ШПМ на тему «Искусство ведения переговоров»

ШПМ на тему «Искусство ведения переговоров».

ШПМ на тему «Искусство ведения переговоров».

Искусство ведения переговоров с администрацией и коллегами.

В коллективе отношения с руководством могут выстраиваться по-разному. Каждый сам решает в силу своего характера, такта и интеллекта - как выстраивать общение с начальством. Кто-то в надежде заручиться поддержкой и получить определенные блага, стремится к дружественным отношениям, во всем соглашаясь с руководством, кто-то же, напротив, предпочитает откровенно критиковать его неверные действия, вступать с ним в спор, предлагать лучшие идеи, отвергая предложения начальства.

Какую же позицию выбрать? Стоит ли постоянно говорить все, что думаешь о руководстве?

При ответе на данный вопрос вспоминается золотая фраза «С руководством надо дружить!».

Под словом «дружба» в данном случае подразумевается, что не стоит при всех критиковать идеи руководства, сплетничать об его ошибках, промахах, а учиться устанавливать продуктивное общение. Помните, что ошибаться могут все, но ведь раз человек стал начальником, значит, что-то хорошее в нем есть: опыт, знания, лидерские качества, умение принимать решения, а этому стоит поучиться. Научитесь видеть в руководстве хорошее (ведь в каждом человеке есть что-то хорошее?!).

Почему не стоит говорить постоянно то, что думаешь о руководстве?

Не стоит выбирать позицию оппонента в отношениях с руководством хотя бы по причине того, что:

Руководство выигрывает, как правило, своим опытом, знаниями, умением принимать решения, брать на себя ответственность.

Начальство не любит выглядеть глупым в глазах других подчиненных. Оно ни за что не простит вам, если вы выставите его в неприглядном свете.

Своим откровением вы дождетесь лишь того, что вы будете последним, кому руководство предложит возглавить интересный проект, кого повысят в должности, кому окажут помощь в трудной ситуации. К вам, скорее всего, будут предъявлены завышенные требования, при не выполнении которых вас каждый раз будут унижать в той или иной степени.

Вас могут сделать объектом насмешек. Руководство своим поведением по отношению к вам может настроить остальных подчиненных, более слабых, - против вас.

Более выгодной кажется позиция «я всегда согласен с руководством», но и в ней есть отрицательные моменты:

У руководства может сложиться мнение, что, если вы с ним постоянно и во всем согласны, значит у вас просто нет собственного мнения, а может, вы и вовсе глупый человек?

Умный начальник всегда раскусит поддельность отношения к себе, и будет держать вас на расстоянии, а то и вовсе избегать вас.

У него могут возникнуть подозрения: если вы не можете в той или иной форме ему возразить, скорее всего, вы сплетничаете за его спиной. А к сплетникам начальство никогда хорошо не относилось.

Вам самим будет тяжело во всем соглашаться с руководством, хвалить его идеи, когда они вам кажутся абсурдными. Вы сами будете испытывать некий внутренний дискомфорт от своей безликости.

Выбирайте золотую середину!

Вот несколько необходимых этических норм и принципов, которые можно использовать в деловом общении с руководителем.

• Старайтесь помогать руководителю в создании в коллективе доброжелательной нравственной атмосферы, упрочении справедливых отношений. Помните, что ваш руководитель нуждается в этом в первую очередь.

• Не пытайтесь навязывать руководителю свою точку зрения или командовать им. Высказывайте ваши предложения или замечания тактично и вежливо. Вы не можете ему прямо что-то приказать, но можете сказать: «Как вы отнесетесь к тому, если бы...?» и т. д.

• Не разговаривайте с начальником категорическим тоном, не говорите всегда только «да» или только «нет». Вечно поддакивающий сотрудник надоедает и производит впечатление льстеца. Человек, который всегда говорит «нет», служит постоянным раздражителем.

• Будьте преданы и надежны, но не будьте подхалимом. Имейте свой характер и принципы. На человека, который не имеет устойчивого характера и твердых принципов, нельзя положиться, его поступки нельзя предвидеть.

• Не стоит обращаться за помощью, советом, предложением и т. д. «через голову», сразу к руководителю вашего руководителя, за исключением экстренных случаев. В противном случае ваше поведение может быть расценено как неуважение или пренебрежение к мнению начальника или как сомнение в его компетентности. В любом случае ваш непосредственный руководитель в этом случае теряет авторитет и достоинство.

