Пользовательская документация «Экзарх»

Пользовательская документация «Экзарх»

Введение

Программа «Платформа «Экзарх» санкционирует доступ пользователей, организаций и их должностей  к разнообразным ресурсам, верифицирует их электронную почту и мобильный телефон, предоставляет средства коммуникации между пользователями и должностями организаций, предоставляет интерфейсы прикладного уровня для организации дополнительных сервисов организациям, зарегистрированным в платформе «Экзарх» в распределенной информационной сети.

Подобно социальным сетям, таким как Вконтакте, Facebook, Twitter, платформа «Экзарх» размещается на технической площадке оператора платформы и все пользователи «Экзарх» делят единое информационное пространство.

       Для работы с программой не требуется установка дополнительного обеспечения. На рабочем месте необходима операционная система с графической оболочкой, доступ в Интернет и один из поддерживаемых браузеров:

Internet Explorer 10 или новее

Edge 14 или новее

Chrome 16 или новее

Firefox 24 или новее

Opera 46 или новее

Safari 7 или новее

Yandex. Браузер 17 или новее

Как правило, один из этих браузеров предустанавливается с операционной системой компьютера.

Термины и определения, основные принципы системы

Кабинет – виртуальное пространство платформы «Экзарх», к которому привязывается данные, права доступа к информации и инструментам платформы.  Каждый кабинет имеет экзарх-адрес.

Пользователь – зарегистрированный и авторизованный пользователь платформы «Экзарх». Для каждого зарегистрированного пользователя «Экзарх» создается личный кабинет, к которому привязывается множество свойств, таких как имя владельца, его возраст и пол, телефон и e-mail и другая информация.

Организация – специальная сущность в платформе «Экзарх», так же имеющая экзарх-адрес. Организации отображаются в справочнике организаций (если пожелали остаться публичными), где можно узнать разнообразную информацию об этих организациях, такую как ее юридический адрес, виды деятельности и тому подобное. Так как организации имеют экзарх-адрес, к ним могут быть привязаны так же данные и дополнительны инструменты.

Должность – руководитель организации может редактировать штатное расписание своей организации, создавая должности в этой организации. Каждая должность получает кабинет должности. Кабинет должности можно назначить на любого пользователя, указав экзарх-адрес его личного кабинета.

На настоящий момент организации создаются в индивидуальном порядке оператором платформы. Для каждой создаваемой организации создается должность руководитель организации.

Все пользователи могут переключаться между личным кабинетом и кабинетами назначенных на них должностей. В любой момент руководитель организации может снять пользователя с должности и тот автоматически теряет доступ к ее кабинету, ее данным и инструментам и переходит в личный кабинет, если находился в кабинете должности в момент ее снятия. Когда руководитель организации назначает другого пользователя на должность, тот получает доступ к ее данным и инструментам.

Принцип сохранения истории изменений

Платформа «Экзарх» разработана таким образом, что для большинства сохраняемой информации сохраняется история изменений, а безвозвратно удалить информацию в большинстве случаев невозможно. Например, для кабинета пользователя сохраняется история изменений его свойств; для должности сохраняется история назначений и как изменялось название должности со временем; в служебной почте удаленные письма хранятся в специальном архиве и тому подобное.

Начало работы

Работа с «Экзарх» начинается с ввода в адресную строку браузера доменного адреса «Экзарх». «Экзарх» доступен по нескольким адресам-синонимам:

экзарх. рф

exarh. ru

При первом входе, откроется приглашение к вводу уникального идентификатора и соответствующего ему пароля для входа в систему.

Уникальным идентификатором для входа в систему может выступать:

верифицированный телефон пользователя; экзарх-адрес пользователя в системе (UID); уникальное символьное имя – логин, выбранный пользователем при заполнении профиля.

При вводе реквизитов входа необходимо в выпадающем списке выбрать, какой именно уникальный идентификатор используется для входа.

Элементы интерфейса пользователя

Повсеместно в «Экзарх» используются одни и те же элементы интерфейса, такие как визитки кабинета, переключатель активного кабинета, панели фильтров, таблицы данных.

