«Организация архивного хранения документов: проблемы, практика, рекомендации»

Семинар

«ОРГАНИЗАЦИЯ АРХИВНОГО ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ: ПРОБЛЕМЫ, ПРАКТИКА, РЕКОМЕНДАЦИИ»

Хранение документов - одна из функций любого юридического лица. И зачастую у них возникает масса вопросов: начиная с того, как правильно оборудовать помещение для документов, и заканчивая тем, где их следует хранить, если организовать собственный архив затруднительно. Создание архива, его функционирование, использование архивных документов все это подразумевает комплекс организационных мероприятий, финансовые затраты и, само собой разумеется, наличие квалифицированных кадров.

В рамках семинара будут рассмотрены современные требования, предъявляемые к архивным службам с учётом изменений в законодательно-нормативной базе, даны практические рекомендации по основным функциям деятельности архива:

    прием и систематизация документов архива; учет и обеспечение сохранности принятых в архив документов; создание и ведение научно-справочного аппарата; организация информационного обслуживания руководителей и структурных подразделений организации, ведет учет и анализ использования документов; проведение экспертизы ценности документов; передача документов на постоянное хранение; формирование и оформление дел; составление номенклатуры дел организации; разработка нормативных и методических документов по архивному делу и документационному обеспечению управления.

Программа:

1. Роль архива в деятельности организации. Ключевые задачи архива. Особенности организации архива на предприятиях различных форм собственности. Внутренняя нормативная база архива. Общие проблемы архивного хранения и их способы их решения. Совершенствование работы оперативных бумажных архивов.

2. Составление номенклатуры дел организации. Основные нормативные и методические документы о разработке номенклатуры дел. Типы и виды номенклатур дел. Перечни документов со сроками хранения. Порядок утверждения и введение в действие номенклатуры дел.

3. Проведение экспертизы ценности документов. Сроки хранения документов. Правила формирования, оформления и передачи дел в архив. Составление и оформление описей дел. Организация хранения и обеспечения сохранности дел в архиве. Выдача дел из архива. Проверка наличия и состояния документов архива.

4. Нормативно-правовая база в сфере архивного дела. Требования к обеспечению сохранности документов организаций и возможные виды наказаний за их невыполнение. Арбитражная практика и анализ ошибок оштрафованных организаций. Зарубежный опыт и возможности его использования отечественными организациями.

5. Автоматизация работы архива. Современные технологии: цветное кодирование, радиометки, RFIP-метки. Перевод документов в электронную форму: текущее и ретроспективное сканирование. Организация электронных архивов. Обеспечение долговременной сохранности документов.

6. Организация хранения электронных документов на съемных носителях однократной записи. Требования к архивному хранению электронных документов: технологии защиты целостности и аутентичности, технологии поддержки миграции, форматы хранения.

7. Функциональные документные комплексы: виды, функции и сроки хранения документов. Система перечней документов со сроками хранения. Рекомендации ИСО и Международного Совета Архивов по организации экспертизы ценности и установлению сроков хранения бумажных и электронных документов. Тренинг по установлению сроков хранения документов.

8. Основные этапы работы уничтожения электронных документов. Организационный этап. Составление и согласование акта на уничтожение. Особенности проведения экспертизы ценности электронных документов. Оформление результатов уничтожения электронных документов.

Особенности организации семинара:

    состоит из лекции, ответов на вопросы, обмена практического опыта и выполнения самостоятельных заданий.; возможно дистанционное обучение; возможен выезд преподавателей для проведения корпоративных занятий.

Для участия необходимо:

    Сделать заявку по телефонам: (351) 267-90-51, 267-99-00 (факс),

e-mail: *****@***ac. ru, *****@***ac. ru;  ауд. 133, пр. Ленина, Челябинск, 454080, ФГБОУ ВПО « Южно-Уральский государственный университет» (НИУ)

    Произвести оплату за одного слушателя.