• Если вас наделили ответственностью, деликатно поднимите вопрос и о ваших правах. Помните, что ответственность не может быть реализована без соответствующей степени свободы действий.

Этика делового общения «по горизонтали»

Применительно к коллегам-управляющим следует иметь в виду, что найти верный тон и приемлемые нормы делового общения с равными по статусу сотрудниками из других подразделений — дело весьма непростое. Особенно если речь идет об общении и отношениях внутри одной организации. В этом случае они нередко являются соперниками в борьбе за успех и продвижение по службе. В то же самое время это люди, которые вместе с вами принадлежат к команде общего управляющего. В рассматриваемом случае участники делового общения должны чувствовать себя равными по отношению друг к другу.

Вот несколько принципов этики делового общения между коллегами.

• Попытайтесь достичь четкого разделения прав и ответственности в выполнении общей работы.

• Если круг ваших обязанностей пересекается с кругом обязанностей ваших коллег, это весьма опасная ситуация. Если управляющий не разграничивает ваши обязанности и ответственность от других, попытайтесь сделать это сами.

• Не давайте обещаний, которые вы не сможете выполнить. Не преувеличивайте свою значимость и деловых возможностей. Если они не оправдаются, вам будет неудобно, даже если на это были объективные причины.

• Не лезьте человеку в душу. На работе не принято спрашивать о личных делах, а тем более проблемах.

• Не старайтесь показаться лучше, умнее, интереснее, чем вы есть на самом деле. Рано или поздно все равно все выплывет наружу и встанет на свои места.

• Рассматривайте вашего коллегу как личность, которую следует уважать саму по себе, а не как средство для достижения ваших собственных целей.

Каждый человек тяготеет к определенному стилю общения…

Когда на работе сталкиваются люди с разными стилями общения, между ними возникает непонимание, или, как говорят, психологи, межличностное напряжение: каждому не нравится, как коллега решает рабочие вопросы. Если конфликт разгорится, сотрудники начнут грызть друг друга как пауки в банке, и любая работа застопорится.

Но все время говорить и поступать только так, как удобно тебе, опасно. Существуют отработанные технологии, которые помогают разным типам прийти к взаимодействию.

Всех нас можно разделить на четыре типа. 

Аналитики любят принимать решения не спеша, все взвесив и продумав, предварительно изучив всю возможную информацию. Эмоциональные всплески коллег их отвлекают и раздражают.

Речь аналитиков логично выстроена, они много говорят о деталях, порядке, статистике… Прежде, чем сказать, аналитик долго думает. Говорит монотонно, без жестикуляции, при разговоре часто опускает или отводит в сторону глаза.

Как себя вести?  Спрячьте свои охи и ахи поглубже, говорите быстро, четко, не растекайтесь мыслью по древу. Решения предлагайте конкретные и как минимум два — драйвер любит сам выбирать окончательное. И экономьте его время!

Драйверы («погонщики») охотно работают в жестких современных рамках, решения принимают быстро, любят действовать, а не рассуждать, эмоции их раздражают.

Как их узнать? Речь драйверов быстрая, отрывистая, фразы четкие. Они часто употребляют слова «результат», «достижения», «цель», «время», «эффективность»… При разговоре почти не жестикулируют, смотрят в глаза, всем корпусом подаются вперед, подавляя собеседника своим видом.

Как себя вести? Не выставляйте свои эмоции напоказ.

Любезные часто смешивают производственные отношения с личными, легко вступают в конфликт, для них важно ощущать чувство локтя.

Как их узнать? Речь мягкая, плавная, они никогда не настаивают, а говорят «мне кажется», «я предполагаю…». Никто так много не улыбается, как «человек любезный». Через улыбки он пытается установить контакт даже с теми, кто ему не нравится.

Как себя вести?  Нельзя решить никаких вопросов, пока не установите личного контакта с «человеком любезным». Перед деловым разговором нужно минут 10 поговорить о погоде, о здоровье, о том, как чувствуют себя дети, и лишь затем приступить к делу. Уходя не забудьте на прощание сказать что-нибудь приятное или пошутить.

Экспрессивные любят творческие задачи, неожиданные повороты, они наделены интуицией, энергичны, оптимистично настроены, открыты.

Как их узнать? Говорят эмоционально, ярко, часто повторяют «потрясающе», «замечательно», «я верю в успех…» При разговоре сильно жестикулируют, говорят громко, с яркой интонацией, смотрят в глаза собеседника.