Статусная панель

Статусная панель отображает текущего активного пользователя, его активный кабинет (личный или должности), индикаторы новых почтовых сообщений и системных уведомлений, кнопку выхода. Переключатель активного кабинета выполнен выпадающим списком, который так же содержит индикаторы новых писем каждого из кабинетов.

Переключатель активного кабинета

В статусной панели расположено выпадающее меню, которое управляет текущим активным кабинетом. Развернутое меню переключателя активного кабинета так же содержит дополнительные индикаторы уведомлений.

Внимание! При смене активного кабинета, активный кабинет сменится для всех открытых вкладок браузера. При этом все несохраненные данные будут утеряны.

Главное меню

С помощью главного меню пользователь переходит между разными доступными ему инструментами платформы «Экзарх». В зависимости от активного кабинета, набор инструментов в главном меню может отличаться.

Основные элементы интерфейса пользователя

Для большинства инструментов, представление данных построено по одному и тому же принципу. На первом уровне, как правило, они отображают материалы в виде таблицы или списка, панель фильтров и переключатель страниц.

На панели фильтров обычно имеется поле поиска по тексту, могут находиться дополнительные фильтры, в зависимости от отображаемых данных, кнопка, запускающая поиск по фильтрам и сбрасывающая фильтры, переключатель страниц, кнопка «Вид». Если панель фильтров содержит кнопку «Вид», то в ней скрыто выпадающее меню, которое содержит дополнительные инструменты управления видом страницы, таким, как количество элементов, отображаемых на странице.

Из списка или таблицы данных, нажатие по одному из элементов приводит к просмотру или редактированию этого конкретного материала.

Это формы в которых используются обычные для подобных форм элементы ввода:

Текстовые поля
Текстовые поля могут быть однострочными или многострочными.

Выпадающие меню
Чтобы выбрать элемент выпадающего меню, нужно нажать на него и нажать на нужный элемент списка.

Флаги
Активированный флаг отмечается галочкой. Нажмите на флаг или на текст описания, чтобы активировать его.

Переключатели
Переключатели встречаются в списках, где предлагается выбрать только один элемент из нескольких. Чтобы выбрать элемент, нажмите на переключатель или на текст описания элемента. Выбранный элемент отмечается точкой.

Поле тегов
Поле тегов напоминает обычное текстовое поле, но при попытке ввода текста будет предлагать

Кнопки сохранения формы ввода

Формы редактирования и ввода обычно имеют кнопки «Сохранить» и «Отмена». Сохранение изменений производится только после нажатия на кнопку «Сохранить». При нажатии кнопки «Сохранить», при успешном сохранении, обычно выполняется возврат к списку материалов.

Кнопка «Отмена» приводит к сбрасыванию информации к моменту открытия формы, то есть к чистой форме в случаи с формами создания или к старой информации в случае с формами редактирования.

В некоторых случаях, у формы может быть кнопка «Сохранить и продолжить», по нажатию которой происходит сохранение данных без возврата к списку материалов.

Сообщения

При работе в «Экзарх» всплывающие сообщения в левом нижнем углу сообщают об успешно завершенных действиях, информируют или сообщают о возникшей ошибке.

Сообщение об успешно завершенных действиях имеет зеленый фон.

Сообщение об ошибке имеет красный фон.

Так же встречаются уведомления о новом письме служебной почты.

Все подобного рода сообщения можно закрыть нажатием на крестик в правом верхнем углу сообщения.

Визитки кабинета пользователя или должности

Повсеместно во всех инструментах «Экзарх» используются блоки информации с указанием, с каким кабинетом пользователя или должности связан материал, так называемые визитки.

Визитка кабинета пользователя отображает только фамилию, имя, отчество и иконку пользователя. Если и эти данные не заполнены, то визитка пользователя содержит только Экзарх-адрес кабинета пользователя.

Визитка кабинета должности содержит название должности, название организации, к которой относится эта должность; а так же информацию о пользователе на этой должности: фамилию, имя, отчество и иконку отправителя.

В некоторых случаях в контексте данных важно какой пользователь Если пользователь на должности сменился с момента отправки связанной информации, то в визитке все еще будет информация о старом пользователе на должности, но текст будет перечеркнут. Если навести мышь на текст визитки, то в всплывающем окне будет информация о текущем пользователе на должности.

