«Об актуальных проблемах обеспечения сохранности документов АФ РФ
«Об актуальных проблемах обеспечения сохранности
документов АФ РФ
(по материалам семинара-совещания главных хранителей фондов
федеральных и государственных архивов, проходившего в Пензе
в июне 2017г.)
6-7 июня 2017 года в г. Пензе в рамках мероприятий по реализации федеральной целевой программы «Культура России (2012-2018 годы)» состоялся семинар-совещание главных хранителей фондов федеральных и государственных архивов Приволжского федерального округа по обмену опытом работы в области обеспечения сохранности архивных документов. Совещание организовано Федеральным архивным агентством и Комитетом по делам архивов Пензенской области.
В работе семинара-совещания приняли участие руководители и специалисты Росархива, федеральных архивов и архивных учреждений всех субъектов РФ, входящих в Приволжский федеральный округ. В числе приглашенных – специалисты служб сохранности региональных государственных архивов Центрального, Северо-Западного, Уральского, Южного и Сибирского федеральных округов. Всего в совещании участвовали 50 человек.
На открытии семинара-совещания с приветствием к участникам обратился заместитель руководителя Юрасов.
В своем выступлении он подчеркнул важность работы главных хранителей фондов и сотрудников архивных учреждений, занимающихся обеспечением сохранности документов.
Кардинальные изменения социально-экономических условий в стране, смена общественных приоритетов в начале 1990 гг. подвергли серьезным испытаниям архивную службу. Тем не менее архивисты смогли не только избежать массовых утрат документов постоянного хранения и сберечь Архивный фонд РФ, но и увеличить его информационный потенциал.
С подробным докладом, посвященным актуальным проблемам обеспечения сохранности документов АФ РФ, выступила заместитель начальника Управления – начальник отдела обеспечения сохранности и учета Управления комплектования, обеспечения сохранности, учета и использования Хабибулина.
Часть ее доклада была посвящена последовательной работе Росархива в области нормативно-правового обеспечения деятельности архивных учреждений.
В 2015 г. изданы Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов АФ РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях.
Подготовлен проект федерального закона «О внесении изменений в отдельные законодательные акты РФ, разработанный в целях приведения норм федеральных законов в соответствие со структурой федеральных органов исполнительной власти, изменившейся в связи с изданием Указа Президента Российской Федерации от 01.01.01г. № 000 «О федеральном архивном агентстве», которым предусматривалось непосредственное подчинение Росархива Президенту РФ.
В 2017 году организована работа по подготовке проекта Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов АФ РФ и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях.
В части нормативного обеспечения работ в текущем году должны быть подготовлены и представлены на регистрацию в Минюст России Положение о ведении Государственного реестра уникальных документов АФ РФ, Порядок использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах РФ и Порядок признания документов АФ РФ, находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии. В 2018 году Росархив планирует завершить работу по подготовке нового Регламента государственного учета документов АФ РФ.
Далее в своем выступлении остановилась на различных вопросах обеспечения сохранности архивных документов.
Значительная часть доклада посвящена проблемам обеспечения нормативных условий хранения архивных документов, оборудованию архивохранилищ современными (не старше 10 лет) системами охранной и противопожарной сигнализации. Кроме решения технических вопросов при организации этой работы обязательным условием является наличие в каждом архивном учреждении комплекса организационно-нормативных документов по охранному режиму и ежегодная, при необходимости, их актуализация. Это инструкция о порядке опечатывания служебных помещений и сейфов, хранения металлических печатей и ключей в рабочее и нерабочее время, сдачи помещений под охрану, утвержденный перечень опечатываемых служебных помещений и сейфов с указанием должностных лиц, осуществляющих их опечатывание и сдачу помещений под охрану. Говоря о проблемах обеспечения сохранности документов, приводила данные по федеральным архивам.
Было отмечено, что не смотря на проводимую в этом направлении работу, в нарушение нормативных требований не оснащены современными системами охранной сигнализации 10 (63%) из 16 федеральных архивов.
Следующий блок выступления посвящен проблеме пожарной безопасности, всегда актуальной для архивных учреждений. Противопожарное состояние архивного учреждения должно соответствовать нормам Федерального закона от 01.01.01г. «О пожарной безопасности» и требованиям Правил противопожарного режима в РФ, утвержденных постановлением Правительства РФ .
Но даже противопожарное состояние федеральных государственных архивов не в полной мере соответствует этим нормам.
Ежегодно в среднем реализуется только около 30% мероприятий из предписаний Госпожнадзора.
Причиной этого является ограниченность финансовых ассигнований в настоящее время.
Было отмечено, что в нарушение нормативных требований не оснащены системой автоматического пожаротушений 5 (31%) из 16 федеральных архивов. В их числе Российский государственный военно-исторический архив – особо ценный объект культурного наследия народов РФ и Российский государственный архив фотодокументов, размещенные в здании – памятнике истории и культуры федерального значения – Лефортовском дворце, Российский государственный архив литературы и искусства, хранящий фонды практически всех известных деятелей культуры России и русского зарубежья, Центр хранения страхового фонда в г. Ялуторовске Тюменской области, где сосредоточены страховые копии, отснятые с уникальных и особо ценных документов федеральных и региональных архивов страны.