Как себя вести? Если вы излагаете что-то с бесстрастным лицом, вас пугаются, не понимают и даже ненавидят, все деловые контакты сворачиваются. Так что расслабьтесь, будьте откровенны и, нравится вам или нет, не прячьте свои эмоции. Гневные крики здесь воспримут лучше, чем зловещее молчание.

Надо признать, что неформальное общение является важным механизмом, обуславливающим отношения между людьми в любом коллективе. Но для начала давайте, как говорят психологи, определимся в понятиях.

Формальным мы будем называть общение, которое происходит согласно нормам, правилам и должностным инструкциям, существующим в вашей организации или ее подразделении, и подчинено решению конкретных задач, стоящих перед вами.

Неформальное общение — это ваша своеобразная связь с другим человеком, построенная на взаимном принятии личностных свойств и достоинств, которая предполагает определенный уровень понимания, согласия, психологической близости.

Психологи считают, что неформальные отношения существуют на основе двух уровней психологической близости: первичном и рациональном.

Первичный уровень возникает уже при первом контакте (длительное знакомство не требуется, создается ощущение, что вы сто лет знаете друг друга). Он характеризуется высокой спонтанностью эмоционального восприятия, неосознанностью и мало поддается волевому регулированию. Этому уровню близости свойственны легкость, высокая степень доверия и понимания, правильный прогноз партнера в ситуации и, наконец, принятие его со всеми сильными и слабыми сторонами.

Рациональный уровень основан на понимании сходства установок, ценностей, норм, жизненного опыта. Он возникает на определенном этапе отношений с человеком, осознается и регулируется нами.

Считается, что отношения, основанные на общих ценностях и интересах (рациональный уровень), более устойчивы на работе, нежели отношения на основе симпатий и антипатий. Если вы внимательно присмотритесь к существующим в вашем коллективе неформальным связям, то они, скорее всего, будут укладываться в одну из пяти форм взаимодействия:

«Пара» — два человека взаимно симпатизируют друг другу. Часто один из них бывает лишь дополнением или «спутником» другого.

«Треугольник» — три человека симпатизируют друг другу и составляют свое маленькое, но вместе с тем очень тесное ядро коллектива.

«Квадрат» — может образовываться как совокупность пар, отношения между которыми не обязательно имеют одинаковую интенсивность.

«Цепочка» — это линейная связь между несколькими людьми, которая при определенных условиях может стать источником слухов, «испорченного телефона».

«Звезда» — основывается на неформальном лидере, к которому приближены несколько членов коллектива.

Каждая из этих форм неформального общения так или иначе возникает в любом трудовом коллективе с определенной целью, а именно — наилучшей адаптации к его внутренним правилам и законам существования.

Поговорим о преимуществах

Влияние неформальных отношений на вашу работу переоценить трудно. Ведь несмотря на все ограничения и аргументы «против», присутствие товарища дает вам немало преимуществ. Приведем некоторые из них.

«Защищенный тыл» — это особенно важно в условиях кризиса или при работе над ответственным заданием. От друзей обычно ждут поддержки, охотнее прислушиваются к их идеям в решении трудной задачи. А если вас постигла неудача или очередное «воспитательное воздействие» со стороны руководителя, то именно «свой» человек выслушает, поймет и встанет на вашу сторону.

«Дипломатия» — возможность обсудить конфиденциальную или негативную информацию без риска ее утечки. При этом проводить обсуждение можно и в нерабочее время. Приятельница, в отличие от рядового сотрудника, с пониманием отнесется к вашему звонку поздним вечером или в выходной день.

«Правдивые отчеты» — друзья обычно не боятся говорить правду, даже если она горькая. В результате вы становитесь обладательницей точной информации о положении дел в отделе или в определенном рабочем направлении, знаете мнение о вас и вашей работе. Возможность видеть ситуацию в коллективе как бы со стороны всегда поможет в построении отношений с другими сотрудниками и принятии необходимых решений.

«Посредническая миссия» — подруга по определению является вашими «глазами и ушами». В этом есть и положительные, и отрицательные моменты. Именно она становится идеальным «передаточным звеном», способным в наиболее адекватной форме донести до остальных сотрудников нужные сведения в сложной или конфликтной ситуации и получить искреннюю поддержку и понимание.