Нажатие мышью на визитку кабинета, открывает контекстное меню визитки. С помощью этого меню можно перейти в профили связанного с визиткой пользователя,  должности, организации, открыть форму отправки сообщения этой должности, или добавить должность в избранное.

Управление таблицами

Если материалы отображаются таблицей, то  столбец, по которому осуществляется сортировка, подсвечен серым цветом а, стрелка в заголовке таблицы подсказывает нам направление сортировки. Повторное нажатие на сортируемый столбец меняет направление сортировки на противоположное, а нажатие на другой столбец, подсвеченный белым, включает сортировку по этому столбцу. Если столбец выделен черным, то сортировка по этому столбцу невозможна.

История изменений

Вкладка «История изменений» встречается во множестве мест. Например, в профиле пользователя, профиле должности и самой организации.  содержит список всех изменений, которые происходили с организацией на протяжении всего ее существования. Визуально все группы изменений разделены на блоки называемые ревизиями и упорядочены по убыванию времени изменения. Однако, порядок следования ревизий может быть изменен на обратный, т. е. по возрастанию времени изменения.

Каждый блок содержит информацию о должности, которая вносила изменения в профиль организации или в штатное расписание, а также список сущностей, с которыми происходили изменения (организация, должность, подразделение). Этот список визуально выделяется с помощью отступов.

Каждый элемент списка измененных сущностей содержит информацию об изменившихся свойствах. Визуально этот список также отделяется с помощью отступов.

В конце блока указан комментарий к ревизии, который заполнятся с помощью поля «Основания» форм создания/редактирования профиля организации/штатного расписания.

Управление собственным профилем

???

В статусной панели откройте выпадающее меню пользователя и выберите «мой профиль». В настройках профиля можно уточнить информацию о себе, выполнить процедуру валидации собственного телефона и e-mail.

Почта

Общее описание

Интегрированная почта совмещает:

обмен письмами между должностями; обмен личными письмами между пользователями системы; отправку и получение писем e-mail в Интернет.

Почта сделана по образу и подобию стандартной электронной почты Интернет.

Обзор почты

Обзор почты открывается при переходе в инструмент «Почта» главного меню.  Страница «Обзор почты» содержит

кнопку создания нового сообщения;

список папок;

кнопки прокрутки папок;

кнопку «Управление почтой»;

панель поиска и настроек вида;

список почтовых сообщений.

Создание нового сообщения

Кнопка «Новое сообщение» открывает форму создания нового сообщения. См. Создание нового письма.

Список папок представлен горизонтальным списком с кнопками прокрутки. Если количество папок меньше заданного размера области, то кнопки прокрутки не отображаются. Напротив списка папок расположены кнопки «Добавить папку» и «Управление папками». Кнопка «Добавить папку» и кнопка «Управление папками» – позволяют пользователю создавать новые папки почты и управлять созданными папками. См. Папки. Управление папками.

Системные папки:

входящие - вся входящая корреспонденция; исходящие - вся исходящая корреспонденция; архив (все удаленные письма помещаются в архив);
Системные папки не редактируются и не удаляются.

Пользовательские папки:

редактируются; удаляются (при удалении папки с письмами все письма перемещаются в архив); письмо может находиться только в одной папке одновременно.

Панель фильтров – в этой панели расположены окно поиска и фильтры.
Поиск – см. Комбинированный фильтр.
Фильтр – для списка сообщений доступны два фильтра: по конкретной дате либо по выбранному периоду.

Панель управления письмами – в этой панели расположены: выбор писем, выбор папки назначения письма, сортировка писем.
Опции выбора писем – возможность выбора одного, нескольких или всех писем из списка.
Выбор папки назначения письма (только если выбрано хотя бы одно письмо. по умолчанию скрыто) – если выбрано хотя бы одно письмо из списка писем, появляется выпадающее меню «Отправить в папку» - выбор папки, в которую надо переместить выбранные сообщения. Одно сообщение может принадлежать только одной папке.
Выпадающий список сортировки писем – выбор сортировки писем по дате (по возрастающей, по убывающей), по должности отправителя (по возрастающей, по убывающей), по теме сообщения (по возрастающей, по убывающей). По умолчанию сортировка писем по дате по убывающей – от последнего к первому.