Пожарная безопасность, техническая укрепленность, модернизация систем обеспечения жизнедеятельности архивных объектов – все это главные составляющие в решении проблемы предотвращения чрезвычайных ситуаций.
Большое внимание в выступлении уделено необходимости соблюдения светового, температурно-влажностного и санитарно-гигиенического режимов хранения архивных документов. Отмечено, что к сожалению, нередко несоблюдение нормативных условий становится привычным и не предпринимается попыток исправить ситуацию с помощью возможных средств (проветривание, использование емкостей с водой для повышения влажности воздуха в сухих помещениях). Между тем, химические реакции старения бумаги и текста ускоряются в 2-3 раза при повышении температуры среды на 10°. Что касается влажности, то при ее повышении скорость выцветания цветных рукописных текстов увеличивается в 10-15 раз.
Первостепенное внимание должно уделяться организации контроля за движением дел.
Систематическая выверка книг выдачи документов из архивохранилищ, проверка качества подкладки дел, соблюдение порядка визирования требований, качество подготовки дел (наличие листов-заверителей, листов использования, проверка листажа) – весь этот комплекс работ должен носить постоянный и целенаправленный характер.
В выступлении подчеркнуто, что базовыми направлениями работ по обеспечению сохранности документов является реставрация и страховое копирование документов.
Обязательным условием организации реставрационных работ является строго избирательный подход к отбору дел для реставрации с учетом ценности документов, характера дефектов носителя и текста, их потенциальной долговечности.
Перед архивистами стоит задача – уменьшить старение документов, т. е. свести к минимуму действия таких негативных для документов факторов, как тепло, влажность, биологические вредители, резкие изменения внешней среды.
Что касается копирования, то в соответствии с п.3 ст.17 Федерального закона от 01.01.01г. № 000 – ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» страховые копии создаются на особо ценные, в т. ч. уникальные документы.
В соответствии с Правилами работы централизованное хранение страхового фонда осуществляет Центр хранения страхового фонда. Главные хранители фондов должны обеспечивать регулярную отправку учтенного в соответствии с нормативными требованиями страхового фонда в специальное хранилище.
Особое место в докладе занимает организация централизованного учета документов.
До недавнего времени вопросы централизованного учета документов успешно решались на основе Регламента государственного учета АФ РФ. Однако в настоящее время Регламент устарел. Это обусловлено, прежде всего, внедрением информационных технологий в архивное дело, причем наиболее серьезные успехи достигнуты именно в области учета. Предстоит наращивать объем информации в автоматизированных системах учета. Решению этой проблемы будет способствовать подготовка Росархивом нового Порядка государственного учета документов АФ РФ, включающего раздел «Состав программного обеспечения учетных баз данных и сводных учетных баз данных, перечень элементов описания архивных фондов для ведения государственного учета в автоматизированном режиме». Новый Порядок будет включать также уточненную форму паспорта государственного, муниципального архивов с учетом приема на хранение электронных документов.
Составной частью системы автоматизированного государственного учета является Государственный реестр уникальных документов АФ РФ, порядок ведения которого будет актуализирован в Положении о ведении Государственного реестра уникальных документов АФ РФ.
коснулась в своем докладе проверки наличия и состояния документов. Она отметила, что, к сожалению, приходится сталкиваться с тем, что планы проверки наличия не всегда составляются с учетом ранее проделанной работы, имеют место факты длительной незавершенности работ по отдельным фондам, не всегда проверке наличия предшествует выверка учетных документов, а по ее итогам – опечатывание коробок с документами, что в качестве нормы прописано в Правилах.
Организация проверки наличия, ее планирование, результаты этой работы, а главное – анализ причин отсутствия дел с целью их устранения должны являться предметом нашего самого серьезного внимания.
Обсуждение вопросов семинара-совещания было продолжено в выступлениях участников мероприятия. Более двух десятков выступлений организаторы семинара сгруппировали в несколько тематических блоков, состоящих из нескольких взаимосвязанных и взаимодополняемых докладов. После каждого тематического блока происходило обсуждение проблемы и заслушанных сообщений.
После обсуждения сообщений всех тематических блоков участники семинара-совещания получили возможность задать интересующие их вопросы и высказать свои пожелания представителям Федерального архивного агентства.
Все участники мероприятия согласились с тем, что подобные семинары необходимо проводить регулярно, т. к. обмен опытом специалистов федеральных и региональных государственных архивов, встречи с представителями Росархива способствуют совершенствованию работы архивных учреждений, в том числе в области обеспечения сохранности документов и позволяют решать многие проблемные вопросы, используя опыт коллег из других архивов.
По итогам семинара-совещания главных хранителей фондов федеральных и государственных архивов Приволжского федерального округа будет издан специальный сборник, в который войдут прозвучавшие на заседаниях доклад и выступления с презентациями, с которыми можно будет ознакомиться.
Вниманию участников совещания была предложена интересная культурная программа, включающая посещение государственного Лермонтовского музея-заповедника «Тарханы».
