Методические рекомендации

Методические рекомендации

Приложение

МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ

по вводу данных о ходе и результатах рассмотрения вопросов обращений граждан в межведомственной системе электронного документооборота и делопроизводства «Дело» для последующей передачи в раздел «Результаты рассмотрения обращений» информационного ресурса ССТУ. РФ

Установка Модуля взаимодействия с РРО ССТУ

Установить шаблон - скопировать в папку: Локальный диск C:\Program Files (x86)\EOS\Delo\Shablons (папку шаблонов клиента Дело) содержимое папки \\192.168.200.200\DELO_client_162\sstu\sstu_new

Создать папку, куда будет осуществляться выгрузка

В office. ini добавить параметр с адресом папки выгрузки

[SSTU]

ExportPath=c:\SSTU\

Регистрация обращений производится в соответствии с методическими рекомендациями по учету, систематизации и анализу обращений граждан в межведомственной системе электронного документооборота и делопроизводства «Дело», утвержденными приказом министерства информационных технологий и связи Ростовской области .

Дополнительно при регистрации РК обращений граждан заполняются следующие поля:

Рубрики – в данном разделе РК каждый вопрос обращения необходимо  зарегистрировать в виде рубрики. Код каждой рубрики должен соответствовать коду вопроса обращения по «Типовому общероссийскому тематическому классификатору обращений граждан, организаций и общественных объединений».

У каждой рубрики, соответствующей вопросу обращения, необходимо проверить заполнение  следующих специальных дополнительных реквизитов:

-  Статус вопроса – выбирается из раскрывающегося списка значение «Находится на рассмотрении».

-  Вопрос ССТУ – флажок устанавливается, если информация по данному вопросу обращения должна передаваться в раздел РРО ССТУ. Вопросы обращения (Рубрики РК), у которых не установлен данный флажок, не обрабатываются «Модулем взаимодействия с РРО ССТУ» и данные по ним не выгружаются для передачи в РРО ССТУ.

-  Рассмотрено в - данный реквизит заполняется только в случае, когда в одной БД ведутся данные нескольких организаций. Необходимо выбрать наименование организации, в которой была осуществлена регистрация обращения.

При сохранении РК в ней автоматически будет установлен флажок «Включить в отчет» в дополнительном реквизите каждой рубрики РК (вопроса обращения).

При выгрузке данных для передачи в раздел РРО ССТУ в их состав будут включены данные о том, что обращение находится на рассмотрении.

Ввод в РК обращений информации о ходе и результатах рассмотрения вопросов обращений

Результатами рассмотрения вопроса обращения гражданина в организации могут быть:

• Направление ответа заявителю по вопросу обращения.

• Направление вопроса обращения в другую организацию по компетенции.

• Направление вопроса обращения внутреннему исполнителю по компетенции.

Для каждого из этих вариантов предусмотрена своя схема ввода информации в РК обращения. Ниже данные варианты рассмотрены в отдельных подпунктах.

Ввод информации об ответе заявителю по вопросу обращения

Ответ заявителю регистрируется в системе «Дело». Для регистрации должна использоваться группа документов вида «Исходящие».

Ответы заявителям могут готовиться в системе «Дело» с использованием механизма работы с проектами документов, либо регистрироваться уже как документы.

Для ввода информации о направлении ответа заявителю по вопросам обращения, выполните следующие действия:

1. Создайте РК ответа заявителю, связанную с РК обращения гражданина.

2. В РК ответа заявителя, кроме прочих, заполните следующие реквизиты:

•  В разделе Файлы необходимо прикрепить файл ответа. Если к РК прикрепляется несколько файлов, то первым по порядку должен быть тот файл, который подлежит передаче в раздел РРО ССТУ (будет передан только первый файл). Допустимые расширения файла - pdf.  Максимальный размер прилагаемого файла 8 МБ.

•  В разделе Рубрики необходимо добавить рубрики, соответствующие рубрикам РК обращения (вопросам обращения), по которым направляется ответ заявителю. Если рубрики были скопированы в РК ответа автоматически при операции создания связанной РК, то удалите из РК ответа те автоматически добавленные рубрики (вопросы обращения), по которым не дается ответ заявителю.

В специальных доп. реквизитах каждой из рубрик (вопросов обращения), по которым направляется ответ заявителю, в доп. реквизите Статус вопроса выберите одно из следующих значений, соответствующее результату рассмотрения вопроса:

-  «Дан ответ автору»;

-  «Рассмотрено. Разъяснено»;

-  «Рассмотрено. Не поддержано»;

-  «Рассмотрено. Поддержано». При указании данного статуса в случае принятых по вопросу мер установите флажок доп. реквизита «Приняты меры».

В случае, если в одной БД ведутся данные нескольких организаций - в специальных доп. реквизитах каждой из рубрик (вопросов обращения), по которым направляется ответ заявителю, в доп. реквизите Рассмотрено укажите наименование организации, в которой был зарегистрирован ответ заявителю.

