Документационное обеспечение деятельности организации, направления его совершенствования на примере МБОУ ООШ №17

Обучающаяся (студентка) 3 курса
Направление подготовки 46.01.03 Делопроизводитель
ГБПОУ «Чусовской индустриальный техникум»
г. Чусовой
*****@***ru
Руководитель работы:

ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ, НАПРАВЛЕНИЯ ЕГО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ НА ПРИМЕРЕ МБОУ ООШ №17

Современное управление образовательным учреждением невозможно без правильной организации документационного обеспечения. Документационное обеспечение управления образовательным учреждением достигается путем унификации состава и форм действующих документов, отработкой технологий работы ответственных лиц с ними и осуществлением контроля по исполнению документов.

Школа представляет собой образовательное учреждение, созданное и действующее на основании законодательства Российской Федерации об образовании, имеющее статус юридического лица и реализующее в соответствии с лицензией образовательные программы.

Документационное обеспечение управления МБОУ ООШ №17 имеет как общие, так и специфичные для данного типа организаций, характеристики. Специфика документационного обеспечения управления образовательным учреждением связано с основным видом деятельности – образовательным.

Образовательная деятельность реализуется, прежде всего, через организацию учебного процесса. Соответственно, документационное обеспечение управления учебным процессом становится одним из центральных задач управления в подобной организации.

Актуальность выбранной темы обуславливается недостаточной проработкой проблемы документационного обеспечения управления в организации. Решение проблемы управления документацией в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организаций, органов местного самоуправления, обеспечивать их эффективное функционирование, а также открыть доступ потребителям к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и средств.

Цель работы – проанализировать состояние и перспективы совершенствования делопроизводства МБОУ ООШ №17.

Реализация этой цели предполагает решение следующих задач:

проанализировать делопроизводственную документацию организации МБОУ ООШ №17; предложить направления и методы совершенствования документационного обеспечения деятельности организации МБОУ ООШ №17.

Объект исследования: документационное обеспечение деятельности государственных учреждений.

Предмет исследования: документационное обеспечение деятельности организации МБОУ ООШ №17

Деятельность современной организации обязательно предполагает сбор, обработку, накопление, хранение, поиск и распространение информации. При этом информация принимает фиксированный, документальный характер.

Документационное обеспечение управления является относительно новым понятием и употребляется в специальной литературе как синоним понятия «делопроизводство». Под названными терминами подразумевается отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Вследствие социально-экономических и организационных изменений последнего времени в сфере управления современная система образования России переживает период кардинального реформирования и требует обновления существующей законодательной и нормативно-методической базы управления, совершенствования его документационного обеспечения с целью повышения эффективности.

На сегодняшний день можно выделить два основных метода по совершенствованию работы с документами: совершенствование технологии документооборота и сокращение объема документооборота.

К числу способов, позволяющих эффективно совершенствовать технологию документооборота, относят оптимизацию процедур подготовки и оформления документации, упорядочения документационной нагрузки во времени с целью более равномерного её распределения.

Сокращение объема документооборота связываются с регламентацией документирования, уменьшением количества внутренних документов, рационализацией документации, созданием унифицированных систем документации, разработкой унифицированных требований к текстам, а также использованием без документных связей.

Главное условие сокращения объемов документов – упорядочение их возникновения. Основным методом упорядочения процесса документирования является унификация, как отдельных групп документов, так и всей системы делопроизводства. На практике это выражается в создании различных систем документации, строго устанавливающих состав применяемых документальных форм и регламент пользования ими. При унификации из документальных цепочек изымаются лишние звенья, документы, не соответствующие требованиям. Однотипные формы заменяются единой. Состав унифицированных форм закрепляется в табеле документов, который утверждается руководителем и имеет нормированный характер.

Другое направление сокращения документооборота – повышение качества самого документа как носителя управленческой информации. Реальные возможности повышения качества документов и сокращения объемов текстов заключается в следующем:

уменьшение различных преамбул, не несущих полезной информации (особенно это положение можно отнести к распорядительным документам приказам, решениям, где констатирующая часть в ряде случаев является либо дословным воспроизведением документов вышестоящей организации, либо кратким отчетом или перечислением фактов); исключение из служебной переписки персональных обращений и заключительных фраз, выражающих благодарность или уважение адресатам.

Можно выделить еще одно направление сокращения документооборота – уменьшение физического размера документа. При переписке необходимо применить стандартные бланки, которые экономят примерно 1/5 часть площади листа, желательно использовать также бланки формата А5. Внедрение этого требования связано с преодолением сложившегося представления о престижности продольного бланка, широких полей, увеличенных интервалов и т. п. Размер бланка должен соответствовать объему текста. Сокращать объем текста необходимо за счет применения стандартных правил машинописи, делить текст на четкие структурные части, что экономит бумагу примерно на 5% за счет исключения словесных переходов между частями. Объемные документы справочного характера и долговременного пользования следует изготовлять с заменяемыми страницами, что позволит при внесении изменений не перепечатывать документ. При подготовке оперативных документов рекомендуется использовать телеграфный стиль.

Основное в сокращении документооборота это удобство работы и ликвидация излишних документов. Унифицированная форма документа должна быть удобна для заполнения и чтения, содержать достаточно места для размещения нужной информации.

Еще один способ сокращения объемов документации – построение эффективных информационно-поисковых систем (ИПС). Например, приказ по личному составу печатается в нескольких экземплярах и подшивается в дело с приказами, в личных делах и бухгалтерии. Причина такого «тиража» - создать возможность обнаружить документ в нужный момент. В результате этого создаются дублированные дела, которые включаются в номенклатуры и затем передаются в архив.

Применение программных систем обработки документов, переход к электронным технологиям организации учебного процесса приведет к увеличению эффективности анализа полученных данных и принятию верных управленческих решений. Это позволит учебному заведению соответствовать современным социально-экономическим и организационным изменениям в стране.

В работе был проведен анализ постановки документационного обеспечения деятельности организация и направление его совершенствования на примере МБОУ ООШ №17. Документационное обеспечение управления образованием это организация процессов документирования, передачи, использования и хранения документов, информирование органов управления обо всех процессах, происходящих в сфере образования, что позволяет принимать эффективные управленческие решения, реализация которых, в итоге, направлена на повышение качества образования в регионе.

Руководство и контроль ведения делопроизводства в МБОУ ООШ №17 осуществляет организационное управление администрации.

Администрация занимается обеспечением и совершенствованием делопроизводства в МБОУ ООШ №17. Осуществляет подготовку и проведение заседаний, совещаний, семинаров, конференций. Занимается организацией и осуществлением взаимодействия администрации с работниками школы. В функции делопроизводителя входят организационно-техническое обеспечение административно-распорядительной деятельности руководителя школы, оформление протоколов заседаний и совещаний; обеспечение контроля исполнения решений заседаний и совещаний, плановых мероприятий, отданных распоряжений и поручений; ведение документооборота, в том числе электронного; контроль исполнения входящих документов, в том числе приказов и писем.

Документационный менеджмент: учебное пособие для вузов/ – СПб.: Проспект, 2005. 347 с. Электронный документооборот: плюсы и минусы В сборнике: Современные технологии документооборота в бизнесе, производстве и управлении сборник статей XIV Международной научно-практической конференции. Под редакцией , , . 2014. С. 15-19. Закон «О техническом регулировании» от 01.01.01 года//http://www. consultant. ru. Закон «О стандартизации» от 01.01.01 года// http://www. consultant. ru.