Список писем – все письма в папках отображаются таблицей с полями «Заголовок письма – Отправитель письма – Дата».
В поле «Отправитель письма» - отображается визитка.

Управление папками

Для удобства работы с почтой, пользователь может создавать дополнительные папки, а так же менять их порядок. Письма, можно перемещать между папками, но одновременно письмо может находиться только в одной папке. 

Кнопка «Добавить папку» - создает новую пользовательскую папку.
Кнопка «Режим настройки» - переход в режим управления пользовательскими папками.
Переименовать папку – клик по заголовку папки.
Удалить папку – кнопка «Удалить папку» в заголовке папки. Все письма из удаляемой папки перемещаются в системную папку «Архив».
Перемещение папок – осуществляется посредством перетаскивания папок мышью.

Просмотр писем

Форма просмотра письма содержит:

тема; статусная строка с датой письма; кнопка возврата; визитка должности отправителя; тело письма; функциональные кнопки.

Поле «Отправитель» - визитка кабинета.
Поле «Получатель» - визитка кабинета или e-mail, одна или несколько.
Тело письма. В теле письма отображается содержимое письма. При ответах на письмо в теле письма отображается начальный текст письма с данными о дате и времени отправленного письма и об отправителе.

Новое письмо

Форма создания нового письма открывается:

при нажатии на кнопку «Новое письмо» в окне просмотра списка писем; при выборе пункта «Написать письмо» из контекстного меню визитки; при нажатии на иконку «Написать письмо».

Если письмо не было отправлено, то при переходе со страницы создания нового письма (или ответа на письмо) текст письма и присоединенные файлы будут утеряны. При загрузке присоединяемых файлов кнопка «Отправить» заблокирована.

Отправленные письма не удаляются.

Виджет быстрого поиска получателя

В форме создания письма имеется виджет быстрого поиска получателя. Пользователь может ввести в него текст и получить варианты визиток должности для отправления письма. Его алгоритм работы следующий:

отображается не более десяти не повторяющихся результатов поиска; поиск производится по:
в первую очередь по получателям и отправителям писем, с которыми контактировал текущий почтовый ящик; во вторую очередь по коллегам активной должности.

Справочник организаций

Справочник организаций является общедоступным элементом системы, который позволяет осуществлять поиск организаций и их отслеживание. Справочник функционально разделен на две основные части:  панель фильтров и результаты поиска.

Панель фильтров справочника организации содержит дополнительные фасетные фильтры:

название организации страна город виды деятельности тип организации численность организации приватная организация устаревшая организация.

По умолчанию, если не выбрано ни одного фильтра, отображаются все доступные организации за исключением приватных и устаревших.

Приватные организации — это организации, руководство которых пожелало спрятать свою организацию из поиска. Поиск таких организаций могут осуществлять только должности с правами администратора системы.

Устаревшие организации — это организации, деятельность которых была по каким-либо причинам прекращена. Такие организации, так же по умолчанию не доступны в результатах поиска. Однако при необходимости поиск таких организаций могут осуществлять должности с правами администратора системы.

Форма редактирования организации

Форма редактирования организации доступна руководителю организации и доверенному администратору организации.

Форма содержит следующие поля:

Сокращенное название — текстовое поле, содержащее краткое название организации (вместе с аббревиатурами), например «КРЭЛКОМ, ООО»; обязательно подлежит заполнению.

Полное название  — текстовое поле, содержащее полное название организации без аббривиатур.

Описание — текстовое поле, содержащее краткое описание деятельности организации.

Телефоны — интерактивное поле, позволяющее добавить несколько телефонов организации с помощью кнопки «+».

Деятельность организации – поле с подстановкой, которое позволяет выполнять поиск уже существующих видов деятельности, создавать новые и добавлять их.

Форма собственности — выпадающий список, позволяющий уточнить форму собственности организации.

Приватная организация  —  флаг, позволяющий скрыть организацию из поиска.

Адрес - интерактивное поле, состоящее из визуальной части в виде карты с координатами и текстового поля, содержащего непосредственно адрес

Сайт организации – заполненный сайт организации отображается в профиле.

Численность организации — выпадающий список, позволяющий уточнить чистенность организации.

Логотип — интерактивное поле, состоящее из области изображения и кнопок «Выбрать» и «Убрать»; позволяет задать изображение логотипа редактируемой организации или удалить его.