«Личный психотерапевт» — иногда организация или ее руководитель настолько жестко навязывают дисциплину, соответствующие рамки и правила, что это вызывает напряженность, из такой ситуации хочется поскорее «выйти». Таким возможным «бегством» и становится неформальное общение. И в этом смысле оно имеет реальное «терапевтическое» значение.

Итак, неформальное общение между сотрудниками неизменно «вырастает» из дружеских отношений, не определяемых должностными инструкциями. Будучи участниками таких взаимоотношений, вы связаны с коллегами общностью взглядов и переживаний, склонностей и интересов. У вас нет указаний на обязанности, согласованных ролей и, тем не менее в определенной мере ваши тесные неформальные контакты влияют как на вашу позицию в коллективе, так и на общую картину взаимоотношений в организации. Именно это общение усиливает чувство солидарности и причастности к коллективу, проявляющееся не только в рабочее время, но и в часы совместного отдыха.

Таким образом, дружба во время работы и по ее окончании, сотрудничество и взаимопомощь формируют здоровый психологический климат в компании и создают основу для развития каждого члена организации и коллектива в целом.

Трудности и противоречия

Наверное, невозможно однозначно оценить все «за» и «против» неформального общения на работе. Тем более что грань между формальным и неформальным всегда размыта. С одной стороны, никакие формальные процедуры не в силах вытеснить неформальные отношения и устранить личные интересы из взаимодействия в рабочем коллективе. А с другой — в неформальном общении всегда будут существовать моменты, негативно влияющие на вашу работу и на работу ваших коллег. Рассмотрим небольшой перечень таких противоречий.

Общественное мнение. Приятельские отношения с коллегой часто вызывают ревностные чувства у остальных, тем более, если ваша связь не одобряется. Промахи вашего друга могут быть преувеличены, а вас могут обвинить в укрывательстве и бездеятельности.

Дружба с руководителем. Такие отношения неизбежно вызывают подозрения, слухи, домыслы и даже зависть со стороны коллег. Все ваши поступки рассматриваются под микроскопом и судят о них куда строже, чем о действиях тех, кто не отмечен особым благоволением руководителя.

Дружеские манипуляции. Неприятно, но факт: «старая дружба» нередко становится оправданием для коллеги, работающего спустя рукава или позволяющего себе опаздывать, много болеть, затягивать выполнение заданий и при этом просить: «Войди в мое положение, прикрой, ты же знаешь, какая у меня сейчас ситуация…»

Эмоциональная созависимость. Неформальное общение требует от партнеров постоянной эмоциональной отдачи. А это, к сожалению, трудновыполнимая задача. Вспомните, какую тревогу может вызвать внезапный холодный тон расположенного к вам человека. Как этот тон, отстраненность заставляют вас искать причину изменения отношений, пересматривать свои поступки и поведение в недавнем прошлом, искать пути сближения. Такое несоответствие часто вносит эмоциональную нестабильность в контакты и мешает работе.

Вопросы этики. Доступ к конфиденциальной информации может иметь для вас отрицательные последствия. Узнав об организационном кризисе, недоразумениях с налоговой инспекцией, затяжных финансовых проблемах придется сделать нелегкий выбор — остаться или думать о собственном благополучии и подыскивать себе другое место. К тому же в такой ситуации придется скрывать неприятную правду от коллег.

Эти и другие тонкости неформального общения иногда являются причиной обострения отношений между друзьями и во всем коллективе. К сожалению, вам, наверное, приходилось быть в ситуации, когда дружеские связи разрывались из-за описанных выше моментов, отсутствия зафиксированных прав и обязанностей, несоблюдения элементарных договоренностей, а также личностных особенностей ваших коллег. Например, вы постоянно работаете сверхурочно (без дополнительной оплаты), выполняя работу вашего друга (будь то рядовой сотрудник или руководитель), вам расширяют сферу ответственности, ссылаясь на то, что вы — человек, на которого можно положиться, который «все понимает» и не оставит в трудную минуту. В такой ситуации спустя какое-то время неизбежно возникает устойчивое ощущение, что вас используют. Оно трансформируется сначала в обиду, потом — в обвинение, а за этим следует напряжение, а возможно, и разрыв отношений — как официальных, так и дружеских.

Этот пример вовсе не означает, что нельзя работать с друзьями или же необходимо четко проводить границу: «До шести мы с тобой работаем, а после шести — дружим». Это как раз тот случай, когда просто необходима некоторая формализация отношений — пусть не в виде должностной инструкции, но в виде зафиксированного круга обязанностей и полномочий.