СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ СИСТЕМЫ РАЗРАБОТКИ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ РЕШЕНИЙ В ОРГАНИЗАЦИИ
Ставропольский институт кооперации (филиал) БУКЭП
г. Ставрополь, РФ
*****@***ru
Проблема совершенствования системы разработки управленческих решений в организациях, возникла в связи с быстро меняющейся экономической ситуацией. Существующая классическая система разработки управленческих решений на наш взгляд изжила себя и имеет ряд существенных недостатков в применении в современных организациях [1].
В данной статье мы хотим представить на наш взгляд, инновационную систему разработки управленческих решений в организации, на конкретном примере проблемной ситуации.
Фаза 1.
1. Формулировка проблемы. Например: Малое количество парковочных мест.
2. Обоснование факта существования проблем. Что страдает? Что бы ты хотел видеть?
Потеря времени при парковке, возможные штрафы за неправильную парковку, возможные аварии на парковке, заторы на дороге, моральные неудобства и т. д.
3. Причины возникновения проблемы с аргументами.
Близкое расположение вуза к дороге, большое количество рядом расположенных организаций и учреждений, одностороннее движение, узкая проезжая часть, большое количество автомобилей у граждан, отсутствие парковочной разметки и т. д.
4. Выработка показателей решенности проблемы (к чему стремиться, к чему хочешь прийти и т. д.). Увеличение количества парковочных мест (например, на 50), установка необходимых дорожных знаков и разметки.
5. Последствия (показатели). Устранение причин (показатели того, что это не повторится), «чтобы не наступать на те же грабли», отслеживание динамики показателей, перечисленных в пункте 4.
6. Сроки достижения цели в зависимости от имеющихся ресурсов. Установить срок решения проблемы до 1 января 2018 года.
7. Ожидаемые результаты. Увеличение количества парковочных мест, упорядочивание правил парковки в данном месте, обеспечение безопасности транспортных средств и пешеходов, сокращение количества аварий.
Фаза 2.
1. Выработка идей. Правила: 1) не перебивать; 2) не оценивать эти идеи и не давать делать этого другим; 3) дать высказаться всем и т. д.
Возможные идеи, например:
1) договориться с близлежащими организациями, о выделении парковочных мест
2) снести все мешающие конструкции (ограждения, нелегальные шлагбаумы, линии электропередач, газоны, насаждения и т. д.)
3) расширить дорогу
4) построить многоэтажный парковочный центр
5) построить под дорогой подземный паркинг
6) снос некоторых зданий
7) запрет на парковку случайно проезжающим автомобилям
8) установление шлагбаумов
9) ввести специальные абонементы на парковку и т. д.
2. Сложности проблемы (показатели: деньги; другие ресурсы; умственные, физические усилия; и другие ограничения ее решения).
Очень большие затраты всех ресурсов (денежные, связанные с оплатой всех работ; трудовые, связанные с выполнением предпроектных и проектных работ), решения органов власти и силовых структур, согласие организаций, чье влияние непосредственным образом влияет на решение проблемы, сознательность граждан.
3. Анализ идей (матрица). Вычеркнуть решения, которые не подходят, не соответствуют критериям. Обязательные остаются, желательные размываются.
Например:
Таблица 1. – Матрица анализа идей
Показатели | Идея 1 | Идея 2 |
Решения проблемы | снести все мешающие конструкции | перенести жилые дома |
Ограничения: | ||
1 | большие затраты | обустройство места переноса |
2 | разрешения госорганов | большие затраты |
3 | погодные условия | согласие граждан на перенос |
Фаза 3. Проект решения (формирование проекта).
1. Формируются задачи (устанавливается их последовательность, если они зависимы друг от друга; если есть задачи, которые могут быть выполнены параллельно, есть исполнители они могут быть выполнены в рамках одного срока).
Например, выбрана идея 1, задачами для нее будут следующие:
1) внесение проекта на рассмотрение всем заинтересованным лицам;
2) получение всех решений и согласований со всеми структурами, организациями, государственными органами власти и. т.д.;
3) определение бюджета проекта;
4) определение исполнителей проекта;
5) выполнение проектных работ.
Возможны и другие задачи в рамках указанных задач.