Основания — текстовое поле, которое обязательно подлежит заполнению при любых изменениях в профиле организации. Текст основания, вместе с визиткой активного кабинета, отображается в истории изменений организации.

В конце формы присутствует кнопка «Сохранить» при щелчке по которой изменения, сделанные в профиле организации будут сохранены.

Профиль организации

Структурно страница профиля организации разделена на три вкладки:

общая информация; штатное расписание; история изменений.

Вкладка «Общая информация» — содержит информацию об организации,  заполненную с помощью формы описанной выше, включая дату создания, а также четыре кнопки:

•        отправить письмо;

•        начать диалог;

•        отслеживать;

•        редактировать.

Кнопка «Отправить письмо» — позволяет отправить письмо в приемную организации (функционал запланирован в будущей версии системы).

Кнопка «Начать диалог» — позволяет начать диалог с приемной организации  (функционал запланирован в будущей версии системы).

Кнопка «Отслеживать» — позволяет отметить организацию как «избранную»  (функционал запланирован в будущей версии системы).

Кнопка «Редактировать» — открывает форму редактирования организации. Эта кнопка доступна только руководителю этой организации или доверенному администратору организации.

Вкладка «Штатное расписание» — содержит визуализацию дерева должностей и подразделений организации и кнопку «Редактировать» для редактирования этого дерева.

Редактор штатного расписания

Интерактивный редактор штатного расписания открывается с помощью кнопки «Редактировать» вкладки «Штатное расписание». Визуально редактор разделяется на три основные части:

•        кнопки управления штатным расписанием:

◦        кнопка «Создать новую группу»

◦        кнопка «Создать новую должность»

◦        кнопка «Утвердить»

◦        кнопка «Отменить»

•        область манипуляций с деревом штатного расписания

•        текстовое поле оснований изменения штатного расписания

Кнопка «Создать новую группу» — открывает диалог редактирования информации о подразделении организации. Редактируемое подразделение будет добавлено в корень штатного расписания.

Кнопка «Создать новую должность» —  открывает диалог редактирования информации о должности. Редактируемая должность будет добавлена в корень штатного расписания.

Кнопка «Утвердить» — сохраняет все изменения, произведенные над штатным расписанием.

Кнопка «Отменить» — отменяет все изменения, произведенные над штатным расписанием.

Диалог редактирования информации о подразделении содержит текстовое поле «Название подразделения» и кнопки «Сохранить» и «Отмена», которые подтверждают сохранение изменений или закрывают диалог без применения изменений.

Диалог редактирования информации о должности содержит:

•        текстовое поле «Название должности»

•        текстовое поле «Полное название должности»

•        интерактивное поле «Пользователь», состоящего из следующих частей:

◦        Кнопка «Назначить» — открывает диалог поиска доступных для назначения пользователей.

◦        Кнопка «Снять» - снимает назначенного на должность пользователя

◦        Таблица, состоящая из одного элемента и содержащая информацию о назначенном на должность пользователе.

◦        Выпадающий список «Тип должности», который состоит из следующих вариантов доступных для выбора:

▪        Сотрудник

▪        Руководитель подразделения

▪        Администратор организации

▪        Руководитель

▪        Администратор

•        Кнопка «Сохранить» — в штатное расписание будет добавлен элемент с визиткой должности.

•        Кнопка «Сбросить» — отменяет произведенные изменения, новая / существующая  должность добавлена / отредактирована не будет.

Элемент подразделения имеет следующую структуру:

•        название подразделения

•        кнопка «Добавить подразделение» - открывает диалог редактирования информации о подразделении (поле названия заполняется для нового подразделения).

•        кнопка «Редактировать текущее подразделение» - открывает  диалог редактирования информации о подразделении (поле названия заполнено названием текущего подразделения, значение может быть отредактировано)

•        кнопка «Добавить должность» - открывает диалог редактирования информации о должности (поля заполняются для новой должности).

Элемент с визиткой должности имеет следующую структуру:

•        Блок с визиткой должности — содержит основную информацию о должности.

•        Иконка типа должности — позволяет различать визуально типы должностей.

•        Кнопка «Редактировать должность» — открывает диалог редактирования информации о должности.