•  В разделе Адресаты добавьте внешнего адресата – заявителя, которому направляется ответ на его обращение.

3.  Выполните отправку РК ответа заявителю по электронному каналу связи (при этой операции в записи адресата будет проставлена отметка отправки) или проставьте отметку отправки.

4.  Сохраните РК ответа.

При сохранении РК связанного документа автоматически будут выполнены следующие действия:

• значения заполненных специальных доп. реквизитов рубрик РК ответа заявителю скопируются в доп. реквизиты соответствующих рубрик (вопросов обращения) РК обращения.

• в доп. реквизитах каждой рубрики (вопроса обращения) РК обращения, по которой направлен ответ заявителю, и у которой установлен признак передачи данных в раздел РРО ССТУ (доп. реквизит - флажок «Вопрос ССТУ» находится в значении «установлен»), установится флажок «Включить в отчет». При выгрузке данных для передачи в раздел РРО ССТУ в их состав будут включены данные о том, что по указанным вопросам обращения направлен ответ заявителю, с указанием статуса.

Примечание: Если заявителю дается несколько ответов, то при выгрузке в раздел РРО ССТУ данных об этом файлы каждого последующего ответа будут заменять файлы предыдущего ответа.

Ввод информации о направлении вопроса обращения по компетенции в другую организацию

В специальных доп. реквизитах каждой из рубрик (вопросов обращения), по которым выполняется направление по компетенции, в доп. реквизите Статус вопроса выберите значение «Направлено по компетенции».

В доп. реквизите Рассмотрено укажите наименование организации, в которой был зарегистрирован сопроводительный документ.

В разделе Адресаты добавьте внешнего адресата – организацию, в которую осуществляется направление вопросов обращения по компетенции.

Выполните отправку РК сопроводительного документа адресату-организации (в которую осуществляется направление по компетенции) по электронному каналу связи (при этой операции в записи адресата будет проставлена отметка отправки) или проставьте отметку отправки.

ВНИМАНИЕ: изменить ошибочно выполненное направление, данные о котором выгружены и переданы в раздел РРО ССТУ, можно только в интерфейсе раздел РРО ССТУ путем удаления записи о направлении вопроса и только при условии, что получатель вопроса еще не принял его на рассмотрение.

Направление вопроса обращения внутреннему исполнителю по компетенции

При выполнении направления вопроса обращения по компетенции путем ввода резолюции внутреннему исполнителю пользователь должен:

• ввести в РК обращения резолюцию с указанием внутреннего исполнителя – ведомства/организации, в чей адрес выполняется направление вопроса;

• сохранить РК обращения.

Перед отправкой резолюции внутреннему исполнителю по компетенции, обращение необходимо выгрузить в раздел РРО ССТУ со статусом «На рассмотрении», т. е. с данными заполненными при регистрации обращения.

После завершения рассмотрения вопроса производится выгрузка рассмотренного обращения для передачи в раздел РРО ССТУ об ответе заявителю.

Выгрузка данных для передачи в РРО ССТУ

Выбор РК обращений для включения в выгрузку выполняется в три этапа:

1. Составление перечня записей об РК обращений. Перечень составляется стандартным способом с использованием поиска.

В целях оптимизации процедуры составления перечня РК обращений для выгрузки данных, рекомендуется создавать и использовать сохраненные запросы.

2. Отметка РК обращений в перечне. В перечне записей об РК обращений в результатах необходимо отметить РК тех обращений, данные о ходе и результатах рассмотрения вопросов которых следует включить в выгрузку.

3. Выбрать шаблон печати «Выгрузка ССТУ».

Затем нажать на кнопку «Печать».

Примечание: Если у пользователя есть доступ к нескольким картотекам, выбрана текущей должна быть та, из которой делается выгрузка (связанная с значением реквизита «Рассмотрено в»)

Результаты выгрузки:

В процессе выгрузки:

Формируется номер пакета выгрузки и в папке для размещения результатов выгрузки создается:

ZIP-архив, включающий файлы с данными о результатах рассмотрения вопросов выбранных РК обращений, с именем «<№ пакета выгрузки>.zip»; файл описи выгрузки  в формате Excel с именем «<№ пакета выгрузки>.xls»; служебный файл протокола выгрузки, в котором фиксируются ошибки выгрузки.

Для каждого вопроса обращения, данные о котором включены в выгрузку:

а) формируется файл с данными (формата JSON), включается в ZIP-архив, запись о выгрузке добавляется в опись выгрузки.

б) вносятся изменения в значения дополнительных реквизитов соответствующей рубрики (вопроса) РК обращения:

флажок «Включить в отчет» сбрасывается; в значении реквизита «Пакет выгрузки» указывается сформированный для данной выгрузки номер пакета выгрузки; в значении реквизита «Отчет направлен» указывается дата выгрузки.

Примечание: Если необходимо произвести повторную выгрузку – флажок «Включить в отчет» нужно установить вручную.