2. Сроки выполнения для каждой задачи.
1) Внесение проекта на рассмотрение всем заинтересованным лицам. Сроки с 01.01.2017 по 15.01.2017г.;
2) Получение всех решений и согласований со всеми структурами, организациями, государственными органами власти и. т.д. Сроки с 01.02.2017 по 01.05.2017г.;
3) Определение бюджета проекта. Сроки с 01.05.2017 по 01.06.2017 г.;
4) Определение исполнителей проекта. Сроки с 01.06.2017 по 01.07.2013г.
5) Выполнение проектных работ. Сроки с 01.07.2017 по 01.11.2017г.
3. Показатели результата по каждой сформулированной задаче (что даст в конечном итоге).
Результаты по каждой задаче:
1) положительная оценка проекта всеми заинтересованными лицами;
2) надлежащим образом оформленные согласия, решения и постановления;
3) перечисление на расчетный счет финансовых средств;
4) заявки и решения тендерной комиссии по исполнителю всех работ по проекту;
5) выполненные проектные работы и подписание акта приемки-передачи.
4. Результат (измеримость) и процесс.
На этом этапе расписываются или определяются конкретные действия и шаги инициаторов проекта по каждой задаче с отчетом о выполненных работах и соответствующим результатом (например: пошел в Администрацию города и получи постановление, решение, согласие и т. д.)
5. Сравнительный анализ плановых и фактических результатов.
Осуществляя итоговый промежуточный контроль при оценке сроков выполнения задач, расписать показатели.
Например:
Таблица 2. – Анализ плановых и фактических результатов
Задачи | План | Факт |
1) Внесение проекта на рассмотрение всем заинтересованным лицам | Сроки с 01.01.2017 по 15.01.2017 г. | Сроки с 01.01.2017 по 15.02.2017 г. |
2) Получение всех решений и согласований со всеми структурами, организациями, государственными органами власти и. т.д. | Сроки с 01.02.2017 по 01.05.2017 г. | Сроки с 15.02.2017 по 01.07.2017 г. |
3) Определение бюджета проекта | Сроки с 01.05.2017 по 01.06.2017 г. | Сроки с 01.07.2017 по 01.08.2013 г. |
4) Определение исполнителей проекта | Сроки с 01.06.2017 по 01.07.2017 г. | Сроки с 01.08.2017 по 01.09.2017 г. |
5) Выполнение проектных работ. | Сроки с 01.07.2017 по 01.11.2017 г. | Сроки с 01.09.2017 по 01.01.2018 г. |
6. Распределение ресурсов, полномочий, исполнителей. Исполнители закреплены за задачами
Например:
Таблица 3. – Закрепление исполнителей за задачами
Задачи | Исполнители |
1) Внесение проекта на рассмотрение всем заинтересованным лицам | СТИК |
2) Получение всех решений и согласований со всеми структурами, организациями, государственными органами власти и. т.д. | СТИК |
3) Определение бюджета проекта | |
4) Определение исполнителей проекта | Администрация города Ставрополя |
5) Выполнение проектных работ. |
Фаза 4. Конкретно контрольные сроки т. е. оценка проекта целиком.
Например
После проведенной оценки проекта, можно отметить:
Были выявлены нарушения сроков выполнения отдельных этапов проекта (1,2 этапы) Определены обстоятельства нарушения сроков реализации проекта (1 этап – выяснение всех ограничений реализации проекта и их уточнение; 2-этап – получение подписей руководителей всех властных структур и согласие на выделение необходимых ресурсов) Проект реализован в полном объеме (проект реализован до 1.01.2018 года) После реализации проекта произошло увеличение количества парковочных мест на 50, установлены необходимые дорожные знаки и разметка, в течение месяца наблюдается снижение аварийности на данном участке дороги.Данная система разработки управленческих решений применима для любых проблем, а нами представлена ее упрощенная схема, которая лишь в общих чертах показывает весь процесс подготовки и реализации решения. В тоже время, она позволяет руководителю любого ранга, принимать наиболее оптимальные управленческие решения.
Список литературы
1. Строева, управленческих решений: Учебное пособие / , . - М.: НИЦ ИНФРА-М, 2014. - 128 с.
