.	Работа в системе сотрудников научно-исследовательской части, центра трансфера технологий, центра инновационного консалтинга и руководителей проектов, участвующих в разработке системы	март	НИЧ, ОИ
4.	Доработка системы по результатам опытной эксплуатации	апрель	Разработчики, ОИ
5.	5.1. Обучение руководителей проектов (групповое практическое занятие до 15 чел.)	апрель	НИЧ, Разработчики, ОИ
5.2. Консультационная поддержка пользователей (РП)	март-июнь	НИЧ, разработчики, ОИ
6.	Работа в системе руководителей проектов	май	НИЧ, ОИ
7.	Доработка функционала РП по результатам опытной эксплуатации	май, июнь	Разработчики, ОИ